Wat is software voor betalingen aan aannemers en hoe vereenvoudigt deze software uitbetalingen en naleving van belastingregels?
Het beheer van betalingen kan een van de meest gecompliceerde aspecten van het runnen van een aannemersbedrijf zijn. Bouwbedrijven, thuiszorgverleners, uitzendbureaus en andere projectmatige bedrijven kunnen dagelijks een beroep doen op tientallen of zelfs honderden onafhankelijke aannemers. Maar elke nieuwe aannemer brengt extra betalingen, facturen, onkostendeclaraties en belastingdocumentatie met zich mee die moeten worden beheerd.
Het gebruik van papieren cheques en handmatige spreadsheets voor het beheer van de salarisadministratie van aannemers kan leiden tot vertraagde betalingen, fouten bij het invoeren van gegevens en urenlang onnodig administratief werk. Maar moderne software voor het betalen van aannemers kan veel van die wrijving wegnemen door uitbetalingen, goedkeuringen en onkostenregistratie in één uniform systeem onder te brengen.
In deze gids delen we onze selectie van de beste softwareopties voor het betalen van aannemers en leggen we uit hoe deze tools u kunnen helpen bij het stroomlijnen van de uitbetaling van werknemers. We laten ook zien hoe Slash een modern alternatief biedt voor het beheren van onkosten en uitgaven op locatie. Met Slash kunt u een onbeperkt aantal zakelijke creditcards uitgeven, aanpasbare bestedingslimieten instellen en controleren waar aannemers bedrijfsgeld uitgeven, terwijl u tot 2% cashback krijgt op aankopen.¹ Elke transactie wordt automatisch gesynchroniseerd in het Slash-dashboard, waardoor u een duidelijk en overzichtelijk beeld krijgt van de cashflow, ongeacht hoeveel aannemers u in het veld heeft.
Wat is aannemersclassificatie en waarom is dit belangrijk voor mijn bedrijf?
Onafhankelijke contractanten maken geen deel uit van de vaste loonlijst van uw bedrijf, dus zijn zij zelf verantwoordelijk voor hun belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en verzekeringen. Omdat zij onafhankelijk opereren, is een juiste classificatie essentieel om te bepalen hoe zij worden aangenomen, beloond en beheerd volgens de Amerikaanse arbeids- en belastingregels.
In de VS worden aannemers ingedeeld op basis van de omvang van een project en de financiële kwalificaties van de aannemer. Deze indeling bepaalt het soort werk dat ze mogen uitvoeren, de maximale contractwaarde waarop ze mogen bieden en de vereisten die in hun overeenkomst moeten worden opgenomen. Als een overeenkomst niet voldoet aan de richtlijnen van de IRS en de staat, kan een aannemer verkeerd worden geclassificeerd. Verkeerde classificatie verwijst naar de behandeling van een onafhankelijke aannemer als een werknemer of als een onjuist aangestelde werknemer, wat uw bedrijf kan blootstellen aan boetes, achterstallige belastingen en mogelijke juridische stappen.
Daarnaast kunnen aannemers worden ingedeeld op basis van hoe ze zijn ingehuurd. Hier volgen enkele voorbeelden:
- Onafhankelijke contractant: Onafhankelijke contractanten, ook wel freelancers of zelfstandigen genoemd, vertegenwoordigen zichzelf en worden rechtstreeks door uw bedrijf ingehuurd. Ze bepalen doorgaans zelf hun werkrooster, tarieven en werkwijze. Ze kunnen meerdere klanten tegelijkertijd bedienen.
- Hoofdaannemer: Een aannemer die toezicht houdt op een project en onderaannemers inhuurt om gespecialiseerde taken uit te voeren. Zij fungeren als het primaire aanspreekpunt voor het inhuurbedrijf of -bureau.
- Onderaannemer: Een onafhankelijke aannemer die door een hoofdaannemer wordt ingehuurd in plaats van rechtstreeks door uw bedrijf. Zij leveren een bijdrage aan het project, maar werken op enige afstand van het bedrijf dat hen inhuurt.
- Agentuurcontractant: Een contractant die wordt geleverd door een uitzend- of contractbureau. Het bureau regelt de werving, de opdracht en vaak ook administratieve taken, zodat de contractant de gevraagde diensten kan uitvoeren zonder dat de klant deze rechtstreeks hoeft te beheren.
Uw relatie met een aannemer bepaalt welke betalingsmethoden geschikt zijn. Als u onderaannemers inhuurt die onder uw licenties en op uw werklocaties werken, kunt u hun betalingen mogelijk beheren via gestructureerde, terugkerende processen die lijken op salarisadministratie. Wanneer u echter met onafhankelijke aannemers of bureaus werkt, moeten betalingen doorgaans worden afgehandeld via uw crediteurenadministratie (AP) en niet via uw reguliere salarisadministratie. Het toevoegen van een aannemer aan uw werknemerssalarisadministratie kan het risico op verkeerde classificatie vergroten.
Hoe kan ik aannemers betalen? 8 betaalmethoden
Hieronder staan acht veelgebruikte betalingsmethoden voor aannemers, elk met overwegingen rond gebruiksgemak, naleving en hun geschiktheid voor vergoedingen aan niet-werknemers:
Papieren cheques
Hoewel papieren cheques een eenvoudige manier lijken om aannemers te betalen, zijn ze vaak het minst efficiënt. Het uitschrijven van cheques vereist handmatig schrijven, distribueren en administreren. Per post verstuurde cheques kunnen zoekraken of vertraging oplopen, en geweigerde cheques kunnen uw relatie met aannemers schaden. Als u met meerdere aannemers werkt of op verschillende locaties actief bent, is het de moeite waard om waar mogelijk af te stappen van papieren cheques en over te stappen op een uniforme betalingsoptie die gekoppeld is aan software voor administratie en afstemming.
ACH en directe stortingen
Betalingen die via het Automated Clearing House (ACH)-netwerk worden verzonden, zijn een van de meest voorkomende vormen van elektronische overschrijvingen. ACH-betalingen kunnen via uw bank worden geïnitieerd en worden doorgaans binnen enkele werkdagen verwerkt en verrekend. Directe stortingen maken ook gebruik van ACH-rails, maar zijn over het algemeen bedoeld voor salarisadministratie en terugkerende betalingen aan fulltime werknemers in plaats van aan onafhankelijke contractanten.
Bankoverschrijvingen
Overschrijvingen werken op dezelfde manier als ACH-betalingen, maar brengen doorgaans hogere kosten en snellere verwerkingstijden met zich mee. Omdat overschrijvingen snel grote bedragen kunnen verplaatsen, zijn ze vaak een betere keuze voor het betalen van aannemers bij het voltooien van belangrijke projectmijlpalen of deliverables.
Realtime betalingen
Dankzij nieuwe realtime betalingssystemen kunnen bedrijven nu bijna onmiddellijk geld over het hele land versturen, 24 uur per dag, 7 dagen per week, ook in het weekend en op feestdagen. Het eerste systeem is RTP, een particulier netwerk van The Clearing House, en het tweede is FedNow, een openbaar realtime systeem dat is ontwikkeld door de Federal Reserve. Met Slash kunt u rechtstreeks vanuit uw dashboard betalingen aan aannemers initiëren en automatiseren via zowel FedNow als RTP.
Digitale portemonnee-betalingen
Digitale portemonnees kunnen een snelle en toegankelijke manier zijn om aannemers te betalen. Platforms zoals PayPal, Wise of Cash App kunnen echter voor problemen zorgen. Als een betaling eenmaal is verzonden, kan het moeilijk zijn om geld terug te krijgen van een onjuiste overschrijving. En als uw bedrijf afhankelijk is van meerdere portemonnee-accounts, wordt het bijhouden van betalingen en het opstellen van nauwkeurige belastinggegevens ingewikkelder. Slash vereenvoudigt dit proces door integratie met Plaid om gegevens over te betalen en te ontvangen bedragen uit meerdere bronnen, waaronder digitale portemonnees, te importeren.
Cryptovaluta en stablecoins
Het gebruik van blockchain-gebaseerde betalingen kan aanzienlijke voordelen bieden voor betalingen aan aannemers, met name wanneer er met internationale teams wordt gewerkt. Platforms met ingebouwde stablecoin on- en off-ramps zoals Slash stellen u in staat om wereldwijd betalingen in Amerikaanse dollars te versturen zonder dat er kosten voor valutaconversie of buitenlandse transacties aan verbonden zijn.4 Slash ondersteunt overboekingen via USDC, USDT en zijn eigen aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoin, USDSL.
Online betaalplatforms
Digitale betalingssystemen zijn er in vele vormen, waaronder geautomatiseerde factuurplatforms, ERP-systemen en moderne zakelijke banktools. De meest effectieve oplossingen zijn die welke meerdere betaalmethoden op één plek ondersteunen, goedkeurings- en uitvoeringsworkflows automatiseren en naadloos integreren met boekhoudsoftware en crediteurenadministratiesystemen om het financieel beheer te verbeteren.
Escrow-diensten
Escrow kan een handige manier zijn om ervoor te zorgen dat zowel uw bedrijf als de aannemer aan de voorwaarden van een overeenkomst voldoen. Bij een escrow-overeenkomst houdt een neutrale derde partij het geld in bewaring totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Bij aannemerswerk worden betalingen doorgaans vrijgegeven zodra overeengekomen mijlpalen of deliverables zijn voltooid.
De beste manieren voor aannemers om toegang te krijgen tot bedrijfsfondsen
Een ander belangrijk onderdeel van het beheer van aannemers is hen gecontroleerde toegang geven tot bedrijfsfondsen. Contant geld en cheques kunnen echter inefficiënt zijn om uit te delen, terwijl het uitdelen van onbeperkte bedrijfskaarten kan leiden tot te hoge uitgaven of misbruik. Hieronder staan verschillende manieren waarop aannemers toegang kunnen krijgen tot bedrijfsfondsen, samen met richtlijnen over hoe elke methode kan bijdragen aan verantwoordelijker uitgaven.
- Contant geld en cheques: Eenvoudig maar inefficiënt, aangezien contant geld moeilijk te traceren is en cheques handmatig moeten worden uitgeschreven, bezorgd en afgestemd. Het meest geschikt voor incidentele vergoedingen, niet voor regelmatige uitgaven van aannemers.
- Zakelijke creditcards: Bied flexibele koopkracht en beloningen, maar zorg voor strenge controles om te hoge uitgaven te voorkomen. Werkt het beste in combinatie met duidelijk beleid en tools voor onkostenbeheer.
- Prepaid debetkaarten: Bied gecontroleerde toegang tot bedrijfsfondsen met voorspelbare bestedingslimieten op basis van vooraf geladen bedragen. Handig voor toezicht, hoewel ze geen beloningen of cashback opleveren.
- Zakelijke betaalkaarten: Vereist volledige betaling bij elke factureringscyclus en wordt niet beperkt door vooraf geladen tegoeden, waardoor aannemers flexibiliteit krijgen met ingebouwde financiële discipline. Ideaal voor bedrijven die controle willen zonder de koopkracht te beperken.
De Slash Visa Platinum-kaart is een zakelijke creditcard waarmee u tot 2% cashback kunt verdienen en die krachtige uitgavenbeheersingsfuncties en aanpasbare limieten biedt. Omdat de kaart rechtstreeks synchroniseert met het financiële dashboard van Slash, krijgt u realtime inzicht in uw uitgaven, gedetailleerde analyses en geautomatiseerde onkostentracking voor elke aankoop.
Topkeuzes: 6 beste salarissoftware voor betalingen aan aannemers
Slash
De uniforme betalingsinfrastructuur en het dashboard van Slash bieden de tools om aan de behoeften van aannemers te voldoen en toezicht te houden op uw financiën. Met Slash kunt u gratis binnenlandse ACH- en telegrafische overschrijvingen versturen, toegang krijgen tot realtime rails zoals RTP en FedNow, of betalingen in USD uitvoeren via stablecoin on- en off-ramps, waardoor u flexibele opties voor elke aannemer krijgt. Slash-chargecards kunnen de toegang van aannemers tot bedrijfsfondsen vereenvoudigen en tegelijkertijd tot 2% cashback genereren op projectaankopen. Vanuit het dashboard kunnen managers onbeperkt virtuele kaarten uitgeven, aangepaste uitgavenregels instellen, kaarten per team groeperen en uitgaven in realtime bijhouden. Slash kan ook worden geïntegreerd met QuickBooks en Xero, waardoor u toegang krijgt tot AI-gestuurd factuurbeheer en functies die helpen om te voldoen aan de belastingregels van de IRS.
Golvende beweging
Rippling biedt loonadministratiediensten voor aannemers binnen hun bredere platform voor personeelsbeheer en HR. Bedrijven kunnen onboarding beheren, loonbelasting berekenen en betalingen verwerken met gesynchroniseerde boekhoud- en loonadministratiegegevens. Het platform van Rippling consolideert HR, loonadministratie, IT-toegang en personeelsrechten in één dashboard, hoewel voor sommige functies add-onmodules nodig zijn. Omdat Rippling afhankelijk is van meerdere add-onmodules, kan het duurder en complexer zijn dan nodig is voor teams die alleen betalingen aan aannemers nodig hebben.
Gusto
Gusto is een salarisadministratiesysteem dat is ontworpen voor bedrijven die eenvoudige uitbetalingen en ingebouwd beheer van 1099- en belastingformulieren willen. Aannemers kunnen zichzelf aanmelden, hun gegevens bijwerken en automatische overschrijvingen instellen. Gusto stelt elk jaar automatisch 1099-NEC's op en dient deze in, wat het administratieve werk voor kleine teams kan verminderen. Gusto is echter duurder dan veel alternatieven; hun abonnement voor alleen aannemers begint bij een maandelijks basisbedrag van $ 35 plus $ 6 extra per persoon per maand.
Quickbooks Loonadministratie
QuickBooks Payroll kan direct worden geïntegreerd met QuickBooks Online, waardoor het een handige optie is voor bedrijven die hun boekhouding in hetzelfde ecosysteem doen. Aannemers kunnen snel worden toegevoegd en betaald met directe stortingen; en beheerders kunnen de naleving vereenvoudigen met de mogelijkheid om 1099-NEC's aan te maken en elektronisch te versturen. Omdat de gegevens van aannemers rechtstreeks in het grootboek worden ingevoerd, is de afstemming eenvoudig voor teams die al QuickBooks gebruiken. Omdat het echter nauw verbonden is met het QuickBooks-ecosysteem, biedt het weinig flexibiliteit voor bedrijven die andere boekhoudtools gebruiken of meer geavanceerde uitbetalingsopties nodig hebben.
Deel
Deel is een platform voor salarisadministratie, HR en IT-toegang dat gespecialiseerd is in internationale salarisadministratie en compliance voor contractanten, en bedrijven helpt om werknemers over de grenzen heen in dienst te nemen. Het platform ondersteunt betalingen in meer dan 20 lokale valuta's en kan helpen bij het beheer van onboarding met gelokaliseerde contracten. Deel kan waardevol zijn voor bedrijven met verspreid personeel die hulp nodig hebben bij het navigeren door internationale arbeids- en belastingregels. Hoewel het wereldwijde betalingsmogelijkheden biedt, zijn de tools van Deel mogelijk complexer dan nodig is voor bedrijven die uitsluitend met in de VS gevestigde contractanten werken.
Vierkante loonlijst
Square Payroll biedt eenvoudige functies voor het betalen van aannemers, die voornamelijk zijn ontworpen voor kleine bedrijven en teams in de dienstensector. Betalingen kunnen worden gedaan via automatische directe storting, aannemers kunnen hun eigen gegevens invoeren en 1099-NEC's worden automatisch opgesteld en ingediend. De tools voor aannemers van Square zijn geïntegreerd in het bredere pakket POS- en factureringsproducten van Square, waardoor het een handige optie is voor bedrijven die Square al gebruiken voor hun dagelijkse activiteiten. De functionaliteit blijft echter gericht op het afhandelen van uitbetalingen in plaats van geavanceerde uitgavenbeheersing of multi-rail betalingsopties.
Waar u op moet letten bij het kiezen van software voor de salarisadministratie van aannemers
Omdat het inhuren van zelfstandige contractanten specifieke overwegingen met zich meebrengt, zoals onboardingvereisten, locatiegebonden beperkingen en betalingsvoorkeuren, kan het nuttig zijn om de juiste vragen te stellen voordat u payrollsoftware kiest:
Hoe moet ik de belastingen van aannemers beheren?
In tegenstelling tot fulltime werknemers betalen zelfstandige aannemers hun eigen belastingen en verstrekken ze het inlenende bedrijf een W-9 (of een W-8 voor buitenlandse werknemers) in plaats van een W-4 in te vullen. Aan het einde van het jaar moet het inlenende bedrijf een formulier 1099-NEC genereren en versturen naar elke aannemer die $ 600 of meer heeft verdiend. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het indienen van dit formulier bij de IRS en het bezorgen van een kopie aan de aannemer. Voor bedrijven die meerdere aannemers beheren, kan het gebruik van software die automatisch 1099-NEC's aanmaakt en indient, het belastingseizoen efficiënter maken en fouten in de rapportage verminderen.
Hoeveel aannemers heeft mijn bedrijf nodig?
Om te bepalen hoeveel aannemers uw bedrijf nodig heeft, moet u eerst inzicht krijgen in de complexiteit van het werk dat voor u ligt. Het toevoegen van meer aannemers kan de capaciteit vergroten en projecten sneller laten verlopen, maar het verhoogt ook de betalingsverwerking, het toezicht en de administratieve werklast, vooral als u vertrouwt op tools die niet zijn gebouwd om op te schalen. Slash helpt uw bedrijf om een groeiend aantal aannemers te beheren zonder extra stress door betalingen via meerdere kanalen te automatiseren, realtime inzicht in uitgaven te bieden en de boekhouding en belastingaangifte te stroomlijnen via QuickBooks- en Xero-integraties.
Hoe vaak moet ik aannemers betalen?
Onafhankelijke contractanten onderhandelen doorgaans tijdens het overeenkomstproces met een klant over hun betalingsvoorwaarden. Het is belangrijk om je aan deze voorwaarden te houden, omdat dit vertrouwen schept en contractgeschillen helpt voorkomen. Veelvoorkomende betalingsstructuren zijn onder meer terugkerende betalingen (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks), mijlpaalgebaseerde uitbetalingen, voorschotten en facturering op basis van tijd en materiaal. Door gebruik te maken van een betalingssysteem met flexibele en geautomatiseerde overboekingsopties, zoals Slash, wordt het gemakkelijker om de voorkeursbetaalmethoden van aannemers te respecteren en te voorkomen dat talent verloren gaat door beperkte uitbetalingsmogelijkheden.
Hoe beïnvloedt de locatie van de aannemer de betaling?
Bij het inhuren van binnenlandse contractanten is het belangrijk om de richtlijnen van de staat en de IRS-voorschriften te volgen om naleving te garanderen. Geautomatiseerde uitbetalingssystemen en geïntegreerde belastingfuncties kunnen helpen tijd te besparen en het risico op fouten te verminderen. Het inhuren van internationale contractanten kan complexer zijn, omdat grensoverschrijdende betalingen vaak extra kosten met zich meebrengen en operationele uitdagingen opleveren. Uw bedrijf moet ervoor zorgen dat het up-to-date is en voldoet aan de arbeids- en belastingregels in zowel uw land als dat van de aannemer. Voor een uitgebreidere uitleg van deze vereisten en om te zien hoe Slash wereldwijde betalingen via internationale overschrijvingen en cryptovaluta ondersteunt, kunt u onze recente gids over het betalen van internationale aannemers raadplegen.
Stroomlijn vandaag nog uw betalingen aan aannemers met Slash
Slash helpt aannemersbedrijven om betalingen te vereenvoudigen, administratieve overhead te verminderen en de inefficiënties te elimineren die gepaard gaan met het beheer van meerdere betaalinstrumenten.
Met ondersteuning voor ACH, overschrijvingen, RTP, FedNow, stablecoins en internationale overschrijvingen biedt Slash u alle betaalmethoden die u nodig hebt in één uniform dashboard. Door uw transactiegegevens te integreren met QuickBooks kan uw bedrijf de boekhouding vereenvoudigen, het factuurbeheer automatiseren en uw nalevingsprocedure versterken.
Met Slash-bedrijfscreditcards profiteert u van de flexibiliteit en voordelen van een creditcard, gecombineerd met de voorspelbare uitgavenbeheersing van een debetoplossing. Verdien tot 2% cashback, geef onbeperkt virtuele en fysieke kaarten uit, stel gedetailleerde bestedingslimieten in en volg elke transactie in realtime. Zo houdt u projecten binnen het budget en zorgt u ervoor dat aannemers altijd over de benodigde middelen beschikken.
Of u nu twee aannemers of tweehonderd betaalt, Slash maakt het gemakkelijker om betalingen te versturen, uitgaven te beheren en georganiseerd te blijven. Bezoek slash.com vandaag nog voor meer informatie over onze salarisadministratieoplossingen en zakelijke banktools.
Veelgestelde vragen
Welke soorten betalingen kan ik via Slash doen?
Slash biedt onbeperkte, gratis binnenlandse betalingen via ACH, overschrijving, RTP en FedNow. Voor wereldwijde uitbetalingen kunt u internationale overschrijvingen via het SWIFT-netwerk naar meer dan 160 landen versturen. Slash bevat ook ingebouwde stablecoin on- en off-ramps, waarmee u USD-betalingen kunt versturen met USDC, USDT of USDSL. En voor dagelijkse aankopen biedt Slash bedrijfscreditcards met aanpasbare controles voor werknemers en uitgaven.
Hoe kunnen bedrijven naleving garanderen terwijl ze diverse betaalmethoden beheren?
Bedrijven kunnen aan de regels blijven voldoen door de juiste belastingformulieren te verzamelen, betalingsprocedures te standaardiseren en software te gebruiken die het genereren en indienen van 1099-NEC-formulieren automatiseert. Gecentraliseerde gegevens voor uitbetalingen, goedkeuringen en facturen maken het gemakkelijker om aan de vereisten van de IRS en de staat te voldoen.
Hoe kunnen bedrijven betalingen aan aannemers efficiënt bijhouden en afstemmen?
De eenvoudigste manier om betalingen aan aannemers bij te houden, is door gebruik te maken van een financieel platform dat uitbetalingen, facturen en kaarttransacties op één plek samenbrengt. Geautomatiseerde categorisering en realtime rapportage nemen een groot deel van het handmatige werk dat gepaard gaat met afstemming weg.
