Best practices voor het aan boord halen van leveranciers: een conforme en schaalbare workflow voor leveranciers opzetten

Veel financiële teams kunnen precies aangeven wanneer het onboarden van leveranciers een probleem wordt: wanneer uw leveranciersnetwerk zo groot wordt dat spreadsheets en e-mailketens niet meer volstaan. Wat begint als een beheersbaar proces voor vijf of tien leveranciers, wordt chaotisch bij vijftig leveranciers, met mogelijke problemen zoals ontbrekende compliance-documenten, inconsistente leveranciersgegevens en langere activeringstermijnen die steeds vaker voorkomen.

Bedrijven die proactief gestructureerde onboarding-workflows opzetten, kunnen deze groeipijnen volledig vermijden. Ze kunnen nieuwe leveranciers snel en consistent onboarden, georganiseerde compliance-records bijhouden die een grondige controle doorstaan, duidelijke verantwoordelijkheden creëren voor inkoop-, financiële en juridische teams, en betalingsprocessen opzetten die op grote schaal betrouwbaar werken. Het verschil tussen een goed functionerend leveranciersnetwerk en een disfunctioneel netwerk komt vaak neer op de vraag of onboarding als een prioriteit of als een bijzaak werd behandeld.

In deze gids leggen we uit wat vendor onboarding inhoudt, identificeren we de meest voorkomende uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd en bieden we bruikbare best practices voor het opzetten van een conforme en schaalbare leveranciersworkflow. U ontdekt ook hoe het zakelijke bankplatform van Slash leveranciersbetalingen kan stroomlijnen door middel van snellere grensoverschrijdende overschrijvingen, flexibele betalingskanalen en verbeterd inzicht in de bedrijfsfinanciën, waardoor u het end-to-end leveranciersbeheerproces kunt verbeteren, van onboarding tot uw lopende betalingsverkeer.¹

Wat is vendor onboarding? Belangrijke inzichten en het belang ervan

Vendor onboarding is het gestructureerde proces waarbij nieuwe leveranciers worden geïntegreerd in uw bedrijfsvoering, vanaf het eerste contact tot en met de eerste transactie. Het onboardingproces omvat doorgaans:

Verzamelen van vereiste documentatie
Verificatie van referenties
Onderzoek naar regelgeving in de sector
Betalingsgegevens instellen
Het opstellen van contracten en service level agreements (SLG's)
Toegang tot alle benodigde systemen of portals configureren

Het onboarden van leveranciers is slechts één fase in de levenscyclus van leveranciers, die ook selectie, contractering, prestatiebeheer, verlenging en offboarding omvat. Elke fase bouwt voort op de vorige, maar onboarding zet de toon voor het hele partnerschap. Een soepele onboarding-ervaring toont de professionaliteit en operationele volwassenheid van een organisatie aan, terwijl een ongeorganiseerd proces het vertrouwen kan ondermijnen nog voordat het partnerschap begint.

Het belang van een effectieve onboarding van leveranciers reikt verder dan alleen efficiëntie. Een goede onboarding zorgt voor een betere naleving van regelgeving, vermindert financiële risico's, verbetert de nauwkeurigheid van betalingen en zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden binnen teams. Voor bedrijven die tientallen of honderden leveranciers beheren, kan een gestandaardiseerde onboarding-workflow de basis leggen voor succes op de lange termijn.

4 veelvoorkomende uitdagingen bij het onboardingproces van leveranciers

Beheer van leveranciersrelaties

Om leveranciersrelaties effectief te beheren, is coördinatie nodig tussen meerdere contactpunten gedurende de hele levenscyclus van de leverancier. Sterk leveranciersrelatiebeheer omvat het onderhandelen over gunstige contractvoorwaarden, het vaststellen van duidelijke prestatieverwachtingen, het onderhouden van open communicatiekanalen tijdens de onboarding en het koesteren van het partnerschap in de loop van de tijd. Wanneer onboardingprocessen onduidelijk zijn, kan dit de relatie met de leverancier vanaf het begin schaden. Leveranciers kunnen gefrustreerd raken door herhaalde verzoeken om informatie, vertraagde reacties of onduidelijke volgende stappen, wat kan leiden tot gespannen partnerschappen of zelfs gemiste kansen met hoogwaardige leveranciers.

Controle van leverancierscertificeringen

Afhankelijk van uw branche kunnen leveranciers specifieke certificeringen of referenties nodig hebben voordat ze zaken met u kunnen doen. ISO-normen zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement of ISO 27001 voor informatiebeveiliging zijn veelvoorkomende vereisten in veel sectoren. Branchespecifieke referenties kunnen SOC 2-compliance voor technologieleveranciers, OSHA-certificeringen voor bouwleveranciers, FDA-registraties voor voedingsmiddelen- en farmaceutische leveranciers of ITAR-compliance voor defensiecontractanten omvatten. Bovendien kan het bijhouden van vervaldata of verlengingsvereisten een extra laag van complexiteit toevoegen.

Voor bedrijven die op zoek zijn naar een zeer conforme betalingsinfrastructuur die voldoet aan hun leveranciersnormen, volgt Slash regelgeving zoals KYC, KYB en AML en behoudt het SOC 2 Type II-certificering om klantgelden te beschermen en veilige transacties te garanderen.

Beheer van buitenlandse leveranciers

Door goederen uit het buitenland aan te schaffen, kunt u soms profiteren van betere prijzen of gespecialiseerde materialen die in uw regio niet verkrijgbaar zijn. Dit gaat echter gepaard met complexere vereisten op het gebied van naleving, buitenlandse valuta-overboekingen en leveranciersrelatiebeheer, die moeten aansluiten bij de regelgeving, talen en culturen van beide landen. Internationale leveranciers kunnen andere belastingdocumentatie vereisen, verschillende wetten inzake gegevensprivacy naleven, in verschillende tijdzones actief zijn en betaling in hun lokale valuta verwachten.

Slash kan grensoverschrijdende transacties vereenvoudigen met ondersteuning voor diverse betalingskanalen, waaronder SWIFT-overschrijvingen naar meer dan 180 landen of native ondersteuning voor snelle, kostenefficiënte USD stablecoin-overschrijvingen.⁴

Inkoop

Inkoop is vaak de eerste stap in de levenscyclus van een leverancier. Inkoop verwijst naar het strategische end-to-end-proces van het zoeken naar en aanschaffen van goederen en materialen voor uw bedrijf. Voor kleinere bedrijven kan het inkopen van goederen bij leveranciers zo simpel zijn als even bellen naar een magazijn in de stad. Grote ondernemingen daarentegen maken regelmatig gebruik van ERP-systemen om op een conforme, efficiënte en betrouwbare manier materialen van over de hele wereld in te kopen.

Uitdagingen op het gebied van inkoop tijdens onboarding kunnen onder meer bestaan uit het coördineren van meerdere belanghebbenden die elk verschillende prioriteiten hebben, het integreren van nieuwe leveranciers in bestaande inkoopsystemen zonder de workflows te verstoren, het beheren van goedkeuringshiërarchieën die de activering van leveranciers kunnen vertragen, of het bijhouden van nauwkeurige leveranciersgegevens op verschillende platforms.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account

Hoe het onboardingproces van leveranciers te verbeteren: 6 beste praktijken

Het opzetten van een conforme en schaalbare workflow voor het onboarden van leveranciers vereist een combinatie van duidelijke processen, moderne technologie en dynamische samenwerking. De volgende best practices kunnen u helpen een systeem te creëren dat geschikt is voor alle soorten leveranciers en toeleveranciers, terwijl u de controle en het overzicht behoudt die uw bedrijf nodig heeft:

1. Maak een gestandaardiseerde checklist voor onboarding

Een uitgebreide checklist voor onboarding zorgt voor consistentie in alle relaties met leveranciers en vermindert het risico dat cruciale stappen worden overgeslagen. Uw checklist moet het volgende bevatten:

Basisinformatie over de leverancier: Wettelijke bedrijfsnaam, fiscaal identificatienummer, bedrijfsadres, contactgegevens voor crediteurenadministratie en alle andere relevante informatie voor het partnerschap.
Juridische en nalevingsdocumentatie: 1099-, W-9- of W-8-formulieren voor belastingdoeleinden, verzekeringscertificaten, bedrijfsvergunningen, branchespecifieke certificeringen en bewijs van naleving van relevante regelgeving.
Financiële en betalingsinstellingen: Bankgegevens voor ACH, overschrijvingen of andere overboekingsmethoden, gewenste betalingsvoorwaarden en -methoden, en valutapreferenties voor internationale leveranciers. Als u Slash gebruikt voor betalingen, overweeg dan om in dit stadium stablecoins te implementeren voor betalingen, vooral als u zaken doet met leveranciers in het buitenland.
Contractuele overeenkomsten: Ontwerp-overzichten van inkooporders, geheimhoudingsovereenkomsten en service level agreements.
Systeemtoegang en integratie: Organiseer portaalgegevens, ERP- of inkoopsysteemconfiguratie, communicatievoorkeuren en escalatiecontacten.

2. Zorg ervoor dat je voldoet aan de relevante regels voor de sector.

De nalevingsvereisten variëren aanzienlijk per sector, maar elk bedrijf moet controleren of leveranciers voldoen aan de toepasselijke regelgevingsnormen voordat ze met hun werkzaamheden beginnen. Financiële instellingen moeten controleren of leveranciers zich houden aan de bankregelgeving en antiwitwasvoorschriften. Slash is bijvoorbeeld een Soc 2 Type II-conform platform dat voldoet aan alle noodzakelijke KYC-, KYB- en AML-voorschriften voor binnenlandse en internationale betalingen. Bedrijven in de gezondheidszorg moeten controleren of leveranciers die met beschermde gezondheidsinformatie werken, voldoen aan de HIPAA-voorschriften. Overheidscontractanten kunnen ervoor zorgen dat leveranciers voldoen aan de federale aankoopvoorschriften en veiligheidsmachtigingsvereisten, indien van toepassing.

3. Een leveranciersbeheersysteem opzetten

Een gecentraliseerd leveranciersbeheersysteem kan onboarding transformeren van een handmatig, foutgevoelig proces naar een gestroomlijnde workflow die meegroeit met uw bedrijf. Sommige moderne leveranciersbeheersystemen bieden functies zoals meertalige leveranciersportals die geschikt zijn voor internationale leveranciers, automatische naleving van compliance met ingebouwde controles, ondersteuning bij inkoop door middel van geïntegreerde aanvraag- en goedkeuringstools, en meer.

4. Benadruk duidelijk eigendom onder belanghebbenden

Bij het aan boord halen van nieuwe leveranciers kunnen meerdere verschillende teams betrokken zijn: inkoop, financiën, juridische zaken, beveiliging, IT, operations. Het is belangrijk om de relatie van elk team met nieuwe leveranciers te definiëren door goedkeuringsworkflows vast te stellen en de communicatie te centraliseren, zodat meerdere teams leveranciers kunnen beheren zonder dubbel werk.

5. Ontwerp van uitgebreide service level agreements

Service Level Agreements (SLA's) beschrijven de verwachtingen op het gebied van prestaties, uptime, levertijden en verantwoordelijkheid. Een goed opgestelde SLA beschermt beide partijen door meetbare normen vast te stellen die het partnerschap regelen en een kader bieden voor het oplossen van geschillen. Belangrijke elementen van een effectieve SLA kunnen zijn:

Specifieke prestatiemaatstaven en doelstellingen
Leveringsschema's en doorlooptijden
Kwaliteitsnormen en acceptatiecriteria
Responstijden voor ondersteuningsverzoeken of probleemoplossing
Gevolgen voor het niet voldoen aan overeengekomen normen
Procedures voor rapportage, escalatie en beoordeling.

6. Handmatige workflows automatiseren

Zodra leveranciers zijn aangemeld, kan het gebruik van handmatige processen voor het versturen van betalingen, het registreren van transacties en het documenteren van facturen de kans op fouten in de leveranciersbeheerketen vergroten en processen vertragen die anders geoptimaliseerd zouden kunnen worden.

Slash stelt bedrijven in staat om een groot aantal automatiseringen te ontgrendelen voor het beheer van leveranciersbetalingen, terwijl het tools biedt om de nauwkeurigheid van transactieregistraties te vergroten en de zichtbaarheid van uw financiële activiteiten te verbeteren. Enkele mogelijkheden van Slash die uw leveranciersbeheer kunnen stroomlijnen, zijn onder meer:

Geplande betalingsautomatisering: Voor terugkerende betalingen aan leveranciers kunt u overschrijvingen plannen op elk van de beschikbare rails van Slash om handmatige verwerking te elimineren en ervoor te zorgen dat betalingen elke cyclus tijdig worden uitgevoerd.
Virtuele accounts: Silo verschillende cashflowkanalen voor verschillende teams en entiteiten met behulp van meerdere virtuele rekeningen, waarmee geldpools kunnen worden gescheiden voor een beter inzicht in en meer controle over leveranciersgerelateerde uitgaven.
Realtime betaling volgen: Monitor alle uitgaande leveranciersbetalingen in realtime, volg de betalingsstatus en behoud volledig inzicht in de cashflow om verrassingen te voorkomen en prognoses te verbeteren.
Factuurbeheer: Slash wordt nu uitgerold en stelt gebruikers in staat om facturen te genereren op basis van hun opgeslagen contactgegevens en openstaande facturen te beheren vanuit het Slash-dashboard.

Ontdek slimmere oplossingen voor leveranciersbeheer met Slash

Hoewel Slash geen op zichzelf staande tool voor het onboarden of inkopen van leveranciers is, is het wel een uitgebreid platform voor zakelijk bankieren dat het betalingsaspect van leveranciersbeheer aanzienlijk kan verbeteren. Zodra leveranciers zijn onboarded, maakt Slash het gemakkelijker om hen snel en kosteneffectief te betalen, met meer inzicht in de uitgaande cashflow van uw bedrijf.

Slash biedt diverse betalingsopties en financiële tools die zijn ontworpen om betalingen aan leveranciers te vereenvoudigen:

Diverse betaalmethoden: Krijg toegang tot wereldwijde ACH-overschrijvingen, internationale overschrijvingen naar leveranciers in meer dan 180 landen en realtime betalingen via RTP of FedNow. Maak gecontroleerde dagelijkse uitgaven mogelijk met de Slash Visa Platinum Card, waarmee u tot 2% cashback op uw uitgaven kunt genereren. Kies voor elke leverancier de meest efficiënte manier op basis van locatie, urgentie en kostenoverwegingen.
Ondersteuning voor native cryptocurrency: Krijg toegang tot de meest efficiënte en kosteneffectieve overschrijvingen met overschrijvingen met behulp van aan de USD gekoppelde stablecoins USDC of USDT. Dit kan met name waardevol zijn voor bedrijven die een wereldwijd leveranciersbestand beheren met uiteenlopende betalingsvereisten. Native crypto-ondersteuning omzeilt traditionele verwerkings- en wisselkoerskosten en zorgt tegelijkertijd voor snellere afwikkelingstijden.
Realtime analyse: Gesynchroniseerde betalingsinformatie stelt financiële teams in staat om uitgaven bij verschillende leveranciers bij te houden, betalingsstatussen te controleren en meer controle te houden over de financiën van het bedrijf met ons uitgebreide analysedashboard.
Geïntegreerde boekhouding: Maak naadloos verbinding met QuickBooks, waardoor handmatig afstemmingswerk wordt verminderd en nauwkeurige financiële gegevens voor alle transacties met leveranciers worden gegarandeerd.
Hoogrentende spaarrekeningen: Zet uw vrije geld aan het werk via geïntegreerde geldmarktfondsen van BlackRock en Morgan Stanley, waarmee u tot 4,1% rendement op jaarbasis kunt behalen en tegelijkertijd toegang blijft houden tot uw geld voor betalingen aan leveranciers wanneer dat nodig is.⁶

Door het betalingsproces te stroomlijnen en de financiële zichtbaarheid te verbeteren, helpt Slash bedrijven hun leveranciersbeheer te verbeteren. Ga voor meer informatie naar slash.com vandaag.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

Veelgestelde vragen

Hoe vereenvoudigen tools voor het onboarden van leveranciers het onboardingproces?

Tools voor het onboarden van leveranciers bieden doorgaans mogelijkheden om documentatie te centraliseren, nalevingscontroles te automatiseren en zichtbaarheid te bieden aan alle belanghebbenden. Ze kunnen handmatig werk verminderen en zorgen voor consistentie tussen verschillende teams binnen het bedrijf.

Hoe lang duurt het doorgaans om nieuwe leveranciers aan boord te krijgen?

De tijdlijnen voor onboarding variëren op basis van complexiteit en nalevingsvereisten, variërend van enkele dagen voor eenvoudige relaties tot enkele weken voor complexe leveranciers.

Welke betaalmethoden werken het beste voor internationale betalingen aan leveranciers?

Internationale betalingen aan leveranciers werken het beste wanneer u uit meerdere betalingsmethoden kunt kiezen. SWIFT-overschrijvingen bieden een breed wereldwijd bereik, terwijl USD-stablecoins zoals USDC of USDT snellere, kosteneffectievere alternatieven kunnen bieden die traditionele bankkosten en wisselkoersopslagen omzeilen. Platforms zoals Slash ondersteunen beide methoden, waardoor u flexibel de optimale betalingsmethode voor elke leverancier kunt kiezen op basis van hun locatie, voorkeursvaluta en urgentievereisten.

Ontdek met AI