Moet u uw crediteurenadministratie uitbesteden? Een praktische gids om de juiste beslissing te nemen

Als uw financiële afdeling overspoeld wordt door onbetaalde facturen, moeite heeft om aan de behoeften van uw leveranciers te voldoen en achterloopt met het invoeren van gegevens, kunt u overwegen om uw crediteurenbeheer uit te besteden aan een externe dienstverlener.

De voordelen van outsourcing lijken op het eerste gezicht duidelijk: minder werk voor uw team, geen extra personeel nodig en toegang tot gespecialiseerde AP-expertise. Voordat u echter besluit om te betalen voor een uitbestede crediteurenadministratie, is het goed om te weten waar u aan begint. Het uitbesteden van uw crediteurenadministratie heeft voor- en nadelen: minder controle over uw financiën, een tussenpersoon tussen u en uw leveranciers en hoge verwerkingskosten voor werk dat vaak met de juiste tools intern kan worden afgehandeld.

Het verkennen van alternatieven kan op lange termijn betere resultaten opleveren. Door interne financiële software zoals Slash te implementeren, kunt u uw crediteurenadministratie stroomlijnen zonder de controle over uw financiën te verliezen. Met Slash kunt u terugkerende betalingen plannen, realtime inzicht krijgen in uw cashflow en toegang krijgen tot moderne wereldwijde betalingssystemen, zodat u geld kunt besparen en kunt voldoen aan de voorkeuren van uw leveranciers.¹ Als u de werkelijke verschillen tussen outsourcingdiensten en automatiseringssoftware begrijpt, kunt u de juiste beslissing nemen voor uw zakelijke behoeften en uw financiële team klaarstomen voor duurzaam succes.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started

Wat is outsourcing van crediteurenadministratie? Definitie en belangrijkste voordelen

Voordat we het hebben over het uitbesteden van crediteurenadministratie, is het handig om eerst te definiëren wat crediteurenadministratie precies is. Crediteurenadministratie (AP) verwijst naar de kortlopende verplichtingen die een bedrijf heeft voor goederen en diensten die het heeft ontvangen. Als u bijvoorbeeld een inkooporder ter waarde van $ 10.000 voor productiematerialen bij een leverancier indient, wordt die $ 10.000 geboekt in de crediteurenadministratie totdat de factuur is betaald.

Crediteuren zijn het tegenstuk van debiteuren (AR). Terwijl AP geld vertegenwoordigt dat uit uw bedrijf stroomt, vertegenwoordigt AR geld dat binnenkomt. Debiteuren bestaan uit kortlopende bedragen die klanten aan uw bedrijf verschuldigd zijn voor geleverde goederen of diensten die nog niet zijn betaald.

Bij het uitbesteden van crediteurenadministratie wordt een contract gesloten met een externe dienstverlener om een deel of alle crediteurenadministratiefuncties van uw bedrijf te beheren. Deze dienstverleners voeren doorgaans taken uit zoals:

Factuurverwerking
Betalingsverwerking
Factuurcodering en gegevensinvoer in boekhoudsystemen
Leveranciersbeheer namens uw organisatie

Wanneer u deze taken uitbesteedt aan een AP-dienstverlener, worden zij in feite een verlengstuk van uw financiële team en houden zij toezicht op de dagelijkse factuurverwerking en leveranciersbetalingen in overeenstemming met uw goedkeuringsworkflows en interne controles.

Efficiënte AP-workflows zorgen ervoor dat leveranciers op tijd worden betaald, dat inkooporders en facturen correct worden gekoppeld en dat onkosten nauwkeurig worden bijgehouden. Outsourcing is een manier om aan deze behoeften te voldoen, maar veel teams kunnen de druk op AP ook verlichten door interne processen te verbeteren of AP-automatiseringstools te gebruiken die de werkdruk van uw team verminderen zonder de controle uit handen te geven.

Vergelijking tussen outsourcing van crediteurenadministratie en automatisering van crediteurenadministratie

Outsourcing heeft voordelen voor bepaalde organisaties, met name voor organisaties met complexe nalevingsvereisten of extreme transactievolumes. Het is echter niet altijd de juiste keuze voor elk bedrijf. Voordat u een outsourcingprovider inschakelt, kan het nuttig zijn om te begrijpen hoe outsourcing zich verhoudt tot automatiseringssoftware, voordat u evalueert welke optie voor u de juiste is:

Kostenvergelijking

De belangrijkste overweging, en een van de meest belemmerende, zijn de kosten. AP-outsourcing kan prijzig zijn en u betaalt voor taken die vaak intern kunnen worden uitgevoerd. Veel AP-outsourcingbedrijven rekenen maandelijkse servicekosten die kunnen variëren van honderden tot duizenden dollars per maand. Er kan ook een vast bedrag per factuur in rekening worden gebracht, dat meer dan $ 10 per verwerkte factuur kan bedragen.

Vergelijk dat eens met een geautomatiseerde AP-oplossing zoals Slash. Met het gratis abonnement kunt u professionele facturen genereren, openstaande facturen op status beheren en uw betalingen bijhouden met geplande verzendingen en transactieregistratie. Met het Pro-abonnement voor slechts $ 25 per maand kan uw bedrijf zonder extra kosten onbeperkt binnenlandse ACH-, overschrijvingen of realtime betalingen verzenden en ontvangen.

Controle en toezicht

Wanneer u uw AP uitbesteedt, vertrouwt u een derde partij toe om uw bedrijfsbeleid na te leven en uw leveranciersrelaties te beheren zonder directe controle over het proces. Hoewel outsourcingproviders zijn opgeleid om aan uw AP-behoeften te voldoen, is er geen echte garantie dat u problemen gemakkelijk kunt oplossen zonder direct toezicht. Als een leverancier een vraag heeft over de betalingstermijn of een factuur betwist, moet hij zich tot uw dienstverlener wenden in plaats van rechtstreeks met uw team te spreken. Dit kan vertragingen veroorzaken en de relaties met belangrijke leveranciers onder druk zetten.

Schaalbaarheid

Vanwege de hoge kosten die gepaard gaan met het uitbesteden van AP-processen, zijn deze diensten over het algemeen bedoeld voor grotere bedrijven die over voldoende financiële middelen beschikken om een gespecialiseerde dienst te ondersteunen, of voor sterk gereguleerde sectoren die deskundige ondersteuning op het gebied van inkoop nodig hebben.

Met andere woorden, het uitbesteden van uw AP is geen dienst die u helpt uw bedrijf vanaf de grond op te bouwen, maar is eerder bedoeld voor bedrijven die al een volwassen groeifase hebben bereikt. Slash daarentegen is een AP-automatiseringsoplossing die bedoeld is om mee te groeien met uw bedrijf. Het is toegankelijk voor bedrijven in elke groeifase, of u nu 50 facturen per maand verwerkt of 5.000.

Implementatietijdlijn

Afhankelijk van de omvang van uw activiteiten kan het weken tot maanden duren om een derde partij in te schakelen voor het beheer van uw crediteurenadministratie. U moet gedetailleerde documentatie van uw huidige processen verstrekken, het outsourcingteam trainen in uw specifieke workflows en goedkeuringshiërarchieën, leveranciersgegevens migreren, communicatieprotocollen opstellen en testruns uitvoeren voordat u live gaat. Deze overgangsperiode kan uw normale betalingscycli verstoren en vereist een aanzienlijke betrokkenheid van uw financiële team.

Een AP-oplossing zoals Slash kan daarentegen veel sneller worden geïmplementeerd dan een outsourcingovereenkomst. Slash biedt een intuïtieve interface voor financiële teams, kan worden geïntegreerd met gangbare boekhoudsystemen en maakt automatisering van betalingen mogelijk zonder een langdurig onboardingproces.

Financiële zichtbaarheid

Wilt u weten welke facturen deze week worden verwerkt of wanneer een specifieke leverancier wordt betaald? Wilt u controleren of een betwiste factuur is opgelost? Dan moet u contact opnemen met uw serviceprovider en wachten op een reactie. Dit gebrek aan direct inzicht kan de planning van uw cashflow bemoeilijken en maakt u afhankelijk van geplande rapportages of handmatige navraag.

Slash biedt u realtime inzicht in elk aspect van uw financiën. U kunt in één oogopslag uw openstaande facturen, geplande betalingen, transactiegeschiedenis en kasstroomprognoses bekijken vanuit uw dashboard. U hoeft niemand te contacteren of te wachten op updates; al uw financiële gegevens zijn beschikbaar wanneer u ze nodig hebt.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account

Voor- en nadelen van het uitbesteden van crediteurenadministratie

Wanneer u overweegt om uw crediteurenadministratie uit te besteden, moet u nagaan welke impact een externe dienstverlener op uw bedrijfsprocessen, relaties met leveranciers en financiële activiteiten in het algemeen zal hebben.

De voordelen van outsourcing kunnen onder meer zijn: een lagere werkdruk voor uw interne team, toegang tot gespecialiseerde expertise op het gebied van factuurverwerking en leveranciersbeheer, en de mogelijkheid om groeiende transactievolumes te verwerken zonder extra personeel aan te nemen. Outsourcing kan echter ook aanzienlijke nadelen met zich meebrengen op het gebied van controle, gegevensbeveiliging, verwerkingskosten en uw vermogen om inzicht te houden in de cashflow:

Voordelen van het uitbesteden van crediteurenadministratie

Toegang tot gespecialiseerde expertise: Outsourcingbedrijven hebben getrainde AP-professionals in dienst die verstand hebben van best practices, nalevingsvereisten en branchespecifieke regelgeving, waar uw interne team mogelijk niet over beschikt.
Focus op kernactiviteiten: Door routinematige AP-taken uit te besteden, kan uw bestaande team zich concentreren op strategische initiatieven zoals financiële planning, analyse en bedrijfsontwikkeling.
Minder behoefte aan intern personeel: U kunt de kosten en complexiteit vermijden die gepaard gaan met het aannemen, opleiden en aansturen van extra financieel personeel om de groeiende hoeveelheid facturen te verwerken.
Gevestigde leveranciersnetwerken: Sommige outsourcingproviders hebben bestaande relaties met betalingsverwerkers en leveranciers die voor soepelere transacties kunnen zorgen.

Nadelen van het uitbesteden van crediteurenadministratie

Hoge kosten en verwerkingskosten: Maandelijkse servicekosten, kosten per factuur en extra kosten voor spoedbetalingen of speciale verzoeken kunnen al snel hoger uitvallen dan de oorspronkelijke schattingen, waardoor het moeilijk wordt om een begroting op te stellen.
Verlies van directe controle: U geeft de controle over cruciale financiële processen uit handen, waardoor het moeilijker wordt om het bedrijfsbeleid te handhaven, op uitzonderingen te reageren of workflows snel aan te passen. Bovendien kan het toevoegen van een tussenpersoon tussen u en uw leveranciers de communicatie vertragen en wrijving met zakenpartners veroorzaken.
Risico's op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy: Het delen van gevoelige financiële informatie, bankgegevens en leveranciersgegevens met een externe leverancier verhoogt uw blootstelling aan mogelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging, fraude of misbruik.
Beperkte realtime zichtbaarheid: U hebt geen direct inzicht in de betalingsstatus, openstaande facturen en cashflow, waardoor u updates moet opvragen bij uw serviceprovider in plaats van op elk gewenst moment toegang te hebben tot de informatie.
Langdurig implementatieproces: Het opstarten van een outsourcingdienst kan weken of maanden duren en vereist uitgebreide documentatie, training en procesmapping voordat deze live kan gaan.
Verminderde organisatorische kennis: Wanneer AP-functies buiten uw bedrijf worden uitgevoerd, verliest uw team de vertrouwdheid met betalingspatronen, voorkeuren van leveranciers en nuances in processen die nodig zijn om betere financiële beslissingen te nemen.
Verplichtingen en overstapkosten: Langlopende serviceovereenkomsten kunnen u vastzetten in regelingen die niet langer aan uw behoeften voldoen, en de overstap naar een nieuwe leverancier of het weer in eigen beheer nemen van functies is tijdrovend en duur.

Uitbesteding van crediteurenadministratie: hoe bepaal je of dit geschikt is voor jouw bedrijf?

Het uitbesteden van crediteurenadministratie is vooral zinvol voor een specifieke groep bedrijven:

Grote ondernemingen die maandelijks tienduizenden facturen in meerdere landen en valuta's verwerken, kunnen profiteren van de gespecialiseerde infrastructuur en het wereldwijde bereik die gevestigde outsourcingproviders bieden.
Bedrijven in sterk gereguleerde sectoren, zoals de gezondheidszorg of overheidsopdrachten, hebben mogelijk behoefte aan de compliance-expertise die gespecialiseerde AP-dienstverleners bieden.
Bedrijven die grote veranderingen ondergaan (fusies, overnames of systeemvernieuwingen) kunnen tijdelijke outsourcing ook waardevol vinden om de bedrijfsvoering tijdens periodes van ingrijpende veranderingen in stand te houden.

Voor de overgrote meerderheid van kleine tot middelgrote bedrijven is outsourcing simpelweg niet de juiste keuze wanneer er moderne automatiseringstools beschikbaar zijn. Als uw belangrijkste aandachtspunten het verminderen van handmatige gegevensinvoer, het verbeteren van de betalingsnauwkeurigheid, het behouden van een beter inzicht in de cashflow of het opschalen van uw AP-processen naarmate u groeit zijn, dan kan het automatiseren van crediteurenprocessen deze voordelen opleveren zonder de nadelen van outsourcing.

Oplossingen zoals Slash bieden efficiëntieverbeteringen zonder dat u controle verliest over uw financiën, relaties met leveranciers of prijstransparantie naarmate uw bedrijf groeit.

Stroomlijn uw crediteurenadministratie met Slash

Of u nu een start-up bent die zijn eerste leveranciersbetalingen verwerkt of een gevestigd bedrijf dat maandelijks honderden facturen beheert, Slash is ontworpen om toegankelijk te zijn in elke fase van uw groeitraject.

Het Slash-platform kan crediteurenprocessen automatiseren met functies zoals geplande betalingen, die ervoor zorgen dat leveranciers altijd op tijd worden betaald. Uitgebreide tools voor factuurbeheer ordenen openstaande facturen op status, zodat u altijd op de hoogte bent van alle openstaande betalingen. Met wereldwijde betalingsmogelijkheden in meerdere valuta's en betalingskanalen, inclusief native ondersteuning voor cryptovaluta, versnelt Slash de verwerkingstijden en verlaagt het de transactiekosten.⁴ Met Slash kunt u de efficiëntie van het uitbesteden van crediteurenadministratie benutten zonder de controle over uw financiën uit handen te geven.

Naast het stroomlijnen van crediteurenadministratie biedt Slash een complete reeks financiële beheertools om uw bedrijf te ondersteunen:

Diverse betaalmethoden: Verzend en ontvang betalingen op de manier die het beste werkt voor u en uw leveranciers, zowel nationaal als internationaal. Slash ondersteunt wereldwijde ACH- en bankoverschrijvingen via het SWIFT-netwerk naar meer dan 180 landen, realtime rails zoals RTP en FedNow, en cryptocurrency-betalingen met behulp van aan de USD gekoppelde stablecoins via acht ondersteunde blockchains.
Moderne zakelijke banktools: Plan terugkerende betalingen, beheer de uitgaven van uw bedrijf met gedetailleerde kaartcontroles en krijg toegang tot werkkapitaal om de liquiditeit te verbeteren wanneer dat nodig is.⁵ Creëer aparte virtuele zakelijke bankrekeningen om cashflows te scheiden en het inzicht in verschillende aspecten van uw bedrijfsvoering te verbeteren, met realtime analyses van AP-activiteiten en cashflows voor alle betalingen en rekeningen.
Hoogrentende schatkistpapier: Zet uw vrije geld aan het werk met treasury-rekeningen die worden ondersteund door Morgan Stanley en BlackRock geldmarktfondsen, waarmee u tot 3,86% rendement op jaarbasis kunt behalen.⁶
Slash Visa Platinum-kaart: Verdien tot 2% cashback op alle uitgaven met de bedrijfskaart; stel uitgavenregels in per categorie, handelaar of team; en geef onbeperkt virtuele kaarten uit voor terugkerende betalingen aan leveranciers of gecontroleerde toegang voor werknemers.
Boekhoudkundige integraties: Synchroniseer transacties rechtstreeks met QuickBooks om uw boekhouding automatisch up-to-date te houden. Slash maakt ook verbinding via Plaid en ondersteunt gegevensimport uit tools zoals Xero, waardoor het eenvoudig te integreren is met bestaande boekhoudworkflows.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

Veelgestelde vragen

Hoe kunnen AP-automatiseringstools worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen?

AP-automatiseringstools integreren door betalings-, factuur- en leveranciersgegevens rechtstreeks te synchroniseren met uw bestaande financiële systemen, waardoor handmatige gegevensinvoer en afstemmingswerkzaamheden worden verminderd. Slash biedt een tweerichtingssynchronisatie met QuickBooks en ondersteunt gegevensimport uit Xero, waardoor bedrijven AP-automatisering kunnen integreren in bestaande boekhoud- en bankworkflows.

Hoe zorgen leveranciers voor naleving en rapportage bij crediteurenadministratie?

Leveranciers van crediteurenadministratie ondersteunen compliance en rapportage door goedkeuringsworkflows af te dwingen, audittrails bij te houden en factuur- en betalingsprocessen te standaardiseren. Slash bouwt deze controles rechtstreeks in ons platform in, waardoor teams de tools krijgen die ze nodig hebben om consistente rapportage en gecentraliseerde records bij te houden die nodig zijn voor compliance- en auditprocessen.

Ontdek met AI