Vereenvoudig uw bedrijfsfinanciën met slim factuurbeheer

Als je net begint, is het prima om je facturen handmatig te beheren. Je ontvangt een paar facturen van leveranciers, stuurt er een paar naar klanten en houdt zonder veel moeite de betalingen bij. Naarmate je activiteiten toenemen, kunnen diezelfde processen echter moeilijker te beheren worden.

Het implementeren van een factuurbeheersysteem is een positieve mijlpaal. Het betekent dat u een groeiend klantenbestand en actievere zakelijke relaties hebt, waardoor er behoefte ontstaat aan tools die gelijke tred kunnen houden met uw activiteiten. Maar het kiezen van de juiste beheersoftware vereist enige voorbereiding: u moet vaststellen waar er vaak vertragingen optreden in uw factureringsproces en hoe goed een nieuwe tool kan worden geïntegreerd met de rest van uw financiële systemen.

In deze gids bespreken we hoe factuurbeheer werkt, welke uitdagingen bedrijven vaak tegenkomen en waar u op moet letten bij het kiezen van een oplossing voor factuurverwerking. We introduceren ook het Slash-factureringsdashboard, dat is geïntegreerd in het bredere financiële beheerplatform van Slash. Met Slash kunt u professionele facturen genereren, de betalingsstatus op één plek bijhouden en verschillende betaalmethoden accepteren, variërend van bankoverschrijvingen tot cryptovaluta.⁴ Lees verder om te ontdekken hoe Slash het factuurbeheer van uw bedrijf kan optimaliseren.

Wat is factuurbeheer?

Factuurbeheer verwijst naar de manier waarop bedrijven facturen verwerken, van het aanmaken ervan tot de betaling en het bijhouden van de administratie. Dit beheerproces kan het genereren van facturen, het ontvangen van facturen van leveranciers, het doorsturen ervan ter goedkeuring, het verwerken van factuurgerelateerde betalingen en het opslaan van documenten voor audit- en rapportagedoeleinden omvatten.

Factuurbeheer hangt nauw samen met het beheer van de crediteurenadministratie (AP) en debiteurenadministratie (AR) van uw bedrijf. Door een overzichtelijke administratie bij te houden van de facturen die u hebt ontvangen, kunt u beter bijhouden welke bedragen uw bedrijf verlaten. Door professionele facturen op te stellen en deze effectief te beheren, kunt u betalingen sneller innen, prijsgeschillen verminderen en de afstemming achteraf vereenvoudigen.

Tegenwoordig bestaat er een breed scala aan oplossingen voor elektronische facturering ter ondersteuning van de verschillende workflows die betrokken zijn bij AP en AR. Sommige zakenpartners vertrouwen nog steeds op papieren facturen en fysieke archiveringssystemen. Hier speelt OCR-technologie een rol door facturen te lezen en gegevens te extraheren naar een gecentraliseerd beheersysteem. Andere facturen worden aangeleverd als pdf-bestanden die kunnen worden geüpload voor gestroomlijnde registratie, ontvangsttracking en het matchen van inkooporders. In meer gespecialiseerde gevallen zijn factureringstools ingebouwd in speciale factuurbeheersystemen voor leveranciers of automatiseringsplatforms voor crediteurenadministratie, waarbij ze zijn afgestemd op specifieke processen en operationele behoeften.

Waarom effectief factuurbeheer belangrijk is voor uw bedrijf

Factuurbeheer heeft niet alleen invloed op de manier waarop facturen worden verzonden en betaald. Het speelt ook een rol in de mate waarin een bedrijf inzicht heeft in de inkomsten en uitgaven en hoe efficiënt de dagelijkse financiële taken worden afgehandeld:

Gestroomlijnde crediteuren- en debiteurenadministratie

Crediteuren zijn de bedragen die uw bedrijf verschuldigd is voor goederen of diensten, terwijl debiteuren de bedragen zijn die klanten aan u verschuldigd zijn. Facturen ondersteunen beide partijen door informatie over prijzen, belastingen, kortingen en betalingsvoorwaarden tussen beide partijen te communiceren.

Vereenvoudigd afstemmingsproces

Facturen dienen ook als belangrijk referentiepunt voor interne boekhoudkundige workflows, met name tijdens de afstemming. Bij afstemming worden transactieregistraties tussen systemen vergeleken om de nauwkeurigheid te controleren. Wanneer facturen en betalingsgegevens automatisch worden vastgelegd in plaats van handmatig te worden ingevoerd, kan het proces eenvoudiger worden gestroomlijnd en kost het veel minder tijd, waardoor er minder inspanning nodig is om de registraties op elkaar af te stemmen.

Late betalingen vermijden en relaties met leveranciers versterken

Wanneer facturen verspreid zijn over e-mailketens en archiefkasten, kunnen betalingen worden gemist. Een factuurvolgsysteem dat de goedkeuringsstatus, vervaldata en betalingsvoortgang weergeeft, helpt facturen overzichtelijk te houden. Verbeterde zichtbaarheid kan vertragingen verminderen, tijdige betalingen ondersteunen en helpen om consistentere relaties met leveranciers te onderhouden.

Een betrouwbaar controlespoor opbouwen

Naast de dagelijkse boekhouding kan het bijhouden van een overzichtelijke administratie van uw facturen u helpen bij de voorbereiding op interne of externe audits. Dit kan met name belangrijk zijn voor sterk gereguleerde bedrijven met formele inkoopprocessen, aangezien facturen documenteren of aankopen zijn gedaan via goedgekeurde kanalen, verkopers en leveranciers.

Verbeterde zichtbaarheid van de cashflow

Als u begrijpt hoe openstaande facturen van invloed zijn op kortlopende schulden en vorderingen, krijgt u een duidelijker beeld van uw cashflow en algehele financiële positie. Voor een meer uniform overzicht van inkomsten en uitgaven via bedrijfskaarten, bankoverschrijvingen, digitale betalingen en meer, biedt het analysedashboard van Slash realtime inzicht waarmee financiële teams kunnen plannen rond aankomende verplichtingen.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started

Het factuurbeheerproces ontleed

Hoewel workflows per bedrijf verschillen, verloopt factuurbeheer meestal op dezelfde manier, van aanmaak tot betaling. Hieronder vindt u een overzicht van hoe dit proces werkt wanneer het wordt beheerd via het Slash-factureringsdashboard.

1. Factuur aanmaken en goedkeuren

Om een factuur aan te maken in Slash, ga je naar het factureringsdashboard en selecteer je Nieuwe factuur. Daar kies je een ontvanger en selecteer je een ontvangende rekening. Slash genereert een professionele factuur voor je; het enige wat je hoeft te doen is regelitems toevoegen, een vervaldatum instellen en eventuele relevante belastingen, kortingen of betalingsnotities toepassen. Voordat je de factuur verstuurt, is het belangrijk om de gegevens te controleren om de juistheid ervan te bevestigen en problemen te voorkomen die de betaling zouden kunnen vertragen.

2. Facturen naar klanten versturen

Zodra u "Factuur verzenden" selecteert, formatteert Slash de factuur en bezorgt deze per e-mail aan uw ontvanger. Facturen die via Slash worden verzonden, bevatten ingebouwde betalingsopties, waardoor klanten direct kunnen betalen zonder dat ze om aanvullende instructies of links hoeven te vragen.

3. De status van facturen en vervaldata van betalingen bijhouden

Nadat een factuur is verzonden, verschijnt deze automatisch in het factureringsdashboard naast uw andere facturen. U kunt in één oogopslag zien of een factuur onbetaald, betaald, achterstallig of ongeldig is, waarbij de vervaldatum duidelijk wordt weergegeven. Naarmate de betalingsdatum nadert, kunt u de factuurnotitie bijwerken of herinneringen toevoegen om betalingen op schema te houden.

4. Betalingsverwerking

Slash ondersteunt meerdere betaalmethoden, waaronder ACH-overschrijvingen, bankoverschrijvingen en betalingen in cryptovaluta. Betalingen in cryptovaluta worden verwerkt met behulp van aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins, zoals USDC en USDT. Geld dat via stablecoins wordt ontvangen, kan binnen Slash direct worden omgezet in contant geld, waardoor bedrijven flexibel kunnen omgaan met inkomende betalingen.

5. Transacties registreren en afstemmen in boekhoudsystemen

Zodra een betaling is ontvangen, wordt de factuurstatus in het Slash-dashboard bijgewerkt naar 'Betaald'. Debiteurgegevens worden automatisch geregistreerd en weergegeven in de cashflowanalyses van uw bedrijf. Wanneer het tijd is om af te stemmen, kan Slash transactiegegevens rechtstreeks synchroniseren met QuickBooks, waar u betalingen kunt koppelen aan facturen, inkooporders en ontvangstbewijzen zonder handmatige invoer.

6. Een papieren spoor creëren voor audits

Facturen en betalingsgegevens moeten ook na voltooiing van de betaling worden bewaard. Deze gegevens kunnen nuttig zijn bij externe nalevingsaudits, interne controles of bij het oplossen van factureringsvragen of geschillen met klanten op een later tijdstip.

De grootste uitdagingen voor bedrijven op het gebied van factuurbeheer

Voordat u facturatiebeheersoftware implementeert, kan uw bedrijf groeipijnen ervaren die aangeven dat het tijd is om over te stappen. In het onderstaande gedeelte worden verschillende signalen beschreven die erop kunnen wijzen dat een speciale facturatieoplossing het overwegen waard is:

Inconsistente factuurindeling

Het maken van een professionele factuur met een tekstverwerker kan vervelend zijn. Het toevoegen van een bedrijfslogo kan de opmaak verstoren; subtotalen, belastingen of kortingen moeten mogelijk handmatig worden berekend. Het gebruik van een facturatietool die automatisch facturen genereert, kan helpen om de opmaak te standaardiseren en ervoor te zorgen dat berekeningen consistent worden uitgevoerd. Slash maakt gestructureerde facturen voor u, waardoor u de lay-out niet meer handmatig hoeft aan te passen.

Moeilijkheden bij het volgen van facturen die als pdf-bestanden zijn verzonden

Het versturen van facturen als pdf-bijlage is niet altijd even betrouwbaar. Als een klant geen factuurbeheersysteem met OCR-gegevensuitleeskapaciteiten gebruikt, kan het bestand verdwijnen in een e-mailthread of worden opgeslagen zonder duidelijke herinnering om te betalen. Een factureringssysteem zoals Slash, dat duidelijke, ingebouwde betalingsopties bevat, kan de wrijving voor de ontvanger verminderen en een professionelere factureringservaring bieden.

Fouten door handmatige invoer van factuurgegevens

Typefouten, ontbrekende regelitems of onjuiste bedragen kunnen leiden tot betalingsachterstanden en afstemmingsproblemen. Handmatige invoer is ook tijdrovend naarmate het aantal facturen toeneemt. De integratie van Slash met Quickbooks kan deze problemen tot een minimum beperken, omdat het boekhoudplatform facturen kan matchen met inkooporders om fouten snel op te sporen.

Behandeling van openstaande en achterstallige facturen

Zonder een gecentraliseerd overzicht van facturen kan het moeilijk zijn om te weten welke facturen onbetaald, achterstallig of al betaald zijn. Het facturatieoverzicht van Slash biedt een duidelijk overzicht van de status en vervaldata van facturen, waardoor teams georganiseerd kunnen blijven werken en de kans dat facturen over het hoofd worden gezien, wordt verkleind.

Best practices voor slimmer factuurbeheer

Slimmer factuurbeheer kan worden bereikt door een aantal consistente, duidelijk omschreven werkwijzen binnen één enkel systeem toe te passen. De onderstaande stappen zijn gericht op het verbeteren van het aanmaken, verzenden en volgen van facturen naarmate de factureringsactiviteiten toenemen:

Standaardiseer het aanmaken van facturen: Gebruik een systeem dat automatisch factuuropmaak en e-mailteksten genereert om een consistente, volledige facturering te garanderen. Slash maakt gestructureerde facturen en formatteert factuur-e-mails voor u.
Bied meerdere betalingsopties aan: Maak het klanten gemakkelijk om te betalen door ACH, bankoverschrijvingen, realtime rails en aan de USD gekoppelde stablecoins zoals USDC en USDT te ondersteunen, met ingebouwde betalingsverwerking die rechtstreeks via Slash wordt afgehandeld.
Volg de status van facturen op één plek: Het factureringsdashboard van Slash toont de betalingsstatus van uw facturen, zodat debiteurenbeheerteams kunnen zien wat er nog openstaat en waar mogelijk follow-up nodig is.
Verminder overmatige follow-ups: Gecentraliseerde tracking helpt onnodige herinneringen te verminderen en zorgt ervoor dat follow-up alleen plaatsvindt wanneer dat echt nodig is.
Houd uw facturen goed geordend: Door al uw facturen en betalingsgegevens in één systeem op te slaan, kunt u gemakkelijker eerdere facturen raadplegen, facturen opnieuw versturen of vragen van klanten beantwoorden.

Toonaangevende platforms voor geautomatiseerd factuurbeheer

Tools voor factuurbeheer vallen meestal in twee categorieën: platforms die facturering behandelen als onderdeel van een breder financieel besturingssysteem, of tools die zich richten op het automatiseren van specifieke AP- of AR-workflows. Als teams begrijpen hoe deze platforms van elkaar verschillen, kunnen ze software kiezen die aan hun huidige behoeften voldoet:

Slash

Slash combineert factuurverwerking met uw volledige financiële stack, zodat uw factuurbeheerproces rechtstreeks gekoppeld is aan de geldstromen binnen uw bedrijf. Met Slash kunt u uw debiteurenbeheer stroomlijnen door betalingsverwerking in uw facturen te integreren, terwijl u tegelijkertijd uw crediteurenbeheer ondersteunt door middel van terugkerende, geautomatiseerde facturering via meerdere betalingskanalen.

Belangrijke facturerings- en financiële beheersfuncties zijn onder meer:

Een dashboard voor het maken van professionele facturen, het versturen ervan met behulp van opgeslagen bankgegevens van ontvangers en het bijhouden van de betalingsstatus.
Ingebouwde betalingsopties waarmee klanten facturen rechtstreeks kunnen betalen via ACH, bankoverschrijving of aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins.
Directe integratie met QuickBooks voor automatische transactiesynchronisatie en actuele boekhouding, plus Plaid-connectiviteit en gegevensimport vanuit Xero.
Ondersteuning voor binnenlandse realtime betalingen via RTP en FedNow, naast internationale betalingen naar meer dan 180 landen via SWIFT.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started

Intuit QuickBooks

QuickBooks is boekhoudsoftware die rechtstreeks kan worden geïntegreerd met Slash, zodat u transactiegegevens naadloos tussen beide platforms kunt exporteren. QuickBooks ondersteunt crediteurenprocessen met OCR-mogelijkheden waarmee factuurgegevens kunnen worden vastgelegd en geregistreerd. Recente toevoegingen zoals Intuit Assist introduceren AI-aangedreven tools voor het automatisch genereren en goedkeuren van facturen.

Aanpasbare factuursjablonen met automatische branding en professionele ontwerpopties.
Automatisering van terugkerende facturen voor abonnementen of doorlopende facturering, met automatische verzendschema's.
Voortgangsfacturering om klanten in fasen te factureren op basis van projectmijlpalen of voltooiingspercentage.
Batchfacturering om meerdere facturen te genereren vanuit één enkele gegevensinvoer.

Xero

Xero is cloudgebaseerde boekhoudsoftware die is ontwikkeld voor bedrijven die behoefte hebben aan toegankelijke financiële tools met krachtige automatisering. Dankzij Plaid-connectiviteit en functies voor gegevensimport kan Xero rechtstreeks worden geïntegreerd met Slash, waardoor de boekhoud- en betalingsgegevens van Xero rechtstreeks kunnen worden overgenomen in de analyses en transactieregistraties van Slash.

Aanpasbare factuursjablonen met flexibele branding, kleurenschema's en lay-outopties.
Geautomatiseerde betalingsherinneringen die klanten waarschuwen wanneer de vervaldatum nadert.
Meerdere bezorgopties, waaronder e-mail en sms, om het bereik en de responspercentages te verbeteren.
Online betalingsintegraties met PayPal, Stripe en grote creditcardverwerkers voor snellere afwikkeling.

REKENING

BILL is een platform voor onkostenbeheer dat is gebouwd rond AR- en AP-automatiseringssoftware, met een primaire focus op het verwerken van facturen, het doorsturen van goedkeuringsworkflows en het verwerken van betalingen. Hoewel deze aanpak wellicht werkt voor specifieke workflows rond crediteuren- en debiteurenadministratie, biedt BILL minder opties voor het accepteren van betalingen en meer beperkte manieren om facturen te koppelen aan een bredere bancaire of financiële omgeving in vergelijking met meer geïntegreerde platforms.

Ondersteunt factuurverwerking en automatisering van crediteurenadministratie, maar beperkt de betalingsverwerking van factuurafwikkeling tot ACH- en kaartbetalingen.
Biedt geen treasury management, spaarrekeningen met hoog rendement of kapitaalfinancieringsproducten aan.
Gebruikt prijzen per gebruiker, wat duur kan worden naarmate teams groeien, met het Essentials-abonnement voor $ 49 per gebruiker per maand en het Corporate-abonnement voor $ 89 per gebruiker per maand.

Tipalti

Tipalti is een complexere factureringsoplossing die voornamelijk is ontworpen voor grotere organisaties met veel crediteurenadministratie en inkoopbehoeften. Tipalti is geen volledig bankplatform en functioneert meer als een ERP-systeem. De kernfuncties zijn gericht op factuurverwerking en goedkeuringsworkflows, met meer geavanceerde mogelijkheden die alleen beschikbaar zijn bij hogere prijsklassen.

Een leveranciersportaal waarmee leveranciers rechtstreeks factuurgegevens kunnen indienen, waarbij facturen worden doorgestuurd via goedkeurings- en betalingsworkflows.
Wereldwijde betalingsopties en ondersteuning voor meerdere entiteiten zijn alleen beschikbaar via Tipalti Advanced, vanaf $ 199 per maand.
Geen ondersteuning voor realtime betalingssystemen, native bankfuncties of betalingen in cryptovaluta.
Er is een bedrijfskaart beschikbaar, maar zonder bijbehorende bankstack, waardoor het moeilijker is om cashflow- en uitgavengegevens te centraliseren.

Optimaliseer uw factuurbeheer met Slash

Facturering moet niet los van de rest van uw financiën worden behandeld. Slash heeft facturering opgenomen in zijn bredere financiële platform, dat is ontworpen om complexe, branchespecifieke workflows te ondersteunen.

Met Slash kunt u facturen aanmaken, versturen en volgen op dezelfde plek waar u al uw financiële activiteiten beheert. Facturen worden naast kaartuitgaven, betalingsacceptatie en geautomatiseerde financiële processen weergegeven, waardoor u minder vaak tussen verschillende tools hoeft te schakelen. Slash biedt realtime inzicht in hoe geld door uw bedrijf stroomt, waardoor u uw cashflow effectiever kunt monitoren en beheren.

Enkele aanvullende manieren waarop Slash facturering en bredere financiële workflows ondersteunt, zijn onder meer:

Geldbeheer dat is ontworpen voor flexibiliteit: Scheid uw bedrijfskapitaal en kasmiddelen om kasstromen te organiseren of middelen voor verschillende doeleinden te bundelen. Beheer meerdere bedrijfsentiteiten, locaties of dochterondernemingen vanuit één dashboard, met geconsolideerde rapportage en duidelijk inzicht in alle rekeningen.
Dynamische betaalmethoden: Slash ondersteunt een breed scala aan betalingen, waaronder wereldwijde ACH, internationale overschrijvingen naar meer dan 180 landen via SWIFT en realtime binnenlandse betalingen via RTP en FedNow.
Financiering van werkkapitaal: Met de werkkapitaallening van Slash kunt u direct binnen het platform geld opnemen wanneer u extra liquiditeit nodig heeft en kiezen tussen flexibele terugbetalingstermijnen van 30, 60 of 90 dagen die aansluiten bij uw AP-prognoses.⁵
Ondersteuning voor native cryptocurrency: Zet geld om in aan de USD gekoppelde stablecoins zoals USDT of USDC om overschrijvingen via de blockchain te versturen. Dit biedt een alternatieve betaalmethode die kosten en afwikkelingstijden kan verminderen.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

Veelgestelde vragen

Kan Slash de processen voor crediteurenadministratie automatiseren?

Slash ondersteunt workflows voor crediteurenadministratie door geplande en geautomatiseerde betalingen via meerdere betalingskanalen mogelijk te maken, waardoor er minder handmatige stappen nodig zijn bij het betalen van leveranciers.

Wat is OCR-technologie?

OCR-technologie (optische tekenherkenning) leest tekst uit documenten zoals papieren facturen of pdf's en zet deze om in gestructureerde digitale gegevens. Dit vermindert handmatige gegevensinvoer door automatisch belangrijke factuurgegevens te extraheren.

Kan Slash worden geïntegreerd met ERP- of boekhoudsoftware?

Slash kan direct worden geïntegreerd met QuickBooks voor automatische transactiesynchronisatie en ondersteunt gegevensimport vanuit Xero via Plaid. Dankzij deze integraties blijven factuur- en betalingsgegevens synchroon lopen met uw boekhoudsysteem, en kunnen ERP-verbindingen worden ondersteund via export of bestaande boekhoudworkflows.

Ontdek met AI