Hoe de facturerings- en factureringsprocessen verschillen, en waarom dit belangrijk is voor uw bedrijf
Veel eigenaren van kleine bedrijven gebruiken de termen 'facturering' en 'factureren' door elkaar, in de veronderstelling dat ze verwijzen naar hetzelfde proces van het aanvragen van betaling bij klanten. Hoewel beide belangrijk zijn voor het ontvangen van betalingen en het bijhouden van verschuldigde bedragen, zijn ze niet precies hetzelfde. Inzicht in het verschil tussen beide kan een grote invloed hebben op de manier waarop uw bedrijf de cashflow, klantrelaties en financiële administratie beheert.
Facturering en facturatie verschillen in het moment waarop u betaling vraagt, hoeveel details u verstrekt en welke bedrijfsmodellen ze het beste ondersteunen. Terwijl facturering doorgaans wordt geassocieerd met terugkerende inkomsten en geautomatiseerde incasso's, richt facturatie zich op het documenteren van specifieke transacties of voltooid werk. De verschillen gaan verder dan semantiek; elk proces heeft verschillende procedurele vereisten die niet altijd één op één overeenkomen.
In deze gids gaan we dieper in op het verschil tussen facturering en factureren, en leggen we uit hoe elk daarvan iets andere financiële tools en workflows vereist. We leggen ook uit hoe moderne platforms zoals Slash factureringsmogelijkheden koppelen aan bank- en boekhoudsoftware, waardoor veel van het handmatige werk dat doorgaans gepaard gaat met het innen van betalingen en het bijhouden van financiële gegevens, wordt geëlimineerd.¹ Automatisering kan fouten bij het invoeren van gegevens verminderen, de verwerking van betalingen versnellen en realtime inzicht geven in de cashflow, zodat uw bedrijf zijn debiteurenprocessen beter kan beheren en optimaliseren.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Wat betekent facturering?
Facturering verwijst naar het proces waarbij klanten worden gefactureerd voor goederen of diensten die door uw bedrijf worden geleverd. Het is een bredere term die de hele cyclus van het aanvragen van betaling omvat, van de eerste transactie tot het innen van het verschuldigde bedrag. Het factureringsproces omvat doorgaans het vaststellen van betalingsvoorwaarden, het genereren van een betalingsverzoek en het opvolgen ervan totdat u het geld hebt ontvangen.
In veel gevallen vindt facturering op terugkerende basis plaats. Denk bijvoorbeeld aan uw maandelijkse energierekeningen, abonnementen of lidmaatschapskosten. Deze geautomatiseerde factureringscycli sturen klanten regelmatig rekeningen zonder dat er een gedetailleerd overzicht van elk verkocht product of elke geleverde dienst nodig is. Het factureringssysteem houdt bij wat de klant verschuldigd is en verwerkt betalingen volgens vooraf vastgestelde voorwaarden.
Wat is facturering?
Facturering is een specifieker, documentgericht onderdeel van het factureringsproces. Een factuur is een formeel verzoek om betaling dat gekoppeld is aan een bepaalde transactie of reeks transacties.
Een typische factuur bevat een factuurnummer, een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten, hoeveelheden, eenheidsprijzen, toepasselijke belastingen, het totale verschuldigde bedrag en een betalingstermijn. Vanwege dit detailniveau dienen facturen zowel als betalingsverzoek als officieel boekhoudkundig document.
In tegenstelling tot terugkerende facturering vindt facturering meestal plaats nadat het werk is voltooid of de goederen zijn geleverd. Elke factuur komt overeen met een afzonderlijke opdracht, waardoor dit vooral handig is voor projectmatig of variabel werk.
De belangrijkste verschillen tussen facturering en factureren
Als we verder kijken dan de definities van de twee begrippen, worden de werkelijke verschillen tussen facturering en factureren duidelijker in de manier waarop ze operationeel worden gebruikt. Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, vervullen ze verschillende rollen binnen de betalingscyclus en worden ze in verschillende zakelijke contexten toegepast. Hieronder volgt een vergelijking tussen beide begrippen:
Doel
Hoewel zowel facturering als facturering tot doel hebben betalingen te innen, verschillen hun exacte doelen enigszins. Facturering omvat de volledige procedure die uw bedrijf gebruikt om betalingen aan te vragen en debiteuren te beheren. Het is het systeem dat ervoor zorgt dat er geld naar uw bedrijf stroomt.
Facturering daarentegen zorgt voor een duidelijk overzicht van wat een klant verschuldigd is voor specifieke goederen of diensten. De belangrijkste functie ervan is het leveren van documentatie ter ondersteuning van de boekhouding, belastingaangifte en geschillenbeslechting.
Timing
Facturering gebeurt vaak op regelmatige tijdstippen en kan plaatsvinden voordat de diensten volledig zijn geleverd. Een abonnementsbedrijf kan bijvoorbeeld aan het begin van elke maand klanten factureren voor de toegang die ze gedurende die periode zullen krijgen.
Facturering vindt doorgaans plaats na levering of voltooiing. Zodra het werk is voltooid, stuurt u een factuur met een overzicht van wat er precies is geleverd en wanneer de betaling verschuldigd is.
Detailniveau
Facturen zijn aanzienlijk gedetailleerder dan algemene rekeningen. Wanneer u een factuur aanmaakt, vermeldt u daarop de afzonderlijke posten met nauwkeurige details over elk product of elke dienst, de hoeveelheden, de individuele eenheidsprijzen, eventuele toepasselijke belastingen en het totale verschuldigde bedrag. Dankzij dit detailniveau weten zowel u als uw klant precies wat er in rekening wordt gebracht en waarom.
Facturen, vooral voor terugkerende diensten, zijn meestal minder nauwkeurig. Op een maandelijkse factuur staat mogelijk één bedrag vermeld zonder dat alle inbegrepen functies worden gespecificeerd, wat het controleren vereenvoudigt, maar minder documentatie biedt.
Gebruikscontest
Facturering komt het meest voor in langdurige relaties waarbij de kosten in de loop van de tijd relatief constant blijven. Abonnementsbedrijven, lidmaatschapsorganisaties en dienstverleners die op basis van een vast bedrag werken, maken vaak gebruik van geautomatiseerde factureringssystemen en automatische incasso's om betalingen op voorspelbare wijze te innen.
Facturering komt vaker voor bij eenmalige projecten of werkzaamheden die per opdracht verschillen. Freelancers, consultants en bedrijven die maatwerkproducten leveren, gebruiken facturen om rekening te houden met veranderende omvang, te leveren prestaties en prijzen. Dit betekent meestal dat er behoefte is aan dynamischere, gespecialiseerde methoden voor het overmaken en innen van geld, in plaats van alleen te vertrouwen op ACH-credits of -debits.
Praktijkvoorbeelden: facturering en factureren voor kleine bedrijven
Als je ziet hoe facturering en factureren in de praktijk werken, kun je de verschillen beter begrijpen. Hier zijn een paar veelvoorkomende scenario's voor kleine bedrijven:
Een freelance ontwerper die een factuur opstelt voor een klant
Na voltooiing van een logo-ontwerpproject stuurt een freelance grafisch ontwerper een factuur naar de klant. Op de factuur staan de geleverde diensten (zoals ontwerpen, revisies en definitieve bestanden) vermeld, samen met de totale kosten, betalingsvoorwaarden en vervaldatum.
De ontwerper kan een factuursjabloon gebruiken om alles consistent te houden. Zodra de betaling is ontvangen, wordt de factuur onderdeel van de boekhouding van de ontwerper, waardoor hij zijn inkomsten kan bijhouden en zijn cashflow in de loop van de tijd kan beheren.
Een SaaS-abonnement met maandelijkse kosten
Een software-as-a-service-bedrijf maakt doorgaans gebruik van geautomatiseerde facturering om klanten maandelijkse of jaarlijkse abonnementen in rekening te brengen. Betalingen worden automatisch op de geplande datum verwerkt en klanten ontvangen een bevestiging of ontvangstbewijs.
Omdat de factureringscyclus terugkerend is, hoeft u niet elke periode handmatig een nieuwe factuur aan te maken. Als een betaling mislukt, bijvoorbeeld vanwege een verlopen kaart of onvoldoende saldo, kan het factureringssysteem herinneringen versturen en de klant vragen om zijn betalingsgegevens bij te werken.
Terugkerende lidmaatschapsfacturering versus gefactureerd projectwerk
Neem bijvoorbeeld een bedrijfsadviesbureau dat zowel vaste diensten als projectmatig werk aanbiedt. Voor vaste klanten hanteert het bureau een terugkerende facturering, waarbij elke maand automatisch hetzelfde bedrag in rekening wordt gebracht voor doorlopende adviesdiensten. Dit factureringsproces is voorspelbaar en geautomatiseerd, waardoor er minimale handmatige tussenkomst nodig is.
Voor klanten met projecten stuurt het bedrijf na afloop van elke opdracht een factuur. Deze facturen bevatten een gedetailleerd overzicht van de gewerkte uren, gemaakte kosten en geleverde prestaties. Elke factuur bevat unieke voorwaarden op basis van de omvang van het project en kan andere betalingsvoorwaarden bevatten dan de standaardovereenkomst. Dankzij deze flexibiliteit kan het bedrijf zijn factureringsproces aanpassen aan de verschillende behoeften van klanten en tegelijkertijd een nauwkeurige administratie bijhouden van alle financiële transacties.
5 beste praktijken voor facturering en factureren
Duidelijke, consistente facturerings- en betalingspraktijken kunnen u helpen sneller betaald te worden en verwarring bij zowel u als uw klanten te verminderen. Door een paar kleine procedurele wijzigingen door te voeren, kunt u aanzienlijke verbeteringen aanbrengen in het beheer van uw cashflow en het stroomlijnen van uw administratie. Hier zijn vijf best practices:
1. Gebruik consistente terminologie en documentatie
Stel duidelijke normen vast voor de manier waarop u goederen of diensten beschrijft in alle facturen en factureringsdocumenten. Door in alle facturen dezelfde taal te gebruiken, kunnen klanten gemakkelijker begrijpen waarvoor ze worden gefactureerd en worden vragen en onduidelijkheden voorkomen.
In uw Slash-dashboard kunt u eenvoudig professionele facturen aanmaken en versturen met behulp van opgeslagen klant- en bankgegevens. Selecteer gewoon een klant, voeg regelitems toe, kies uw depositorekening en voeg eventuele opmerkingen of betalingsinstructies toe. Na verzending wordt de factuur veilig opgeslagen in uw account en automatisch per e-mail naar uw klant verzonden met ingebouwde betalingsgegevens.
2. Duidelijke betalingsvoorwaarden en verwachtingen
Vermeld altijd vooraf uw betalingsvoorwaarden, met de vervaldatum duidelijk zichtbaar op elke factuur. Wees duidelijk over welke betaalmethoden u accepteert, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over hoe klanten kunnen betalen. Als u kortingen voor vroege betaling aanbiedt of late betalingskosten in rekening brengt, vermeld dit dan duidelijk. En wanneer u net-30- of net-60-voorwaarden hanteert, zorg er dan voor dat klanten begrijpen dat de betalingstermijn begint wanneer de factuur wordt verzonden, niet wanneer deze intern wordt geopend of goedgekeurd.
3. Automatische herinneringen en beleid inzake late betalingskosten
Gebruik geautomatiseerde systemen zoals Slash om de status van facturen bij te houden en te zien wanneer betalingen achterstallig zijn. Door consistente, vriendelijke herinneringen te sturen wanneer de vervaldatum nadert, blijven facturen onder de aandacht zonder dat er handmatige follow-ups nodig zijn. Koppel herinneringen aan een duidelijk omschreven beleid voor late betalingen dat is opgenomen in uw betalingsvoorwaarden.
4. Nauwkeurige administratie voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden
Elke factuur en rekening die u verstuurt, moet correct worden geregistreerd in uw boekhoudsysteem. Deze documentatie is essentieel voor het bijhouden van inkomsten, het beheren van debiteuren en het opstellen van nauwkeurige belastingaangiften.
Wanneer tools zoals QuickBooks worden gesynchroniseerd met Slash, worden uw financiële gegevens automatisch bijgewerkt wanneer facturen worden aangemaakt en betalingen worden ontvangen. Door gegevens tussen uw bank- en boekhoudsystemen te delen, worden fouten bij handmatige invoer verminderd en krijgt u realtime inzicht in de financiële gezondheid van uw bedrijf.
5. Tijdige afstemming
Controleer regelmatig uw facturatiegegevens en betalingsgegevens. Koppel elke ontvangstbewijs of inkooporder aan de bijbehorende factuur om te controleren of alle verschuldigde bedragen zijn geïnd en correct zijn toegepast.
Door statistieken bij te houden, zoals de gemiddelde betalingstermijn, het percentage tijdige betalingen en openstaande vorderingen, kunt u cashflowpatronen vroegtijdig signaleren. Deze inzichten kunnen het gemakkelijker maken om betalingsvoorwaarden aan te passen, sneller op te volgen of facturen sneller te versturen nadat het werk is voltooid.
De juiste factureringstools voor uw kleine onderneming kiezen
De juiste factureringstools doen meer dan alleen betalingsverzoeken versturen. Ze bepalen hoe gemakkelijk u betalingen kunt innen, hoe duidelijk u de cashflow kunt overzien en hoe goed uw systemen meegroeien met uw bedrijf. Voor kleine bedrijven zijn de beste oplossingen die facturering, betalingen en boekhouding combineren in één betrouwbare workflow. Hier zijn enkele belangrijke functies waar u op moet letten:
- Intuïtieve interface: Zoek naar software waarmee u eenvoudig facturen kunt maken en versturen zonder dat u daarvoor een steile leercurve hoeft te doorlopen. Met het dashboard van Slash kunt u de bankgegevens van klanten beheren, professionele facturen genereren en snel zien welke facturen nog openstaan, achterstallig zijn of betaald zijn, allemaal op één plek.
- Integratie met boekhoudsoftware: Uw factuur- en factureringsgegevens moeten rechtstreeks in uw boekhouding worden opgenomen om de financiële rapportage en belastingaangifte te stroomlijnen. Slash maakt rechtstreeks verbinding met QuickBooks om uw boekhouding accuraat te houden zonder dubbele gegevensinvoer, waardoor u een duidelijk beeld krijgt van hoe factureringsactiviteiten de algehele cashflow beïnvloeden.
- Ondersteuning voor meerdere betaalmethoden: Verschillende klanten hebben verschillende betalingsvoorkeuren, en door hierop in te spelen kan de incassotijd aanzienlijk worden verkort. Met Slash kunnen klanten rechtstreeks vanuit de factuur zelf betalen en worden meerdere betalingsopties ondersteund, waaronder kaartbetalingen, ACH- en bankoverschrijvingen, of betalingen in cryptovaluta met behulp van USDC- en USDT-stablecoins.⁴
- Internationale factureringsmogelijkheden: Bedrijven die met internationale klanten of leveranciers werken, hebben tools nodig waarmee ze grensoverschrijdende betalingen kunnen verwerken zonder extra complexiteit of hoge kosten. Met Slash kunt u ACH- of bankoverschrijvingen naar meer dan 180 landen verzenden en ontvangen, waardoor het gemakkelijker wordt om betalingen te innen en leveranciers wereldwijd te betalen zonder meerdere bankrelaties te hoeven beheren.
- Schaalbaarheid voor groeiende teams: Naarmate uw activiteiten groeien, moet uw factureringssysteem extra gebruikers, grotere transactievolumes en meer genuanceerde machtigingen ondersteunen. Slash biedt op rollen gebaseerde toegangscontroles, zodat u kunt beheren wie facturen aanmaakt, betalingen verwerkt en gevoelige financiële gegevens bekijkt naarmate uw team groeit.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Hoe Slash de facturering voor uw bedrijf kan stroomlijnen
Slash brengt facturering en betalingen samen op één platform, waardoor veel van de wrijving die het incassoproces vertraagt, wordt weggenomen. U kunt facturen rechtstreeks vanuit uw dashboard aanmaken, verzenden en volgen, met ingebouwde betalingsverwerking waardoor klanten onmiddellijk kunnen betalen in plaats van naar aparte portalen te moeten navigeren.
Het platform kan direct worden geïntegreerd met QuickBooks en Xero, zodat elke factuur die je verstuurt en elke betaling die je ontvangt automatisch wordt bijgewerkt in je boekhouding. Hierdoor hoef je geen gegevens meer handmatig in te voeren en blijven je boeken nauwkeurig en up-to-date. Bovendien krijg je door realtime inzicht in saldi en automatische transactieregistratie voor alle betaalmethoden een nauwkeurig beeld van je cashflow, zodat je precies weet hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat.
Naast facturering ondersteunt Slash ook de bredere financiële activiteiten rondom het innen, verplaatsen en beheren van geld door uw bedrijf, met functies zoals:
- Slash Visa® Platinum Card: Geef een onbeperkt aantal virtuele kaarten uit en ontvang tot 2% cashback. Beheer uitgaven met limieten per kaart en beperkingen op handelaarsniveau. Meld u vandaag nog aan zonder traditionele kredietcontrole.
- Diverse betaalmethoden: Verzend ACH- of bankoverschrijvingen naar meer dan 180 landen via het SWIFT-netwerk. Onbeperkte binnenlandse betalingen zonder transactiekosten voor Pro-gebruikers. Maak gebruik van realtime rails RTP en FedNow.
- Hoogrentende spaarrekeningen: Verdien tot 3,86% rendement op jaarbasis door geld te beleggen in geldmarktbeleggingen van BlackRock en Morgan Stanley, die allemaal rechtstreeks vanuit uw Slash-account worden beheerd.⁶
- Modern zakelijk bankieren: Automatische transactieregistratie voor al uw betaalmethoden, realtime inzicht in saldi en virtuele rekeningen die het gemakkelijker maken om verschillende kasstromen binnen uw bedrijf te begrijpen en te beheren.
- Ondersteuning voor native cryptocurrency: Bewaar, verstuur en ontvang aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins USDC en USDT, met ingebouwde on/off-ramps om geld tussen uw Slash-account en crypto om te zetten. Cryptobetalingen omzeilen veel van de kosten en verwerkingsvertragingen van traditionele banken, waardoor vrijwel onmiddellijke, goedkope overboekingen wereldwijd mogelijk zijn.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Zijn digitale facturen wettelijk geldig?
Ja. In de VS zijn digitale facturen wettelijk geldig volgens de E-Sign Act. Ze moeten de vereiste gegevens bevatten, zoals de gegevens van de verkoper, een beschrijving van de goederen of diensten, het verschuldigde bedrag en de toepasselijke belastingen.
Welke veelgemaakte fouten moeten kleine bedrijven vermijden bij het factureren?
Veelvoorkomende fouten zijn onder meer onduidelijke betalingsvoorwaarden, inconsistente factuurformattering, te late verzending van facturen en het niet opvolgen van achterstallige betalingen. Het vertrouwen op handmatige processen in plaats van automatisering kan ook leiden tot fouten en gemiste incasso's.
Hoe vaak moet ik facturen versturen in plaats van rekeningen?
Facturen moeten worden verzonden na voltooiing van het werk of levering van de goederen, met name voor projectmatige of variabele diensten. Rekeningen zijn beter geschikt voor terugkerende kosten waarbij diensten of toegang op continue basis worden geleverd, zoals abonnementen of voorschotten.
Lees meer van ons
