Hoe maak je een factuur: een handleiding voor het snel en eenvoudig opstellen van professionele facturen
Je probeert een professionele factuur op te stellen voor een belangrijke klant, maar er stapelen zich kleine problemen op. Je bent bijna vergeten je rekeningnummer te vermelden en de opmaak ziet er niet helemaal goed uit. Zodra de factuur is verzonden, wordt deze opgeborgen en vergeten. Weken later realiseer je je dat de betaling nooit is binnengekomen en moet je je stappen terugvolgen om erachter te komen waarom.
Facturen zijn belangrijker dan u misschien denkt. Een goede factuur doet meer dan alleen om betaling vragen. Het vormt een duidelijk bewijs van uw overeenkomst en helpt u om op tijd betaald te worden. Het is vaak ook het eerste officiële document dat uw klant te zien krijgt, wat betekent dat het een grote invloed kan hebben op de indruk die hij van uw bedrijf krijgt.
In deze handleiding leggen we uit wat een factuur is, welke informatie erop moet staan en hoe u stap voor stap een factuur kunt maken. We bespreken ook hoe geautomatiseerde facturatiesoftware het maken, verzenden en innen van facturen kan vereenvoudigen. Daarbij belichten we de nieuwe factureringsfunctie van Slash en laten we zien hoe deze functie bedrijven helpt om consistente facturen te genereren, openstaande saldi bij te houden en betalingen te innen binnen ons full-stack zakelijke bankplatform.¹
Wat is een factuur?
Een factuur is een document dat wordt gebruikt om een klant om betaling te vragen voor goederen of diensten. Naast hun expliciete doel spelen facturen ook een belangrijke rol bij het beheer van debiteuren en het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens voor belastingdoeleinden en rapportage.
Een factuur geeft een overzicht van de details van een transactie in een gespecificeerde lijst. Elke regel vertegenwoordigt een geleverd product of een geleverde dienst, samen met de hoeveelheid en de prijs van de goederen. Het subtotaal geeft de waarde weer van alle regels samen. Facturen kunnen ook toepasselijke belastingen, extra kosten of toegepaste kortingen bevatten, die allemaal worden weergegeven in het uiteindelijke verschuldigde saldo.
Elke factuur moet belangrijke identificatiegegevens en betalingsinstructies bevatten. Een uniek factuurnummer helpt zowel het bedrijf als de klant om de transactie te refereren, terwijl duidelijk omschreven betalingsvoorwaarden uitleggen hoe en wanneer de factuur moet worden betaald. Facturen kunnen ook overeenkomen met inkooporders (PO's), documenten die klanten indienen wanneer ze goederen of diensten aanvragen. Door factuur- en PO-identificatiegegevens te matchen, blijven de gegevens in de software voor debiteurenbeheer op elkaar afgestemd.
Nadat u een factuur hebt gemaakt, wordt deze naar de klant verzonden – meestal per e-mail, facturatiesoftware of een klantportaal – om het betalingsproces formeel in gang te zetten.
Hoe maak je een factuur: een stapsgewijze handleiding
Het opstellen van een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er zijn wel een paar belangrijke details die correct moeten worden ingevuld. De onderstaande stappen laten zien hoe u een duidelijke, professionele factuur opstelt die voor klanten gemakkelijk te begrijpen en te betalen is:
1. Kies een factuursjabloon en formaat
Begin met het selecteren van een factuursjabloon dat past bij uw zakelijke behoeften. Door één sjabloon te gebruiken voor al uw facturen, zorgt u voor consistentie in uw administratie en voorkomt u dat belangrijke details worden weggelaten. U kunt uw factuur als digitaal document aanmaken met behulp van een tekstverwerker, boekhoudsoftware of een zakelijk bankplatform zoals Slash. Veel bedrijven slaan facturen op als pdf-bestanden en versturen ze ook in dat formaat. Zo blijft de oorspronkelijke opmaak behouden en kunnen er geen wijzigingen in worden aangebracht.
2. Voeg uw bedrijfsgegevens toe
Vermeld bovenaan de factuur duidelijk uw bedrijfsgegevens, waaronder uw bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Zo kan de klant snel zien wie de afzender is en hoe hij contact met u kan opnemen als hij vragen heeft. Vermeld verderop op de factuur duidelijke betalingsinstructies voor de klant, zoals de bankgegevens voor de aanbetaling en eventuele opmerkingen over geaccepteerde betaalmethoden.
3. Voeg de gegevens van uw klant toe
Voeg vervolgens de naam van de klant, de bedrijfsnaam en het factuuradres toe aan de bovenkant van de factuur. Door nauwkeurige klantgegevens op te nemen, zorgt u ervoor dat de factuur naar de juiste persoon of afdeling wordt gestuurd, wat ook vertragingen bij de verwerking of betaling kan voorkomen.
4. Geef een overzicht van de geleverde goederen of diensten
Maak een gespecificeerde lijst van de goederen of diensten die u hebt geleverd. Elke regel moet een beschrijving bevatten van het product of de dienst, de hoeveelheid of het aantal gefactureerde uren en de prijs.
5. Bereken totalen, belastingen en aanpassingen
Zodra alle regelitems zijn vermeld, berekent u het subtotaal en past u vervolgens de vereiste belastingen, kosten of kortingen toe. Geef duidelijk weer hoe elke aanpassing het eindtotaal beïnvloedt, zodat de klant gemakkelijk kan begrijpen hoe het verschuldigde bedrag is berekend.
6. Controleer, sla op en verstuur de factuur
Controleer voor verzending of de factuur correct en volledig is. Stuur de factuur vervolgens naar uw klant via e-mail, facturatiesoftware of een klantportaal om het betalingsproces in gang te zetten.
Hoe maak je een factuur aan met Slash?
Met de ingebouwde factuurgenerator van Slash kunt u rechtstreeks vanuit uw dashboard facturen aanmaken, bijhouden en versturen. Klantgegevens, factuurbedragen en vervaldata worden op één plek opgeslagen, wat het factureren eenvoudiger maakt en handmatige gegevensinvoer of follow-up vermindert. Facturen kunnen in slechts een paar stappen worden gegenereerd en verzonden, met automatische registratie voor uw boekhouding. Zo gebruikt u het:
- Ga naar de pagina Facturering in het Slash-dashboard, waar u al uw openstaande en betaalde facturen kunt bekijken, samen met de bedragen en vervaldata.
- Om een factuur aan te maken, klikt u rechtsboven op Nieuwe factuur. U wordt eerst gevraagd om een ontvanger te selecteren. U kunt een ontvanger kiezen op basis van hun opgeslagen contact- en bankgegevens, of handmatig de gegevens van een nieuwe klant toevoegen.
- Vervolgens wordt u gevraagd om regelitems aan de facturen toe te voegen, inclusief hoeveelheden en prijzen. Slash wijst automatisch een uniek factuurnummer toe om uw administratie overzichtelijk te houden. Tijdens deze stap kunt u ook omzetbelasting of kortingen toepassen indien nodig.
- Kies vervolgens een vervaldatum en een depositorekening. Optioneel kunt u een memo invoeren met een beschrijving van de factuur of eventuele aanvullende betalingsinstructies.
- Zodra alle informatie is ingevoerd, kunt u een voorbeeld van uw factuur bekijken voordat u deze aanmaakt en verstuurt. Nadat u op Factuur aanmaken hebt geklikt, wordt een kopie van de factuur zowel opgeslagen in uw Slash-dashboard als automatisch verzonden naar het e-mailadres van de ontvanger.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Handmatige facturering versus factureringssoftware: voor- en nadelen en afwegingen
In de onderstaande paragrafen wordt uitgelegd hoe facturatiesoftware omgaat met opmaak, levering, betaling en tracking op manieren die handmatige methoden simpelweg niet kunnen:
Digitale facturen kunnen betalingen stroomlijnen
Digitale facturen vereenvoudigen het factureringsproces door de wrijving tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van een betaling te verminderen. Met sommige tools, zoals Slash, kunnen ontvangers rechtstreeks vanuit de factuur zelf een betaling initiëren, met een duidelijke optie om te betalen onderaan het document. Door alle facturen op één plek bij te houden, is het ook gemakkelijker om te zien welke betalingen nog openstaan, waardoor teams hun debiteurenbeheer efficiënter kunnen uitvoeren.
Factuursjablonen kunnen automatisch worden gegenereerd
Wanneer u een factuur maakt in een tekstverwerker of spreadsheet, kan de opmaak gemakkelijk verstoord raken. Logo's kunnen verschuiven, de spatiëring kan inconsistent worden en totalen worden mogelijk niet correct berekend. Slash elimineert deze stap door vooraf de vereiste factuurgegevens vast te leggen en deze automatisch in te voeren in een consistent opgemaakte, professionele factuur en bijbehorende e-mail.
Integratie met uw zakelijke bank- en debiteurenbeheersoftware
Als uw factureringsproces niet is gekoppeld aan uw bankplatform, controleert u waarschijnlijk handmatig uw bankrekening om betalingen te bevestigen en registreert u vervolgens de activiteiten in afzonderlijke systemen. Met Slash worden alle factuurdocumenten weergegeven in het dashboard en worden inkomende betalingen automatisch opgenomen in uw analyses voor een realtime overzicht van uw cashflow.
Factuurnummers en inkooporders kunnen automatisch worden gekoppeld.
Sommige boekhoud- en facturatiesoftware kan factuurnummers automatisch koppelen aan bijbehorende inkooporders met behulp van tweewegkoppeling (factuur aan inkooporder) of driewegkoppeling (factuur, inkooporder en betaling of ontvangstbewijs). Wanneer facturen en betalingen vanuit een tool zoals Slash worden gesynchroniseerd met QuickBooks, kan uw boekhoudsysteem de inkooporder, factuur en betalingsgegevens aan elkaar koppelen, waardoor er minder handmatige afstemming nodig is.
Verbeter de nauwkeurigheid door opgeslagen ontvangersgegevens te gebruiken
Bij handmatige facturering moet u vaak e-mails of oude gegevens doorzoeken om de juiste klantgegevens te vinden. Facturatiesoftware zoals Slash slaat de contact- en betalingsgegevens van ontvangers op, zodat elke nieuwe factuur op basis van geverifieerde gegevens wordt opgesteld. Dit vermindert de kans op invoerfouten, zorgt ervoor dat facturen naar de juiste bestemming worden verzonden en helpt het factureringsproces consistent te houden naarmate uw klantenbestand groeit.
Wat is de beste gratis factuurgenerator?
Gratis factuurgeneratoren verschillen aanzienlijk in omvang en functionaliteit. Hieronder vergelijken we de toonaangevende gratis opties en geven we een overzicht van welke tools de meest complete factureringsmogelijkheden bieden:
Beste overall: Slash
Slash biedt een uniform financieel platform dat facturering, zakelijk bankieren en uitgavenbeheer in één systeem combineert. Het gratis abonnement biedt toegang tot kernfuncties zoals bedrijfskaarten, wereldwijde betalingssystemen, onkostentracking, financiële analyses en directe boekhoudintegraties – functies die bij andere aanbieders vaak alleen tegen betaling beschikbaar zijn.
Facturen die in Slash worden aangemaakt, ondersteunen geïntegreerde betalingsverwerking, waardoor ontvangers rechtstreeks vanuit de factuur kunnen betalen terwijl betalingen automatisch worden geregistreerd in uw dashboard. Bedrijven kunnen openstaande vorderingen controleren en de status van facturen volgen, naast andere bedrijfstransacties. Met de komende ondersteuning voor cryptobetalingen rechtstreeks vanuit facturen naar een Slash-account, worden de betalingsopties uitgebreid zonder dat de manier waarop facturen worden aangemaakt of beheerd, verandert.
Microsoft Word
Microsoft Word is een documentbewerkingsprogramma, geen facturatiesoftware, wat betekent dat facturen handmatig moeten worden aangemaakt en bijgehouden. Het belangrijkste voordeel is de flexibiliteit in het ontwerp, vooral voor gebruikers die al bekend zijn met Microsoft Office en volledige controle willen hebben over de lay-out en opmaak. Er is echter geen automatisering, geen betalingsregistratie, geen herinneringen, geen berekeningen en geen integratie met betalingsverwerkers, waardoor het minder efficiënt en foutgevoeliger kan zijn voor regelmatige facturering.
Golf
Wave combineert facturering met eenvoudige boekhoudtools, wat handig kan zijn voor freelancers en kleine bedrijven die eenvoudige financiën beheren. Het nadeel is dat Wave geld verdient door hoge betalingsverwerkingskosten: 2,9% + 60¢ voor kaarttransacties en 1% voor ACH-overschrijvingen. Bovendien is de functie voor het scannen van bonnen van Wave een betaalde add-on voor $ 8 per maand. De klantenondersteuning voor gratis gebruikers is beperkt tot helpartikelen en een chatbot, wat beperkend kan zijn wanneer er zich problemen voordoen.
PayPal-facturering
PayPal Invoicing is in de eerste plaats ontworpen als een tool voor het innen van betalingen en niet als een uitgebreid factureringssysteem. Klanten kunnen betalen met PayPal-saldi, creditcards, Venmo of Pay Later-opties, maar bedrijven zitten vast aan het betalingsecosysteem en de kostenstructuur van PayPal. De verwerkingskosten zijn relatief hoog, namelijk 3,49% + 49¢ voor de meeste commerciële transacties, terwijl internationale betalingen 4,49% plus extra vaste kosten met zich meebrengen, wat de kosten op termijn aanzienlijk kan verhogen.
Zoho Factuur
Zoho Invoice biedt een breed scala aan functies voor een gratis product, waaronder het bijhouden van uitgaven en het verwerken van betalingen. Het gratis abonnement kent echter enkele belangrijke beperkingen: elk Zoho Invoice-account kan maximaal drie gebruikers hebben, u bent beperkt tot 1.000 facturen per jaar en de gratis versie mist ook meer geavanceerde mogelijkheden, zoals goedkeuringsworkflows en uitgebreide factuuraanpassing.
Vierkante facturen
Square Invoices kan direct worden geïntegreerd met het POS-systeem van Square, wat het handig maakt voor bedrijven die al binnen het Square-ecosysteem opereren. Het gratis abonnement omvat native betalingsverwerking en basisprojectbeheer, maar de verwerkingskosten kunnen hoog zijn: 1% voor ACH-bankoverschrijvingen en 3,5% + 15¢ voor handmatige invoer of geregistreerde kaarten. De klantenondersteuning is ook beperkt, aangezien telefonische ondersteuning niet beschikbaar is, tenzij u upgradet naar Square Premium ($ 149/maand).
Vereenvoudig uw factureringsproces met Slash
De meeste gratis factureringstools zijn beperkt tot het aanmaken van documenten. Sommige bieden klanten de mogelijkheid om via een online portaal te betalen, maar alleen tegen hoge verwerkingskosten. Andere richten zich op maatwerk, maar laten de tools die nodig zijn om facturen op lange termijn te beheren achterwege.
Slash hanteert een andere aanpak door facturering rechtstreeks te koppelen aan de manier waarop uw bedrijf geld beheert. U kunt gratis een onbeperkt aantal facturen genereren in Slash en deze beheren naast bedrijfskaarten, bankrekeningen, betalingen en meer. Met al uw financiën op één plek is het gemakkelijker om te zien wat er is gefactureerd, wat er is betaald en wat er nog openstaat.
Naast facturering biedt Slash een volledige set tools die zijn ontworpen om het dagelijkse financiële beheer en de groei te ondersteunen:
- Zakelijk bankieren met het oog op flexibiliteit: Open meerdere virtuele rekeningen om bedrijfsmiddelen, reserves of projectbudgetten te scheiden, zodat teams een duidelijker beeld krijgen van de cashflow. Beheer meerdere bedrijfsentiteiten, locaties of dochterondernemingen vanuit één dashboard, met geconsolideerde rapportage en duidelijk inzicht in alle rekeningen.
- Slash Visa® Platinum Card: Een zakelijke creditcard waarmee u tot 2% cashback verdient op bedrijfsuitgaven, met configureerbare uitgavenregels, kaartcontroles, AI-gestuurde monitoring en fraudebescherming op encryptieniveau.
- Dynamische betaalmethoden: Slash ondersteunt een breed scala aan betalingen, waaronder kaartuitgaven, wereldwijde ACH, internationale overschrijvingen naar meer dan 180 landen via SWIFT en realtime binnenlandse betalingen via RTP en FedNow.
- Boekhoudkundige integraties: Synchroniseer transacties rechtstreeks met QuickBooks om uw boekhouding automatisch up-to-date te houden. Slash maakt ook verbinding via Plaid en ondersteunt het importeren van gegevens uit tools zoals Xero, waardoor het gemakkelijker is om het in bestaande boekhoudworkflows te integreren.
- Ondersteuning voor native cryptocurrency: Zet geld om in aan de USD gekoppelde stablecoins zoals USDT of USDC om overschrijvingen via de blockchain te versturen. Dit biedt een alternatieve betaalmethode die kosten en afwikkelingstijden kan verminderen.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Heeft Google een factuurgenerator?
Google biedt geen speciale factuurgenerator, maar u kunt facturen maken met behulp van sjablonen in Google Docs of Google Sheets. Deze moeten handmatig worden ingesteld en bevatten geen ingebouwde functies voor het bijhouden van betalingen of factureringsworkflows.
Kan ChatGPT een factuur genereren?
ChatGPT kan helpen bij het opstellen van een factuursjabloon of het genereren van factuurtekst, maar het kan geen facturen versturen, betalingen accepteren of de status van facturen bijhouden. Bovendien kan het onbetrouwbaar zijn om op ChatGPT te vertrouwen voor het invoeren van regelitems of betalingsinformatie.
Heb ik een LLC nodig om een factuur op te stellen?
Nee, u hebt geen LLC nodig om facturen aan te maken of te versturen. Eenmanszaken, freelancers en zelfstandige aannemers kunnen facturen versturen, zolang ze maar de juiste bedrijfs- en belastinggegevens vermelden. Particulieren kunnen ook facturen versturen om een papieren spoor achter te laten voor peer-to-peer-betalingen, zoals huur of nutsvoorzieningen.
