Gids voor automatisering van crediteurenadministratie voor kleine bedrijven

Kleine teams moeten veel jongleren met beperkte middelen. Zonder slimme automatiseringsoplossingen kunnen routinetaken zich opstapelen, kostbare tijd in beslag nemen en het moeilijker maken om de cashflow te beheren. De juiste tools kunnen uw bedrijf helpen met financiële en operationele taken door handmatige taken om te zetten in gestroomlijnde workflows met snellere doorlooptijden, minder fouten en een betere algehele efficiëntie.

Er zijn verschillende manieren om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Een belangrijke methode is het automatiseren van uw crediteurenadministratie. Crediteurenadministratie (AP) heeft betrekking op uw kortlopende schulden en het geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers, waardoor het een essentieel waarde- en financieel proces is voor uw bedrijf. In deze gids richten we ons op het automatiseren van uw crediteurenadministratie: wat het is, hoe het werkt en hoe het uw bedrijf tijd en energie kan besparen.

Wat is automatisering van crediteurenadministratie en waarom is dit belangrijk voor kleine bedrijven?

Crediteuren (AP) verwijst naar het geld dat uw bedrijf verschuldigd is aan leveranciers of toeleveranciers na de aankoop en ontvangst van een goed of dienst. AP is in wezen het tegenovergestelde van debiteuren (AR), dat weergeeft wat klanten en cliënten u verschuldigd zijn nadat u hen een goed of dienst hebt geleverd. Beide zijn belangrijke waarden op uw balans, maar kunnen ingewikkeld worden door factuurverwerking, goedkeuringen en het tijdig afhandelen van betalingen.

AP is een actuele verplichting voor uw bedrijf en het is belangrijk om deze te controleren, correct te verwerken en binnen de afgesproken termijnen aan leveranciers te betalen. Daarom kan het riskant zijn om te vertrouwen op handmatige verwerking, waardoor uw bedrijf kwetsbaar wordt voor kostbare fouten en u minder tijd heeft voor andere essentiële taken. Automatisering van oplossingen rond crediteurenadministratie helpt het hele proces te stroomlijnen door handmatig werk op een aantal gebieden te verminderen:

Belangrijkste taken op het gebied van crediteurenadministratie die u kunt automatiseren

Het automatiseren van AP stroomlijnt herhaalbaar, handmatig werk, vermindert fouten en zorgt voor duidelijkere workflows. Enkele van de belangrijkste gebieden waarop u de voordelen van automatisering zult merken:

Factuurvergelijking. Met behulp van OCR (optische tekenherkenning) en machine learning worden gegevens (leveranciers, datums, bedragen, belastingen, enz.) uit digitale documenten, gescande papieren facturen en bonnen gehaald. Automatische gegevensinvoer kan deze informatie vervolgens voor u verwerken en uw afstemming versnellen.
Automatische afstemming. Net als bij factuurvergelijking worden uw uitgaven bij geautomatiseerde afstemming automatisch gecategoriseerd voor meer efficiëntie.
Relaties met leveranciers. Laten we leveranciers automatisch op de hoogte stellen wanneer facturen worden ontvangen, goedgekeurd of gepland voor betaling. Vaak kun je ook het proces van factuurcorrecties, herinneringen en het aanmaken van formulieren en facturen voor leveranciers automatiseren.
Goedkeuringsroute. Door goedkeuringen te automatiseren, kunnen overeenkomsten voor u worden gescreend, wat het proces vereenvoudigt. Automatisering kan ook worden gebruikt om goedkeuringen bij te houden. Dit is handig voor audittrails of om de goedkeuringsgeschiedenis in het algemeen bij te houden.
Betalingsplanning. Met automatisering kunt u betalingen plannen, zodat u uw cashflow kunt optimaliseren en tegelijkertijd belangrijke betalingstermijnen niet mist.
Betalingsverwerking. Stel voorwaarden vast en beperk het aantal handmatige goedkeuringen dat u moet afgeven, zodat het werk voor goedkeurders eenvoudiger wordt.

Accounting that updates itself

Connect QuickBooks or Xero and stay in sync.

Get Started

De grootste uitdagingen op het gebied van crediteurenadministratie voor kleine bedrijven

Hoofdpijn is een veelvoorkomend verschijnsel bij kleine teams die de organisatorische workflows voor facturen, leveranciersovereenkomsten en meer beheren. Als u weet welke uitdagingen u kunt verwachten bij het afhandelen van crediteurenadministratie, kunt u uw geautomatiseerde AP-workflow beter verbeteren:

Tijdrovende handmatige gegevensinvoer. Het handmatig invoeren van datums, bedragen, belastingen en meer is een veelvoorkomend proces bij crediteurenadministratie. Gelukkig maken OCR en andere geautomatiseerde tools dit veel gemakkelijker. Cloudgebaseerde en gedigitaliseerde functies beperken bovendien de rompslomp die gepaard gaat met het opslaan en bewaren van fysieke bonnen of documenten.
Gemiste of vertraagde betalingen. Het niet betalen van rekeningen kan leiden tot hoge kosten, schade aan uw kredietwaardigheid en relaties met leveranciers, en gevolgen voor uw algehele boekhoudkundige workflow. Door transactieschema's te automatiseren, voorkomt u het risico op gemiste betalingen in de toekomst.
Gebrek aan integratie met boekhoudtools. Wanneer uw boekhouding gescheiden is van uw crediteurenadministratie, kan dit leiden tot veel handmatig werk en een rommelige boekhouding. Financiële beheerplatforms zoals Slash¹ bieden tools met ingebouwde functies voor het bijhouden van uitgaven, het verwerken van facturen en integratie met boekhoudtools. Met één dashboard worden de boekhouding en crediteurenadministratie gestroomlijnd, zodat uw boekhoudteams gemakkelijker kunnen werken.
Moeilijkheden bij het beheren van de cashflow. Het komt vaak voor dat facturen ongelijkmatig worden betaald, goedkeuringen vertraging oplopen, kortingen worden gemist of dat betalingen op het laatste moment extra kosten met zich meebrengen. Automatisering centraliseert facturen, geeft weer wat wanneer moet worden betaald en plant betalingen automatisch in op het juiste moment. Dit helpt u niet alleen om uw cashflow te optimaliseren, maar ook om late betalingskosten te vermijden en mogelijk kortingen te krijgen.

Belangrijkste voordelen van het automatiseren van crediteurenadministratie.

Snellere verwerking en goedkeuring van facturen. Automatisering kan gebruikmaken van OCR en machine learning om digitale en gescande fysieke papieren documenten te lezen voor het extraheren en opslaan van gegevens.
Minder fouten zorgden voor een hogere nauwkeurigheid. Fouten zijn te verwachten. Geautomatiseerde tools kunnen fouten zoals dubbele invoer, discrepanties en fraude opsporen. Bovendien kunnen AP-automatiseringstools worden gebruikt om fouten te voorkomen voordat ze zich voordoen, door gestandaardiseerde gegevensvastlegging en OCR of op machine learning gebaseerde gegevensvergelijking van facturen, ontvangstbewijzen en inkooporders.
Beter inzicht in de cashflow. Financieel beheersystemen zoals Slash bieden dashboards waarop u huidige en toekomstige verplichtingen, betalingstermijnen en de huidige cashflowstatus kunt bekijken, waardoor u een duidelijker beeld krijgt van waar uw geld nu is en waar het in de toekomst zou moeten zijn.
Sterkere relaties met leveranciers. Consistente, tijdige betalingen en geautomatiseerde betalingsherinneringen verbeteren de communicatie en verminderen geschillen, wat op termijn kan leiden tot betere voorwaarden.
Boekhoudkundige integratie. Tweerichtingssynchronisatie met het grootboek zorgt ervoor dat leveranciersgegevens, facturen en betalingen op elkaar zijn afgestemd en dat er een volledig controlespoor wordt bewaard.
Tastbare ROI en besparingen op lange termijn. Lagere verwerkingskosten, minder boetes voor te late betaling, betere kortingen en minder werk zorgen op termijn voor besparingen. De tastbare resultaten van AP-automatisering zijn ook op andere manieren zichtbaar:

Tastbare resultaten van AP-automatisering

Door handmatig werk te verminderen en doorlooptijden te verkorten, biedt AP-automatisering een aantal tastbare voordelen voor uw bedrijf. Hieronder vindt u een lijst met manieren waarop uw bedrijf tastbare voordelen kan behalen, waardoor uw teams meer tijd, geld en energie overhouden:

Verkort de factuurcyclus met wel 80%. Geautomatiseerde routing, herinneringen, inkoop en factuurvergelijking zullen de verwerkingstijd van crediteuren in alle stadia verkorten, van inkooporder tot factuur, ontvangst, goedkeuring, betaling en tevreden leveranciers.
Schaal uw betalingen zonder uw team uit te breiden. AP-automatisering kan leiden tot een grotere werkbelasting voor teams van dezelfde omvang, waardoor u op arbeidskosten bespaart.
Tijd. Met automatisering wordt AP-verwerking eenvoudiger, sneller en efficiënter. Simpel gezegd betekent dit dat u meer tijd overhoudt.

Hoe u AP-automatisering in uw bedrijf kunt implementeren

Stap 1: Beoordeel uw huidige AP-workflow

Maak eerst een duidelijk beeld van uw huidige proces. Om dit te doen, kan het nuttig zijn om de stappen in een typische workflow voor de verwerking van crediteurenadministratie op te splitsen:

Inname: Facturen kunnen per e-mail, als pdf, fysiek of via een andere methode worden bezorgd. Bepaal waar u de factuurgegevens vandaan haalt en waar u ze opslaat.
Beoordeling: Controleer informatie, voeg PO, leveranciersinformatie, project en andere relevante informatie toe.
Wedstrijd: Koppel facturen aan ontvangstbewijzen of inkooporders en markeer eventuele discrepanties.
Goedkeuren: Goedkeuring van betalingen nadat alle informatie is ingevoerd en gecontroleerd op juistheid.
Betaling: Bepaal een optimale betalingsdatum en -schema of verstuur vervolgens de juiste betalingen via ondersteunde overschrijvingen, meestal ACH, telegrafische overschrijving, RTP of fysieke cheques.
Verslag: Bewaar gegevens voor toekomstige audits en belastingaangiften.

Stap 2: Identificeer repetitieve of foutgevoelige taken

Als uw team betalingen mist, matching verkeerd beheert of moeite heeft met een andere stap in het proces, is het belangrijk om te achterhalen waar dat ligt, zodat u verder kunt gaan met de juiste automatisering.

Stap 3: Kies software die past bij uw schaalgrootte en integraties

Er zijn verschillende tools voor financieel beheer en automatisering beschikbaar. Slash is een optie als financieel platform dat kan worden geïntegreerd met boekhoudtools, facturen kan volgen en eenvoudige ACH- en overschrijvingen biedt. Bovendien kunt u met het ontwerp met één dashboard van Slash eenvoudig de verschillende stappen in uw AP-proces beheren, zodat u uw probleemgebieden kunt identificeren en waar nodig de juiste automatisering kunt implementeren.

Stap 4: Zorg voor onboarding en training van het team

Automatisering kan uw team maar tot op zekere hoogte helpen. Het is van cruciaal belang om de juiste mensen te vinden voor het monitoren en beheren van AP en andere financiële processen. Zodra u uw team hebt samengesteld, moet u hen voorzien van de juiste tools en toegang, zodat ze succesvol kunnen zijn. Dit zal uw bedrijf helpen om risico's te verminderen en gemiste betalingen te voorkomen.

Stap 5: Controleer de prestaties en optimaliseer regelmatig

Het is niet te verwachten dat u meteen de juiste oplossingen voor uw AP en andere financiële processen vindt. Geduldig blijven, de prestaties continu monitoren en nieuwe oplossingen implementeren wanneer die zich voordoen, zijn uitstekende methoden om uw financiën onder controle te houden en uw workflow te blijven optimaliseren.

Get started with Slash today

Gain AP automation, accounting tools, real-time expense tracking, and much more

Beste AP-automatiseringstools voor kleine bedrijven

AP-automatiseringssoftware kan erg handig zijn. Gelukkig zijn er een aantal tools met geïntegreerde AP-automatiseringstools. Hier volgt een overzicht van enkele van de beste opties die momenteel beschikbaar zijn:

1. QuickBooks

Belangrijkste aanbiedingen: een boekhoudsysteem met factuurbeheer en betalingsverwerkingsopties.

Factuurvolgsysteem, basisgoedkeuringen, geïntegreerd met AP- en AR-tools zoals Quadient. Wordt vaak ondersteund door externe bankplatforms zoals Slash, die Quickbooks-integratie met algemene financiële beheersoftware bieden.

2. Xero

Belangrijkste aanbiedingen: boekhoudsystemen met facturen, goedkeuringen en geautomatiseerde gegevensinvoer.

Fraudebescherming (detectie van duplicaten, validatie van leveranciers), factuurvolgsysteem, geïntegreerd met tools en ondersteund door externe bankplatforms zoals Slash.

3. NetSuite

Belangrijkste aanbiedingen: Volledig ERP-systeem, AP-beheer, cloudgebaseerde rapportage.

Biedt een breed scala aan financiële diensten, waaronder ERP- en crediteurenadministratiesoftware. Deze laatste biedt mogelijkheden voor het volgen van inkooporders en facturen, geautomatiseerde betalingen en leveranciersgegevens.

4. Slash

Belangrijkste aanbiedingen: boekhoudkundige integraties, bedrijfskaarten², onkostenregistratie.

Boekhoudkundige integraties met QuickBooks en Xero, terwijl ook financiële beheersoftware, geautomatiseerde onkostenregistratie, stablecoin-tools³ en bankondersteuning met Column, N.A. worden aangeboden.

Slim bankieren, vereenvoudigd: waarom kiezen voor Slash voor geautomatiseerde AP?

Slash is een financieel technologieplatform dat is ontworpen om financiële tools aan te bieden die zijn afgestemd op uw branche. De belangrijkste diensten van Slash zijn onder meer boekhoudkundige integraties, betaalkaarten, gedetailleerde kaartlogboeken en het bijhouden van uitgaven, en zakelijke rekeningen.

Het financiële platform is ontworpen om uw geldbeheer en boekhoudkundige taken, zoals AP, sneller, eenvoudiger en meer geautomatiseerd te maken. Hier zijn enkele van de belangrijkste functies van Slash die u helpen slimmer en sneller te werken met geautomatiseerde tools:

Uitgavenbeheer. Op het dashboard van Slash kunt u fysieke en virtuele kaarten uitgeven, bestedingslimieten en handelaarcontroles instellen en transacties in realtime volgen met geautomatiseerde betalings- en fraudedetectietools.
Manieren om te betalen. Met geautomatiseerde en cloudgebaseerde betalingstools kunt u overschrijvingen via ACH, wire, RTP en stablecoin autoriseren op het dashboard van Slash.
Boekhouding. Slash automatiseert uw AP-proces met betere workflows en tools voor boekhoudkundige integratie. Op hetzelfde dashboard kunnen gebruikers hun goedkeuringen automatiseren, betalingen plannen, uitgaven bijhouden en gegevens dupliceren naar uw boekhoudpagina, geïntegreerd met QuickBooks. Samen maakt de boekhoudsoftware van Slash het gebruiksvriendelijk en efficiënt.

Voor kleine bedrijven, ondernemers, doe-het-zelf accountants of zelfs CPA's kan Slash u helpen uw boekhouding bij te houden en taken gemakkelijker en met minder kans op fouten uit te voeren.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

¹ Slash Financial, Inc. is een financieel technologiebedrijf en geen bank. Bankdiensten worden geleverd door Column N.A., lid van de FDIC.

² De Slash Platinum Card is een Visa®-creditcard die wordt uitgegeven door Column N.A., op basis van een licentie van Visa U.S.A. Goedkeuring is afhankelijk van geschiktheid. Het saldo van de rekening moet dagelijks volledig worden betaald. Er kunnen maandelijkse lidmaatschapskosten van toepassing zijn. Aankopen met de kaart kunnen in aanmerking komen voor cashback. Zie https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms voor meer informatie.

³Cryptocurrency-conversie, -overdracht en -bewaarservices worden geleverd door Bridge, niet door Column, N.A. of Slash. Cryptocurrency wordt niet bewaard door een bank, is niet verzekerd door de FDIC, kan in waarde fluctueren en is onderhevig aan verlies. Er zijn algemene voorwaarden van toepassing.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?

Crediteuren (AP) is het geld dat uw bedrijf verschuldigd is aan leveranciers en toeleveranciers voor ontvangen goederen of diensten. Het wordt op uw balans weergegeven als een kortlopende verplichting. Debiteuren (AR) is het tegenovergestelde: geld dat klanten en cliënten u verschuldigd zijn voor goederen of diensten die u hebt geleverd. AR wordt weergegeven als een vlottend actief.

Welke AP-taken kunnen worden geautomatiseerd?

Belangrijke AP-taken die kunnen worden geautomatiseerd zijn onder meer: het vastleggen en matchen van factuurgegevens, drievoudige matching (inkooporder, ontvangstbewijs, factuur), goedkeuringsworkflows, betalingsplanning en -verwerking, betalingsmeldingen aan leveranciers en automatische afstemming met boekhoudsystemen. Automatisering vermindert fouten bij handmatige gegevensinvoer en versnelt de verwerkingstijd.

Hoeveel kan AP-automatisering de verwerkingstijd van facturen verkorten?

AP-automatisering kan de factuurcyclus met wel 80% verkorten in vergelijking met handmatige verwerking. Door handmatige gegevensinvoer te elimineren, goedkeuringen te automatiseren en betalingen in te plannen, kunnen bedrijven facturen binnen enkele dagen in plaats van weken verwerken. Deze snelheidsverbetering helpt ook om kortingen voor vroege betaling te verkrijgen en boetes voor te late betaling te vermijden.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van AP-automatisering voor kleine bedrijven?

De belangrijkste voordelen zijn: snellere verwerking en goedkeuring van facturen, minder fouten door handmatige gegevensinvoer, beter inzicht in de cashflow en uitstaande verplichtingen, sterkere relaties met leveranciers door tijdige betalingen, naadloze integratie met boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero, en de mogelijkheid om het volume aan crediteuren te schalen zonder extra personeel aan te nemen.