Boekhoudautomatiseringssoftware die uw financiën en onkostenbeheer vereenvoudigt
De toekomst van financiën verandert snel, en dat geldt ook voor uw boekhouding. Software voor boekhoudautomatisering kan een nuttig hulpmiddel zijn voor het financiële beheer van elk bedrijf. Door af te stappen van verouderde boekhoudmethoden kunt u de efficiëntie van uw dagelijkse werkzaamheden verbeteren door afstemming te automatiseren, het risico op fouten bij het opstellen van onkostendeclaraties te minimaliseren en de voorbereiding op interne audits te stroomlijnen. Minder fouten zorgen voor meer tijd en middelen voor werk met een hogere toegevoegde waarde, waardoor gestroomlijnde boekhoudprocessen een cruciaal onderdeel worden van een moderne financiële stack.
Boekhoudsoftware is het meest effectief in combinatie met een zakelijk bankplatform dat financiële gegevens centraliseert. Deze platforms kunnen automatisch betalingsinformatie van het hele bedrijf verzamelen en ordenen, waardoor het niet meer nodig is om meerdere systemen met elkaar te vergelijken. Slash is een financieel platform dat transactiegegevens van betalingen, kaarten en rekeningen samenbrengt en naadloos synchroniseert met QuickBooks om handmatige gegevensinvoer te verminderen.¹ Maar voordat u een oplossing voor boekhoudautomatisering kiest, is het belangrijk om de opties te vergelijken op basis van uw specifieke zakelijke behoeften.
In deze gids laten we verschillende boekhoudsoftwareprogramma's zien die tegenwoordig voor bedrijven beschikbaar zijn. We leggen uit wat de beste manieren zijn om financiële workflows te automatiseren, zodat je de rapportage- en regelgevingsprocessen van je bedrijf kunt optimaliseren. Elk softwareprogramma heeft zijn eigen voordelen en uitdagingen, dus als je weet welke diensten het meest geschikt zijn voor je bedrijf, kun je een eerste stap zetten naar het stroomlijnen van financiële workflows.
Wat is geautomatiseerde boekhoudsoftware: belangrijkste kenmerken en belang
Geautomatiseerde boekhoudsoftware is een moderne upgrade van traditionele boekhoudmethoden die processen zoals afstemming, onkostendeclaraties, factuurbeheer, auditvoorbereiding en belastingaangifte kan stroomlijnen door technologie te gebruiken om de efficiëntie van de financiële workflow te verbeteren.
Enkele van de belangrijkste voordelen die uw bedrijf kan verwachten van de implementatie van geautomatiseerde boekhoudsoftware zijn:
- Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens. Automatisering kan fouten zoals dubbele transacties, ontbrekende bonnen of verkeerd geclassificeerde transacties snel opsporen en minimaliseren.
- Tijdsefficiëntie. Het handmatig doorlopen van bankafschriften en facturen kan het afsluiten van uw boekhouding vertragen.
- Vereenvoudigde financiële verslaglegging. Boekhoudsoftware kan de rapportage vereenvoudigen door automatisch winst- en verliesrekeningen, balansen en de nodige belastingformulieren te genereren.
Traditionele boekhouding kan een hele klus zijn, waarbij teams urenlang bezig zijn met het handmatig invoeren van gegevens in spreadsheets voor onkostendeclaraties. Deze handmatige processen zijn foutgevoelig, wat vaak leidt tot tijdrovende correcties achteraf. Geautomatiseerde boekhoudsystemen helpen het financieel beheer te stroomlijnen door deze inefficiënties te verminderen:
Externe integraties
Om optimaal te profiteren van een geautomatiseerde financiële opzet, kunnen veel boekhoudsystemen worden gesynchroniseerd met financiële platforms van derden, ERP-systemen en meer. Dankzij deze integraties kunnen gebruikers financiële gegevens tussen platforms uitwisselen, wat een belangrijke functie is om handmatige gegevensinvoer tot een minimum te beperken. Quickbooks kan bijvoorbeeld naadloos worden geïntegreerd met Slash. Slash-gebruikers kunnen alle transactiegegevens rechtstreeks naar hun accountplatform pushen en die gegevens vervolgens gebruiken voor afstemming, het opstellen van rapporten en meer.
Factuurbeheer
Het automatiseren van het aanmaken en volgen van facturen helpt het factureringsproces te vereenvoudigen en zorgt ervoor dat aankopen van producten of diensten georganiseerd en efficiënt verlopen. Moderne boekhoudplatforms kunnen AI gebruiken om controles van crediteurenadministratie te ondersteunen, zoals twee- en driewegmatching. Bij twee-wegmatching worden facturen vergeleken met inkooporders, terwijl bij driewegmatching facturen worden vergeleken met inkooporders en ontvangstdocumenten, zoals kassabonnen of pakbonnen, om de nauwkeurigheid vóór betaling te waarborgen.
Gegenereerde rapporten
Financiële rapportage, waaronder het opstellen van winst- en verliesrekeningen en balansen, is van cruciaal belang voor de gezondheid van een bedrijf op de lange termijn, omdat deze informatie als basis dient voor besluitvorming en prognoses. Sommige geautomatiseerde boekhoudsoftware kan deze rapporten automatisch genereren, waardoor ondernemers een nauwkeuriger en actueler beeld krijgen van de financiële positie van hun bedrijf.
Tijdregistratie en goedkeuring van workflows
Tijdregistratie is een essentieel hulpmiddel om inzicht te krijgen in de toewijzing van arbeidskosten, omdat bedrijven hiermee kunnen zien hoe de uren van werknemers zich vertalen in kosten voor verschillende functies, projecten of taken. De manier waarop deze kosten worden toegewezen, heeft een directe invloed op de winstgevendheid en kan leiden tot een nauwkeurigere budgettering en prognoses. Door tijdregistratie binnen een boekhoud- of salarisadministratiesysteem te automatiseren, kunt u ervoor zorgen dat de arbeidsgegevens consistent zijn, terwijl handmatige tijdregistraties vatbaarder zijn voor fouten.
Wat zijn enkele effectieve tools voor boekhoudkundige automatisering?
Er zijn veel tools voor boekhoudautomatisering op de markt, en hun functies en mogelijkheden kunnen variëren. Afhankelijk van uw bedrijfsmodel en operationele behoeften kunnen bepaalde functies belangrijker zijn dan andere. Hieronder vindt u onze topkeuzes voor geautomatiseerde boekhoudsystemen die u kunt overwegen:
Xero
Xero is een boekhoudsoftwareplatform waarmee gebruikers integraties van apps van derden en AI-aangedreven afstemmingsfuncties kunnen gebruiken. Een ander belangrijk pluspunt van Xero is de geautomatiseerde boekhouding en hun focus op add-ons voor crediteurenadministratie en salarisadministratie.
Voor wie is het bedoeld: Accountants van kleine bedrijven die meerdere entiteiten beheren en integraties met apps van derden nodig hebben.
Abonnementsprijs: Vanaf $ 25 per maand; het duurste Established-abonnement van Xero kost $ 90 per maand.
Intuit Quickbooks
Quickbooks staat bekend om zijn uitgebreide boekhoudsysteem en is een andere boekhoudautomatiseringssoftware die gegevens van bankdiensten zoals Slash integreert. Transacties kunnen worden gesynchroniseerd en branchespecifieke workflows kunnen worden aangepast aan uw zakelijke behoeften met functies zoals onkostencategorisering en rapportgeneratie.
Voor wie is het bedoeld: Kleine en middelgrote bedrijven die behoefte hebben aan betrouwbare boekhoudsoftware met een minimale leercurve.
Abonnementsprijs: De prijzen voor QuickBooks Online variëren van $ 19 tot $ 137,50 per maand. Voor elke extra entiteit is een extra abonnement vereist.
Oracle NetSuite
NetSuite is een enterprise resource management systeem (ERP) dat is afgestemd op start-ups en ondernemingen. De geautomatiseerde boekhoudfuncties werken samen met verschillende cloudgebaseerde bronnen om bedrijfsactiviteiten te helpen opschalen. Het is in de eerste plaats een suite voor bedrijfsbeheer met geautomatiseerde boekhoudtools, maar het omvat ook andere zakelijke diensten, zoals CRM en human capital management.
Voor wie is het bedoeld? Groeiende bedrijven met 3-10+ entiteiten die een eenvoudig schaalbaar boekhoudsysteem nodig hebben.
Abonnementsprijs: Vanaf ongeveer $ 999 per maand voor de basislisentie plus $ 99 per gebruiker/maand. De totale kosten variëren doorgaans van $ 20.000 tot $ 100.000+ per jaar, afhankelijk van de modules en het aantal gebruikers.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 is een platform met meerdere oplossingen dat gegevens uit verkoop, bedrijfsvoering, financiën en andere bedrijfsfuncties met elkaar verbindt. Als onderdeel van de Enterprise Resource Planning (ERP)-suite bevat het geautomatiseerde boekhoudfuncties, zoals grootboek, projectboekhouding en budgettering.
Voor wie is het bedoeld? Grote ondernemingen die krachtige boekhoudworkflows voor meerdere entiteiten nodig hebben die nauw geïntegreerd zijn in hun Microsoft-systeem.
Abonnementsprijs: Vanaf $ 80 per gebruiker/maand, met de financiële modules vanaf $ 210 per gebruiker/maand.
BlackLine
BlackLine is een AI-platform voor financiële en cloudsoftware met een strategische focus. Door gebruik te maken van automatisering werkt hun platform aan het automatiseren van record-to-report- en invoice-to-cash-processen. BlackLine beschikt ook over een centrale hub voor governance en risicobeheer, evenals een dashboard waarmee gebruikers gegevens kunnen visualiseren.
Voor wie is het bedoeld? Middelgrote of grote bedrijven, meestal gebruikt voor corporate finance-teams.
Abonnementsprijs: BlackLine hanteert geen vaste prijzen, maar stelt een gepersonaliseerde prijs vast op basis van details zoals het aantal gebruikers of het aantal integraties.
FreshBooks
FreshBooks is een alles-in-één softwarepakket voor kleine bedrijven met tools zoals het vastleggen van bonnen, financiële rapportage en cashflowbeheer, facturering en afrekening. Hun SaaS-boekhoudtool is het meest geschikt voor freelancers en kleine dienstverleners.
Voor wie is het bedoeld: Kleine dienstverlenende bedrijven, freelancers en consultants die 1-3 eenvoudige entiteiten beheren met eenvoudige boekhoudkundige behoeften.
Abonnementsprijs: Vanaf $ 252 per jaar tot $ 700 per jaar. Voor meerdere bedrijven zijn afzonderlijke abonnementen vereist.
Deltek
Voor meer projectgerichte bedrijven biedt Deltek financiële planning- en compliance-tools voor middelgrote tot grote ondernemingen. Deze bedrijven kunnen actief zijn in sectoren variërend van architectuur tot bouw of overheidsopdrachten.
Voor wie is het bedoeld? Projectgebaseerde bedrijven die lange levenscycli volgen in plaats van afzonderlijke transacties.
Abonnementsprijs: Vereist een offerte op maat.
Spendesk
Spendesk is een platform voor uitgavenbeheer dat realtime inzicht in uitgaven en geautomatiseerde afstemming biedt. Het is vooral geschikt voor financiële teams binnen de EU om teambudgetten, uitgavenworkflows en rapportagedashboards te beheren en bij te houden.
Voor wie is het bedoeld? Kleine tot middelgrote bedrijven die andere bedrijven willen helpen hun uitgavenbeheer te centraliseren.
Abonnementsprijs: Vereist een offerte op maat.
Het beste zakelijke bankplatform voor boekhoudkundige integratie: Slash
Slash biedt verschillende belangrijke functies die nodig zijn voor kleine tot middelgrote bedrijven, gecombineerd in één platform. Met Slash kunt u boekhoudgegevens van elders synchroniseren met uw zakelijke bankrekeningen, onbeperkt virtuele en fysieke kaarten gebruiken met slimme uitgavenbeheersing en leveranciersbetalingen beheren, inclusief internationale betalingen, allemaal vanuit één dashboard.
- Automatiseer gegevenssynchronisatie: Stuur transactiegegevens rechtstreeks en in realtime naar uw boekhoudsoftware met de Slash API, zodat u geen gegevens meer handmatig hoeft in te voeren en fouten worden voorkomen. Configureer geautomatiseerde toewijzingen om uw transacties te sorteren in fiscaal conforme uitgavencategorieën.
- Gesplitste transacties: Splits een enkele transactie op in meerdere boekhoudkundige posten voor een correcte toewijzing voorafgaand aan het belastingseizoen.
- Ondersteuning voor meerdere entiteiten: Houd de financiën van uw dochterondernemingen overzichtelijk door uw afschriften en rekeningen te centraliseren en tegelijkertijd een uniform overzicht te behouden.
Slash business banking
Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.
Welke boekhoudprocessen zijn het meest geschikt voor automatisering?
Hieronder bespreken we welke boekhoudkundige taken het meest geschikt zijn voor automatisering en waarom ze vaak meer tijd kosten als ze handmatig worden uitgevoerd:
Verwerking van leveranciersfacturen en beheer van crediteuren
Samenwerken met leveranciers is gebruikelijk voor veel bedrijven, maar soms bevatten facturen onjuistheden of moeten ze juridisch worden goedgekeurd. Automatisering kan deze gegevens snel controleren en ervoor zorgen dat leveranciers correct worden betaald.
Behandeling van onkosten en vergoedingen van werknemers
Als elke medewerker handmatig een onkostendeclaratie moet opstellen, kost dat kostbare tijd die beter besteed kan worden aan hun dagelijkse professionele taken. Door het vergoedingsproces te automatiseren, kunnen teams zich concentreren op wat echt belangrijk is.
Bankafschriften en transacties afstemmen
Het handmatig doorlopen van transacties om te controleren op discrepanties kan repetitief zijn. Het mechanische karakter van dit werk maakt het gevoeliger voor menselijke fouten, dus door dit proces te automatiseren kan de kans op deze fouten worden geminimaliseerd.
Financiële rapporten opstellen en rekeningen afsluiten
Om rekeningen af te sluiten of financiële rapporten met vertrouwen op te stellen, is het essentieel om het proces te standaardiseren. Automatisering zorgt ervoor dat rapporten consistent en gemakkelijk te documenteren zijn, waardoor er minder afhankelijkheid is van spreadsheets alleen.
Beheer van inkooporders en inkoopworkflows
Naarmate bedrijven groeien, kan ook het aantal inkooporders toenemen. Om de snelheid van de bestellingen bij te houden, kan automatisering de last van dat volume van de schouders van de teamleden halen en zorgen voor een toename in snelheid zonder dat het overzicht verloren gaat.
Met welke factoren moet u rekening houden bij het kiezen van software voor boekhoudautomatisering?
Voordat u kiest welke boekhoudautomatiseringssoftware geschikt is voor uw bedrijf, moet u rekening houden met de volgende criteria en mogelijkheden:
- Gestroomlijnde gegevensinvoer: Verbeter de nauwkeurigheid van essentiële boekhoudkundige taken, zoals crediteurenadministratie of het categoriseren van uitgaven.
- Factuurcategorisering: Uw boekhoudplatform moet beschikken over OCR-technologie om informatie automatisch uit geüploade facturen te halen. Sommige systemen gebruiken ook AI om facturen te koppelen aan de juiste inkooporders en transacties, waardoor het afstemmen een stuk eenvoudiger wordt.
- Flexibele goedkeuringsworkflows: Boekhoudsystemen kunnen financiële documenten doorsturen naar het juiste team of de juiste beheerder op basis van wie deze moet goedkeuren of controleren; facturen automatisch naar uw crediteurenadministratie sturen en ontvangstbewijzen naar uw financiële afdeling.
- Alle transacties in één dashboard: Sommige bedrijven houden toezicht op meerdere entiteiten die hun transacties, uitgaven en kaartsaldi moeten beheren. Boekhoudautomatiseringssoftware kan al die gegevens in één enkel dashboard bijhouden, waardoor het handmatig bijhouden minder belastend wordt.
Boekhoudautomatisering implementeren in 5 eenvoudige stappen
Voordat u geautomatiseerde tools implementeert, moet u de volgende stappen overwegen die bedrijven helpen bij het evalueren van de integratie van deze veranderingen:
Evalueer bestaande boekhoudkundige workflows
Begrijp welke aspecten van uw bestaande boekhoudkundige workflow efficiënter kunnen worden. Welke systemen zijn erbij betrokken, wanneer worden er boekingen gedaan en wanneer zijn goedkeuringen nodig? Met deze informatie kunt u zien welke goedkeuringssystemen te veel tijd in beslag nemen en de voortgang vertragen. Door een volledige interne evaluatie van uw huidige systeem uit te voeren, kunt u beter begrijpen welke delen van het proces moeten worden gereorganiseerd.
Zorg ervoor dat u het juiste boekhoudplatform voor automatisering hebt
Zorg ervoor dat u de belangrijkste verschillen tussen verschillende boekhoudsoftware begrijpt. Sommige platforms zijn bijvoorbeeld beter geschikt voor grote teams dan voor kleinere teams, dus door deze operationele prioriteiten te evalueren, kunt u uw besluitvorming beperken.
Voer proefimplementaties uit om automatisering te testen
Testen geeft u een overzicht van hoe automatisering zich meer specifiek zal uitwerken op uw financiën. Een pilot-test is een uitstekend moment om echte gegevensbronnen te gebruiken in plaats van fictieve informatie, voordat u zich volledig vastlegt op een bepaalde dienst. Zo kunnen bedrijven evalueren hoe nauwkeurig de afstemming is in vergelijking met een handmatig rapport.
Train uw team in nieuwe processen
Help uw team om het nieuwe proces te leren en te integreren om de overgang te maken. Zodra financiële teams zijn getraind, kunnen ze evalueren welke processen efficiënter worden met automatisering en hoe hun nieuwe rol en verantwoordelijkheden verschuiven om samen met de software te werken in plaats van er los van.
Automatisering opschalen naar extra workflows
Zodra u uw team hebt getest en getraind, kunt u beginnen met het opschalen van automatisering naar andere workflows door nieuwe gebruikers toe te voegen en documentatie en training bij te werken om nieuwe processen weer te geven. Het is het meest nuttig om workflows op te schalen die goed hebben gepresteerd in de pilot en die de handmatige inspanningen van het team in het algemeen hebben verminderd.
Stroomlijn vandaag nog uw financieel beheer met Slash
Het apart bijhouden van boekhoudkundige gegevens en dagelijkse financiële activiteiten leidt vaak tot onnodig heen-en-weer-gepraat en handmatig werk. Slash helpt die kloof te overbruggen door uw transactiegegevens naadloos te synchroniseren met uw boekhoudkundige workflows.
Slash stelt bedrijven in staat om boekhoudprocessen te vereenvoudigen met automatisch gecategoriseerde transacties, aanpasbare toewijzingen en naadloze integraties met platforms zoals QuickBooks en Xero. Real-time tracking en uniforme gegevens kunnen ook zorgen voor een beter inzicht in uitgaven en uitgaventrends, waardoor het gemakkelijker wordt om de financiële prestaties te volgen terwijl ze zich voordoen. Kortom, financiële teams kunnen de boeken sneller en met minder handmatig werk afsluiten.
Slash biedt extra tools die zijn ontworpen om de financiële activiteiten van bedrijven te moderniseren, waaronder:
- Betalingen met cryptovaluta: Bedrijven kunnen aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins zoals USDC en USDT verzenden en ontvangen. Hierdoor kunnen bedrijven profiteren van potentiële voordelen zoals snellere afwikkeling en lagere verwerkingskosten, terwijl ze de prijsvolatiliteit van veel andere cryptovaluta's vermijden.⁴
- Wereldwijde USD-rekening: Met de Slash Global USD-rekening kunnen buitenlandse ondernemers wereldwijd USD verzenden en ontvangen zonder een Amerikaanse bankrekening of geregistreerde LLC.³
- Financiële controles voor meerdere entiteiten: Slash ondersteunt bedrijven die meerdere entiteiten beheren met een geconsolideerd overzicht van al uw rekeningen. Bekijk al uw afschriften op één plek en scheid verschillende cashflows met configureerbare virtuele rekeningen.
- Financiering van werkkapitaal: Slash's Working Capital is ontworpen voor groeiende bedrijven die flexibele financiering nodig hebben. Gebruikers kunnen kiezen tussen flexibele terugbetalingstermijnen van 30, 60 of 90 dagen, zodat bedrijven kunnen blijven groeien en tegelijkertijd hun liquiditeit voor dagelijkse activiteiten kunnen behouden.⁵
Vereenvoudig het geldbeheer van uw bedrijf. Gebruik Slash om betalingen te centraliseren en uw boekhouding te vereenvoudigen. Meer informatie vindt u op slash.com vandaag.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Zal geautomatiseerde boekhoudsoftware accountants vervangen?
Nee, geautomatiseerde boekhouding zal accountants niet vervangen, maar het zal hun dagelijkse werkproces wel veranderen. Accountants zullen nog steeds nodig zijn voor toezicht op de automatisering en strategisch advies.
Wat is de beste AI om te gebruiken voor boekhouding?
Slash kan worden geïntegreerd met Quickbooks, dat gebruikmaakt van OCR-technologie om banktransacties te koppelen aan bijbehorende facturen, rekeningen of bonnen. Deze tools kunnen ook helpen bij het opsporen van mogelijke discrepanties in de boekhouding, waardoor teams fouten efficiënter kunnen controleren en corrigeren.
Hoeveel tijd kan automatisering mijn boekhoudteam realistisch gezien besparen?
Afhankelijk van welke boekhoudprocessen voor uw bedrijf het belangrijkst zijn, kan boekhoudsoftware de tijd die aan handmatige taken wordt besteed aanzienlijk verminderen. De daadwerkelijke tijdwinst hangt af van de complexiteit van uw boekhoudprocessen en de omvang van uw bedrijf.
Lees meer van ons
