Hoe u de crediteurenadministratie in de gezondheidszorg kunt automatiseren voor nauwkeurigheid en naleving
Farmaceutische bedrijven en leveranciers van gezondheidszorgproducten opereren in een omgeving waarin het beheer van crediteurenadministratie (AP) buitengewoon belangrijk is. Toeleveringsketens zijn sterk gereguleerd, waardoor audits een vast onderdeel van de bedrijfsvoering zijn. Productontwikkeling en productie zijn kapitaalintensief, wat extra druk legt op een gedisciplineerd cashflowbeheer. Het belangrijkste is dat de betrouwbaarheid en kwaliteit van gezondheidszorgproducten uiteindelijk van invloed zijn op de resultaten voor patiënten in ziekenhuizen, klinieken en instellingen voor langdurige zorg.
Het implementeren van automatisering in een workflow voor crediteurenadministratie is een manier waarop zorginstellingen deze uitdagingen kunnen aanpakken. Door de afhankelijkheid van handmatige processen te verminderen en de verwerking van facturen en betalingen binnen het bedrijf te standaardiseren, kan automatisering helpen de nauwkeurigheid te verbeteren, de auditgereedheid te ondersteunen en financiële teams een duidelijker beeld te geven van openstaande verplichtingen.
In deze gids leggen we uit hoe zorginstellingen hun crediteurenadministratie kunnen optimaliseren door middel van automatisering. We bekijken de mogelijke voordelen, veelvoorkomende uitdagingen bij de implementatie en de functies die het belangrijkst kunnen zijn bij het evalueren van verschillende softwareoplossingen. We leggen ook uit hoe Slash een zakelijk bankplatform is dat kan voldoen aan de behoeften van financiële professionals in de zorg, met veilige betalingsworkflows, realtime inzicht in uitgaven en bedrijfskaarten waarmee tot 2% cashback kan worden verdiend.¹
Wat is automatisering in de crediteurenadministratie in de gezondheidszorg?
Crediteuren zijn de kortlopende schulden die een bedrijf heeft aan zijn leveranciers voor goederen en diensten die op krediet zijn gekocht. Voor fabrikanten en leveranciers in de gezondheidszorg omvat dit doorgaans betalingen voor materialen, contractproductie, testdiensten, logistiek en gespecialiseerde apparatuur. Deze betalingen kunnen worden gedaan via bankoverschrijvingen, creditcards of betaalkaarten, of andere kortlopende financieringsregelingen die verband houden met inkoop.
Wat de crediteurenadministratie in de gezondheidszorg onderscheidt van andere sectoren, is de regelgeving rondom deze transacties. Enkele voorschriften waarmee bedrijven in de gezondheidszorg rekening moeten houden bij het betalen voor goederen en diensten zijn onder meer:
- FDA-voorschriften: Stelt normen vast voor de veiligheid, kwaliteit en etikettering van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Geeft toestemming voor en voert audits uit met betrekking tot de integriteit van de toeleveringsketen.
- HIPAA (Wet inzake de overdraagbaarheid en verantwoordingsplicht van ziektekostenverzekeringen): Vereist strikte waarborgen voor de gezondheidsinformatie van patiënten die kan voorkomen in factuur- of betalingsgegevens.
- DSCSA (Wet inzake de veiligheid van de geneesmiddelenketen): Verplicht elektronische systemen om receptgeneesmiddelen te volgen en vervalsingen te voorkomen.
- ISO 13485: Regelt kwaliteitsmanagementsystemen voor fabrikanten van medische hulpmiddelen.
- Goede distributiepraktijken (GDP): Biedt richtlijnen voor het behoud van de farmaceutische kwaliteit tijdens opslag en transport.
Het automatiseren van crediteurenadministratie houdt meer in dan alleen het versnellen van betalingen. Het omvat de volledige factuur- en betalingscyclus, inclusief ontvangst, validatie, goedkeuring en afwikkeling. In plaats van facturen handmatig te controleren, kunnen automatiseringstools facturen koppelen aan contracten of inkooporders, ze doorsturen naar de juiste goedkeurder en betalingen plannen op basis van de voorwaarden van de leverancier. Elke stap wordt automatisch geregistreerd, waardoor duidelijke audittrails worden gecreëerd die zowel interne controles als externe regelgevende beoordelingen ondersteunen.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Met welke uitdagingen kunnen zorginstellingen te maken krijgen bij het beheer van crediteurenadministratie?
Zorginstellingen beheren vaak crediteurenadministraties binnen complexe toeleveringsketens, strikte regelgevingskaders en krappe cashflowbeperkingen. Hieronder vindt u aanvullende informatie over de factoren die handmatige AP-processen bijzonder inefficiënt kunnen maken voor zorgbedrijven:
Inconsistente factuurformaten
Leveranciers in de gezondheidszorg kunnen gebruikmaken van verschillende losstaande systemen om betalingen in verband met facturen en inkooporders te beheren. Sommige leveranciers van materialen vereisen toegang via leveranciersportalen, testlaboratoria kunnen gebruikmaken van facturen die per e-mail worden verzonden en kleinere klinieken kunnen nog steeds papieren facturen per post versturen. Zonder een manier om deze documenten automatisch te scannen en te ordenen, moeten AP-teams de factuurgegevens handmatig normaliseren voordat deze in het boekhoudsysteem worden ingevoerd. Dit kan het risico op fouten bij het invoeren van gegevens, gemiste goedkeuringen, dubbele betalingen of facturen die zonder de juiste validatie worden verwerkt, vergroten.
Nalevingsvereisten
Fabrikanten in de gezondheidszorg zijn onderworpen aan strenge regelgeving op het gebied van toeleveringsketens en financiën, die een gedegen documentatie en audittrajecten vereist. Wetgeving op het gebied van toeleveringsketens, zoals de Drug Supply Chain Security Act (DSCSA), kan leiden tot regelmatige externe audits door de FDA. Tijdens deze audits kunnen organisaties worden gevraagd om aan te tonen dat betalingen aan leveranciers volgens vastgestelde goedkeuringsprocedures zijn uitgevoerd, aan goedgekeurde leveranciers zijn gedaan en worden ondersteund door volledige en nauwkeurige documentatie.
Blootstelling aan operationeel risico
Omdat de ontwikkeling, productie en distributie van medische benodigdheden kapitaalintensief kan zijn, kunnen inefficiënties of inkomstenverlies binnen het AP-proces ernstige financiële gevolgen hebben. Betalingsproblemen kunnen ook productieschema's vertragen, wettelijke termijnen verstoren of de toegang tot materialen beperken die nodig zijn om aan de vraag van klanten te voldoen. Op termijn kunnen deze risico's zowel de operationele continuïteit als de financiële duurzaamheid van uw bedrijf op lange termijn beïnvloeden.
Inefficiënte betaalmethoden
Uit een onderzoek uit 2025 bleek dat slechts 7% van de financiële professionals in de gezondheidszorg in de VS actief gebruik maakte van betalingsinnovaties, wat suggereert dat een aanzienlijk deel van de betalingen in de gezondheidszorg nog steeds via verouderde methoden wordt verwerkt. Hoewel papieren cheques vandaag de dag nog steeds een van de minst geoptimaliseerde betaalmethoden zijn, kan het uitsluitend vertrouwen op traditionele bankkanalen voor EFT's ook uw mogelijkheden beperken om snel of kostenefficiënt overschrijvingen te doen. Deze betaalmethoden kunnen de betalingstermijn in de hele toeleveringsketen vertragen en inefficiënties in de verdere verwerking veroorzaken.
Omgaan met complexe relaties met leveranciers en klanten
Leveranciers in de gezondheidszorg opereren vaak tussen twee financieel complexe groepen. Zorgverleners kunnen te maken krijgen met cashflowtekorten als gevolg van terugbetalingscycli of vertragingen bij het indienen van claims. Bij samenwerking met gespecialiseerde leveranciers moeten betalingen mogelijk grensoverschrijdend worden uitgevoerd om goedkopere productie of gespecialiseerde testdiensten te ondersteunen. Gezien de complexiteit van het verzenden en ontvangen van betalingen in de gezondheidszorg, kan toegang tot een breed scala aan betaalmethoden en financiële prognosetools helpen om de relaties met zakelijke partners te verbeteren en de operationele planning beter te ondersteunen.
Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde betalingsverwerking in de gezondheidszorg?
Automatisering van crediteurenadministratie kan het beheer van financiële activiteiten door zorginstellingen aanzienlijk verbeteren. De hieronder beschreven voordelen laten zien hoe automatisering de nauwkeurigheid, zichtbaarheid en naleving ondersteunt:
Verbeterde nauwkeurigheid en lagere verwerkingskosten
AP-automatiseringssoftware kan gebruikmaken van optische tekenherkenning (OCR) en intelligente gegevensextractie om factuurgegevens automatisch vast te leggen, waardoor de meeste fouten bij het invoeren van gegevens worden geëlimineerd. Het systeem kan facturen ook vergelijken met inkooporders en contracten om discrepanties te signaleren voordat de betaling wordt verwerkt. Deze drievoudige controle kan zowel onopzettelijke fouten als fraude helpen voorkomen.
Sterker cashflowbeheer
Automatiseringsoplossingen kunnen facturen in realtime vastleggen en registreren zodra ze binnenkomen, waardoor financiële teams direct inzicht krijgen in openstaande vorderingen. Dit inzicht ondersteunt een nauwkeurigere cashflowprognose en een sterker werkkapitaalbeheer, waarbij vorderingen duidelijk worden uitgesplitst per leverancier, afdeling of kostenplaats. Voor bredere cashflowbehoeften biedt Slash's kapitaalfinanciering toegang tot flexibele kortetermijnfinanciering rechtstreeks via het dashboard, waardoor organisaties hun liquiditeit kunnen beheren wanneer er timingverschillen ontstaan.⁵
Verbeterde maatregelen voor gegevensprivacy
Moderne AP-automatiseringsplatforms die zijn ontworpen voor de gezondheidszorgsector bevatten beveiligingsfuncties die voldoen aan de HIPAA-vereisten. Dit omvat versleuteling van gegevens in rust en tijdens verzending, op rollen gebaseerde toegangscontroles die ervoor zorgen dat medewerkers alleen facturen zien die relevant zijn voor hun verantwoordelijkheden, veilige auditlogging van alle gegevenstoegang en naleving van de SOC 1- en SOC 2-normen.
Naadloze systeemintegraties
De meest effectieve automatiseringsoplossingen werken niet op zichzelf, maar integreren naadloos met uw bestaande technologische infrastructuur. Voor zorginstellingen betekent dit doorgaans dat er een koppeling moet worden gemaakt met uw ERP-systeem (zoals Sage Intacct, Oracle, SAP of andere), uw elektronische patiëntendossiersysteem, inkoopplatforms en banksystemen. Slash kan worden geïntegreerd met QuickBooks en Xero, en de API ondersteunt geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen financiële systemen.
Welke functies bevat de beste geautomatiseerde software voor crediteurenadministratie?
Bij het evalueren van AP-automatiseringsoplossingen moeten zorginstellingen prioriteit geven aan functies die compliance, controle en flexibiliteit ondersteunen zonder de operationele complexiteit te vergroten:
- SOC 1 / SOC 2-conformiteit: Uw financiële platform moet voldoen aan dezelfde veiligheids- en auditnormen die gelden voor de hele toeleveringsketen in de gezondheidszorg. Slash is een SOC 2 Type II-conform zakelijk bankplatform, wat betekent dat de beveiligingsmaatregelen voor klantgegevens regelmatig worden gecontroleerd om te voldoen aan strenge vertrouwens- en nalevingsvereisten.
- Hoogwaardige bedrijfskaarten: Centraliseer het verzamelen van bonnen binnen teams en ontvang tot 2% cashback op uitgaven met de Slash Visa Platinum Card. Hierdoor kunnen zorginstellingen hun operationele kosten compenseren en besparingen besteden aan kapitaalintensieve behoeften.
- Diverse betalingsmethoden: Slash ondersteunt binnenlandse en wereldwijde ACH, overschrijvingen naar meer dan 180 landen en realtime betalingen via netwerken zoals RTP en FedNow. Het platform ondersteunt ook on- en off-ramps tussen USD en stablecoins zoals USDC en USDT, waardoor organisaties digitale dollars kunnen aanhouden, verzenden en ontvangen via meerdere ondersteunde blockchains.⁴
- Gemakkelijk toegankelijke financiering: Uitgaven voor gezondheidszorg kunnen onvoorspelbaar zijn. Betalingen van Medicare, Medicaid en particuliere verzekeraars aan uw klanten kunnen vertraging oplopen, wat uiteindelijk de cashflow van uw bedrijf onder druk kan zetten. Slash biedt werkkapitaalfinanciering met flexibele terugbetalingstermijnen van 30, 60 of 90 dagen om te voorzien in kortetermijnbehoeften aan liquiditeit.
- Geautomatiseerde uitgavenbeheersing: Kaarttransacties, bankoverschrijvingen en factuurbetalingen kunnen rechtstreeks naar QuickBooks worden geëxporteerd om de afstemming te automatiseren en handmatig werk te verminderen. Deze integratie ondersteunt een nauwkeurigere onkostendeclaratie en vereenvoudigt downstreamprocessen zoals audits en belastingaangiften.
- Boekhoudkundige integraties: Exporteer al uw kaarttransacties, bankoverschrijvingen, factuurbetalingen en meer naar QuickBooks om afstemming, onkostendeclaraties, belastingaangifte en meer te automatiseren.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Ondersteun geautomatiseerde workflows voor crediteurenadministratie met Slash
In de gezondheidszorg is crediteurenadministratie meer dan alleen een backofficefunctie. Wanneer crediteurenprocessen traag, inconsistent of foutgevoelig zijn, kan dit gevolgen hebben voor de toeleveringsketens, productieschema's en uiteindelijk ook voor de patiëntenzorg. Door crediteurenadministratie te automatiseren, kunnen zorginstellingen operationele risico's verminderen, klaar zijn voor audits en een voorspelbaardere cashflow creëren in een omgeving waar timing en compliance van groot belang zijn.
Door structuur en zichtbaarheid te brengen in de goedkeuring en betaling van facturen, versterkt AP-automatisering de financiële veerkracht. Financiële teams krijgen een duidelijker inzicht in verplichtingen, strengere controle over uitgaven en het vertrouwen dat processen kunnen worden opgeschaald naarmate regelgeving verandert en activiteiten groeien. Deze consistentie ondersteunt sterkere relaties met leveranciers en zorgt ervoor dat essentiële leveringen en diensten beschikbaar blijven wanneer ze het meest nodig zijn.
Slash helpt zorginstellingen hun crediteurenadministratie te moderniseren door veilige betalingsworkflows, realtime inzicht en ingebouwde controles te combineren die naleving ondersteunen zonder de complexiteit te vergroten. Met de juiste financiële infrastructuur kunnen zorgteams zich minder richten op het beheren van financiële risico's en meer op het leveren van betrouwbare, hoogwaardige zorg.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Welke soorten zorginstellingen kunnen profiteren van AP-automatisering?
Gezondheidszorgfabrikanten, farmaceutische bedrijven, leveranciers en dienstverleners met complexe leveranciersnetwerken en wettelijke vereisten hebben vaak het meeste baat bij een AP-automatiseringsoplossing zoals Slash.
Vervangt AP-automatisering boekhoudsoftware?
Nee. AP-automatiseringstools worden doorgaans geïntegreerd met boekhoudsystemen (bijvoorbeeld de integraties van Slash met QuickBooks en Xero) om de verwerking van facturen en betalingen te stroomlijnen, niet om kernfuncties van de boekhouding te vervangen.
Hoe ondersteunt AP-automatisering compliance?
Geautomatiseerde workflows zorgen voor consistente goedkeuringsprocessen en audittrails, waardoor het gemakkelijker wordt om tijdens interne beoordelingen of externe audits aan te tonen dat aan de voorschriften wordt voldaan. Bovendien geven financiële dienstverleners die voldoen aan SOC 2 Type II, zoals Slash, prioriteit aan gegevensbeveiliging voor accounts en betalingsinformatie, wat kan helpen bij het beschermen van gevoelige gezondheidsgegevens.
Lees meer van ons
