Hoe u uw EIN kunt vinden en waarom dit belangrijk is voor uw bedrijf

Uw Employer Identification Number (EIN) is letterlijk een essentieel onderdeel van de identiteit van uw bedrijf.

Uw EIN is het officiële belastingnummer waarmee uw bedrijf wordt geïdentificeerd bij de IRS, de overheid, banken, kredietverstrekkers en veel van de bedrijven waarmee u samenwerkt. Als u een bedrijfseigenaar bent en u zich momenteel afvraagt waar u uw EIN kunt vinden, dan is het tijd om daar achter te komen. Uw EIN is absoluut essentieel, omdat het vaak nodig is bij het indienen van belastingaangiften, het openen van een zakelijke bankrekening of het versturen van transacties naar leveranciers.

Uw EIN kan worden beschouwd als het zakelijke equivalent van een sofinummer (SSN), maar dan op maat gemaakt voor bedrijven in plaats van voor particulieren. Net zoals het sofinummer van een particulier door de overheid wordt verstrekt als identificatie voor belastingdoeleinden, wordt het EIN van een bedrijf gebruikt om de naleving van de belastingregels door een bedrijf te volgen en te controleren. Zonder uw EIN kan uw bedrijf niet goed functioneren, dus het is essentieel dat u weet wat het is en waar u het kunt vinden.

In deze gids leggen we uit wat een EIN is, waarom het belangrijk is, hoe u uw eigen EIN kunt vinden, hoe u het EIN van een ander bedrijf kunt vinden en hoe u een nieuw EIN kunt aanvragen als u net begint. We laten ook zien hoe Slash bedrijven helpt bij het verkrijgen en beheren van EIN's met door experts ontwikkelde bedrijfs- en financiële beheersoftware.

Wat is een EIN en waarom heb je er een nodig?

Als uw bedrijfsactiviteiten het genereren van inkomsten, het aannemen van werknemers of het indienen van belastingaangiften omvatten, dan heeft u een EIN nodig.

EIN of Employer Identification Number is een uniek negencijferig nummer dat door de IRS (Internal Revenue Service) wordt toegekend om een bedrijf te identificeren voor federale belastingdoeleinden. Uw EIN is nauw verbonden met de belastingaangifte van uw bedrijf en wordt soms ook wel Federal Tax Identification Number of bedrijfsbelasting-ID genoemd.

Hoewel uw EIN essentieel is als fiscaal identificatienummer voor bedrijven, is dit niet de enige functie ervan. Uw EIN is namelijk om verschillende redenen en in verschillende gevallen een noodzakelijk identificatiemiddel:

Belastingaangifte doen. De Amerikaanse belastingdienst (IRS) vereist EIN's op uw zakelijke belastingaangiften.
Loonadministratie en inhouding van belastingen. Uw EIN is vereist bij het rapporteren van lonen en het versturen van W-2- of 1099-formulieren.
Een zakelijke bankrekening openen. Bijna alle banken en kredietverenigingen hebben uw bedrijfs-EIN nodig om uw identiteit te verifiëren.
Een zakelijke lening of creditcard aanvragen. Kredietverstrekkers kunnen kredietrapporten opvragen die gekoppeld zijn aan uw EIN.
Het verkrijgen van licenties of vergunningen. Van federale en staatsvergunningen tot branchespecifieke vergunningen, uw EIN fungeert als uw identificatienummer.
Uw SSN beschermen. Voor eenmanszaken vermindert het gebruik van een EIN in plaats van een sofinummer het risico op identiteitsdiefstal bij het invullen van een W-9 of andere documenten.

Het verkrijgen van een EIN is vereist om uw bedrijf volledig binnen het Amerikaanse financiële systeem te kunnen laten functioneren. Als u de basisprincipes van uw EIN begrijpt, is uw bedrijf beter voorbereid op het aannemen van personeel, het uitvoeren van transacties of het indienen van belastingaangiften.

Verschil tussen EIN en TIN

EIN wordt vaak verward met TIN of Taxpayer Identification Number (belastingidentificatienummer). Zowel EIN als TIN verwijzen naar identificatiemethoden voor belastingdoeleinden, waarbij TIN de meer algemene term is voor elke identificatie die de IRS gebruikt om belastingbetalers te volgen. EIN is een specifiek type belastingidentificatienummer dat is afgestemd op bedrijven. Hier volgt een overzicht:

TIN (belastingidentificatienummer): elk nummer dat de IRS gebruikt om belastingbetalers te identificeren. Dit kan een EIN voor bedrijven zijn, een SSN (Social Security Number) voor particulieren of een ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) voor particulieren zonder SSN.
EIN (werkgeversidentificatienummer): een fiscaal identificatienummer of type TIN specifiek voor bedrijfsentiteiten.

Dit onderscheid kan vooral belangrijk zijn als u een eenmanszaak heeft. Als eenmanszaak kunt u belastingaangifte doen onder uw SSN, maar als u uw bedrijf registreert als een LLC of corporatie, betekent dit dat u een EIN-aanvraag moet indienen om een nieuw EIN-nummer te krijgen bij de IRS. Als u niet op de juiste manier een EIN-nummer aanvraagt voor uw LLC, kan dit leiden tot boetes bij de belastingaangifte.

Hoe kan ik mijn EIN vinden?

Als u al een EIN hebt aangevraagd en gekregen, zijn er verschillende manieren om dit nummer te vinden. Gelukkig worden EIN's steeds vaker gedeeld en openbaar gemaakt, dus er zijn verschillende opties en bedrijfsdocumenten beschikbaar waar u uw belastingnummer kunt vinden.

Hier zijn enkele aanbevolen documenten om te bekijken:

EIN-bevestigingsbrief. Wanneer uw EIN is bevestigd, stuurt de IRS u een CP 575-formulier, uw EIN-bevestigingsbrief, met daarin uw EIN. Dit formulier kan digitaal zijn, afhankelijk van hoe u de aanvraag hebt ingediend.
Belastingaangiften. U hebt uw EIN nodig om belastingaangifte te doen, dus het staat vermeld op alle documenten voor uw bedrijfsbelastingaangifte. Meestal staat uw EIN bovenaan deze documenten vermeld.
Loonformulieren. Op loonformulieren, zoals het W-2- of 1099-formulier, is uw EIN vereist en moet deze daarom worden vermeld.
Bankafschriften. Als u een zakelijke bankrekening hebt geopend, is uw EIN zeer waarschijnlijk vereist. Het wordt op documenten vermeld en is vaak te vinden op uw bankwebsite.
Aanvragen voor leningen of licenties. Voor zakelijke leningdossiers, kredietaanvragen en vergunningspapieren is een EIN vereist. Ook andere licenties en leningen kunnen worden vermeld. Controleer recente documenten op een vermelding van een EIN.

Als u uw EIN niet op een bedrijfsdocument kunt vinden, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de IRS. Als u hiervoor kiest, moet u uw officiële naam, bedrijfsadres en gegevens over uw bedrijfseigendom kunnen verstrekken.

Met Slash kunt u uw EIN gemakkelijk vinden. Als u een Slash-gebruiker bent, logt u gewoon in op uw platform en navigeert u naar Entiteitsinstellingen in de linkerbenedenhoek. Klik op Entiteitsinstellingen → Tabblad Algemeen → Bedrijfsinformatie.

Vermeld onder Bedrijfsinformatie, vindt u uw EIN naast de naam van uw rechtspersoon en de NAICS-code.

Hoe vind je het EIN-nummer van een bedrijf (als het niet van jou is)?

Het kan zijn dat u het werkgeversidentificatienummer van een ander bedrijf moet achterhalen wanneer:

Het indienen van 1099-NEC-formulieren om betalingen aan aannemers van meer dan $ 600 te rapporteren.
W-9-formulieren invullen wanneer u met leveranciers of freelancers werkt.
Het controleren van de legitimiteit van een bedrijf voordat er zakelijke overeenkomsten of grote financiële transacties worden aangegaan.
(Als u een particulier bent) Het aanvragen van een werkloosheidsuitkering, waarbij het EIN-nummer van uw werkgever mogelijk vereist is.
Naleving van regelgeving in sectoren zoals verzekeringen, kredietverlening of gezondheidszorg.

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u het EIN-nummer van een bedrijf nodig hebt, maar het kan soms lastig zijn om dit te achterhalen. Hoewel EIN-nummers vaker beschikbaar zijn dan SSN-nummers, staat de IRS geen eenvoudige EIN-zoekopdracht voor alle bedrijven toe. Gelukkig zijn er nog steeds veel manieren om het EIN-nummer van een ander bedrijf te achterhalen:

Vraag het rechtstreeks aan het bedrijf. Bedrijven delen EIN-informatie vaak via documenten zoals W-9. Afhankelijk van uw B2B-relatie kunt u mogelijk rechtstreeks contact opnemen met het bedrijf.
SEC-documenten. Beursgenoteerde bedrijven vermelden hun EIN-nummers in documenten die bij de SEC worden ingediend, waaronder 10-K of 20-F.
IRS-database voor non-profitorganisaties. Met de zoekfunctie voor belastingvrije organisaties van de IRS kunt u EIN's voor non-profitorganisaties vinden.
Zakelijke kredietrapportenSommige beschikbare rapporten van kredietbureaus kunnen EIN's bevatten.
EIN-zoekplatforms van derden. Diensten zoals Middesk bieden EIN-zoekopdrachten, hoewel deze sites niet geverifieerd zijn.

Komt u er nog steeds niet uit? Neem dan rechtstreeks contact op met het bedrijf; e-mails en meldingen kunnen over het hoofd worden gezien, en de meest betrouwbare manier om het EIN-nummer van een organisatie te bevestigen, is rechtstreeks bij het bedrijf zelf.

Kan ik een EIN wijzigen of verwijderen?

Zodra uw EIN is toegekend, is deze permanent. U kunt deze niet verwijderen, maar u kunt wel de IRS-rekening die eraan gekoppeld is sluiten als uw bedrijf niet langer actief is.

Als u uw EIN niet meer wilt gebruiken

Stuur een verzoek tot afsluiting (vaak een brief) naar de IRS.
Vermeld uw officiële naam, EIN, bedrijfsadres en reden voor sluiting.
Voeg uw definitieve belastingaangifte toe, gemarkeerd als definitieve aangifte.

Als u uw bedrijf wilt veranderen zonder uw EIN te wijzigen of opnieuw aan te vragen, krijgt u te maken met een aantal beperkingen. Voor sommige bedrijfswijzigingen moet u bijvoorbeeld een nieuw EIN aanvragen. Hier volgt een overzicht:

U moet een nieuw EIN aanvragen als:

U wijzigt uw bedrijfsstructuur (bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een vennootschap).
Belangrijke wijzigingen in eigendom.
U start een nieuwe onderneming of vennootschap.

U kunt uw EIN behouden als:

U wijzigt uw bedrijfsnaam.
U wijzigt uw bedrijfsadres.

Zelfs wanneer u kleine wijzigingen aanbrengt die geen invloed hebben op uw EIN, moet u dit toch melden aan de IRS. Als u meer dan één bedrijf heeft, kunt u met behulp van de multi-entity tools van Slash meerdere EIN's voor elke entiteit beheren.

Hoe vraag je een EIN aan?

Als u nog geen EIN hebt, kunt u deze eenvoudig aanvragen als u een geregistreerde LLC of vennootschap bent. Hier volgen de eenvoudige stappen:

Meld je online aan via de website van de IRS. De online EIN-aanvraag van de IRS is de meest gestroomlijnde optie en u ontvangt uw EIN-bevestigingsbrief onmiddellijk na goedkeuring.
Dien formulier SS-4 in via fax of post. Vul een SS-4-formulier in en stuur het op. Omdat deze methode afhankelijk is van de post, kan het langer duren.
Bel de IRS (voor internationale aanvragers). Als u geen Amerikaans sofinummer of individueel belastingnummer (ITIN) hebt, kunt u een aanvraag indienen door rechtstreeks contact op te nemen met de IRS. Kijk op de website van de IRS voor de lokale telefoonnummers.

Krijg snel uw EIN met Slash

Voor veel bedrijven kan het verkrijgen van een EIN via de IRS ingewikkeld lijken. Slash vereenvoudigt het proces.

EIN-aanvraagondersteuning. Slash helpt u snel een EIN te verkrijgen, zelfs als u geen Amerikaans SSN hebt. We werken ook samen met platforms zoals Doola, die ondersteuning bieden bij de oprichting van LLC's en andere zakelijke diensten. Meer informatie vindt u op SlashX of neem contact op met onze verkoopafdeling team voor informatie en ondersteuning.
Ondersteuning voor meerdere entiteiten. Met Slash kunt u meerdere bedrijfsentiteiten en EIN's beheren vanuit één dashboard. Schakel eenvoudig tussen entiteiten en u kunt apart bankieren terwijl u op dezelfde plek blijft.
BankintegratieZodra uw EIN is ingesteld, integreert Slash deze in uw zakelijke bankrekening, onkostendeclaraties en rapportages. U krijgt ook toegang tot een onbeperkt aantal virtuele kaarten met tot wel 2% cashback via Slash.¹
Boekhoudkundige integraties. Uw EIN zal vooral tijdens het belastingseizoen van pas komen. Gelukkig geldt dat ook voor Slash. Slash kan worden geïntegreerd met boekhoudsoftware om het boekhouden en belastingaangifte te stroomlijnen, automatiseren en het risico op handmatige fouten te verminderen.

Of u nu uw eerste EIN-nummer voor uw bedrijf aanvraagt of meerdere entiteiten beheert, Slash biedt tools die de financiële opzet en voortdurende naleving vereenvoudigen.

Lees meer over hoe Slash uw bedrijf kan helpen met uw EIN, belastingaangifte, financieel beheer en meer op slash.com

Veelgestelde vragen

Hebben eenmanszaken een EIN nodig?

Niet altijd. Een eenmanszaak kan zijn socialezekerheidsnummer gebruiken, maar voor het openen van een zakelijke bankrekening of het aanvragen van een zakelijke lening is vaak een EIN vereist. U moet een EIN aanmaken als u overstapt naar een vennootschap of zich registreert voor een LLC.

Heb je een ander EIN-nummer nodig als je meerdere LLC's hebt?

Ja. Elke bedrijfsentiteit heeft een eigen EIN nodig. Slash biedt ondersteuning voor het beheer van meerdere entiteiten, waardoor ondernemers het beheer van meerdere bedrijven kunnen stroomlijnen in één dashboard.

Kunt u het EIN-nummer van uw bedrijf privé houden?

Nee. EIN's worden vermeld in veel openbare documenten, met name voor bedrijven en non-profitorganisaties. Ze worden niet als gevoelig beschouwd, in tegenstelling tot SSN's.