Come trovare il tuo EIN e perché è importante per la tua attività

Il tuo numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) è una parte essenziale dell'identità della tua azienda, nel vero senso della parola.

Il tuo EIN è il numero di identificazione fiscale ufficiale che identifica la tua attività presso l'IRS, il governo, le banche, gli istituti di credito e molte delle aziende con cui collabori. Se sei un imprenditore e ti stai chiedendo dove trovare il tuo EIN, è ora di scoprirlo. Il tuo EIN è assolutamente essenziale, poiché spesso è richiesto per presentare la dichiarazione dei redditi, aprire un conto bancario aziendale o inviare transazioni ai fornitori.

Il tuo EIN può essere considerato come l'equivalente aziendale del numero di previdenza sociale (SSN), ma pensato per le aziende piuttosto che per i privati. Analogamente al modo in cui il governo fornisce il numero di previdenza sociale di un privato come identificativo ai fini del monitoraggio fiscale, l'EIN di un'azienda viene utilizzato per tracciare e monitorare la conformità fiscale dell'azienda stessa. Senza il tuo EIN, la tua azienda non può funzionare correttamente, quindi è fondamentale che tu sappia cos'è e dove trovarlo.

In questa guida ti spiegheremo cos'è un EIN, perché è importante, come trovare il tuo, come trovare quello di un'altra azienda e come richiederne uno nuovo se hai appena avviato la tua attività. Ti mostreremo anche come Slash aiuta le aziende a ottenere e gestire gli EIN con un software di gestione aziendale e finanziaria sviluppato da esperti.

Che cos'è un EIN e perché è necessario?

Se le attività della tua azienda includono la generazione di reddito, l'assunzione di dipendenti o la presentazione di dichiarazioni fiscali, allora hai bisogno di un EIN.

L'EIN, o Employer Identification Number (numero di identificazione del datore di lavoro), è un numero univoco di nove cifre assegnato dall'IRS (Internal Revenue Service, l'agenzia delle entrate statunitense) per identificare un'azienda ai fini fiscali federali. L'EIN è strettamente legato alla dichiarazione dei redditi della tua azienda e talvolta viene indicato come Federal Tax Identification Number (numero di identificazione fiscale federale) o business tax ID (codice fiscale aziendale).

Sebbene il tuo EIN sia essenziale come codice fiscale aziendale, questa non è la sua unica funzione. Il tuo EIN è infatti un elemento di identificazione necessario per diversi motivi e in diversi casi:

Presentazione delle dichiarazioni dei redditi. L'IRS richiede l'EIN nelle dichiarazioni dei redditi aziendali.
Gestione delle buste paga e delle ritenute fiscali. Il tuo EIN è necessario per la dichiarazione dei redditi e l'invio dei moduli W-2 o 1099.
Aprire un conto bancario aziendale. Quasi tutte le banche e le cooperative di credito richiedono il codice EIN della tua azienda per verificare l'identità.
Richiesta di un prestito aziendale o di una carta di credito. Gli istituti di credito possono richiedere rapporti di credito associati al tuo EIN.
Ottenimento di licenze o permessi. Dalle licenze federali e statali ai permessi specifici del settore, il tuo EIN funge da identificativo.
Proteggi il tuo numero di previdenza sociale. Per i titolari di imprese individuali, l'utilizzo di un EIN anziché del numero di previdenza sociale riduce il rischio di furto di identità durante la compilazione del modulo W-9 o di altri documenti.

Per poter operare pienamente all'interno del sistema finanziario statunitense, la tua azienda deve ottenere un EIN. Comprendere le nozioni di base relative all'EIN aiuterà la tua azienda a essere pronta per le assunzioni, le transazioni o la dichiarazione dei redditi.

Differenza tra EIN e TIN

L'EIN viene spesso confuso con il TIN, ovvero il numero di identificazione fiscale. Sia l'EIN che il TIN si riferiscono a metodi di identificazione a fini fiscali, ma il TIN è il termine più generico che indica qualsiasi identificazione utilizzata dall'IRS per tracciare i contribuenti. L'EIN è un tipo specifico di numero di identificazione fiscale pensato appositamente per le aziende. Ecco una spiegazione dettagliata:

TIN (Codice fiscale): qualsiasi numero utilizzato dall'IRS per identificare i contribuenti. Può trattarsi dell'EIN per le aziende, del SSN (Social Security Number) per le persone fisiche o dell'ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) per le persone fisiche prive di SSN.
EIN (numero di identificazione del datore di lavoro): un codice fiscale o un tipo di TIN specifico per le entità commerciali.

Questa distinzione può diventare particolarmente importante se sei un imprenditore individuale. Gli imprenditori individuali possono presentare la dichiarazione dei redditi utilizzando il proprio numero di previdenza sociale (SSN); tuttavia, se registri la tua attività come LLC o società per azioni, devi presentare una richiesta di EIN all'IRS per ottenere un nuovo numero di identificazione fiscale. La mancata richiesta di un EIN per la tua LLC può comportare sanzioni fiscali.

Come posso trovare il mio EIN?

Se hai già richiesto e ottenuto un EIN, esistono diversi modi per individuarlo. Fortunatamente, gli EIN sono sempre più spesso condivisi e resi disponibili al pubblico, quindi esistono diverse opzioni e documenti aziendali in cui è possibile individuare il proprio numero di identificazione fiscale.

Ecco alcuni documenti consigliati da consultare:

Lettera di conferma EIN. Una volta confermato il tuo EIN, l'IRS ti invierà un modulo CP 575, la lettera di conferma dell'EIN, che include il tuo EIN. Questo modulo può essere in formato digitale a seconda di come hai presentato la domanda.
Dichiarazioni dei redditi. Avrai bisogno del tuo EIN per presentare la dichiarazione dei redditi, quindi apparirà su tutti i documenti relativi alla dichiarazione dei redditi della tua azienda. In genere, il tuo EIN dovrebbe essere indicato nella parte superiore di questi documenti.
Moduli relativi alle buste paga. Nei moduli relativi alle buste paga, come il W-2 o il 1099, è necessario indicare il proprio EIN, che deve quindi essere riportato.
Estratti conto bancari. Se hai aperto un conto bancario aziendale, molto probabilmente ti verrà richiesto il tuo EIN. Sarà riportato sui documenti e spesso lo troverai sul sito della tua banca.
Richieste di prestito o licenza. I fascicoli relativi ai prestiti aziendali, le richieste di credito e i documenti relativi alle autorizzazioni richiedono tutti un EIN. Potrebbero essere elencate anche altre licenze e prestiti: controlla eventuali documenti recenti per verificare la presenza di un EIN.

Se non riesci a trovare il tuo EIN su un documento aziendale, puoi contattare direttamente l'IRS. Se scegli questa opzione, preparati a fornire il tuo nome legale, l'indirizzo aziendale e i dettagli relativi alla proprietà della tua attività.

Slash ti aiuta a trovare facilmente il tuo EIN. Se sei un utente Slash, accedi alla tua piattaforma e vai su Impostazioni entità nell'angolo in basso a sinistra. Clicca Impostazioni entità → Scheda Generale → Informazioni aziendali.

Elencato sotto Informazioni commerciali, troverai il tuo EIN accanto al nome della tua persona giuridica e al codice NAICS.

Come trovare l'EIN di un'azienda (se non è il tuo)

Potrebbe essere necessario individuare il numero di identificazione fiscale di un'altra azienda nei seguenti casi:

Presentazione dei moduli 1099-NEC per segnalare i pagamenti a contraenti superiori a 600 dollari.
Compilazione dei moduli W-9 quando si lavora con fornitori o liberi professionisti.
Verifica della legittimità dell'attività prima di intraprendere rapporti commerciali o transazioni finanziarie di grande entità.
(Se sei un privato) Richiesta di sussidio di disoccupazione, per cui potrebbe essere richiesto il codice EIN del tuo datore di lavoro.
Conformità normativa in settori quali assicurazioni, prestiti o assistenza sanitaria.

Ci possono essere diversi motivi per cui è necessario conoscere l'EIN di un'azienda, ma a volte individuarlo può essere difficile. Sebbene gli EIN siano più facilmente reperibili rispetto agli SSN, l'IRS non consente una semplice ricerca dell'EIN per tutte le aziende. Fortunatamente, esistono comunque molti modi per individuare l'EIN di un'altra azienda:

Chiedi direttamente all'azienda. Le aziende spesso condividono le informazioni relative all'EIN tramite documenti come il W-9. A seconda del vostro rapporto B2B, potreste essere in grado di contattare direttamente l'azienda.
Documenti depositati presso la SEC. Le società quotate in borsa riportano gli EIN nei documenti depositati presso la SEC, compresi i moduli 10-K o 20-F.
Database delle organizzazioni no profit dell'IRS. La funzione di ricerca delle organizzazioni esenti da imposte dell'IRS può aiutarti a trovare i codici EIN delle organizzazioni senza scopo di lucro.
Rapporti di credito aziendaliAlcuni rapporti disponibili presso le agenzie di credito possono includere i codici EIN.
Piattaforme di ricerca EIN di terze parti. Servizi come Middesk forniscono ricerche EIN, sebbene questi siti non siano verificati.

Ancora bloccato? Contatta direttamente l'azienda; le e-mail e le notifiche possono passare inosservate e il modo più affidabile per confermare l'EIN di un'organizzazione è direttamente dall'azienda stessa.

Posso modificare o rimuovere un EIN?

Una volta assegnato, il tuo EIN è permanente. Non puoi cancellarlo, ma puoi chiudere il conto IRS ad esso collegato se la tua attività non è più attiva.

Se desideri interrompere l'utilizzo del tuo EIN

Invia una richiesta di chiusura (spesso una lettera) all'IRS.
Includi il tuo nome legale, il numero EIN, l'indirizzo aziendale e il motivo della chiusura.
Allega la tua dichiarazione dei redditi definitiva contrassegnata come dichiarazione finale.

Se desideri modificare la tua attività senza cambiare o ricreare un EIN, dovrai fare i conti con alcune limitazioni. Ad esempio, alcune modifiche aziendali richiederanno la creazione di un nuovo EIN. Ecco una panoramica dettagliata:

Dovrai richiedere un nuovo EIN se:

Modificate la struttura della vostra attività (ad esempio, da ditta individuale a società di capitali).
Cambiamenti significativi nella proprietà.
Avvii una nuova società o partnership.

Puoi mantenere il tuo EIN se:

Modifichi la ragione sociale della tua azienda.
Cambia il tuo indirizzo commerciale.

Anche quando si apportano modifiche minori che non influiscono sul proprio EIN, è comunque necessario informare l'IRS. Se si possiede più di un'attività commerciale, l'utilizzo degli strumenti multi-entità di Slash può aiutare a gestire più EIN per ciascuna entità.

Come richiedere un EIN

Se non hai ancora un EIN, richiederlo è semplice se sei una LLC o una società commerciale registrata. Ecco i semplici passaggi da seguire:

Fai domanda online sul sito dell'IRS. La richiesta online dell'EIN all'IRS è l'opzione più snella e, una volta approvata, riceverai immediatamente la lettera di conferma dell'EIN.
Invia il modulo SS-4 via fax o posta. Compila e invia un modulo SS-4. Poiché si basa sulla posta, questo metodo potrebbe essere più lento.
Chiama l'IRS (per i richiedenti internazionali). Se non disponi di un numero di previdenza sociale statunitense o di un numero di identificazione fiscale individuale (ITIN), puoi presentare la domanda chiamando direttamente l'IRS. Verifica i numeri locali sul sito web dell'IRS.

Ottieni rapidamente il tuo EIN con Slash

Per molte aziende, ottenere un EIN tramite l'IRS può sembrare complicato. Slash semplifica il processo.

Assistenza per la richiesta dell'EIN. Slash ti aiuta a ottenere rapidamente un EIN, anche se non hai un numero di previdenza sociale statunitense (SSN). Collaboriamo anche con piattaforme come Doola, offrendo assistenza per la costituzione di società a responsabilità limitata (LLC) e altri servizi aziendali. Per saperne di più, visita il sito SlashX o contatta il nostro reparto vendite team per informazioni e assistenza.
Supporto multi-entitàSlash ti aiuta a gestire più entità aziendali e codici EIN da un'unica dashboard. Basta passare da un'entità all'altra per effettuare operazioni bancarie separate rimanendo nello stesso posto.
Integrazione bancariaUna volta impostato il tuo EIN, Slash lo integra nel tuo conto bancario aziendale, nel monitoraggio delle spese e nella rendicontazione. Puoi anche accedere a carte virtuali illimitate con un cashback fino al 2% tramite Slash.¹
Integrazioni contabili. Il tuo EIN ti sarà particolarmente utile durante la stagione fiscale. Fortunatamente, anche Slash lo sarà. Slash si integra con il software di contabilità per semplificare, automatizzare e ridurre il rischio di errori manuali nella contabilità e nella dichiarazione dei redditi.

Che tu stia richiedendo il tuo primo EIN aziendale o gestendo diverse entità, Slash fornisce strumenti che semplificano la configurazione finanziaria e la conformità continua.

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Domande frequenti

I titolari di imprese individuali hanno bisogno di un EIN?

Non sempre. Un imprenditore individuale può utilizzare il proprio numero di previdenza sociale, ma spesso è necessario un EIN per aprire un conto bancario aziendale o richiedere un prestito aziendale. Dovrai creare un EIN se passi a una società per azioni o ti registri come LLC.

È necessario un EIN diverso se si possiedono più LLC?

Sì. Ogni entità commerciale necessita di un proprio EIN. Slash offre supporto per la gestione di più entità, aiutando gli imprenditori a semplificare la gestione di più attività commerciali in un'unica dashboard.

È possibile rendere privato il codice EIN della propria azienda?

No. Gli EIN sono riportati in molti documenti pubblici, in particolare per le società e le organizzazioni no profit. Non sono considerati sensibili allo stesso modo dei SSN.