Prevenzione delle frodi aziendali: controlli essenziali di cui ogni azienda avrà bisogno nel 2025
La frode non è un rischio limitato alle grandi imprese o ai settori ad alto rischio. Si tratta di una minaccia persistente e poco evidente che può colpire aziende di qualsiasi dimensione. I truffatori tendono a cercare i punti deboli nelle operazioni finanziarie, come controlli interni inadeguati, visibilità limitata sulle transazioni e misure di sicurezza obsolete. Le piccole imprese possono essere obiettivi particolarmente allettanti perché potrebbero non disporre di risorse dedicate alla prevenzione delle frodi o di sistemi formali di controllo e verifica.
L'impatto finanziario delle frodi va di solito ben oltre la perdita iniziale. Le attività fraudolente possono interrompere le operazioni quotidiane, mettere a dura prova i rapporti con fornitori e clienti e creare rischi legali o di conformità per gli imprenditori. In molti casi, le frodi vengono scoperte solo settimane o mesi dopo che si sono verificate, soprattutto quando i processi di riconciliazione sono lenti o altamente manuali.
Spesso, i rischi maggiori possono derivare dal continuo ricorso a flussi di lavoro obsoleti. Approvazioni via e-mail, assegni cartacei, fogli di calcolo e conti bancari non collegati possono rendere più difficile individuare attività sospette nel momento in cui si verificano. Inoltre, i ritardi nell'individuazione possono dare ai truffatori più tempo per trasferire fondi o nascondere ciò che hanno fatto.
In questa guida illustreremo alcuni metodi pratici per proteggere la tua attività dalle frodi. Spiegheremo i concetti normativi chiave come KYC, KYB e AML, analizzeremo le truffe più comuni e illustreremo le misure di protezione che puoi implementare in modo realistico. Mostreremo anche come un sistema bancario moderno come Slash possa aiutare a ridurre la dipendenza dai processi manuali offrendo visibilità in tempo reale sulle transazioni, rilevamento delle frodi assistito dall'intelligenza artificiale, controlli granulari delle carte e verifica dell'identità conforme, senza costringere le aziende a utilizzare sistemi complessi e riservati alle grandi imprese.¹
Che cos'è la prevenzione delle frodi? Concetti chiave e importanza
La prevenzione delle frodi si riferisce alle strategie, ai controlli e ai processi utilizzati dalle aziende per ridurre sia la probabilità che l'impatto delle attività fraudolente. Ciò può includere controlli interni, verifica dell'identità, monitoraggio delle transazioni, formazione dei dipendenti, procedure chiare per rispondere ad attività sospette e altro ancora.
Piuttosto che cercare di eliminare completamente le frodi, cosa raramente realistica, la prevenzione delle frodi si concentra sulla riduzione delle opportunità, sul miglioramento dell'individuazione e sulla risposta più rapida quando qualcosa va storto. In pratica, ciò significa combinare controlli preventivi, controlli investigativi e protocolli di risposta. I controlli preventivi sono progettati per ridurre le opportunità di frode; i controlli investigativi aiutano a identificare attività sospette; i protocolli di risposta delineano cosa fare una volta che la frode è sospettata o confermata.
Le aziende si affidano anche a quadri normativi per definire le loro iniziative di prevenzione delle frodi, tra cui:
- Conosci il tuo cliente (KYC): Processi utilizzati per verificare l'identità dei clienti prima di instaurare rapporti finanziari.
- Conosci la tua attività (KYB): Controlli simili sono stati applicati alle aziende, ai fornitori e alle controparti per confermarne la legittimità e la titolarità.
- Antiriciclaggio (AML): Requisiti di monitoraggio e segnalazione continui volti a individuare e prevenire attività finanziarie illecite.
Oltre alla conformità, la prevenzione delle frodi supporta obiettivi operativi più ampi. Può aiutare a proteggere i ricavi, preservare la fiducia con fornitori e clienti, limitare le perdite dovute a furti o appropriazioni indebite e migliorare la disciplina finanziaria complessiva.
Come funziona la prevenzione delle frodi: tutto quello che c'è da sapere
La prevenzione delle frodi funziona in modo diverso a seconda di dove il rischio entra nell'azienda. Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di frode che colpiscono le aziende oggi, insieme al motivo per cui ciascuno richiede un approccio leggermente diverso:
Frode bancaria
Le frodi bancarie possono includere trasferimenti ACH non autorizzati, frodi telematiche o appropriazioni indebite di conti. Questi incidenti spesso si verificano dopo che le credenziali sono state compromesse tramite attacchi di phishing o pratiche di autenticazione poco sicure. Una volta che i fondi lasciano un conto bancario, il loro recupero può essere difficile e molto urgente, specialmente nel caso delle transazioni telematiche.
Frode contabile
La frode contabile può comportare la manipolazione dei bilanci, passività nascoste o spese classificate in modo errato. Questo tipo di frode può spesso verificarsi internamente; può essere collegata a una supervisione limitata, a revisioni contabili poco frequenti o alla mancanza di separazione dei compiti all'interno dei team finanziari.
Frode con carta di credito
Le aziende possono subire frodi con carte di credito attraverso l'uso non autorizzato delle carte, chargeback fraudolenti o l'uso improprio delle carte dei dipendenti. Anche lo skimming delle carte nei punti vendita può esporre informazioni finanziarie sensibili. Senza controlli a livello di transazione e tokenizzazione, entrambe caratteristiche standard delle carte di credito Slash, questi problemi potrebbero persistere senza essere rilevati.
Frode finanziaria
Le frodi finanziarie possono verificarsi quando le aziende vengono prese di mira con opportunità false o ingannevoli, come schemi Ponzi, schemi piramidali o offerte di titoli non registrati. Alcuni schemi si basano sulle relazioni sociali, mentre altri comportano l'usurpazione dell'identità di autorità di regolamentazione o istituzioni finanziarie.
Furto d'identità
I truffatori possono utilizzare identità rubate o falsificate per aprire conti, avviare transazioni o reindirizzare pagamenti. Il rigoroso rispetto delle procedure KYC, KYB e di due diligence sui clienti è fondamentale per ridurre questo rischio. Le aziende dovrebbero verificare i documenti di identità, incrociare le informazioni con database affidabili e monitorare eventuali incongruenze nei dettagli delle richieste. Processi di verifica multilivello rendono molto più difficile per i truffatori avere successo con identità sintetiche o rubate.
Frode con assegni
Negli ultimi anni, nonostante il calo generale nell'uso degli assegni, i casi di frode sono aumentati. Tra le truffe più comuni figurano gli assegni contraffatti, le firme falsificate e il check kiting, una pratica che consiste nello sfruttare il tempo che intercorre tra il deposito e il regolamento dell'assegno. Le aziende che continuano ad affidarsi agli assegni senza misure di sicurezza come il positive pay possono essere esposte a rischi elevati, motivo per cui molte società stanno passando a metodi di pagamento digitali con protocolli di sicurezza più rigorosi.
Nonostante l'ampia gamma di schemi fraudolenti, esistono diverse misure di sicurezza che tendono a migliorare la protezione su tutta la linea:
- Controlli interni chiari e flussi di lavoro di approvazione
- Verifica dell'identità tramite KYC e KYB
- Monitoraggio continuo delle transazioni e avvisi
- Accesso limitato al sistema e autorizzazioni basate sui ruoli
- Procedure definite per rispondere ad attività sospette
Come proteggere la tua azienda dalle frodi: 6 modi per ridurre al minimo il rischio
Per proteggere la tua azienda dalle frodi non servono budget aziendali o team di sicurezza dedicati. L'approccio più efficace combina controlli proattivi, monitoraggio costante e strumenti adeguati per individuare tempestivamente eventuali problemi. Ecco sei modi pratici per rafforzare la tua strategia di prevenzione delle frodi:
1. Rafforzare i controlli interni e ridurre i processi manuali
I controlli interni funzionano meglio quando vengono applicati in modo coerente. Quando le approvazioni, i pagamenti e le riconciliazioni avvengono in sistemi scollegati tra loro, è più facile che si verifichino attività fraudolente. Centralizzare le attività finanziarie rende più facile individuare le irregolarità.
Una piattaforma come Slash offre agli imprenditori una visibilità in tempo reale sul flusso di cassa tra conti bancari, carte e metodi di pagamento. Le autorizzazioni granulari garantiscono che i dipendenti abbiano accesso solo a ciò di cui hanno bisogno, mentre le regole di spesa configurabili impediscono transazioni non autorizzate. L'acquisizione digitale dei dati delle transazioni riduce anche la possibilità che le informazioni vengano nascoste o alterate, soprattutto se sincronizzate con strumenti di contabilità come QuickBooks.
2. Verificare le informazioni relative a dipendenti, clienti e fornitori
Senza solidi processi KYC e KYB, le aziende potrebbero esporsi al rischio di furti di identità, fornitori fraudolenti o frodi telematiche e con assegni. Verificare chi si trova dall'altra parte di una transazione è particolarmente importante quando i pagamenti sono di importo elevato, urgenti o fuori dal normale.
È necessario verificare i precedenti dei dipendenti prima di concedere loro l'accesso ai sistemi finanziari o alle informazioni sensibili. Quando si assumono nuovi dipendenti, è opportuno dedicare del tempo a verificarne la legittimità attraverso diversi canali: una telefonata a un numero noto, la verifica degli indirizzi aziendali e l'esame dei documenti costitutivi possono aiutare a stabilire un rapporto di fiducia prima che avvenga qualsiasi trasferimento di denaro.
3. Proteggi i conti bancari e l'accesso all'online banking
I conti bancari sono spesso oggetto di frodi. Limitare chi può avviare transazioni, applicare l'autenticazione a più fattori e rivedere regolarmente le autorizzazioni di accesso può aiutare a ridurre l'esposizione al rischio.
Slash consente alle aziende di gestire l'accesso basato sui ruoli, revocare immediatamente le autorizzazioni e impostare limiti di transazione a livello di account. Le carte virtuali possono aggiungere un ulteriore livello di protezione tokenizzando le informazioni nel punto vendita, riducendo il rischio di skimming delle carte durante le transazioni. Il supporto nativo delle stablecoin di Slash può fornire una protezione aggiuntiva durante i trasferimenti rispetto ai tradizionali bonifici bancari, poiché le transazioni on-chain possono essere più difficili da falsificare o alterare una volta regolate.³
4. Monitorare le transazioni e segnalare tempestivamente le attività sospette
La diagnosi precoce è uno dei modi più efficaci per limitare le perdite dovute alle frodi. Il monitoraggio delle transazioni in tempo reale consente alle aziende di individuare anomalie, come importi di pagamento inaspettati, nuovi fornitori o tempistiche insolite, prima che i fondi lascino completamente il conto.
Slash utilizza il monitoraggio delle transazioni basato sull'intelligenza artificiale per identificare attività potenzialmente sospette e consentire una revisione più rapida. Flussi di approvazione configurabili e avvisi istantanei aiutano le aziende a sospendere le transazioni discutibili prima che vengano finalizzate, piuttosto che scoprire i problemi in un secondo momento.
5. Proteggiti dalle compromissioni delle e-mail aziendali e dal phishing
Molti truffatori prendono di mira i dipendenti fingendo di essere dirigenti dell'azienda; un truffatore intelligente e convincente può ingannare un dipendente e convincerlo a rivelare importanti informazioni aziendali. È importante organizzare regolarmente corsi di formazione per i dipendenti sui pericoli delle truffe di phishing e su come individuarle. Inoltre, per i nuovi dipendenti, è importante affrontare questo argomento sin dall'inizio, poiché sono i più esposti al rischio di essere presi di mira e di cadere nella trappola. Per le aziende più grandi, prendete in considerazione l'implementazione di e-mail di prova di phishing per vedere come reagiscono i vostri dipendenti a una possibile truffa.
6. Effettuare regolarmente verifiche e riconciliazioni
Gli audit e le riconciliazioni sono più efficaci quando vengono eseguiti regolarmente. Aspettare che qualcosa sembri strano può consentire alle frodi di continuare più a lungo del necessario. Con una configurazione bancaria e contabile integrata, come Slash abbinato a QuickBooks, la revisione delle transazioni, la riconciliazione dei conti e la preparazione dei rendiconti finanziari possono diventare una parte standard delle operazioni piuttosto che un fastidioso inconveniente trimestrale.
Cosa fare se la tua azienda è vittima di una frode?
Se si sospetta o si conferma una frode, è fondamentale agire rapidamente con il proprio istituto bancario. Il tempo può influire in modo significativo sulla possibilità di congelare o recuperare i fondi. Ecco cosa fare:
- Contatta immediatamente la tua banca: Segnala quanto prima qualsiasi attività sospetta al tuo fornitore di servizi finanziari. Il tuo fornitore potrebbe essere in grado di bloccare le transazioni, congelare i conti interessati o avviare procedure di recupero. Le banche possono talvolta richiamare bonifici o trasferimenti ACH se ne vengono informate entro poche ore dalla transazione, prima che i fondi siano stati completamente regolati.
- Proteggi tutti i punti di accesso: Reimposta tutte le credenziali di accesso rilevanti, revoca le autorizzazioni degli utenti, attiva un'autenticazione più sicura e controlla le modifiche recenti ai dettagli dell'account. Spesso anche il tuo fornitore di servizi bancari può aiutarti a verificare le attività di accesso recenti e la cronologia delle transazioni.
- Documenta tutto: Conservare i registri delle transazioni fraudolente, delle comunicazioni, dei timestamp e dei risultati interni. Le banche e le reti di pagamento richiedono solitamente una documentazione dettagliata per indagare sulle denunce di frode.
- Regola i controlli per il futuro: Dopo l'incidente, rivedi e rafforza le misure di prevenzione delle frodi. Aggiorna i flussi di lavoro di approvazione, modifica i limiti di spesa e implementa ulteriori controlli, se necessario, per ridurre i rischi futuri.
Invece di perdere tempo al telefono con la propria filiale bancaria, piattaforme come Slash consentono alle aziende di intervenire immediatamente al primo segno di frode dalla dashboard. Poiché Slash conserva registrazioni dettagliate delle transazioni e dei log di accesso, le aziende possono essere in una posizione migliore per documentare rapidamente le attività fraudolente e collaborare con le reti di pagamento o le autorità, se necessario.
Ottieni una visibilità completa sui pagamenti e sulle transazioni con Slash
Quando si verifica una frode, ogni minuto è prezioso. Con la dashboard Slash, ciò che prima richiedeva ore ora richiede pochi minuti. Al primo segnale di qualcosa che non va, ricevi un avviso immediato. Apri l'app e blocchi i conti con un solo clic. Accedi alla tua dashboard analitica per visualizzare una panoramica a livello aziendale di tutte le transazioni, suddivise per team, destinatario, tipo di pagamento e altro ancora. Tutti i dettagli delle transazioni vengono registrati automaticamente e sono immediatamente disponibili. Una volta identificato il problema, puoi revocare le autorizzazioni degli utenti e chiudere immediatamente i conti compromessi, senza bisogno di telefonare.
Slash offre anche una suite completa di strumenti finanziari progettati per garantire alle aziende maggiore controllo, visibilità e sicurezza:
- Carta Slash Visa Platinum: Una carta di credito con cashback del 2% che consente un controllo dettagliato delle spese, raggruppamenti personalizzabili delle carte e informazioni in tempo reale sulle transazioni. Salva tutti i dati delle transazioni dei tuoi team per una maggiore visibilità e modifica facilmente le autorizzazioni dei dipendenti che utilizzano in modo improprio la carta aziendale.
- Supporto nativo delle criptovalute: I pagamenti in criptovaluta beneficiano della tecnologia blockchain che rende le transazioni estremamente difficili da falsificare, duplicare o alterare. Questo perché vivono su una rete decentralizzata che utilizza chiavi crittografiche per proteggere le informazioni di pagamento. Slash consente agli utenti di detenere, inviare e ricevere stablecoin come USDC e USDT su 8 diverse blockchain.
- Conti di risparmio ad alto rendimento: Centralizza ulteriormente i conti della tua azienda con conti ad alto rendimento che si integrano direttamente nella dashboard di Slash. Guadagna fino al 4,1% di rendimento annualizzato dai conti del mercato monetario Morgan Stanley o BlackRock legati ai titoli del Tesoro statunitense.⁶
- Conti virtuali: Separa i diversi pool di pagamento per fornitori, categoria e altro ancora in base alle tue esigenze con conti bancari virtuali facilmente configurabili.
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Domande frequenti
Cos'è la regola del 10-80-10 per le frodi?
La regola del 10-80-10 si applica a molti contesti diversi, ma quando si riferisce alle frodi aziendali significa questo: il 10% delle persone probabilmente non commetterà mai frodi, il 10% delle persone commetterà sempre frodi se ne avrà la possibilità e il restante 80% si colloca in una posizione intermedia. La prevenzione delle frodi si concentra generalmente sul limitare la possibilità che l'80% intermedio commetta frodi, poiché adeguate misure di sicurezza possono efficacemente dissuadere persone generalmente oneste dal commettere atti disonesti.
Quali sono le 4 "P" della frode?
Le 4 "P" si riferiscono al modo comune in cui i truffatori manipolano le loro vittime. Le 4 "P" sono: fingere, problema, pressione e pagare; un truffatore fingerà di essere qualcun altro, ti presenterà un problema che può essere risolto con un compenso monetario, ti metterà sotto pressione creando un'urgenza o ingannandoti con false promesse e, infine, potresti pagarlo, a quel punto una transazione autorizzata non potrà essere annullata.
Posso inserire un avviso di frode sul mio numero EIN?
Non esiste un sistema centralizzato di allerta frodi per gli EIN. Il monitoraggio attento dei conti bancari e l'implementazione di una rigorosa verifica dell'identità sono le protezioni più efficaci. Se sospetti che il tuo EIN sia stato compromesso da una frode, invia il modulo IRS 14039-B e contatta le principali agenzie di credito per inserire un avviso sui tuoi profili e sulla tua identificazione.
