In che modo i sistemi di pagamento automatizzati migliorano il flusso di cassa e riducono gli errori
Ti stai preparando per il trimestre più intenso dell'anno: fai scorta di forniture, coordini i programmi e prepari il tuo team per un aumento della domanda. Tutto sembra funzionare alla perfezione. Poi scopri che un assegno per uno dei tuoi maggiori fornitori non è mai stato inviato. La produzione si blocca, i fornitori sono frustrati e rischi di perdere clienti durante la tua stagione più importante.
Questo tipo di contrattempi può verificarsi quando le aziende si affidano a procedure di pagamento obsolete. Il contante e gli assegni cartacei lasciano troppo spazio all'errore. Le fatture possono andare perse. Le approvazioni possono subire ritardi. La rendicontazione manuale delle spese e il monitoraggio della spesa possono diventare un compito gravoso quando il team finanziario è costretto a compilare manualmente registri e fogli di calcolo.
Queste difficoltà possono essere evitate con un moderno sistema di pagamento automatizzato. Le aziende lungimiranti hanno abbandonato il lavoro manuale di smistamento delle fatture, approvazione dei pagamenti dei fornitori e invio di assegni cartacei, soggetto a errori. Aggiornando il sistema di pagamento, è possibile automatizzare le attività più dispendiose in termini di tempo e accedere a strumenti che migliorano la visibilità del flusso di cassa, rafforzano i rapporti con i fornitori e potenziano il controllo finanziario complessivo.
In questo articolo analizzeremo il funzionamento dei sistemi di pagamento automatizzati e spiegheremo come aiutano gli imprenditori a risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire il regolare svolgimento delle operazioni. Metteremo inoltre in evidenza le soluzioni di pagamento all'avanguardia offerte da Slash, tra cui pagamenti automatizzati ai fornitori, gestione del flusso di cassa in tempo reale, accesso alla rete SWIFT per i pagamenti internazionali, opzioni di trasferimento flessibili tramite ACH, bonifici bancari, RTP e FedNow e molto altro ancora.¹ Con Slash, potrai accedere a una piattaforma all-in-one per la gestione finanziaria e le operazioni bancarie aziendali che ti consentirà di gestire il denaro senza stress, liberando tempo da dedicare alla crescita della tua azienda.
Che cos'è l'automazione dei pagamenti?
L'automazione dei pagamenti copre un'ampia gamma di strumenti e funzionalità, ma il suo scopo principale è quello di automatizzare e semplificare la gestione dei conti fornitori (AP), ovvero le passività a breve termine che la tua azienda ha nei confronti di fornitori, venditori e prestatori di servizi. Le funzioni principali includono spesso l'elaborazione delle fatture, l'approvazione dei pagamenti, i pagamenti elettronici, la riconciliazione e il rilevamento delle frodi.
Tradizionalmente, la gestione AP comportava l'inserimento manuale delle fatture, l'approvazione delle spese e l'emissione dei pagamenti. I sistemi di pagamento automatizzati sostituiscono questi flussi di lavoro manuali con strumenti digitali che migliorano la precisione, riducono i costi amministrativi e forniscono visibilità in tempo reale sulle spese aziendali.
Un altro aspetto importante è la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), che si concentra sul mantenimento e la negoziazione di solide partnership commerciali. I sistemi di pagamento automatizzati possono rafforzare le relazioni con i fornitori accelerando i cicli di pagamento, garantendo pagamenti puntuali e offrendo approfondimenti basati sui dati relativi alla spesa. Queste informazioni possono velocizzare le catene di approvvigionamento e dare alla tua azienda un maggiore potere negoziale.
Un sistema di pagamento automatizzato come Slash riunisce tutti questi processi in un'unica dashboard unificata. È possibile trasferire automaticamente fondi ai fornitori tramite ACH, bonifico bancario o pagamenti in tempo reale; semplificare la rendicontazione delle spese attraverso la categorizzazione automatica; gestire la contabilità integrando i dati finanziari con QuickBooks e Xero; e proteggersi da frodi o abusi utilizzando controlli di spesa personalizzabili e un monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale che segnala le transazioni irregolari.
Come funziona un sistema di pagamento automatizzato?
Anziché spiegare il funzionamento dei pagamenti automatizzati dall'alto verso il basso, esaminiamo più da vicino ogni singolo processo coinvolto nel pagamento e nell'approvvigionamento. Analizzando questi sistemi interni, possiamo comprendere meglio come ciascuno di essi contribuisca al flusso di lavoro finanziario più ampio:
Acquisizione fatture
Quando vengono inviate o ricevute fatture, un sistema di pagamento automatizzato può facilitare l'elaborazione delle fatture estraendo e digitalizzando i dati da ciascun documento, che si tratti di un PDF, di un allegato e-mail o di una copia scannerizzata. Le funzionalità di contabilità integrate di Slash, basate su QuickBooks e Xero, utilizzano la tecnologia AI e OCR per abbinare le fatture ai relativi ordini di acquisto, segnalare automaticamente le discrepanze ed eliminare l'inserimento manuale dei dati.
Percorso di approvazione automatizzato
È importante che le richieste di approvazione e le fatture siano esaminate dalle persone giuste. L'inoltro automatico delle approvazioni può garantire che il processo si svolga in modo rapido e coerente. Ad esempio, il vostro sistema di pagamento potrebbe inoltrare automaticamente qualsiasi fattura superiore a 5.000 dollari per l'approvazione; nel frattempo, gli acquisti ricorrenti da fornitori affidabili possono essere pre-approvati entro limiti di spesa prestabiliti. Questo livello di controllo elimina i colli di bottiglia, favorisce la conformità e mantiene il vostro denaro in movimento.
Esecuzione del pagamento
I pagamenti elettronici possono essere programmati su diversi canali, tra cui bonifici ACH (Automated Clearing House), bonifici bancari e reti di pagamento in tempo reale come RTP e FedNow. A seconda delle preferenze di ciascun fornitore, è possibile automatizzare i pagamenti utilizzando il metodo più adatto alle loro esigenze. Per le transazioni internazionali, le aziende si affidano comunemente alla rete SWIFT per facilitare i trasferimenti transfrontalieri. Slash consente ciascuno di questi metodi di trasferimento insieme alla possibilità di effettuare pagamenti in stablecoin ancorate al dollaro USA come USDC, USDT e USDSL, che non sono soggette alle tradizionali commissioni sulle transazioni estere.⁴
Riconciliazione
Quando vengono effettuate delle transazioni, il vostro software di contabilità può importare automaticamente i dati dai vostri conti bancari, carte e sistemi di pagamento collegati. Slash si integra con QuickBooks e Xero, che utilizzano l'intelligenza artificiale e una logica basata su regole per abbinare i pagamenti alle fatture o alle bollette corrispondenti, confrontando dettagli quali importi delle transazioni, fornitori e date. Il sistema classifica quindi automaticamente ogni transazione nel conto spese o entrate corretto e aggiorna i tuoi rapporti finanziari in tempo reale. Eliminando l'inserimento manuale dei dati e mantenendo una sincronizzazione continua dei dati finanziari, queste integrazioni consentono ai team finanziari di chiudere i conti più rapidamente e garantire che tutti i conti attivi e passivi siano accurati, conformi e aggiornati.
5 vantaggi dell'automazione dei pagamenti per le aziende
Dalla gestione dei conti fornitori al completamento delle transazioni, ogni fase della gestione dei pagamenti offre opportunità di miglioramento. Ecco alcuni vantaggi che l'automazione dei pagamenti può offrire alla tua azienda:
Riduzione dei costi operativi e risparmio di tempo
Metodi obsoleti di tracciamento delle fatture, approvazione dei pagamenti e gestione dei conti possono costare alla tua azienda tempo e risorse preziose. L'inserimento manuale dei dati e la revisione costante dei fogli di calcolo rallentano le operazioni e spesso richiedono l'assunzione di personale contabile aggiuntivo. Una piattaforma di pagamento come Slash automatizza la categorizzazione delle spese, accelera i trasferimenti di fondi e semplifica la gestione delle fatture, consentendo al tuo team di dedicare meno tempo alle attività amministrative e più tempo alla crescita.
Riduzione del rischio di frodi e abusi
Man mano che la tua attività cresce, monitorare manualmente ogni transazione diventa sempre più difficile e aumenta il rischio di abusi. Slash semplifica la supervisione e il rilevamento delle frodi consentendoti di emettere metodi di pagamento con regole e limiti di spesa preimpostati. Le opzioni di pagamento elettronico, come le carte virtuali, possono anche migliorare la sicurezza attraverso la crittografia dei dati e la tokenizzazione, proteggendo le tue informazioni finanziarie dall'intercettazione durante le transazioni. Inoltre, le informazioni in tempo reale sulla spesa e il monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale aiutano a rilevare le attività irregolari non appena si verificano, consentendoti di affrontare potenziali frodi prima che possano causare gravi danni.
Maggiore visibilità sul flusso di cassa e sui budget
Una chiara comprensione di come il denaro circola nella tua azienda è essenziale per prendere decisioni finanziarie informate. Con Slash, puoi analizzare il flusso di cassa e i budget attraverso un dashboard analitico completo che suddivide le spese per fornitore, metodo di pagamento e team. In un istante, puoi verificare l'efficienza del tuo flusso di cassa e dove sono allocati maggiormente i tuoi fondi. Queste informazioni trasformano i dati finanziari in indicazioni pratiche, aiutandoti a identificare le tendenze di spesa, adeguare i budget in modo proattivo e rafforzare la tua strategia finanziaria a lungo termine.
Maggiore conformità e preparazione alle verifiche
Prepararsi alle verifiche contabili e mantenere la conformità può essere stressante quando i dati finanziari sono sparsi su più fonti. Le funzionalità di contabilità integrate di Slash consentono di organizzare e registrare le transazioni in pochi secondi, mantenendo i libri contabili accurati e aggiornati. La riconciliazione automatizzata e l'analisi delle spese semplificano la verifica delle informazioni finanziarie, rafforzano i controlli interni e garantiscono che la tua azienda sia sempre pronta per le revisioni.
Come automatizzare i pagamenti in modo efficace
Un sistema di pagamento automatizzato è in grado di gestire un'ampia gamma di operazioni finanziarie complesse, ma il suo utilizzo non dovrebbe essere complicato. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per implementare con successo un sistema di pagamento automatizzato nella vostra azienda.
- Mappa i tuoi flussi di lavoro di pagamento esistenti: In primo luogo, stabilisci una linea di base per il miglioramento e identifica le aree che necessitano di ottimizzazione. Esamina ogni fase del processo di approvvigionamento, dalla redazione degli ordini di pagamento alla fatturazione fino all'esecuzione del pagamento. In ogni fase, prendi nota di ciò che accade e dei metodi di pagamento utilizzati. Inoltre, verifica la presenza di ritardi, dati duplicati o spese inutili che potrebbero causare problemi.
- Scegli un software che si integri con gli strumenti che già usi: Per ottenere il massimo dal tuo sistema di pagamento, assicurati che sia integrato con le tue piattaforme contabili, bancarie ed ERP. Per una maggiore flessibilità, cerca soluzioni di pagamento come Slash con connettività API, che consente la condivisione dei dati in tempo reale tra i sistemi.
- Stabilire politiche di approvazione chiare: Definisci le politiche di conformità della tua azienda in materia di fatturazione, approvvigionamento e spese aziendali. Una volta stabilite tutte le regole, puoi utilizzare la piattaforma Slash per impostare limiti di spesa, creare gruppi di carte e assegnare livelli di approvazione differenziati. Una volta che il sistema è operativo, il percorso di approvazione automatizzato si occuperà del resto.
- Implementare i protocolli di sicurezza: Utilizza avvisi in tempo reale per monitorare i pagamenti; abilita autorizzazioni basate sui ruoli in modo che solo i manager autorizzati possano approvare o eseguire i pagamenti; applica controlli di spesa per limitare le spese dei dipendenti e dei reparti; utilizza metodi di pagamento come le carte virtuali per proteggere le informazioni sensibili relative ai conti o separare le spese per fornitore.
- Riconcilia automaticamente ed effettua controlli regolari: Con Slash, puoi collegare la tua piattaforma di pagamento al tuo software di contabilità per abbinare automaticamente le transazioni alle fatture o alle bollette. Semplificare la gestione delle spese e la contabilità ti incentiva a prendere decisioni finanziarie più intelligenti, come condurre regolarmente audit interni, analisi delle spese o riconciliazioni.
- Perfeziona continuamente il tuo sistema: Man mano che l'automazione diventa sempre più integrata nei flussi di lavoro della tua azienda, dovresti dedicare del tempo alla formazione dei tuoi dipendenti su come sfruttare al meglio queste funzionalità. Esamina regolarmente le piattaforme di gestione dei pagamenti, conduci analisi degli acquisti e raccogli feedback dal tuo team finanziario per migliorare continuamente il tuo sistema. Slash può semplificare il processo di miglioramento grazie a avvisi in tempo reale e analisi dettagliate.
Come scegliere un software per l'automazione dei pagamenti
La scelta di una soluzione di pagamento dipende dalle dimensioni della tua azienda, dal volume e dall'entità delle tue transazioni, dai dipendenti che hai a disposizione per gestire un sistema di pagamento automatizzato complesso e da altri fattori. Indipendentemente dalla fase di crescita in cui si trova la tua azienda, ecco alcune caratteristiche universali da ricercare che possono guidare il tuo processo decisionale:
Integrazione con software bancari e contabili
L'automazione dei pagamenti funziona al meglio quando il sistema è collegato direttamente alle piattaforme bancarie e contabili. Grazie all'integrazione con strumenti come QuickBooks o Xero, Slash sincronizza transazioni, fatture e spese, riducendo l'inserimento manuale dei dati e gli errori di riconciliazione. La condivisione dei dati in tempo reale garantisce l'accuratezza dei registri finanziari e la visibilità del flusso di cassa su tutti i sistemi.
Funzionalità di sicurezza avanzate
Poiché i sistemi di pagamento gestiscono dati finanziari sensibili, è preferibile scegliere una piattaforma con funzionalità quali crittografia end-to-end, tokenizzazione o autenticazione a più fattori. La conformità agli standard PCI DSS garantisce un'adeguata protezione dei dati sia in fase di archiviazione che di trasmissione, applicando al contempo protocolli di gestione dei rischi continui. Slash integra queste misure di sicurezza con ulteriori protezioni, quali il monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale e un team di assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per aiutarti a individuare rapidamente attività irregolari prima che possano causare danni significativi.
Diversi metodi di pagamento supportati
Un sistema di pagamento dovrebbe supportare una varietà di metodi di pagamento per soddisfare le esigenze dei fornitori e delle aziende. I bonifici ACH sono affidabili per i pagamenti ricorrenti, i bonifici bancari sono adatti per transazioni di importo elevato o urgenti, mentre le carte virtuali o fisiche consentono di controllare e monitorare le spese quotidiane. Opzioni più recenti come RTP e FedNow consentono pagamenti quasi istantanei, migliorando il flusso di cassa e la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM).
Scalabilità e flessibilità
Un sistema di pagamento efficiente deve essere in grado di gestire la crescita della tua attività. Man mano che le tue operazioni si espandono, potresti trovarti ad affrontare nuove sfide: gestire nuove valute, effettuare pagamenti transfrontalieri o accettare pagamenti da più filiali e entità. Con Slash, puoi effettuare e ricevere pagamenti a livello globale con trasferimenti rapidi e gestire facilmente più fonti di pagamento grazie al nostro supporto multi-entità.
Prezzi e commissioni trasparenti
Esistono molte soluzioni di pagamento disponibili a vari livelli di prezzo. Tuttavia, pagare di più per la tua piattaforma non significa necessariamente avere accesso a più funzionalità. Slash offre prezzi flessibili per aziende di tutte le dimensioni, con un piano gratuito che include strumenti di automazione di base e un piano Platinum che offre commissioni più basse e ricompense più elevate.
Ottimizza i pagamenti e il flusso di cassa con Slash
Procedure di pagamento obsolete possono rallentare le operazioni, generare costi superflui e rendere più difficile mantenere la visibilità finanziaria. Slash può eliminare questi problemi automatizzando i pagamenti, offrendo maggiore visibilità e sicurezza nella gestione delle finanze aziendali.
Con Slash, puoi monitorare le spese in tempo reale e mantenere accurata la tua contabilità grazie alle integrazioni contabili integrate. Il monitoraggio automatico delle spese riduce l'inserimento manuale dei dati, mentre i controlli personalizzabili delle carte e i trasferimenti programmati semplificano i pagamenti ai fornitori. Inoltre, grazie al supporto multi-entità, la nostra dashboard è in grado di gestire il flusso di cassa di più entità o filiali su un'unica dashboard unificata, offrendoti funzionalità di elaborazione dei pagamenti che possono aiutare la tua azienda a crescere.
Ecco alcuni altri modi in cui Slash può migliorare i tuoi servizi bancari aziendali e l'automazione dei pagamenti:
- Con il Carta Slash Visa® Platinum, puoi offrire ai dipendenti un potere di spesa flessibile con una carta di credito che consente di ottenere fino al 2% di cashback sugli acquisti aziendali.
- Che tu stia gestendo pagamenti ACH, bonifici o pagamenti in tempo reale, tutto passa attraverso un'unica dashboard collegata, offrendoti un quadro completo dell'attività finanziaria della tua azienda.
- Effettua pagamenti in oltre 160 paesi in tutto il mondo con accesso ai trasferimenti su rete SWIFTed evitare le tradizionali commissioni sulle transazioni estere con Stablecoin ancorate al dollaro statunitense come USDC, UDST e USDSL.
Scopri come Slash può aiutare la tua azienda ad automatizzare, organizzare e scalare le proprie operazioni finanziarie su slash.com.
Domande frequenti
Qual è un esempio di pagamento automatico?
Un esempio di pagamento automatico è la programmazione di un trasferimento elettronico di fondi. Utilizzando il proprio sistema di pagamento, è possibile scegliere attraverso quale canale elaborare il pagamento e quando consegnarlo al fornitore. Una volta programmato, il pagamento può essere automaticamente approvato ed eseguito dal proprio sistema di pagamento.
Le piccole imprese possono trarre vantaggio dall'automazione dei pagamenti?
Assolutamente sì. Spesso i proprietari di piccole imprese si occupano di attività di gestione finanziaria che li distraggono dal dare priorità alle operazioni aziendali principali. Inoltre, senza un team finanziario a disposizione, processi come la riconciliazione e la revisione contabile possono risultare più complessi. Un sistema di automazione dei pagamenti può ridurre drasticamente il tempo e le competenze necessarie per sviluppare abitudini finanziarie sane e mantenere un flusso di cassa costante.
Quali sono le sfide legate all'implementazione delle piattaforme di automazione dei pagamenti?
Senza una pianificazione adeguata, l'implementazione dei pagamenti automatizzati può comportare difficoltà quali interruzioni del flusso di cassa, colli di bottiglia o errori nelle regole di automazione. È inoltre importante scegliere un software che si integri con i propri strumenti di gestione finanziaria, quali servizi contabili o bancari di terze parti.
