Software di automazione contabile che semplificherà la gestione delle vostre finanze e delle vostre spese
Il futuro della finanza sta cambiando rapidamente e lo stesso dovrebbe valere anche per le operazioni contabili. I software di automazione contabile possono essere uno strumento utile per il processo di gestione finanziaria di qualsiasi azienda. Abbandonare metodi contabili obsoleti può migliorare l'efficienza delle operazioni quotidiane automatizzando la riconciliazione, riducendo al minimo il rischio di errori nella preparazione delle note spese e semplificando la preparazione delle revisioni interne. Un minor numero di errori libera tempo e risorse per attività di maggior valore, rendendo le operazioni contabili semplificate una componente fondamentale di un moderno sistema finanziario.
I software di contabilità sono più efficaci se abbinati a una piattaforma bancaria aziendale che centralizza i dati finanziari. Queste piattaforme possono raccogliere e organizzare automaticamente le informazioni di pagamento relative all'intera attività, eliminando la necessità di incrociare più sistemi. Slash è una piattaforma finanziaria che unifica i dati delle transazioni relativi a pagamenti, carte e conti e si sincronizza perfettamente con QuickBooks per ridurre l'inserimento manuale dei dati.¹ Tuttavia, prima di scegliere una soluzione di automazione contabile, è importante confrontare le opzioni in base alle esigenze specifiche della propria attività.
In questa guida presenteremo diversi strumenti software di contabilità oggi disponibili per le aziende. Spiegheremo i modi migliori per automatizzare i flussi di lavoro finanziari, che possono aiutare a ottimizzare i processi di rendicontazione e normativi della vostra azienda. Ogni strumento software presenta vantaggi e sfide specifici, quindi capire quali servizi sono più adatti alla vostra azienda può essere il primo passo per semplificare i flussi di lavoro finanziari.
Cos'è un software di contabilità automatizzato: caratteristiche principali e importanza
Il software di contabilità automatizzata è un aggiornamento moderno dei metodi contabili tradizionali che può semplificare processi quali la riconciliazione, la rendicontazione delle spese, la gestione delle fatture, la preparazione delle verifiche contabili e la dichiarazione dei redditi, utilizzando la tecnologia per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro finanziario.
Alcuni dei vantaggi di alto livello che la tua azienda può aspettarsi dall'implementazione di un software di contabilità automatizzato includono:
- Maggiore accuratezza dei dati. L'automazione consente di individuare e ridurre rapidamente errori quali transazioni duplicate, ricevute mancanti o transazioni classificate in modo errato.
- Efficienza in termini di tempo. Esaminare manualmente gli estratti conto bancari e le fatture può rallentare i tempi necessari per chiudere i conti.
- Rendicontazione finanziaria semplificata. I software di contabilità possono semplificare la rendicontazione generando automaticamente conti economici, bilanci e moduli fiscali necessari.
La contabilità tradizionale può essere estenuante, con team che dedicano ore all'inserimento manuale dei dati nei fogli di calcolo delle note spese. Questi processi manuali sono soggetti a errori, che spesso comportano lunghe operazioni di pulizia in un secondo momento. I sistemi di contabilità automatizzati aiutano a semplificare la gestione finanziaria riducendo queste inefficienze:
Integrazioni esterne
Per ottenere il massimo da una configurazione finanziaria automatizzata, molti sistemi di contabilità consentono la sincronizzazione con piattaforme finanziarie di terze parti, sistemi ERP e altro ancora. Queste integrazioni consentono agli utenti di trasferire dati finanziari tra piattaforme, una funzionalità importante per ridurre al minimo l'inserimento manuale dei dati. Quickbooks, ad esempio, si integra perfettamente con Slash; gli utenti di Slash possono trasferire tutti i dati delle transazioni direttamente nella loro piattaforma di contabilità e quindi utilizzare tali dati per riconciliare, redigere report e altro ancora.
Gestione delle fatture
L'automazione della creazione e del monitoraggio delle fatture contribuisce a semplificare il processo di fatturazione e mantiene gli acquisti di prodotti o servizi organizzati ed efficienti. Le moderne piattaforme contabili possono utilizzare l'intelligenza artificiale per supportare i controlli dei conti fornitori, come la verifica a due vie e a tre vie. La verifica a due vie confronta le fatture con gli ordini di acquisto, mentre la verifica a tre vie verifica le fatture rispetto agli ordini di acquisto e ai documenti di ricezione, come le ricevute o le bolle di accompagnamento, per garantire l'accuratezza prima del pagamento.
Rapporti generati
La rendicontazione finanziaria, compresa la redazione di conti economici e bilanci, è fondamentale per la salute a lungo termine di un'azienda perché fornisce informazioni utili per il processo decisionale e le previsioni. Alcuni software di contabilità automatizzati sono in grado di generare questi report automaticamente, offrendo agli imprenditori una visione più accurata e aggiornata della posizione finanziaria della loro azienda.
Monitoraggio dei tempi e approvazioni del flusso di lavoro
Il monitoraggio del tempo è uno strumento fondamentale per comprendere l'allocazione dei costi del lavoro, poiché consente alle aziende di vedere come le ore lavorative dei dipendenti si traducono in costi per diversi ruoli, progetti o attività. Il modo in cui questi costi vengono allocati influisce direttamente sulla redditività e può fornire informazioni utili per una pianificazione e una previsione più accurate. L'automazione del monitoraggio del tempo all'interno di un sistema contabile o di gestione delle buste paga può aiutare a garantire la coerenza dei dati relativi alla manodopera, mentre l'inserimento manuale dei dati relativi al tempo può essere più soggetto a errori.
Quali sono alcuni strumenti efficaci per l'automazione della contabilità?
Sul mercato sono disponibili numerosi strumenti di automazione contabile, con caratteristiche e funzionalità diverse. A seconda del modello di business e delle esigenze operative, alcune caratteristiche potrebbero essere più importanti di altre. Di seguito sono riportate le nostre migliori scelte di sistemi di contabilità automatizzata da prendere in considerazione:
Xero
Xero è una piattaforma software di contabilità che consente agli utenti di utilizzare integrazioni di app di terze parti e funzioni di riconciliazione basate sull'intelligenza artificiale. Un altro punto di forza di Xero è la contabilità automatizzata e l'attenzione rivolta ai componenti aggiuntivi relativi alla contabilità fornitori e alle buste paga.
A chi è rivolto: Contabili di piccole imprese che gestiscono più entità e necessitano di integrazioni con app di terze parti.
Prezzo dell'abbonamento: A partire da 25 $ al mese; il piano Established di Xero, il più avanzato, costa 90 $ al mese.
Intuit Quickbooks
Noto per il suo sistema di contabilità completo, Quickbooks è un altro software di automazione contabile che integra i dati provenienti da servizi bancari come Slash. Le transazioni possono essere sincronizzate e i flussi di lavoro specifici del settore possono essere modificati in base alle esigenze aziendali con funzionalità quali la categorizzazione delle spese e la generazione di report.
A chi è rivolto: Piccole e medie imprese che necessitano di un software di contabilità affidabile con una curva di apprendimento minima.
Prezzo dell'abbonamento: I prezzi di QuickBooks Online variano da 19 a 137,50 dollari al mese. Ogni entità aggiuntiva richiede un abbonamento supplementare.
Oracle NetSuite
NetSuite è un sistema di gestione delle risorse aziendali (ERP) pensato per startup e imprese; le sue funzionalità di contabilità automatizzata si integrano con una serie di risorse basate su cloud per aiutare a scalare le operazioni aziendali. Si tratta principalmente di una suite di gestione aziendale che include strumenti di contabilità automatizzata, ma comprende anche altre offerte aziendali come CRM e gestione del capitale umano.
A chi è rivolto: Aziende in crescita con 3-10+ entità che necessitano di un sistema contabile facilmente scalabile.
Prezzo dell'abbonamento: A partire da circa 999 $ al mese per la licenza base più 99 $ al mese per utente. I costi totali variano in genere da 20.000 $ a oltre 100.000 $ all'anno, a seconda dei moduli e del numero di utenti.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 è una piattaforma multi-soluzione che collega i dati relativi alle vendite, alle operazioni, alla finanza e ad altre funzioni aziendali. Come parte della sua suite Enterprise Resource Planning (ERP), include funzionalità di contabilità automatizzata quali contabilità generale, contabilità di progetto e budgeting.
A chi è rivolto: Grandi imprese che necessitano di potenti flussi di lavoro contabili multi-entità strettamente integrati nel proprio sistema Microsoft.
Prezzo dell'abbonamento: A partire da 80 $ al mese per utente, con i moduli finanziari a partire da 210 $ al mese per utente.
BlackLine
BlackLine è una piattaforma software finanziaria e cloud basata sull'intelligenza artificiale con un focus strategico. Grazie all'automazione, la piattaforma automatizza i processi di registrazione e fatturazione. BlackLine dispone anche di un hub centrale per la governance e la gestione dei rischi, nonché di un dashboard che consente agli utenti di visualizzare i dati.
A chi è rivolto: Aziende di medie o grandi dimensioni, più tipicamente utilizzate dai team di finanza aziendale.
Prezzo dell'abbonamento: BlackLine non offre prezzi fissi, ma crea invece prezzi personalizzati in base a dettagli quali il numero di utenti o il numero di integrazioni.
FreshBooks
FreshBooks è un software all-in-one per piccole imprese che offre strumenti quali acquisizione di ricevute, rendicontazione finanziaria e gestione del flusso di cassa, fatturazione e contabilità. Il loro strumento di contabilità SaaS è particolarmente indicato per liberi professionisti e piccole imprese di servizi.
A chi è rivolto: Piccole imprese basate sui servizi, liberi professionisti e consulenti che gestiscono da 1 a 3 entità semplici con esigenze contabili lineari.
Prezzo dell'abbonamento: A partire da 252 $ all'anno fino a un massimo di 700 $ all'anno. Le aziende multiple richiedono abbonamenti separati.
Deltek
Per le aziende che operano maggiormente su progetti, Deltek fornisce strumenti di pianificazione finanziaria e conformità per le medie e grandi imprese. Queste aziende possono operare in settori che vanno dall'architettura all'edilizia o agli appalti pubblici.
A chi è rivolto: Attività basate su progetti che seguono cicli di vita lunghi piuttosto che singole transazioni.
Prezzo dell'abbonamento: Richiede un preventivo personalizzato.
Spendesk
Spendesk è una piattaforma di gestione delle spese che offre visibilità in tempo reale sulle spese e riconciliazione automatizzata. È ideale per i team finanziari all'interno dell'UE che desiderano controllare e monitorare i budget dei team, i flussi di lavoro delle spese e i dashboard di reporting.
A chi è rivolto: Piccole e medie imprese che desiderano aiutare le aziende a centralizzare la gestione delle spese.
Prezzo dell'abbonamento: Richiede un preventivo personalizzato.
La migliore piattaforma bancaria aziendale per l'integrazione contabile: Slash
Slash offre diverse funzionalità chiave necessarie alle piccole e medie imprese, riunite in un'unica piattaforma. Con Slash, puoi sincronizzare i dati contabili provenienti da altre fonti con i tuoi conti bancari aziendali, utilizzare carte virtuali e fisiche illimitate con controlli di spesa intelligenti e gestire i pagamenti dei fornitori, compresi quelli internazionali, il tutto da un'unica dashboard.
- Automatizza la sincronizzazione dei dati: Trasferisci i dati delle transazioni direttamente al tuo software di contabilità in tempo reale con l'API Slash, eliminando l'inserimento manuale e riducendo gli errori. Configura mappature automatizzate per ordinare le tue transazioni in categorie di spesa conformi alle normative fiscali.
- Transazioni separate: Suddividi una singola transazione in più voci contabili per una corretta allocazione prima della stagione fiscale.
- Supporto multi-entità: Mantieni le finanze organizzate in tutte le tue filiali centralizzando i tuoi estratti conto e i tuoi conti, mantenendo al contempo una visibilità unificata.
Slash business banking
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Quali processi contabili sono più adatti all'automazione?
Di seguito, discuteremo quali attività contabili sono più adatte all'automazione e perché tendono a richiedere più tempo se gestite manualmente:
Elaborazione delle fatture dei fornitori e gestione dei debiti
Lavorare con i fornitori è una pratica comune per molte aziende, ma a volte le fatture presentano discrepanze o richiedono approvazioni legali. L'automazione consente di verificare rapidamente questi dettagli e di pagare i fornitori in modo accurato.
Gestione delle spese e dei rimborsi dei dipendenti
Se ogni dipendente deve creare manualmente una nota spese, ciò richiede tempo prezioso che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo nelle attività professionali quotidiane. L'automazione del processo di rimborso consente ai team di concentrarsi su ciò che conta davvero.
Riconciliazione di estratti conto bancari e transazioni
Controllare manualmente le transazioni per verificare eventuali discrepanze può essere un'operazione ripetitiva. La natura meccanica di questo lavoro è più soggetta a errori umani, quindi automatizzare questo processo può ridurre al minimo la probabilità che tali errori si verifichino.
Preparazione dei rendiconti finanziari e chiusura dei conti
Per chiudere i conti o preparare i rendiconti finanziari in tutta sicurezza, è essenziale standardizzare il processo. L'automazione consente di mantenere i rendiconti coerenti e facilmente documentabili, riducendo così la dipendenza dai soli fogli di calcolo.
Gestione degli ordini di acquisto e dei flussi di lavoro relativi agli approvvigionamenti
Con la crescita delle aziende, aumenta anche il volume degli ordini di acquisto. Per stare al passo con la velocità degli ordini, l'automazione può alleggerire il carico di lavoro dei membri del team e garantire un aumento della velocità senza perdere il controllo.
Quali fattori occorre considerare nella scelta di un software di automazione contabile?
Prima di scegliere il software di automazione contabile più adatto alla tua attività, considera i seguenti criteri e funzionalità:
- Inserimento dati semplificato: Migliora la precisione nelle attività contabili essenziali, come la contabilità fornitori o la classificazione delle spese.
- Categorizzazione delle fatture: La tua piattaforma contabile dovrebbe essere dotata di tecnologia OCR per acquisire automaticamente le informazioni dalle fatture caricate. Alcuni sistemi utilizzano anche l'intelligenza artificiale per abbinare le fatture agli ordini di acquisto e alle transazioni corrispondenti, semplificando la riconciliazione.
- Flussi di lavoro di approvazione flessibili: I sistemi contabili possono inoltrare i documenti finanziari al team o all'amministratore corretto in base a chi deve autorizzarli o revisionarli; inviare automaticamente le fatture al team addetto alla contabilità fornitori e le ricevute al team finanziario.
- Tutte le transazioni in un unico pannello di controllo: Alcune aziende possono supervisionare più entità che necessitano della gestione delle loro transazioni, spese e saldi delle carte. Il software di automazione contabile è in grado di tracciare tutti questi dati in un unico pannello di controllo, riducendo lo sforzo richiesto dal tracciamento manuale.
Implementare l'automazione contabile in 5 semplici passaggi
Prima di implementare strumenti automatizzati, considera i seguenti passaggi che aiuteranno le aziende a valutare come integrare questi cambiamenti:
Valutare i flussi di lavoro contabili esistenti
Comprendete quali aspetti del vostro attuale flusso di lavoro contabile potrebbero essere più efficienti. Quali sistemi sono coinvolti, quando vengono effettuate le registrazioni e quando sono necessarie le approvazioni? Disporre di queste informazioni può mostrarvi quali sistemi di approvazione richiedono troppo tempo e rallentano i progressi. Effettuando una revisione interna completa del vostro attuale sistema, potrete comprendere meglio quali parti del processo devono essere riorganizzate.
Assicurati di avere la piattaforma contabile giusta per l'automazione
Assicurati di comprendere le differenze fondamentali tra i vari software di contabilità. Ad esempio, alcune piattaforme sono più adatte a team di grandi dimensioni rispetto a quelli più piccoli, quindi valutare queste priorità operative può aiutarti a restringere il campo delle tue decisioni.
Eseguire implementazioni pilota per testare l'automazione
I test consentono di avere un quadro più preciso di come l'automazione influirà sulle vostre finanze. Un test pilota è l'occasione ideale per utilizzare fonti di dati reali anziché informazioni simulate prima di impegnarsi completamente in un servizio. Ciò consente alle aziende di valutare l'accuratezza della riconciliazione rispetto a un report manuale.
Formare il team sui nuovi processi
Aiuta il tuo team ad apprendere e integrare il nuovo processo di transizione. Una volta che i team finanziari saranno stati formati, potranno valutare quali processi diventano più efficienti con l'automazione e come il loro nuovo ruolo e le loro nuove responsabilità si spostano per lavorare insieme al software invece che separatamente da esso.
Automatizzazione su larga scala in flussi di lavoro aggiuntivi
Una volta testato e formato il tuo team, puoi iniziare a estendere l'automazione ad altri flussi di lavoro aggiungendo nuovi utenti e aggiornando la documentazione e la formazione per riflettere i nuovi processi. È molto utile estendere i flussi di lavoro che hanno funzionato bene nella fase pilota e che hanno ridotto complessivamente il lavoro manuale del team.
Ottimizza oggi stesso la tua gestione finanziaria con Slash
Tenere separati i registri contabili dalle attività finanziarie quotidiane spesso comporta inutili scambi di informazioni e lavoro manuale. Slash aiuta a colmare questa lacuna sincronizzando perfettamente i dati delle transazioni con i flussi di lavoro contabili.
Slash consente alle aziende di semplificare i processi contabili grazie alla categorizzazione automatica delle transazioni, alle mappature personalizzabili e alle integrazioni perfette con piattaforme come QuickBooks e Xero. Il monitoraggio in tempo reale e i dati unificati possono inoltre fornire una migliore visibilità delle spese e delle tendenze di spesa, rendendo più facile monitorare le prestazioni finanziarie man mano che si verificano. In breve, i team finanziari possono chiudere i conti più rapidamente e con meno sforzo manuale.
Slash offre strumenti aggiuntivi progettati per modernizzare le operazioni finanziarie aziendali, tra cui:
- Pagamenti in criptovaluta: Le aziende possono inviare e ricevere stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDC e USDT. Ciò consente alle aziende di accedere a potenziali vantaggi quali liquidazioni più rapide e costi di elaborazione inferiori, evitando al contempo la volatilità dei prezzi associata a molte altre criptovalute.⁴
- Conto globale in USD: Il conto Slash Global USD consente agli imprenditori stranieri di inviare e ricevere dollari statunitensi in tutto il mondo senza un conto bancario negli Stati Uniti o una LLC registrata.³
- Controlli finanziari multi-entità: Slash supporta le aziende che gestiscono più entità con una visibilità consolidata di tutti i tuoi conti. Visualizza tutti i tuoi estratti conto in un unico posto e separa i diversi flussi di cassa con conti virtuali configurabili.
- Finanziamento del capitale circolante: Slash's Working Capital è pensato per le aziende in crescita che necessitano di finanziamenti flessibili. Gli utenti possono scegliere tra termini di rimborso flessibili di 30, 60 o 90 giorni, in modo che le aziende possano continuare a crescere mantenendo la liquidità necessaria per le operazioni quotidiane.⁵
Semplifica la gestione finanziaria della tua azienda. Inizia a utilizzare Slash per unificare i pagamenti e semplificare la contabilità. Per saperne di più, visita il sito slash.com oggi.
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Domande frequenti
I software di contabilità automatizzati sostituiranno i contabili?
No, la contabilità automatizzata non sostituirà i contabili, ma cambierà il loro processo lavorativo quotidiano. I contabili saranno ancora necessari per la supervisione dell'automazione e la consulenza strategica.
Qual è la migliore IA da utilizzare per la contabilità?
Slash si integra con Quickbooks, che utilizza la tecnologia OCR per aiutare ad abbinare le transazioni bancarie alle relative fatture, bollette o ricevute. Questi strumenti possono anche aiutare a identificare potenziali discrepanze nella contabilità, aiutando i team a rivedere e correggere gli errori in modo più efficiente.
Quanto tempo può realisticamente far risparmiare al mio team contabile l'automazione?
A seconda dei processi contabili più importanti per la tua attività, un software di contabilità può ridurre significativamente il tempo dedicato alle attività manuali. Il risparmio di tempo effettivo dipende dalla complessità dei tuoi processi contabili e dalle dimensioni della tua attività.
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