Utilizzo del software di analisi delle spese: automatizza la gestione delle spese per la tua azienda

Software di analisi della spesa: come scegliere l'opzione migliore per la tua azienda

Per visualizzare le spese della tua azienda, immagina un albero. Il tronco rappresenta le spese dirette, ovvero il denaro speso per beni e servizi che mantengono attiva la tua attività. Ogni ramo è un reparto o un team che attinge risorse per alimentare i propri progetti e obiettivi. Insieme, producono il frutto: i prodotti e i servizi che la tua azienda offre ai clienti.

Ma sotto la superficie si nasconde una vasta rete di radici, che rappresentano le vostre spese indirette. Questi costi sotterranei non sempre ricevono la stessa attenzione delle vostre spese dirette, ma sono altrettanto vitali per la salute della vostra azienda. Comprendono tutto, dagli abbonamenti software e le commissioni dei fornitori ai viaggi, alla logistica e alla manutenzione. Poiché questi costi tendono ad essere meno visibili delle vostre spese principali, possono essere pieni di errori e ridondanze costosi.

Un'analisi approfondita della spesa ti aiuta a esaminare ogni parte di questo albero (tronco, rami e radici) per individuare le inefficienze, ottimizzare il flusso di cassa e rafforzare la strategia di approvvigionamento. Comprendendo dove vanno a finire i tuoi soldi, puoi prendere decisioni più intelligenti, migliorare il capitale circolante e garantire che ogni dollaro contribuisca alla crescita.

In questa guida analizzeremo gli aspetti fondamentali dell'analisi delle spese, aiutandoti a capire dove vanno a finire i tuoi soldi, come vengono spesi e con chi li spendi. Ti mostreremo anche come una piattaforma moderna come Slash, un dashboard all-in-one per l'analisi delle spese e il business banking, possa rendere questo processo più veloce, facile e trasparente.¹

Che cos'è l'analisi della spesa e perché è importante?

L'analisi della spesa, ad alto livello, è il processo di raccolta e revisione dei dati di spesa per ottimizzare i budget, migliorare la strategia di approvvigionamento, migliorare la conformità e ridurre i rischi. Può aiutare le aziende ad acquisire visibilità su dove va a finire il loro denaro e a determinare se la spesa è in linea con gli obiettivi finanziari.

Uno dei risultati chiave dell'analisi della spesa è la possibilità di perfezionare la strategia di approvvigionamento. L'approvvigionamento è il processo strategico di acquisizione dei beni e dei servizi necessari al funzionamento della vostra azienda. Mentre l'acquisto si riferisce all'atto di comprare, l'approvvigionamento comprende l'intero ciclo di vita: definizione dei requisiti, richiesta di offerte, negoziazione dei contratti e gestione dei pagamenti.

Ecco una panoramica più completa dei processi e dei risultati derivanti dall'analisi della spesa:

• Analisi della spesa per gli acquisti: L'analisi dei dati di acquisto per comprendere il flusso di cassa dell'azienda e valutare se la spesa è in linea con la strategia aziendale. Le informazioni ottenute vengono utilizzate per rafforzare i rapporti con i fornitori, ridurre i fornitori ridondanti e negoziare prezzi o condizioni di pagamento più favorevoli.
• Analisi della spesa dei fornitori: Una componente dell'analisi della spesa che prevede la raccolta, la pulizia e l'esame dei dati relativi ai fornitori. Confrontando tutti i dati dei fornitori relativi a costi, tempi di consegna, categorie e profili di rischio, è possibile trovare modi per sfruttare al meglio il rapporto di lavoro e negoziare condizioni migliori: un processo denominato gestione delle relazioni con i fornitori (SRM).
• Analisi della spesa IT: La revisione di tutte le spese relative alla tecnologia (infrastruttura digitale, abbonamenti SaaS, strumenti di sicurezza informatica, fornitori di servizi gestiti e altro) per identificare le inefficienze e le opportunità di riduzione dei costi. Questo processo combina i dati dell'inventario di sistema con il feedback dei dipendenti per determinare quali strumenti vengono utilizzati attivamente, chi li utilizza e se esistono alternative che offrono un valore o una sicurezza migliori.

Effettuare analisi periodiche delle spese è fondamentale per garantire la solidità finanziaria della tua azienda. Senza di esse, la tua azienda potrebbe trascurare modelli di spesa irresponsabili da parte dei dipendenti, continuare a pagare per software inutilizzati o ridondanti e perdere potenziali risparmi sui costi nell'approvvigionamento o nella negoziazione dei contratti con i fornitori. Una soluzione automatizzata per l'analisi delle spese come Slash può semplificare questo processo ottimizzando la raccolta, l'organizzazione e l'analisi dei dati.

Vantaggi dell'analisi automatizzata della spesa

L'analisi della spesa si basa sulla raccolta e sull'analisi di grandi volumi di dati aziendali. Tradizionalmente, il processo di organizzazione, pulizia e utilizzo dei dati relativi alle rimesse era lento e tedioso. Una piattaforma digitale di analisi della spesa come Slash può semplificare questo lavoro acquisendo e organizzando automaticamente i dati relativi alle spese, generando analisi dettagliate delle tendenze di spesa a lungo termine e sincronizzando le informazioni sulle rimesse con i sistemi contabili e ERP. Ecco alcuni ulteriori vantaggi che possono derivare dall'utilizzo di un sistema automatizzato di analisi della spesa:

Visibilità in tempo reale sulla spesa

I dashboard come quelli offerti da Slash forniscono informazioni in tempo reale sulle transazioni, sui conti e sull'attività delle carte di credito aziendali, offrendo potenti analisi delle spese senza la necessità di compilare manualmente i dati. Utilizzando una piattaforma automatizzata per la gestione delle spese, la tua azienda può mantenere la visibilità sui modelli di spesa, monitorare le prestazioni dei vari reparti e prendere decisioni finanziarie basate sui dati.

Risparmio di tempo

Gli strumenti automatizzati di analisi della spesa consentono di risparmiare tempo eliminando la pulizia manuale dei dati e il lavoro sui fogli di calcolo che possono rallentare l'analisi della spesa e il lavoro dei team di approvvigionamento. Invece di rintracciare le fatture o correggere le incongruenze, i moderni sistemi di approvvigionamento e le piattaforme di gestione delle spese puliscono, standardizzano e organizzano automaticamente i dati finanziari. Questi sistemi utilizzano tassonomie coerenti (categorie strutturate per spese, fornitori e reparti) in modo che le transazioni siano ordinate con precisione senza alcuno sforzo manuale. Il risultato sono dati più puliti, analisi più rapide e informazioni finanziarie più affidabili.

Riduzione dei costi

Sebbene l'obiettivo principale dell'analisi della spesa sia quello di ridurre i costi, ottimizzare i processi di analisi della spesa e di approvvigionamento può anche generare ulteriori risparmi, riducendo al minimo la necessità di supervisione manuale o di personale dedicato. Identificare le opportunità di risparmio sui costi attraverso l'analisi automatizzata della spesa ed eliminare le spese superflue può rafforzare in modo significativo il capitale circolante, portando a risparmi a lungo termine, a una maggiore efficienza del flusso di lavoro e a una migliore salute finanziaria complessiva.

Controlli di conformità rafforzati

Senza un'analisi completa delle spese, potresti trascurare comportamenti di spesa dei dipendenti che incidono inutilmente sui tuoi profitti. L'analisi automatizzata delle spese può migliorare la visibilità delle spese identificando sia le spese non autorizzate che le attività IT non dichiarate. Le spese non autorizzate si riferiscono ad acquisti effettuati al di fuori dei canali di approvvigionamento approvati o senza seguire le politiche di conformità, mentre le attività IT non dichiarate descrivono software o tecnologie acquistati con fondi aziendali senza l'autorizzazione del reparto IT. Con strumenti che segnalano automaticamente gli acquisti errati, il software di analisi automatizzata delle spese aiuta a garantire il rispetto delle politiche.

Miglioramento della gestione delle relazioni con i fornitori

L'analisi della spesa per fornitori e approvvigionamenti può rivelare opportunità per rafforzare la strategia di approvvigionamento dei fornitori, consolidare la catena di fornitura e sfruttare le relazioni esistenti per negoziare prezzi o condizioni contrattuali migliori. Il dashboard di gestione finanziaria Slash automatizza questo processo organizzando tutti i pagamenti a fornitori, partner commerciali o fornitori SaaS e generando analisi comparative dettagliate e panoramiche delle spese a lungo termine. Queste informazioni possono fornirti il vantaggio necessario per negoziare in modo più efficace nelle discussioni sulla gestione dei contratti.

Cosa cercare in un software di analisi della spesa

Oggi le aziende hanno a disposizione una vasta gamma di strumenti per l'analisi degli acquisti e delle spese, ma non tutte le piattaforme offrono lo stesso livello di visibilità o controllo. Ecco alcune caratteristiche da tenere in considerazione:

• Strumenti basati sull'intelligenza artificiale: L'intelligenza artificiale sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono le spese. Le piattaforme che utilizzano agenti di intelligenza artificiale o apprendimento automatico per automatizzare i flussi di lavoro di approvvigionamento possono ridurre drasticamente la necessità di inserire manualmente i dati o creare report.
• Monitoraggio delle spese personalizzabile e automatizzato: Non tutti i sistemi di approvvigionamento offrono una visibilità in tempo reale sulla spesa. Alcuni strumenti organizzano i dati relativi alle spese solo dopo che gli acquisti sono stati effettuati, il che può limitare la tua capacità di individuare tempestivamente eventuali problemi o di applicare le politiche di conformità. Cerca un sistema come Slash che ti consenta di monitorare le transazioni e controllare in anticipo la spesa dei dipendenti.
• Pannelli di controllo finanziari approfonditi e facili da usare: Alcuni software di analisi della spesa sono progettati per i team di approvvigionamento professionali delle grandi aziende. Sebbene queste piattaforme offrano strumenti potenti, possono essere difficili da configurare e utilizzare. Per le aziende più piccole, scegliete un software che offra analisi potenti senza richiedere configurazioni o formazioni complesse.
• Integrazioni dei dati: Gli strumenti di analisi delle spese che si collegano ai vostri sistemi contabili o ERP possono farvi risparmiare molto tempo. Slash, ad esempio, consente di esportare i dati relativi alle spese direttamente su QuickBooks e Xero, utilizzando tassonomie standardizzate che funzionano su piattaforme SaaS e ERP finanziarie.
• Informazioni e avvisi in tempo reale: Invece di attendere i rapporti mensili, cercate un software che fornisca aggiornamenti in tempo reale sulle spese aziendali. Gli avvisi in tempo reale possono aiutarvi a individuare rapidamente frodi, shadow IT o spese non autorizzate, garantendo un utilizzo responsabile dei fondi aziendali.

Piattaforme di analisi della spesa per la tua azienda

Sul mercato sono disponibili numerosi strumenti di analisi della spesa e di approvvigionamento, ciascuno con caratteristiche e livelli di complessità diversi. Di seguito è riportata una panoramica di alcune piattaforme degne di nota e del loro approccio alla gestione della spesa aziendale e dei fornitori:

Ideale per l'analisi completa delle spese: Slash

Per le aziende che desiderano visibilità e controllo immediati senza configurazioni complesse, Slash offre il percorso più veloce verso risparmi reali e operazioni finanziarie semplificate. A differenza delle suite di analisi della spesa che riportano solo le spese a posteriori, Slash consente di impostare regole predefinite e controllare l'utilizzo delle carte all'interno dello stesso sistema. Ciò significa che il team finanziario non solo può vedere come viene speso il denaro, ma anche gestire attivamente le spese man mano che vengono effettuate. Inoltre, grazie agli strumenti di monitoraggio basati sull'intelligenza artificiale, le spese vengono automaticamente classificate e compilate per generare informazioni in tempo reale sulle abitudini di spesa dell'azienda.

Ideale per l'automazione AI: Zycus eProcurement

Zycus fornisce software per la revisione e l'organizzazione delle spese aziendali. Utilizza l'intelligenza artificiale per ordinare i dati relativi a fornitori, prodotti e costi e crea dashboard per mostrare dove vengono spesi i soldi. La piattaforma può anche raggruppare gli acquisti di minore entità, talvolta denominati "tail spend", e aiutare le aziende a individuare le aree in cui potrebbero risparmiare denaro o migliorare le decisioni di acquisto. La maggior parte dei servizi offerti da Zycus è incentrata sull'ottimizzazione delle attività di spesa piuttosto che sulla gestione degli acquisti in tempo reale.

Ideale per funzionalità in-suite: Oracolo Cloud per gli acquisti

Oracle Procurement Cloud offre un dashboard configurabile che tiene traccia degli acquisti, della fatturazione, delle richieste e della gestione dei fornitori in tutti i reparti. Fornisce strumenti di analisi e gestione del catalogo per garantire che gli acquirenti utilizzino fornitori e prezzi approvati. Il punto di forza della piattaforma risiede nella sua integrazione con la più ampia suite Oracle Cloud, che la rende una buona opzione per le aziende già integrate nell'ecosistema Oracle. Tuttavia, questo è anche il suo principale limite: Oracle Procurement Cloud può essere complesso da implementare e richiede una formazione dedicata e una buona familiarità con i prodotti Oracle per poter essere utilizzato in modo efficace.

Il migliore per la gestione delle relazioni con i fornitori: Ivalua

Ivalua utilizza strumenti di intelligenza artificiale per analizzare la spesa e migliorare i rapporti con i fornitori. Si concentra sulla mappatura delle spese aziendali e sul supporto alle decisioni di approvvigionamento, ma non è una piattaforma all-in-one per la gestione dei comportamenti di spesa quotidiani. Sebbene utile per gli acquisti strategici, offre meno funzionalità per il monitoraggio delle spese in tempo reale o il controllo diretto della spesa.

Ideale per gli acquisti a livello aziendale: SAP Ariba

SAP Ariba, che ha sostituito IBM Emptoris, tiene traccia di ciò che acquistano i dipendenti, quanto spendono in ciascuna categoria e se utilizzano fornitori approvati. Può aiutare a identificare potenziali opportunità di risparmio e a consolidare i dati di acquisto in report più chiari e utilizzabili. Dispone inoltre di sistemi di approvvigionamento integrati che aiutano a ottimizzare la spesa, la gestione dei contratti e l'approvvigionamento della vostra azienda. Tuttavia, la complessità di Ariba può renderlo meno agile per i team che desiderano un'implementazione rapida o controlli di spesa flessibili.

Ideale per una fatturazione più intelligente: Basware

Basware è nota soprattutto per i suoi strumenti di elaborazione automatizzata delle fatture e di gestione dei pagamenti. Aiuta le aziende a digitalizzare le fatture dei fornitori e a standardizzare le approvazioni dei pagamenti, ma si concentra principalmente sui flussi di lavoro finanziari di back-end piuttosto che sulla gestione diretta delle spese. Di conseguenza, Basware può integrare i sistemi esistenti, ma potrebbe non essere una soluzione autonoma per la gestione delle spese aziendali.

Ottieni informazioni finanziarie in tempo reale con Slash

Slash è una piattaforma all-in-one per l'analisi delle spese e il business banking progettata per offrire alle aziende una visibilità completa delle loro operazioni finanziarie. Mentre altre piattaforme possono essere specializzate in funzioni limitate come la gestione dei fornitori o la fatturazione, Slash combina diverse funzionalità di analisi delle spese in un unico sistema connesso.

Il dashboard finanziario Slash organizza le transazioni, i pagamenti dei fornitori e i pagamenti con carte aziendali in tempo reale. Automatizza il monitoraggio delle spese, semplifica la rendicontazione e sincronizza i dati relativi alle rimesse direttamente con software di contabilità come QuickBooks e Xero. Inoltre, analisi e tendenze chiare possono aiutare gli imprenditori a identificare le inefficienze, individuare i risparmi e ottenere un vantaggio nelle negoziazioni con i fornitori.

Ma Slash è molto più di un semplice strumento di analisi delle spese. La carta Slash Visa® Platinum Card si integra direttamente con la piattaforma, consentendo alle aziende di impostare limiti di spesa personalizzati, monitorare gli acquisti e guadagnare fino al 2% di cashback sugli acquisti. Slash supporta anche bonifici ACH e telegrafici rapidi, oltre a opzioni di pagamento in tempo reale tramite RTP e FedNow. E per le aziende al di fuori degli Stati Uniti, la stablecoin di Slash ancorata al dollaro USA, USDSL, consente pagamenti transfrontalieri senza commissioni sulle transazioni estere attraverso il nostro conto Global USD, offrendo un modo più veloce ed economico per trasferire denaro in tutto il mondo.⁴

I sistemi di approvvigionamento complessi possono richiedere team specializzati per funzionare, ma Slash rende accessibile la gestione finanziaria.

Domande frequenti

Cosa sono le metriche di analisi della spesa e i KPI?

Le metriche di analisi della spesa e i KPI (indicatori chiave di prestazione) sono parametri misurabili utilizzati per monitorare l'efficienza con cui un'azienda gestisce le proprie spese. Queste metriche aiutano le aziende a comprendere non solo quanto stanno spendendo, ma anche se tale spesa è in linea con gli obiettivi aziendali e le priorità di bilancio.

In che modo gli strumenti di analisi della spesa possono supportare la conformità nei settori altamente regolamentati?

In settori altamente regolamentati come quello sanitario, finanziario o pubblico, gli strumenti di analisi della spesa svolgono un ruolo fondamentale nel mantenimento della conformità. Le piattaforme sono in grado di tracciare automaticamente le transazioni, i dettagli dei fornitori e i registri dei pagamenti, creando una documentazione cartacea che soddisfa gli standard normativi in materia di rendicontazione. Possono inoltre segnalare gli acquisti effettuati al di fuori dei canali approvati, identificare i fornitori privi delle certificazioni adeguate e garantire che la spesa sia in linea con la politica aziendale o i requisiti legali.