Come l'automazione della gestione delle spese semplifica la spesa e la conformità
Man mano che la tua attività cresce, gestire le spese quotidiane del tuo team può diventare complicato. Un numero sempre maggiore di dipendenti effettua acquisti: viaggi, software, forniture, pasti, costi relativi ai clienti. In poco tempo, i dettagli delle transazioni si disperdono tra estratti conto delle carte di credito, caselle di posta elettronica e ricevute cartacee, rendendo difficile capire come vengono effettivamente spesi i soldi della tua azienda.
Senza un sistema di gestione delle spese, il tuo team è costretto a setacciare gli estratti conto, rintracciare le ricevute sepolte nelle caselle di posta elettronica e copiare manualmente i dettagli delle transazioni nei fogli di calcolo. Approvazioni importanti possono sfuggire, le ricevute possono non essere inviate; col tempo, la gestione delle spese diventa più reattiva che proattiva.
Un software automatizzato per la gestione delle spese può portare ordine nel processo. Anziché affidarsi a una combinazione di strumenti scollegati tra loro e procedure manuali, le aziende possono centralizzare i rimborsi, le carte aziendali, l'applicazione delle politiche di spesa e i flussi di lavoro di approvazione in un unico sistema. In questa guida illustreremo le migliori pratiche per l'implementazione di un sistema automatizzato di gestione delle spese. Spiegheremo quali sono gli strumenti che aiutano ad automatizzare i processi manuali e i modi pratici per monitorarne l'efficacia nel tempo.
Piattaforme come Slash applicano questi principi attraverso un sistema unificato di gestione delle spese quotidiane. Con la Slash Card, le aziende possono impostare controlli di spesa granulari, acquisire automaticamente le ricevute al momento dell'acquisto e classificare le transazioni in tempo reale.¹ Tutte le attività confluiscono nella dashboard di Slash, offrendo ai team finanziari una visibilità più chiara della spesa e producendo dati strutturati che si sincronizzano direttamente con il software di contabilità. Continua a leggere per saperne di più.
Che cos'è l'automazione della gestione delle spese?
La gestione delle spese comprende una serie di processi all'interno di un'organizzazione, tra cui la rendicontazione delle spese, le approvazioni, i rimborsi, l'applicazione delle politiche e altro ancora. L'automazione della gestione delle spese riunisce queste attività in un software che collega i canali di spesa aziendali con controlli integrati, consentendo una supervisione più rapida e coerente.
In pratica, l'automazione della gestione delle spese non riguarda solo il software. Combina strumenti interconnessi come carte aziendali, servizi bancari e tesoreria in un unico sistema per semplificare la gestione finanziaria dall'inizio alla fine. Ad esempio, un acquisto effettuato con una carta aziendale può essere verificato rispetto a regole di spesa predefinite; dopo l'approvazione, la ricevuta e i dettagli della transazione vengono caricati automaticamente su un dashboard di gestione delle spese dove vengono automaticamente classificati; quindi, la transazione può essere esportata in un software di contabilità senza la necessità di riformattare alcun dettaglio.
Alcuni vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione delle spese ben strutturato includono:
- Riduzione dell'inserimento manuale dei dati: La categorizzazione automatizzata e la scansione delle ricevute possono eliminare la necessità di copiare i dettagli delle transazioni dalle ricevute e dalle carte aziendali nei fogli di calcolo. Ciò consente di risparmiare ore di lavoro manuale e ridurre il rischio di errori come le voci duplicate.
- Invio più rapido delle spese: I dipendenti possono inviare le spese aziendali sostenute caricando le ricevute, che vengono poi scansionate e inserite nel registro generale delle transazioni aziendali.
- Migliore conformità e applicazione delle politiche: I sistemi automatizzati applicano le politiche aziendali nei punti vendita tramite carte aziendali con controlli integrati. Le spese non conformi alle politiche possono essere bloccate prima che vengano effettuate, mentre le transazioni insolite vengono segnalate per essere sottoposte a revisione, rafforzando così sia la conformità che la prevenzione delle frodi.
- Maggiore visibilità della spesa e reportistica: Le transazioni sono unificate su tutti i canali, dalle carte ai bonifici bancari in uscita. Le spese vengono automaticamente classificate, suddivise per metodo di pagamento e facilmente organizzate per essere incluse nei bilanci e nei conti economici per la regolare revisione finanziaria.
- Risparmio di tempo per i team finanziari e contabili: Sincronizzando i dati finanziari con sistemi contabili o ERP integrati, le aziende possono semplificare la riconciliazione, la rendicontazione, la dichiarazione dei redditi e la preparazione delle verifiche fiscali.
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6 componenti chiave dell'automazione della gestione delle spese
L'automazione della gestione delle spese end-to-end richiede l'utilizzo di diversi strumenti interconnessi. Insieme, questi strumenti sono in grado di supportare l'intero ciclo di vita delle spese, dall'acquisto all'approvazione fino alla riconciliazione, riducendo al contempo il lavoro manuale sia per i dipendenti che per i team finanziari. Di seguito sono riportate alcune delle funzionalità e degli strumenti principali contenuti in un sistema automatizzato di gestione delle spese:
Acquisizione digitale delle ricevute e OCR
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) estrae i dettagli dalle immagini delle ricevute e li inserisce direttamente nel sistema di gestione delle spese. Quando i dipendenti caricano una ricevuta, il sistema legge automaticamente i nomi dei commercianti, le date e gli importi, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati. Le spese possono quindi essere classificate e inoltrate per l'approvazione in base a regole predefinite, consentendo ai team finanziari di concentrarsi sulle eccezioni piuttosto che sulle transazioni di routine.
Applicazione automatizzata delle politiche e controllo delle spese
Quando le carte di credito aziendali sono integrate con un software di gestione delle spese, è possibile applicare controlli di spesa al momento dell'acquisto. Con Slash è possibile emettere carte virtuali con limiti preimpostati, categorie di commercianti approvate e restrizioni a livello di categoria. Le transazioni che violano le politiche aziendali possono essere bloccate prima che avvengano, impedendo spese non conformi alle politiche piuttosto che segnalarle in un secondo momento durante la riconciliazione.
Flussi di lavoro di approvazione e instradamento condizionale
I flussi di lavoro di approvazione determinano il modo in cui le transazioni vengono inoltrate all'interno dell'organizzazione per la revisione. I sistemi automatizzati possono indirizzare le spese in base a soglie di importo, categorie di spesa, reparti o codici di progetto all'approvatore appropriato. Un acquisto di forniture per ufficio del valore di 50 dollari potrebbe essere approvato automaticamente, mentre un noleggio di attrezzature del valore di 5.000 dollari viene inoltrato al responsabile di reparto. La stessa logica si applica ad altre operazioni finanziarie come bonifici bancari in uscita, addebiti e altre transazioni, al fine di garantire l'applicazione coerente delle politiche in tutte le diverse transazioni.
Integrazione con strumenti di contabilità e ERP
Il software di gestione delle spese può integrarsi con piattaforme contabili come QuickBooks o Xero, nonché con sistemi ERP come Oracle NetSuite. Queste integrazioni consentono la sincronizzazione automatica dei dati di spesa categorizzati con il libro mastro, riducendo la riconciliazione manuale e mantenendo aggiornati i registri finanziari. Slash si integra con piattaforme leader come QuickBooks e Xero per una condivisione dei dati senza soluzione di continuità tra i sistemi finanziari e contabili.
Dashboard e analisi in tempo reale
I dashboard di gestione delle spese possono consolidare i dati provenienti da carte aziendali, bonifici bancari, rimborsi e altri metodi di pagamento in un'unica vista. Con tutte le attività finanziarie archiviate in un unico posto, è possibile utilizzare strumenti di analisi integrati per monitorare i modelli di spesa e identificare i fornitori più redditizi, i settori in cui i costi stanno aumentando e i dipendenti o i team che stanno raggiungendo i limiti di budget. Questa visibilità sul flusso di cassa supporta decisioni più proattive e basate sui dati in materia di budgeting, aggiornamenti delle politiche e controllo dei costi.
Sistemi di rimborso
A volte i dipendenti pagano di tasca propria le spese aziendali. Un flusso di lavoro strutturato per i rimborsi semplifica la verifica di tali spese rispetto alle politiche aziendali e ottimizza i rimborsi sui conti bancari dei dipendenti. Con la funzione di rimborso di Slash, i dipendenti possono collegare i propri conti bancari personali direttamente alla dashboard. Quando vengono caricati gli scontrini, l'OCR acquisisce i dettagli della transazione e compila automaticamente le note spese. Gli amministratori possono quindi verificare i rimborsi in sospeso e approvare i rimborsi per il deposito diretto sui conti dei dipendenti.
Migliori pratiche per l'implementazione dell'automazione delle spese
L'automazione della gestione delle spese richiede molto più che l'adozione di un nuovo software. Le organizzazioni che ottengono i risultati migliori spesso dedicano tempo alla definizione di politiche chiare, alla configurazione dei sistemi in modo che corrispondano ai loro flussi di lavoro e alla formazione dei dipendenti sull'uso efficace dei nuovi strumenti. Queste best practice possono aiutare a massimizzare i vantaggi dell'automazione riducendo al minimo le interruzioni durante la transizione:
Standardizzare le categorie di spesa e le politiche
Categorie di spesa ben definite possono facilitare l'analisi dei modelli di spesa, l'applicazione dei budget e la preparazione della dichiarazione dei redditi. Le categorie devono essere in linea con il piano dei conti e i requisiti fiscali, distinguendo tra spese deducibili come viaggi di lavoro e pasti, spese in conto capitale per attrezzature e costi non deducibili. Le categorie standardizzate contribuiscono inoltre a garantire la coerenza tra i reparti, facilitando il confronto delle spese e l'identificazione delle opportunità di risparmio sui costi.
Definisci in anticipo regole e limiti automatizzati
I sistemi automatizzati funzionano al meglio quando le regole sono configurate in modo accurato sin dall'inizio. Prima di emettere le carte o implementare il sistema, è opportuno dedicare del tempo alla definizione dei controlli di spesa, delle soglie di approvazione e delle procedure di instradamento. Regole chiare riducono la necessità di supervisione manuale e possono aiutare a prevenire le violazioni delle politiche prima che si verifichino.
Formare i dipendenti sui flussi di lavoro dell'automazione
Crea una documentazione completa che spieghi le tue politiche di spesa per comunicare al tuo team come vengono applicate le regole, in modo da definire aspettative chiare in merito alle spese. Inoltre, includi informazioni sul funzionamento delle regole automatizzate di gestione delle spese con istruzioni dettagliate per attività comuni come l'invio delle ricevute, la richiesta di rimborsi o l'utilizzo delle carte aziendali.
Monitorare le prestazioni e perfezionare i processi nel tempo
L'automazione delle spese non è una soluzione che si può impostare una volta per tutte. Monitorare le metriche giuste può aiutare a identificare dove persistono i colli di bottiglia, dove le politiche possono essere troppo restrittive o troppo permissive e dove può essere necessaria una formazione aggiuntiva. Esaminare regolarmente i modelli di spesa può anche rivelare quali categorie di spesa superano o non raggiungono costantemente il budget, consentendo ai team di adeguare i controlli e i processi prima che piccoli problemi diventino più grandi.
Misurare il successo: KPI e metriche
Una parte importante di una gestione efficace delle spese consiste nel monitorare le prestazioni del sistema nel tempo. Il monitoraggio delle metriche chiave aiuta a determinare se il sistema supporta le politiche di spesa, riduce i ritardi e si adatta alla crescita dell'azienda. Di seguito sono riportate alcune metriche comunemente utilizzate dalle aziende per valutare l'efficacia delle loro politiche e automazioni di gestione delle spese:
- Tempo di elaborazione delle spese: Misura il tempo necessario affinché una spesa passi dalla fase di presentazione a quella di registrazione completa nel sistema contabile. Questo indicatore evidenzia il risparmio di tempo ottenuto grazie all'automazione e deve essere monitorato costantemente, poiché rallentamenti improvvisi spesso indicano problemi con l'inserimento dei dati o il percorso di approvazione.
- Tasso di conformità alle politiche: Tiene traccia della percentuale di spese che rispettano le politiche aziendali rispetto a quelle che richiedono eccezioni o che sono segnalate come violazioni. Bassi tassi di conformità possono indicare che le politiche non sono chiare, che i limiti di spesa sono troppo restrittivi o che alcune categorie di spesa devono essere perfezionate.
- Tassi di errore o eccezioni: Misura la frequenza con cui le spese contengono errori, informazioni mancanti o richiedono un intervento manuale. Tassi di errore elevati possono indicare problemi quali scarsa qualità delle ricevute, regole di categorizzazione poco chiare o la necessità di ulteriore formazione dei dipendenti sui flussi di lavoro di invio.
- Tempi di rimborso: Tiene traccia del tempo che intercorre tra la presentazione delle spese vive da parte dei dipendenti e il rimborso. Sebbene sia correlata ai tempi di elaborazione delle spese, questa metrica si concentra specificamente sui rimborsi e riflette sia la velocità di approvazione che l'impegno amministrativo.
- Costo per spesa: Calcola il costo amministrativo dell'elaborazione di ogni transazione di spesa, compresi il tempo impiegato dal personale e i costi di sistema. Il confronto di questo parametro tra i diversi tipi di spesa può aiutare a identificare dove l'automazione offre il massimo impatto e dove ulteriori miglioramenti del flusso di lavoro possono ridurre i costi generali.
Scegliere la giusta soluzione automatizzata per la gestione delle spese
Non tutte le piattaforme di gestione delle spese offrono le stesse funzionalità o si adattano a ogni modello di business. La soluzione giusta dipende dalle dimensioni della tua azienda, dai modelli di spesa, dai sistemi contabili esistenti e dal livello di controllo necessario sulle spese dei dipendenti. Tuttavia, ci sono alcune caratteristiche importanti da tenere in considerazione indipendentemente dalla tua configurazione attuale. Quando valuti le opzioni, cerca:
- Facile emissione di carte di credito aziendali con regole di spesa che applicano automaticamente le politiche aziendali.
- Visibilità delle transazioni in tempo reale, supportata da dashboard analitici che migliorano la supervisione finanziaria e avvisi che aiutano a individuare potenziali frodi.
- Categorizzazione automatizzata che identifica i fornitori e i dettagli delle spese per applicare tag coerenti a tutte le transazioni.
- Flussi di lavoro di rimborso che semplificano l'invio delle ricevute per i dipendenti e la revisione e l'elaborazione per i team finanziari.
- Integrazioni con sistemi contabili ed ERP per semplificare la riconciliazione, la rendicontazione e la preparazione delle dichiarazioni fiscali.
- Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili che riducono gli attriti per gli acquisti di routine, indirizzando le transazioni di valore più elevato verso un'ulteriore revisione.
Automatizza la gestione delle spese con Slash
La gestione delle spese funziona al meglio quando le operazioni di spesa, revisione e rendicontazione avvengono in un unico posto. Slash aiuta le aziende a gestire le spese dei dipendenti combinando carte aziendali, acquisizione automatica delle ricevute e controlli delle politiche in un unico sistema. Anziché rivedere le spese a posteriori, i team finanziari possono monitorare le transazioni man mano che avvengono, per una supervisione più chiara e meno problemi da risolvere in seguito.
Slash combina l'automazione con un'infrastruttura bancaria aziendale completa, offrendo ai team finanziari un unico sistema per controllare la spesa, monitorare le spese e trasferire denaro in modo efficiente. Le funzionalità principali includono:
- Carta Slash Visa Platinum: Ottieni fino al 2% di cashback con controlli di spesa granulari, limiti configurabili, acquisizione automatica delle ricevute e emissione illimitata di carte per i dipendenti.
- Monitoraggio delle spese in tempo reale: Il monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale segnala attività insolite, previene le spese non conformi alle politiche prima che si verifichino e invia avvisi direttamente agli amministratori.
- Flussi di lavoro di approvazione: Indirizza i pagamenti e gli addebiti relativi a transazioni di importo elevato o sensibili ai responsabili competenti prima che i fondi vengano trasferiti.
- Strumenti di rimborso: Organizza le ricevute e i dettagli delle spese vive e invia i bonifici diretti ai conti bancari collegati dei dipendenti.
- Integrazioni contabili: Sincronizza automaticamente i dati delle transazioni con QuickBooks, connettiti a strumenti aggiuntivi tramite Plaid o importa dati da Xero per semplificare la riconciliazione e la reportistica.
- Diversi metodi di pagamento: Invia pagamenti tramite ACH globale, bonifici internazionali in oltre 180 paesi tramite SWIFT e sistemi nazionali in tempo reale come RTP e FedNow. Include il supporto nativo delle criptovalute per convertire i fondi in stablecoin ancorate al dollaro USA, come USDC o USDT, per i trasferimenti basati su blockchain.⁴
- Titoli di Stato ad alto rendimento: Guadagna fino al 3,86% di rendimento annualizzato attraverso fondi del mercato monetario garantiti da BlackRock e Morgan Stanley.⁶
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Domande frequenti
Qual è il miglior software per la gestione delle spese?
Il miglior software di gestione delle spese dipende dalle dimensioni della tua azienda, dal volume delle transazioni e dai sistemi finanziari esistenti. Soluzioni efficaci come Slash combinano il monitoraggio automatico delle spese, i controlli delle politiche, le carte aziendali e le integrazioni contabili per ridurre il lavoro manuale, migliorando al contempo la visibilità e la conformità.
Quanto tempo occorre in genere per implementare soluzioni di gestione delle spese?
Il tempo di implementazione varia in base alla complessità, ma molte piattaforme moderne possono essere configurate in pochi giorni anziché in mesi. I sistemi basati su cloud con integrazioni contabili predefinite e flussi di lavoro configurabili consentono ai team di avviare rapidamente l'automazione delle spese senza modifiche significative ai processi.
Con quali sistemi dovrebbe integrarsi un software di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese dovrebbe integrarsi con sistemi contabili come QuickBooks e Xero o piattaforme ERP come Netsuite o Sage Intacct. Per gli operatori di e-commerce, cercate piattaforme come Slash con servizi commerciali per i principali marketplace come Shopify o Amazon.
