Come tenere traccia delle spese aziendali: strategie comprovate per le piccole imprese
Tra l'elaborazione delle fatture, la selezione delle ricevute e la garanzia di rimborsi tempestivi, spesso per le organizzazioni è difficile gestire in modo efficiente le proprie spese. Queste attività possono essere ancora più difficili per le piccole imprese il cui "team" contabile è in realtà costituito da una sola persona con una scrivania ingombra, che crea note spese e tiene traccia delle spese aziendali a mano.
Il monitoraggio delle spese è un passo importante per garantire la conformità fiscale, pianificare il futuro finanziario della tua azienda e tenere sotto controllo le spese dei dipendenti. Uno dei modi migliori per le piccole imprese di gestire tutto questo è adottare un software di gestione delle spese.
I tracker delle spese aziendali possono ridurre al minimo gli errori e semplificare la vita ai contabili delle piccole imprese. Chi utilizza le funzionalità di gestione delle spese disponibili sulla piattaforma bancaria aziendale Slash può usufruire di controlli di spesa granulari, inserimento automatico dei dati e integrazioni con una serie di strumenti contabili comuni.¹
In questo articolo esamineremo gli aspetti essenziali dei software di gestione delle spese, comprese le caratteristiche chiave da ricercare, i vantaggi della categorizzazione delle spese e le migliori pratiche per l'implementazione. Confronteremo anche alcune delle piattaforme più popolari per il monitoraggio delle spese, tra cui Freshbooks, Slash, Quickbooks ed Expensify.
Che cos'è un software di gestione delle spese? Informazioni chiave per le piccole imprese
Il software di gestione delle spese aiuta le aziende a mantenere la conformità, migliorare la gestione del flusso di cassa e prendere decisioni finanziarie strategiche con sicurezza. A differenza dei metodi tradizionali di monitoraggio delle spese, il software appositamente progettato spesso automatizza i processi più noiosi e consente una maggiore visibilità della spesa raccogliendo le transazioni su un unico dashboard.
Con un sistema di monitoraggio delle spese aziendali, le piccole imprese non dovranno più preoccuparsi di ricevute smarrite, rimborsi lenti e lunghe notti passate a fare calcoli. Forse avete iniziato la vostra attività utilizzando strumenti di contabilità come QuickBooks o Xero, che gestiscono alcuni aspetti del monitoraggio delle spese ma non altri. Un software dedicato al monitoraggio delle spese può integrarsi direttamente con questi strumenti di contabilità, colmando le lacune e fornendo informazioni in tempo reale sul flusso di cassa.
Molte piattaforme per il monitoraggio delle spese, come Slash, offrono carte aziendali e conti virtuali che automatizzano direttamente la categorizzazione.
Caratteristiche principali del software di monitoraggio delle spese per le piccole imprese
Sebbene la maggior parte dei software di monitoraggio delle spese aziendali sia progettata per risolvere gli stessi problemi, non tutti offrono le stesse funzionalità. Quando scegli un software di monitoraggio delle spese, presta attenzione a queste soluzioni e valuta attentamente come si adattano ai tuoi processi e obiettivi attuali:
Integrazione delle carte di credito aziendali
Molte organizzazioni assegnano carte aziendali ai propri dipendenti, consentendo loro di spendere denaro per qualsiasi cosa, dai materiali e forniture per ufficio ai pranzi e agli abbonamenti alla palestra. Cercare di gestire tutte queste spese è un problema che può essere risolto separando le carte aziendali per categoria e allineandole sulla stessa dashboard.
Monitoraggio e rendicontazione delle spese in tempo reale
La possibilità di monitorare in tempo reale i pagamenti in entrata e in uscita consente di elaborare rendiconti spese più dettagliati e di individuare immediatamente le transazioni non conformi alle politiche aziendali.
Automazione dei flussi di lavoro
Senza un programma che classifichi automaticamente le transazioni e archivi le ricevute digitali, gestire una grande varietà di acquisti aziendali è difficile, soprattutto per un piccolo team contabile. Il monitoraggio automatico delle spese risolve questo problema e garantisce che la contabilità sia sempre accurata e aggiornata.
Controllo delle spese e gestione delle politiche
Che si tratti di spese eccessive da parte di un dipendente o di costi di abbonamento a sorpresa, alcune transazioni non autorizzate possono passare inosservate. Con uno strumento di monitoraggio delle spese aziendali dotato di rigorosi controlli di spesa, è possibile impostare dei limiti e garantire che eventuali problemi di conformità vengano segnalati immediatamente.
Gestione delle fatture
Il giusto software di monitoraggio delle spese ti consentirà di creare, inviare e tracciare le fatture nello stesso posto in cui gestisci il resto delle tue operazioni finanziarie. L'elaborazione e la conservazione delle fatture è un altro compito da aggiungere alla lista, a meno che non si utilizzi una piattaforma come Slash che riunisce tutto in un unico posto.
Integrazioni con software di contabilità
A proposito di tenere tutto sotto controllo, è una buona idea usare un sistema di contabilità e un tracker delle spese aziendali che si sincronizzano. Che tu usi Freshbooks, Expensify o qualcos'altro, la tua soluzione per tenere traccia delle spese dovrebbe essere in grado di estrarre set di dati completi dai tuoi attuali strumenti di contabilità.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un software per la gestione delle spese?
Le piccole imprese che decidono di utilizzare un sistema di monitoraggio delle spese aziendali scopriranno che questo strumento consente loro di risparmiare tempo, ottimizzare le operazioni finanziarie e ridurre il carico di lavoro contabile complessivo. Una visione più approfondita del flusso di cassa della vostra azienda vi consentirà di accedere a dati finanziari in tempo reale e semplificherà la rendicontazione fiscale.
Senza l'automazione, i contabili devono tenere traccia delle spese manualmente, un processo che porta a errori umani e smarrimento delle ricevute. L'inserimento automatico dei dati e la sincronizzazione completa con il software di contabilità riducono al minimo tali errori.
Un altro vantaggio è una maggiore sicurezza dei dati: la maggior parte dei sistemi di gestione delle spese offre metodi di crittografia e controlli di accesso sicuri per proteggere i dati finanziari più sensibili. Grazie agli aggiornamenti in tempo reale sulle spese effettuate con le carte aziendali, anche i conti bancari della tua azienda saranno più sicuri in caso di spese non autorizzate o furti di carte.
Come posso implementare efficacemente un software di gestione delle spese?
Il tuo nuovo software non può ottimizzare correttamente i processi senza la tua leadership e senza che i tuoi dipendenti lavorino in sinergia con esso. Una formazione e un'implementazione efficienti ti aiuteranno a ottenere il massimo dal tuo strumento di monitoraggio delle spese aziendali. Ecco i passaggi da seguire:
- Valuta i processi e le esigenze attuali della tua piccola impresa per determinare quali caratteristiche dovresti cercare.
- Seleziona lo strumento più adatto al flusso di lavoro del tuo team (tra poco approfondiremo le piattaforme specifiche).
- Coinvolgere i principali responsabili finanziari e contabili, informandoli dei cambiamenti imminenti.
- Forma il tuo team su come utilizzare la piattaforma e su eventuali modifiche alle politiche o alle linee guida relative alle carte aziendali.
- Definisci KPI chiari e trasparenti in linea con le politiche di spesa
- Integrazioni con software di contabilità sincronizzati
- Monitorare i progressi e raccogliere feedback dai contabili e dai dipendenti che utilizzano spesso le carte aziendali.
- Rivedere e perfezionare regolarmente, tenendosi al passo con gli aggiornamenti software.
La buona notizia per i proprietari di piccole imprese è che adottare uno strumento di monitoraggio delle spese nelle prime fasi di vita dell'azienda rende più rapido il processo di onboarding. È consigliabile prepararsi per i complessi processi finanziari futuri introducendo un nuovo software quando il team è più affiatato.
Quali sono i migliori strumenti per il monitoraggio delle spese per le piccole imprese?
Esistono moltissimi strumenti che possono aiutare le piccole imprese nella gestione delle spese e nella contabilità, ciascuno con caratteristiche specifiche. Ecco alcuni dei nostri preferiti:
Slash
Slash è una soluzione multipiattaforma che combina pagamenti, carte aziendali con elevato cashback, gestione delle spese e molto altro ancora. I report in tempo reale e le approvazioni automatizzate delle spese ti consentono di tenere sotto controllo il flusso di cassa della tua azienda e, grazie all'integrazione con i software di contabilità, tutti i tuoi dati finanziari possono essere sincronizzati con un semplice clic.
Rampa
Ramp è una scelta popolare tra le startup tecnologiche che desiderano automatizzare il proprio flusso di lavoro, poiché la piattaforma è specializzata nella categorizzazione automatica, nei controlli di approvazione e nelle carte aziendali. Tuttavia, coloro che cercano carte con un elevato cashback sugli acquisti quotidiani potrebbero rimanere delusi dalla loro offerta.
Xero
Xero vanta numerose funzionalità contabili fondamentali, come strumenti di fatturazione e report in tempo reale, ma le piccole imprese potrebbero trovarsi ostacolate dai suoi livelli di prezzo. La funzione "richiesta di rimborso spese" di Xero è disponibile solo nel livello più costoso, "Established", il che rappresenta un ostacolo per le piccole imprese che desiderano, appunto, richiedere il rimborso delle spese.
Sap Concur Spese
Sap Concur vanta un solido portafoglio di integrazioni contabili e funzionalità di scansione delle ricevute, ma è anche noto per la sua interfaccia utente poco intuitiva. Un'interfaccia utente poco intuitiva non è solo fastidiosa, ma può influire sull'adozione del software da parte del team e causare errori nella rendicontazione delle spese. Concur Expense è inoltre considerato più adatto alle grandi imprese che alle piccole imprese.
Freshbooks
Freshbooks offre anche la scansione delle ricevute insieme a solidi strumenti di monitoraggio delle spese ed è particolarmente adatto alle piccole imprese. In un certo senso, potrebbe essere un po' troppo orientato alle piccole imprese: il prezzo di Freshbooks aumenta costantemente man mano che si aggiungono nuovi membri al team, quindi non si risparmia molto man mano che l'azienda cresce.
Expensify
Expensify offre numerosi vantaggi esclusivi, tra cui l'integrazione con piattaforme HR e un'app mobile per il monitoraggio delle spese. Tuttavia, il flusso di lavoro con la piattaforma Expensify potrebbe non essere dei più fluidi, poiché sono necessari sistemi separati per la gestione delle carte e dei pagamenti.
Zoho Spese
Le funzioni di monitoraggio delle spese di Zoho Expense sono basate su cloud, il che significa che sono disponibili sia su dispositivi mobili che su desktop. Offre anche funzioni poco comuni come anticipi di contanti e strumenti di budgeting. Come Sap Concur, però, molti utenti descrivono Zoho Expense come difficile da navigare e poco intuitivo.
Intuit Quickbooks
Quickbooks è una delle piattaforme più utilizzate per il monitoraggio delle spese aziendali, con una chiara visibilità sul flusso di cassa, integrazioni utili, scansione delle ricevute e soluzioni per la conformità fiscale. Tuttavia, è piuttosto costosa e gli utenti possono trovarsi bloccati in diversi silos quando cercano di lavorare con carte, analisi e pagamenti.
Quali fattori occorre considerare nella scelta di un software per la gestione delle spese?
Esaminare tutti questi strumenti di monitoraggio delle spese aziendali può essere complicato, soprattutto quando si confrontano con il flusso di lavoro della propria azienda. Diamo un'occhiata alle funzionalità chiave da tenere a mente:
- Facilità d'uso
- Capacità di automazione
- Integrazione del software di contabilità
- Compatibilità con le carte aziendali
- Accesso mobile
- Scalabilità
- Prezzi
- Elevata sicurezza dei dati
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Organizza le tue spese con la piattaforma bancaria aziendale Slash
Le piccole imprese spesso faticano a dare un senso ai dati di spesa sparsi tra carte, fatture e conti bancari. Slash è un'ottima soluzione per semplificare la gestione delle spese e monitorare la spesa in tempo reale, rimanendo conformi alle normative fiscali.
I nostri strumenti di categorizzazione delle spese aiutano i team a organizzare automaticamente le transazioni per tipo (ad esempio, viaggi, forniture per ufficio, software), rendendo più facile tenere traccia di dove vanno a finire i soldi senza doverli ordinare manualmente. Questo può portare a una contabilità più chiara, a una rendicontazione fiscale più rapida e a una visione più chiara del rispetto del budget. Categorizzando le spese alla fonte, la nostra piattaforma supporta la visibilità in tempo reale del flusso di cassa e semplifica la riconciliazione con i sistemi contabili.
Le carte di credito aziendali di Slash sono parte integrante della nostra soluzione di gestione delle spese. I controlli granulari sulla spesa e le informazioni in tempo reale offerti dalla nostra piattaforma ti consentono di monitorare gli acquisti effettuati con le carte e segnalare potenziali problemi di conformità o acquisti non autorizzati. Grazie ai limiti per commerciante e alle restrizioni di approvazione, non dovrai più preoccuparti dei movimenti in entrata e in uscita dal conto bancario della tua azienda.
Un'altra cosa? Queste carte offrono fino al 2% di cashback, garantendo un valore leader nel settore ogni volta che tu o il tuo team effettuate un acquisto legato all'attività aziendale.
Con la piattaforma bancaria aziendale Slash, non dovrai più passare lunghe notti a raccogliere ricevute e inserire numeri. Il nostro software di gestione delle spese automatizza tutto, liberando il tuo tempo, il tuo capitale e liberandoti da molto stress inutile.
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Domande frequenti
Qual è il miglior software di contabilità da integrare con Slash?
Il tracker delle spese aziendali di Slash si integra perfettamente con diverse piattaforme di contabilità, ma le due che tendiamo a suggerire sono Quickbooks e Xero. Con Quickbooks, è possibile rivedere i dati dettagliati delle transazioni, impostare sincronizzazioni programmate con Quickbooks Online e utilizzare l'API Slash per la condivisione dei dati in tempo reale tra le piattaforme. Gli utenti Xero possono mantenere i propri conti completamente aggiornati, automatizzando la gestione della liquidità e ottimizzando il capitale circolante.
Qual è la normativa dell'IRS in materia di ricevute di spesa?
Secondo le norme dell'IRS, i dipendenti devono presentare le ricevute relative a:
1. Qualsiasi spesa superiore a 75 dollari la cui natura non sia chiara dalla ricevuta elettronica.
2. Tutte le fatture relative all'alloggio per le quali la società emittente della carta di credito non fornisce al commerciante il dettaglio elettronico di ciascuna spesa.
3. Qualsiasi spesa sostenuta dal dipendente senza utilizzare la carta di credito aziendale.
Molti pagamenti non sono accompagnati da ricevute, come nel caso del monitoraggio del chilometraggio, ma quelli che ragionevolmente lo sono dovrebbero essere registrati.
Cosa dovrebbe essere incluso nella tua nota spese?
Una nota spese completa deve includere la data di ogni acquisto, la categoria di spesa, l'importo, il fornitore, lo scopo commerciale (la motivazione per cui l'acquisto era necessario) e le ricevute o la documentazione pertinente. Una chiara categorizzazione e documentazione accelerano il rimborso e mantengono la contabilità conforme alle norme fiscali.
