Monitoraggio delle spese aziendali: strumenti e consigli per i proprietari di piccole imprese
Monitorare le spese aziendali è come aprire una finestra sul funzionamento della tua azienda, sui flussi di denaro e sugli investimenti che generano la maggiore crescita. Una gestione inefficiente delle spese, tuttavia, può impedirti di cogliere le informazioni più significative contenute nei resoconti delle spese.
Man mano che le aziende crescono e le loro attività diventano più diffuse, monitorare le spese aziendali diventa più difficile, ma anche più importante. Ecco perché, per i proprietari di piccole imprese e gli imprenditori alle prime armi, è opportuno istituire un sistema efficiente per il monitoraggio delle spese. Questo può aiutarti a risparmiare tempo, evitare errori e acquisire informazioni utili prima che vadano perse in un mare di file archiviati.
La piattaforma di business banking Slash può automatizzare la categorizzazione delle spese e l'inserimento dei dati, consentendoti di risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori.¹ Prima di arrivare a questo punto, analizziamo i motivi per cui è importante tenere traccia delle spese aziendali, le strategie pratiche per semplificare il processo, i software che possono aiutarti e, innanzitutto, quali sono le spese aziendali.
Monitoraggio delle spese delle piccole imprese - Concetti chiave
Le spese aziendali sono i pagamenti che effettui per acquistare materiali, assumere personale e mantenere attiva la tua organizzazione. I proprietari di piccole imprese che si buttano a capofitto nelle operazioni spesso scoprono che, tra utenze, costo delle merci, assunzioni, assicurazioni e altro, le finanze aziendali possono diventare rapidamente difficili da monitorare.
Tenere traccia delle spese aziendali è un ottimo modo per avere tutto sotto controllo e smettere di farsi venire il mal di testa. Oltre a questo, offre anche molti altri vantaggi alla tua azienda:
Ottimizzazione delle detrazioni fiscali
Fai qualche ricerca per vedere quali delle tue spese aziendali sono deducibili ai fini del risparmio fiscale, poiché l'IRS consente più detrazioni fiscali di quanto potresti aspettarti.
Alla scoperta delle sviste
Che si tratti di una variazione delle tariffe assicurative, di un utilizzo sospetto della carta di credito aziendale o di un abbonamento che pensavi fosse un pagamento una tantum, esaminando più attentamente le note spese e le fatture potresti scoprire alcuni addebiti inaspettati che devono essere risolti.
Previsione delle spese future
Sapere dove vanno a finire i fondi e con quale frequenza avvengono i pagamenti ciclici può rendere molto più facile guardare al futuro e determinare quali saranno le spese a valle.
Migliorare la pianificazione del budget
Una visione più approfondita del flusso di cassa della tua azienda può aiutarti a identificare le aree in cui è possibile risparmiare sui costi, consentendoti di definire un budget più realistico.
L'importanza della categorizzazione delle spese
Il primo passo per accedere a queste informazioni è sviluppare categorie di spesa, ovvero categorie distinte che comprendono ogni acquisto, addebito e commissione aziendale. Esistono numerose categorie di spesa che la tua organizzazione può creare, ma alcuni degli esempi più comuni sono:
- Marketing e pubblicità
- Libro paga
- Forniture per ufficio (di tutte le dimensioni)
- Utenze e affitto
- Abbonamenti e licenze
- Commissioni bancarie e spese di elaborazione
Data la varietà di potenziali categorie di spesa che la tua azienda potrebbe richiedere, decifrare e ordinare innumerevoli ricevute spesso diventa un compito noioso. Ecco perché il software di monitoraggio delle spese di Slash automatizza l'inserimento dei dati e classifica automaticamente le transazioni.
Come posso tenere traccia delle spese di una piccola impresa?
Prima di sviluppare un piano per monitorare le spese aziendali, è consigliabile aprire un conto bancario dedicato all'attività. Questo non solo consolida il flusso di cassa in un unico luogo, ma molti conti bancari aziendali offrono funzionalità e vantaggi che consentono di ottenere il massimo dal proprio capitale.
Allo stesso tempo, ti consigliamo di scegliere una carta di credito aziendale per separare le spese personali da quelle aziendali e semplificare il monitoraggio delle spese. Slash offre carte di credito aziendali con controlli di spesa dettagliati, monitoraggio automatico delle spese e la possibilità di assegnare un numero illimitato di carte fisiche e virtuali ai membri del team. Puoi anche guadagnare fino al 2% di cashback su tutte le spese aziendali, consentendoti di risparmiare capitale e reinvestirlo quando necessario.
Un altro passo è l'istituzione di un processo di approvazione delle spese. Le aziende con una moltitudine di carte di credito aziendali appartenenti a diversi dipendenti spesso trovano difficile tenere traccia delle transazioni. I processi di approvazione delle spese comportano la verifica delle ricevute e l'ottenimento dell'approvazione da parte di più di una persona prima di confermare definitivamente un acquisto. È un modo intelligente per tenere sotto controllo le spese e ottenere una maggiore visibilità su determinate categorie di spesa.
In definitiva, il modo migliore per tenere traccia delle spese è adottare un software dedicato. In passato, i contabili sedevano e passavano al vaglio fatture, ricevute e altri documenti per registrare e classificare manualmente le spese. Oggi siamo ben oltre quella fase. Esistono diverse soluzioni per automatizzare il monitoraggio delle spese che sono più rapide e accurate rispetto a qualsiasi altro metodo.
Perché l'automazione è il modo migliore per monitorare le spese aziendali
L'automazione del monitoraggio delle spese aziendali non è solo il metodo "più semplice". Beh, lo è, ma offre anche molti altri vantaggi. L'automazione può offrire i seguenti benefici:
- Meno erroriIl metodo manuale per il monitoraggio delle spese è soggetto a errori, soprattutto quando le aziende crescono e le ricevute iniziano ad accumularsi. L'acquisizione automatica delle informazioni sulle transazioni e la sincronizzazione con la contabilità riducono al minimo tali errori.
- Controlli di conformità più rigorosi: Rispettare gli obblighi fiscali è una priorità assoluta per i commercialisti. Quando il software automatizza l'inserimento dei dati, non dovrete più preoccuparvi di errori di battitura e refusi durante la riconciliazione che potrebbero portare a una dichiarazione dei redditi non conforme. Potrete inoltre mantenere la coerenza nella rendicontazione fiscale durante tutto l'anno, senza dover più aspettare la stagione fiscale per mettere insieme tutti i dati.
- Migliori protezioni di sicurezza: I dati finanziari della tua azienda devono essere protetti in modo completo e costante. La maggior parte dei sistemi automatizzati offre controlli di accesso sicuri e metodi di crittografia conformi alle normative sulla protezione dei dati, garantendo la sicurezza delle tue informazioni più importanti.
- Costruito su misuraA differenza dei contabili tradizionali, che lavorano fino a tarda notte man mano che la loro azienda cresce, i software di monitoraggio delle spese gestiscono 10 ricevute con la stessa facilità con cui ne gestiscono 1000. Le piattaforme che supportano l'inserimento immediato dei dati e le carte virtuali illimitate consentono un rapido ridimensionamento senza gli adeguamenti che ne derivano.
- Maggiore efficienza operativaInfine, e forse ancora più importante, l'automazione consente di risparmiare molto tempo e fatica. Ciò consente di muoversi con maggiore agilità, riallocare le risorse e persino rilassarsi un po'.
È facile capire come l'adozione di un software per il monitoraggio delle spese possa dare un vantaggio ai proprietari di piccole imprese. Ma ora che sapete quanto sia importante questo software, è il momento di scegliere quello più adatto alla vostra azienda.
Qual è il miglior software per monitorare le spese aziendali?
Gli strumenti per il monitoraggio delle spese sono disponibili su vari software di contabilità e piattaforme finanziarie, ma in genere non sono adatti a tutte le esigenze. Quando si cerca una soluzione per monitorare le spese aziendali, è importante tenere conto delle dimensioni dell'azienda, del budget e dei casi d'uso più comuni.
Ecco alcune delle nostre scelte per le migliori opzioni di software di monitoraggio delle spese nel 2026:
Slash
La piattaforma bancaria aziendale Slash offre alle imprese uno strumento potente e integrato per classificare e gestire le proprie spese. Il nostro software non solo supporta l'inserimento automatico dei dati e la classificazione delle spese, ma consente anche di monitorare in tempo reale i pagamenti ACH, i bonifici bancari e i pagamenti in criptovaluta.⁴ Finalmente potrete emettere carte, approvare spese e monitorare automaticamente le spese su un'unica dashboard completa.
Anche quando più app di contabilità e gestione delle spese sono integrate perfettamente, lavorare con un gruppo di esse può comunque essere complicato. Grazie alla sua soluzione di gestione unica e alla dashboard intuitiva, Slash elimina la necessità di utilizzare diversi strumenti.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Freshbooks
Sebbene sia utilizzato più spesso come sistema di contabilità, FreshBooks offre anche funzioni integrate di monitoraggio delle spese che funzionano in modo naturale per le piccole imprese e gli imprenditori alle prime armi. Si sincronizza con la tua carta di credito e i tuoi conti bancari per importazioni automatiche, e la sua combinazione di strumenti di scansione delle ricevute e gestione delle fatture rende il monitoraggio delle spese più conveniente.
Tuttavia, alcuni potrebbero definire Freshbooks un "software per principianti", poiché è più adatto a team di piccole dimensioni, piuttosto che a organizzazioni con più reparti che devono destreggiarsi tra intense note spese mantenendo la conformità fiscale.
Expensify
Con strumenti come la scansione delle ricevute e la gestione dei rimborsi, Expensify è un'altra opzione per il monitoraggio delle spese. Si integra anche con piattaforme di contabilità come Xero e Netsuite, il che significa che è una soluzione plug-and-play per alcune organizzazioni che sono fedeli al loro attuale software.
Analogamente a Freshbooks, però, le aziende più grandi non sempre sono la soluzione ideale per Expensify. Le organizzazioni che utilizzano carte di credito aziendali, in particolare, potrebbero trovarsi in difficoltà a causa del fatto che la piattaforma richiede ancora sistemi separati per la gestione delle carte e dei pagamenti.
Intuit Quickbooks
Quickbooks è uno dei software di contabilità più utilizzati sul mercato, grazie alle sue solide funzionalità e alla sua versatilità. Una delle sue caratteristiche principali è la sua apertura alle integrazioni: Quickbooks si integra con i dati di decine di servizi bancari e si adatta a una varietà di strumenti finanziari.
Il successo di Quickbooks può variare da caso a caso, poiché le organizzazioni possono utilizzarlo per scopi diversi e con molte app di terze parti. Possono sorgere problemi quando queste piattaforme operano in silos separati, portando i contabili a monitorare le carte in un sistema, le analisi in un altro e i pagamenti in un terzo. Fortunatamente, Quickbooks si integra con il tuo sistema di monitoraggio delle spese in Slash, così puoi sincronizzare facilmente le spese e rimanere aggiornato sulla tua contabilità.
Scopri quanto è facile tenere traccia delle spese con Slash
Sia le piccole imprese che le grandi aziende possono trarre vantaggio dagli strumenti di monitoraggio delle spese di Slash. Uno dei vantaggi della nostra piattaforma è la sua facilità d'uso; saranno i vostri dipendenti a utilizzarla maggiormente, quindi l'accessibilità è fondamentale. Diamo un'occhiata al processo passo dopo passo:
- Il tuo dipendente effettua un acquisto con una carta aziendale o tramite un account Slash collegato e il nostro software registra la transazione.
- Il tuo attuale software di contabilità può utilizzare strumenti come gli scanner per ricevute per ordinare automaticamente le ricevute nelle categorie di spesa appropriate man mano che vengono acquisite.
- Grazie a controlli di spesa granulari, è possibile impostare delle barriere di protezione e garantire che eventuali problemi di conformità vengano segnalati immediatamente.
- È inoltre possibile assegnare un numero illimitato di carte virtuali e collegarle a diverse categorie di spesa, consentendo di monitorare qualsiasi tipo di transazione su un unico schermo.
L'adozione del nostro software di monitoraggio delle spese riduce gli attriti, fornisce ai team informazioni utili e aiuta gli imprenditori a prendere decisioni finanziarie proattive che consentono loro di risparmiare capitale nel lungo termine. Con trasferimenti nazionali gratuiti illimitati, monitoraggio approfondito delle spese, stablecoin multiple e accesso a conti di tesoreria ad alto rendimento che fruttano fino al 3,93% all'anno, la piattaforma Slash potrebbe essere esattamente ciò che stai cercando per portare la tua piccola impresa al livello successivo.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Domande frequenti
Quali spese posso richiedere senza ricevute?
Quando si presenta la dichiarazione dei redditi e si richiedono detrazioni fiscali sulle spese aziendali, l'IRS richiede solitamente di visionare le ricevute delle spese. Tuttavia, non è sempre così, poiché alcune transazioni non prevedono ricevute che possano essere registrate come gli acquisti quotidiani. Le donazioni di beneficenza, le spese per i veicoli, le imposte sul lavoro autonomo, i premi dell'assicurazione sanitaria e i contributi ai piani pensionistici sono alcune delle spese aziendali che non richiedono ricevute di spesa per essere incluse nelle detrazioni fiscali.
Quali sono gli errori più comuni nella classificazione delle spese per le LLC?
Ci sono alcune semplici sviste che i proprietari di piccole imprese possono commettere durante lo sviluppo delle categorie di spese aziendali. Ad esempio, l'assicurazione è una categoria comune, ma è importante assicurarsi che l'assicurazione sanitaria dei dipendenti non venga registrata nello stesso posto delle assicurazioni aziendali come l'assicurazione sulla proprietà.
Altri potenziali errori contabili includono l'ignorare piccoli acquisti di forniture per ufficio, combinare i pagamenti dei lavoratori a contratto con gli stipendi dei dipendenti e dimenticare di tenere traccia dei costi di assunzione.
