Come classificare le spese per una contabilità aziendale accurata
La categorizzazione delle spese aziendali non serve solo a tenere sotto controllo il budget, ma consente anche di richiedere e dedurre con precisione le imposte relative alle spese aziendali nella dichiarazione dei redditi annuale all'IRS. Le spese aziendali deducibili sono determinate da questa categorizzazione, che alleggerisce il carico fiscale e libera capitale per una maggiore flessibilità. Per poter usufruire di queste deduzioni e tenere traccia delle spese all'interno della vostra azienda, è utile impostare un processo di categorizzazione delle spese preciso.
Lo sviluppo di categorie di spesa offre un quadro più chiaro di dove, quando e perché vengono effettuati i pagamenti, consentendo di ottenere rendiconti finanziari più chiari e di risolvere i problemi prima che si verifichino. Senza la possibilità di monitorare le spese per categoria, le organizzazioni in crescita possono rapidamente trovarsi sopraffatte da oneri provenienti da fonti impreviste. Le organizzazioni moderne utilizzano software di gestione delle spese per automatizzare l'inserimento dei dati, ottenere una maggiore visibilità e assumere il controllo delle proprie spese aziendali. Rimane però una domanda: qual è il software giusto?
Slash registra automaticamente le transazioni e classifica le spese relative alle carte aziendali e ai pagamenti della tua azienda su un'unica piattaforma.¹ Grazie alla possibilità di classificare istantaneamente le spese e sincronizzarle con strumenti come Quickbooks e Xero, otterrai un maggiore controllo sul flusso di cassa della tua organizzazione e una visione più chiara delle spese aziendali deducibili. Analizziamo alcune spese tipiche delle aziende, come dovrebbero essere organizzate e quando possono sorgere detrazioni fiscali aziendali.
Comprendere le categorie delle spese aziendali
La categorizzazione delle spese aziendali consiste nell'identificare e classificare i vari tipi di pagamenti allo scopo di aumentare la visibilità, mantenere l'organizzazione e usufruire delle detrazioni fiscali. Ad esempio, il costo dell'assicurazione sanitaria dei dipendenti dovrebbe essere registrato separatamente nel bilancio rispetto agli stipendi dei dipendenti.
Per completezza, la categorizzazione delle spese non deve essere confusa con la definizione del budget: quest'ultima riduce la spesa, mentre la categorizzazione la chiarisce e la riporta.
Ordinare efficacemente le spese aziendali è vantaggioso per le aziende in espansione e i team finanziari che desiderano tenere registri accurati e ottenere il massimo dalle proprie spese.
Tipi comuni di spese aziendali
Le categorie di spese aziendali sono spesso molto dettagliate; la tua azienda può ritrovarsi con diverse decine di tipi diversi di spese nel proprio bilancio. Alcune sono fisse, altre variabili, alcune sono di routine, altre impreviste. Alcune spese aziendali sono deducibili dalle tasse, ma solo in determinati casi. Buone notizie: abbiamo creato appositamente il software di monitoraggio delle spese Slash per risolvere il problema legato alla classificazione manuale di queste spese.
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Come classificare le spese: 15 categorie standard di spese aziendali
Esaminiamo le 15 categorie di spesa più comuni. Molte di queste possono essere suddivise in sottocategorie distinte, fornendo informazioni specifiche e utili sulle abitudini di spesa della tua azienda.
Materiali
L'acquisto delle materie prime è un fattore fondamentale per i margini di profitto di qualsiasi produttore o impresa edile. Conoscere il costo delle merci, quanto si spende per i materiali e la frequenza delle transazioni è un ottimo modo per mantenere organizzate le operazioni. I materiali sono anche una delle tante categorie di spese aziendali che possono essere deducibili dalle tasse.
Forniture per ufficio
Oltre alle normali penne e carta, le forniture per ufficio possono comprendere computer, internet, wi-fi, stampanti, inchiostro, forniture per il bagno, telefoni e una serie di altri articoli vari che servono a fini aziendali. Proprio come per le società e le piccole imprese, l'IRS consente anche ai lavoratori con uffici domestici di dedurre queste spese nella loro dichiarazione dei redditi.
Utenze e manutenzione
La manutenzione del luogo di lavoro comporta una serie di spese cicliche, tra cui affitto, utenze, aggiornamenti delle infrastrutture, riparazioni e pulizie. Una manutenzione costante è ancora più importante per i magazzini e le fabbriche.
Marketing e pubblicità
Alcune aziende considerano il marketing e la pubblicità come un aspetto secondario, mentre altre puntano molto sulle campagne a lungo termine. In entrambi i casi, la pubblicità dovrebbe essere inclusa come categoria di spesa, sia nei casi più semplici come i post sui social media, sia in quelli più complessi come gli stand fieristici aziendali.
Ricerca e sviluppo
R&S; si riferisce alle azioni intraprese dalle aziende per innovare i prodotti attuali, svilupparne di nuovi e rimanere all'avanguardia nel proprio settore. Si tratta di un processo che varia da un'organizzazione all'altra, ma che solitamente comporta delle spese aziendali.
Assunzione e formazione dei dipendenti
Le spese aziendali derivanti dall'assunzione e dall'inserimento dei dipendenti possono cogliere di sorpresa le organizzazioni; perdere, sostituire e formare una figura professionale può costare circa la metà dello stipendio di quella posizione. Il turnover è costoso, quindi è saggio mantenere felice il proprio team, ma questo è un argomento da affrontare in un altro momento.
Questa categoria di spese comprende anche la formazione e l'istruzione ricorrenti man mano che le persone crescono all'interno della vostra azienda, cosa comune in settori come quello scientifico/sanitario e in relazione alle linee guida OSHA.
Stipendio e benefici dei dipendenti
Al giorno d'oggi, lo stipendio è solo una parte della retribuzione e del reddito imponibile di un dipendente. Ci sono i tipici benefici dell'assicurazione sanitaria e dei piani 401k, ma i vantaggi possono estendersi anche a stock option, piani pensionistici, programmi di benessere, pasti, asili nido e altro ancora.
Pagamenti agli appaltatori
Al contrario, gli stipendi versati alle agenzie e ai liberi professionisti costituiscono solitamente l'intera retribuzione. Ciò può applicarsi ai servizi di commercialisti, agenzie di reclutamento, spese legali, liberi professionisti o chiunque altro la tua azienda paghi per svolgere lavori temporanei.
Assicurazione
Esistono molti tipi diversi di assicurazioni che un'azienda può stipulare per sé stessa, come l'assicurazione sulla proprietà, la responsabilità civile e l'indennizzo dei lavoratori, e persino l'assicurazione informatica. Assicurati di non includere l'assicurazione sanitaria dei dipendenti in questo gruppo: questo è uno degli errori più comuni nella classificazione delle spese che esamineremo più avanti.
Veicoli/Ammortamento
Un altro tipo di assicurazione è l'assicurazione auto, che rappresenta un fattore significativo per le aziende con flotte di camion o furgoni. Un costo di proprietà dei veicoli più nascosto rispetto all'acquisto, all'assicurazione e al carburante è il deprezzamento.
Si dice spesso che un'auto perde valore nel momento stesso in cui lascia il concessionario, e lo stesso vale anche per i veicoli aziendali. Monitorare il graduale deprezzamento di camion e furgoni è fondamentale per riconoscere il vero valore della propria flotta e capire quando potrebbe essere necessario un rinforzo. Questo approccio non si applica solo ai veicoli, poiché anche macchinari, computer e altri tipi di attrezzature da ufficio si deprezzano in modo simile.
L'IRS consente inoltre di dedurre le spese relative alla proprietà del veicolo e al carburante, a condizione che il veicolo sia utilizzato esclusivamente per scopi aziendali.
Abbonamenti e licenze
I pagamenti ricorrenti come le tasse sulla proprietà, le licenze e i permessi non scompaiono mai, ma possono essere facili da trascurare quando si classificano le spese. Anche gli abbonamenti software sono importanti da monitorare, poiché molte aziende fanno affidamento su piattaforme per la gestione delle risorse umane, della progettazione e dei progetti.
Interesse
Gli interessi possono provenire da molte fonti diverse, tra cui mutui immobiliari, prestiti aziendali, linee di credito, carte di credito aziendali o debiti in sospeso. Il pagamento degli interessi può sfuggire rapidamente al controllo, quindi è fondamentale avere una visione chiara di ciò che ci aspetta e quando.
Sicurezza
Alcune organizzazioni sono dotate di contratti di sicurezza informatica molto rigorosi, mentre altre utilizzano sistemi high-tech all'interno delle proprie strutture. Che si tratti di proteggersi da hacker e violazioni o di salvaguardare la tecnologia proprietaria, la sicurezza è una voce di spesa che può essere importante per la tua attività.
Viaggi di lavoro e alloggi
Molte organizzazioni partecipano regolarmente a convegni aziendali nazionali, il che significa prenotare voli e hotel per ogni dipendente che partecipa. I pasti, le spese di ridesharing e i seminari spesso contribuiscono alle spese di viaggio totali. È interessante notare che, secondo l'IRS, i pasti per motivi di lavoro sono deducibili al 50%, non al 100%.
Commissioni bancarie ed elaborazione dei pagamenti
Infine, qualsiasi azienda con più conti finanziari e un flusso di cassa costante può aspettarsi di accumulare molte commissioni bancarie e spese di transazione diverse. Le commissioni sui bonifici bancari, le commissioni sulle transazioni internazionali, le commissioni sui servizi commerciali e le commissioni bancarie sono alcuni esempi di piccole spese che si aggiungono a tutti i tipi di pagamenti. Per le aziende che desiderano risparmiare sulle spese mensili dei conti e sui bonifici bancari, il Slash Pro Il piano potrebbe essere la risposta giusta per te.
Errori comuni da evitare nella rendicontazione
È facile commettere errori nell'organizzazione delle categorie di spesa, il che spesso porta a complicazioni in seguito. Alcuni errori comuni includono:
- Accorpare l'assicurazione sanitaria dei dipendenti con le assicurazioni aziendali.
- Ignorare gli acquisti di piccole forniture per ufficio a favore di quelli più significativi.
- Perdere opportunità di detrazione fiscale e/o identificare erroneamente spese che in realtà non sono deducibili.
- Trascurare l'elemento dell'ammortamento.
- Combinare i pagamenti dei lavoratori a contratto con gli stipendi dei dipendenti.
- Dimenticare di tracciare il costo di assunzione (circa la metà dello stipendio di un dipendente).
Che cos'è un processo di approvazione delle spese?
Organizzare ogni spesa è solo metà dell'opera. Molte di queste spese devono passare attraverso un processo di approvazione che coinvolge diverse persone e ricevute verificabili. Si tratta per lo più di spese di viaggio e di lavoro sostenute dai dipendenti, ma possono estendersi anche ad altre aree come forniture per ufficio e veicoli. In ogni caso, questi processi di approvazione sono noiosi nei giorni buoni e difficili nei giorni in cui mancano le ricevute o i membri del team non sono affidabili.
Queste spese vengono presentate con il relativo contesto, esaminate per verificarne la conformità alle politiche e al budget, approvate o respinte e documentate ai fini della rendicontazione. Oltre alla categorizzazione, è opportuno creare un flusso di lavoro strutturato per le approvazioni.
Questo processo diventa più semplice con lo strumento di gestione delle spese Slash, che consente di approvare automaticamente le spese in base alla categorizzazione. Ogni transazione viene sincronizzata con il sistema contabile esistente, garantendo un accesso consolidato su un unico dashboard.
Processi di approvazione disorganizzati, pagamenti ricorrenti, addebiti imprevisti e report incoerenti rendono impossibile per un'organizzazione tenere traccia dei pagamenti e prepararsi alla dichiarazione dei redditi. Ecco perché è intervenuta Slash.
Categorizzazione delle spese più intelligente per le aziende in crescita con Slash
Il tuo software di monitoraggio delle spese dovrebbe fare molto di più che tenere sotto controllo le spese. La nostra piattaforma è progettata per gestire sia le tue transazioni che i sistemi che le supportano.
Slash ordina le spese per te; dopo aver impostato le categorie, tutti gli acquisti e le spese vengono visualizzati nel posto giusto in tempo reale, semplificando i tuoi report, organizzando la tua contabilità e rendendo le tue spese conformi alle normative fiscali. Ogni transazione appare immediatamente sulla dashboard, dai pagamenti in entrata e in uscita agli acquisti effettuati dai dipendenti con la carta aziendale di Slash.
La maggior parte delle aziende che adottano un software per il monitoraggio delle spese devono aggiungerlo alla loro serie di strumenti, il che porta a problemi a valle. Un numero maggiore di app e account crea più disconnessioni ed errori, rendendo difficile ottenere report finanziari coerenti e chiari. Ecco perché Slash centralizza carte aziendali, conti bancari, transazioni multi-entità e categorizzazione automatizzata delle spese su un'unica piattaforma finanziaria.
Avrai anche una visione chiara di ciò che è deducibile agli occhi dell'IRS. Le spese aziendali deducibili e le detrazioni fiscali sono alcuni dei maggiori vantaggi derivanti dall'identificazione delle categorie di spese aziendali.
Oltre alle soluzioni per le spese e le detrazioni, Slash offre anche:
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Le aziende leader stanno abbandonando completamente l'inserimento manuale dei dati e la rendicontazione disorganizzata, alla ricerca di soluzioni per la categorizzazione automatica delle spese aziendali e la trasparenza dei flussi di cassa. Con Slash, è possibile collegare queste funzionalità ai conti bancari aziendali, alle analisi finanziarie e ad altri strumenti contabili.
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Domande frequenti
Slash può integrarsi con le mie attuali soluzioni di contabilità?
Assolutamente sì. Le aziende che utilizzano piattaforme come Intuit Quickbooks e Xero non devono preoccuparsi di eventuali incompatibilità, poiché Slash è progettato per integrarsi con questi strumenti e completarli. Slash acquisisce automaticamente i dati commerciali dalle transazioni con carta e sincronizza le categorie di spesa direttamente nel vostro software attuale, riducendo la necessità di interventi manuali. Anche le nostre funzionalità di business banking, carte aziendali, gestione delle spese e elaborazione dei pagamenti si integrano con i vostri strumenti di contabilità.
La categorizzazione delle spese diventa ancora più semplice grazie alla funzione di scansione delle ricevute di Quickbooks, che consente ai dipendenti di caricare istantaneamente gli acquisti effettuati con carte diverse dalla carta aziendale Slash. (Ma davvero, perché dovresti usare qualcos'altro?)
Quali spese sono deducibili dalle tasse?
Molte delle 15 categorie sopra elencate danno diritto a detrazioni fiscali, tra cui pubblicità, benefici per i dipendenti, affitto, utenze, sicurezza informatica, viaggi e persino forniture per ufficio. I lavoratori remoti possono utilizzare le detrazioni per l'ufficio domestico per ottenere molti degli stessi vantaggi sul loro reddito imponibile. Con l'IRS, le situazioni relative alle detrazioni fiscali variano, quindi è sempre bene consultare un professionista fiscale prima di prendere decisioni sulla dichiarazione dei redditi basate sulle spese aziendali deducibili.
