Comprendere il principio di riconoscimento delle spese: perché è importante per le aziende
Alcune regole contabili attirano l'attenzione solo quando qualcosa va storto. Il riconoscimento delle spese è una di queste. Può sembrare una questione minore, ma il riconoscimento delle spese influisce direttamente sul modo in cui si viene tassati, sulla conformità della propria rendicontazione e sulla chiarezza con cui si possono comprendere i propri dati finanziari.
Il momento in cui vengono riconosciute le spese determina quando si applicano le detrazioni, il che può spostare le passività fiscali da un anno all'altro. Il riconoscimento delle spese è strettamente legato al principio di corrispondenza, uno dei principi contabili fondamentali richiesti sia dai principi contabili statunitensi (U.S. GAAP) che dalle norme internazionali di rendicontazione finanziaria. Il mancato riconoscimento delle spese nel periodo corretto può portare a rapporti mensili incoerenti e anche a oscillazioni inaspettate degli utili, rendendo più difficile capire se i miglioramenti delle prestazioni sono reali o solo legati al momento in cui sono stati registrati.
In questa guida spiegheremo come funziona il principio di riconoscimento delle spese, quando le spese devono essere registrate secondo il principio della competenza economica e come i diversi tipi di costi vengono abbinati ai ricavi. Esploreremo anche le sfide comuni che le aziende devono affrontare quando applicano il principio nella pratica e come Slash può affrontare queste sfide automatizzando l'acquisizione delle transazioni, integrandosi con i sistemi contabili, fornendo informazioni in tempo reale sulla salute finanziaria della vostra azienda e molto altro ancora.¹
Che cos'è il principio di riconoscimento delle spese e come funziona?
Il principio di riconoscimento delle spese è un concetto contabile che garantisce che le spese siano registrate nello stesso periodo dei ricavi che contribuiscono a generare, indipendentemente dal momento in cui avviene effettivamente il trasferimento di denaro. La registrazione congiunta dei ricavi e delle spese correlate crea un quadro finanziario più accurato della redditività di un'azienda in un determinato periodo, impedendo alla tua azienda di aumentare artificialmente i profitti o di presentare dichiarazioni errate durante la stagione fiscale.
Il riconoscimento delle spese è direttamente correlato al principio di competenza, uno dei dieci principi contabili previsti dai Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) negli Stati Uniti. È inoltre richiesto dagli International Financial Reporting Standards (IFRS) utilizzati in oltre 140 paesi in tutto il mondo.
Quando viene riconosciuta una spesa?
In base al principio di competenza, le spese sono rilevate secondo il principio di competenza, ovvero sono registrate nel momento in cui sono sostenute e non nel momento in cui viene effettuato il pagamento. In questo contesto, per "sostenute" si intende che le spese sono rilevate nel momento in cui sorge l'obbligo di pagamento o nel momento in cui viene consumato un beneficio.
Ad esempio, immagina che la tua azienda riceva una fattura di 10.000 dollari per servizi di marketing prestati a dicembre, ma che tu la paghi solo a gennaio. Per rispettare il principio di riconoscimento delle spese, dovresti registrare la spesa di 10.000 dollari a dicembre (quando il servizio è stato fornito e ha contribuito a generare il fatturato di dicembre), non a gennaio quando la fattura viene pagata.
I contabili utilizzano tre diversi approcci per abbinare le spese alle entrate. Il metodo utilizzato dipende dal fatto che la spesa sia un costo di prodotto (direttamente legato alla produzione) o un costo di periodo (relativo alle operazioni generali piuttosto che a vendite specifiche):
- Associazione diretta di causa ed effetto: Questo metodo collega spese specifiche direttamente a ricavi specifici. L'esempio più chiaro è il costo delle merci vendute (COGS). Se vendi un prodotto per 100 $ che è costato 60 $ per essere prodotto, riconosci la spesa di 60 $ nello stesso periodo in cui hai registrato il ricavo di 100 $.
- Allocazione sistematica e razionale: Quando una spesa porta benefici su più periodi contabili, viene ripartita nel tempo. L'ammortamento è l'esempio più comune. Se acquisti un furgone da 120.000 dollari con una durata prevista di 10 anni, spenderai 12.000 dollari all'anno invece di registrare l'intero costo in anticipo.
- Riconoscimento immediato: Alcune spese sostengono le operazioni aziendali complessive, ma non hanno una relazione univoca con ricavi specifici. L'affitto, le retribuzioni e le forniture per ufficio rientrano in questa categoria e vengono semplicemente riconosciute nel periodo in cui sono sostenute.
Slash può aiutarti a garantire che le tue spese vengano riconosciute al momento giusto, acquisendo automaticamente i dettagli delle transazioni effettuate con tutte le carte e i pagamenti della tua azienda, riducendo al minimo la necessità di affidarsi alla raccolta manuale delle ricevute o alle fatture in ritardo per verificare i tempi.
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Impatto sulla contabilità per cassa rispetto alla contabilità per competenza
Il principio di riconoscimento delle spese può influire sul momento in cui le imposte vengono pagate o sono deducibili a seconda del metodo contabile utilizzato. Sebbene in genere non modifichi l'importo totale delle imposte dovute nel lungo periodo, può spostare le passività fiscali da un anno all'altro, influenzando in ultima analisi le proiezioni di flusso di cassa e la pianificazione fiscale.
La contabilità di cassa registra le entrate e le uscite solo quando il denaro cambia di mano e non riconosce i debiti o i crediti nei bilanci. Sebbene sia più semplice da gestire e offra una certa flessibilità fiscale, può distorcere l'analisi della salute finanziaria, mostrando profitti o perdite che non riflettono l'attività commerciale sottostante. Con questo metodo, le spese non vengono generalmente riconosciute in base al principio di competenza ai fini della rendicontazione finanziaria.
Il principio di riconoscimento delle spese si applica specificatamente alla contabilità per competenza, in cui le spese vengono registrate nel momento in cui sono sostenute anziché nel momento in cui vengono pagate. Se i servizi vengono ricevuti a dicembre ma pagati a gennaio, la spesa viene riconosciuta a dicembre, allineando i costi al periodo a cui si riferiscono. Questo approccio fornisce un quadro più accurato della performance finanziaria, ma in genere riduce la possibilità di trasferire le detrazioni tra i periodi basandosi esclusivamente sui tempi di pagamento.
Ecco come funziona nella pratica. Consideriamo un'azienda con 50.000 dollari di spese non pagate da dicembre:
- Contabilità per competenza: Deduce l'intero importo di 50.000 dollari nella dichiarazione dei redditi dell'anno precedente, anche se il pagamento avviene a gennaio.
- Contabilità di cassa: Non è possibile dedurre le spese fino all'anno successivo, con conseguente aumento delle imposte nell'anno precedente e diminuzione delle imposte nell'anno successivo.
In base al principio di coerenza, le imprese sono tenute ad applicare lo stesso metodo contabile (sia esso per cassa o per competenza) in modo coerente in tutti i periodi di rendicontazione. Ciò garantisce che i bilanci rimangano comparabili nel tempo e impedisce alle imprese di cambiare metodo per manipolare i redditi dichiarati o i risultati fiscali.
Principio di riconoscimento delle spese rispetto al principio di riconoscimento dei ricavi
Il riconoscimento delle spese e il riconoscimento dei ricavi rappresentano due facce della stessa medaglia, che lavorano insieme per soddisfare i requisiti del principio di corrispondenza. Di seguito sono riportate le loro definizioni affiancate per evidenziare le loro analogie e differenze:
- Principio di riconoscimento delle spese: Le spese devono essere rilevate nel conto economico nel periodo in cui sono sostenute, indipendentemente dal momento in cui viene effettuato il pagamento in contanti.
- Principio di riconoscimento dei ricavi: I ricavi devono essere rilevati nel conto economico nel periodo in cui sono realizzati e guadagnati, non necessariamente quando viene incassato il denaro.
Sebbene entrambi i principi mirino ad allineare l'attività finanziaria al periodo di rendicontazione corretto, essi vengono applicati in modo diverso in base al principio di prudenza. Le spese e le passività vengono riconosciute non appena sono probabili, anche se sussiste una certa incertezza. I ricavi e le attività, al contrario, vengono riconosciuti solo quando sono realizzati o ragionevolmente certi.
Insieme, questi principi garantiscono che i ricavi siano riportati insieme ai costi necessari per generarli, riducendo il rischio di una rendicontazione distorta degli utili causata da differenze temporali nei flussi di cassa.
5 esempi di riconoscimento delle spese: scelta del metodo di abbinamento e della finestra di riconoscimento adeguati
Gli esempi riportati di seguito illustrano come vengono rilevati i diversi tipi di spese secondo il principio della competenza economica, insieme ai metodi di abbinamento utilizzati dai contabili per garantire che i bilanci riflettano accuratamente l'attività aziendale:
Spese mensili relative all'affitto dell'ufficio e alle utenze
L'affitto dell'ufficio e le utenze sono spese operative correnti che sostengono le attività aziendali quotidiane piuttosto che un prodotto o una vendita specifici. Poiché questi costi apportano benefici all'azienda in modo uniforme nel tempo e non hanno un collegamento diretto con la generazione di ricavi, vengono trattati come costi di periodo.
Tipo di costo: Costo periodico
Metodo di abbinamento: Riconoscimento immediato
Quando riconoscerlo: Nel mese in cui si applicano l'affitto e le utenze
Retribuzione e benefici dei dipendenti commisurati al periodo lavorato
Gli stipendi, i salari e i benefici dei dipendenti sono sostenuti man mano che i dipendenti svolgono il loro lavoro. Anche se il libro paga viene elaborato dopo la fine del periodo di lavoro, questi costi sono riconosciuti nel periodo in cui è stata fornita la manodopera, perché è allora che è stato ricevuto il beneficio economico.
Tipo di costo: Costo periodico
Metodo di abbinamento: Riconoscimento immediato
Quando riconoscerlo: Nel periodo in cui viene svolto il lavoro dipendente, indipendentemente dalla data di pagamento dello stipendio
Abbonamenti software assegnati al mese pertinente
Gli abbonamenti software consentono di accedere a strumenti e servizi per un periodo di tempo definito, con fatturazione mensile o annuale. Poiché il beneficio viene consumato nel tempo, il costo viene riconosciuto gradualmente anziché in un'unica soluzione.
Tipo di costo: Costo periodico
Metodo di abbinamento: Allocazione sistematica e razionale
Quando riconoscerlo: Mensile, durante il periodo di abbonamento in cui il software viene utilizzato
Costo delle merci vendute riconosciuto al momento della vendita delle scorte
Il costo delle merci vendute rappresenta i costi diretti associati alla produzione o all'acquisto delle scorte. Questi costi sono inizialmente registrati come attività e riconosciuti come spese solo quando le relative scorte vengono vendute e il ricavo viene riconosciuto.
Tipo di costo: Costo del prodotto
Metodo di abbinamento: Associazione diretta tra causa ed effetto
Quando riconoscerlo: Nello stesso periodo viene venduto l'inventario e viene riconosciuto il relativo ricavo.
Spese anticipate ammortizzate nel periodo di servizio
Le spese anticipate si verificano quando un'azienda paga in anticipo beni o servizi che saranno ricevuti in periodi futuri, come assicurazioni o affitti. Questi costi vengono prima registrati come attività e poi spesati nel tempo man mano che il beneficio viene consumato.
Tipo di costo: Costo periodico
Metodo di abbinamento: Allocazione sistematica e razionale
Quando riconoscerlo: Gradualmente, nel periodo in cui viene ricevuto il servizio prepagato
Sfide comuni e best practice per l'applicazione del principio di riconoscimento delle spese
Anche le aziende che comprendono la contabilità per competenza in teoria possono avere difficoltà ad applicare il principio di riconoscimento delle spese in modo coerente nella pratica. Le sezioni seguenti descrivono alcune delle sfide che le aziende possono incontrare nell'applicazione del principio, insieme alle migliori pratiche per mantenere un riconoscimento accurato e coerente delle spese nei periodi di rendicontazione:
Sfide comuni
Comprendere quando una spesa deve essere riconosciuta secondo il principio della competenza economica. Il tuo team potrebbe avere difficoltà a determinare se una spesa debba essere registrata quando viene sostenuta, quando viene pagata o ripartita nel tempo. Ciò è particolarmente comune per i servizi in abbonamento, le spese prepagate e i salari maturati.
Gestione delle differenze temporali tra attività di cassa e registrazione delle spese. Il denaro contante può cambiare di mano in un periodo diverso da quello in cui viene effettivamente sostenuta una spesa. Senza una chiara visibilità sui tempi di pagamento, le spese possono essere facilmente classificate erroneamente nel mese sbagliato. Slash registra le transazioni in tempo reale, offrendo ai team finanziari una visibilità più chiara sui tempi anche quando i pagamenti o i rimborsi avvengono in un secondo momento.
Gestione di transazioni multi-entità o transfrontaliere. Le aziende con più filiali o attività internazionali devono tenere traccia delle spese tra entità giuridiche, valute e giurisdizioni diverse. Il supporto multi-entità di Slash consente alle aziende di tenere traccia delle spese tra più entità giuridiche in un'unica dashboard unificata, facilitando il riconoscimento delle spese all'interno dell'organizzazione.
Riconciliazione delle spese anticipate e dei ratei. Le assicurazioni prepagate, i contratti software annuali e le passività accumulate richiedono un monitoraggio e un'allocazione costanti. La gestione manuale di questi programmi aumenta la possibilità di omissioni negli adeguamenti o di doppie contabilizzazioni delle spese.
Garantire la coerenza tra i periodi di rendicontazione e i bilanci. Una categorizzazione delle spese incoerente o un ritardo nell'inserimento dei dati possono distorcere i confronti mensili e i rendiconti finanziari. Slash categorizza automaticamente le spese effettuate con le carte aziendali e i pagamenti; i dati delle transazioni categorizzati vengono trasferiti direttamente in QuickBooks, contribuendo a mantenere una contabilità e una rendicontazione coerenti tra i diversi periodi.
Migliori pratiche
Stabilire politiche interne chiare e in linea con i principi contabili. Definisci quando le spese devono essere riconosciute in base al tuo metodo contabile, come devono essere ammortizzati i costi anticipati e come devono essere registrati i ratei. Politiche chiare possono ridurre la necessità di prendere decisioni soggettive, migliorando la coerenza dei tuoi libri contabili.
Utilizza strumenti automatizzati per ridurre gli errori di sincronizzazione manuali. Le carte aziendali e i sistemi di pagamento di Slash acquisiscono automaticamente i dati delle transazioni nel momento stesso in cui vengono utilizzati, garantendo che le spese vengano registrate in tempo reale e centralizzate in un unico sistema. Ciò consente di eliminare la necessità di fare affidamento su ricevute e fatture per verificare i tempi.
Riconcilia frequentemente i conti per individuare tempestivamente eventuali discrepanze. Grazie all'integrazione di Slash con QuickBooks, i dati delle transazioni vengono sincronizzati direttamente nel tuo sistema contabile. Ciò semplifica la riconciliazione delle spese, la revisione dei ratei, la gestione delle fatture e la preparazione della dichiarazione dei redditi senza duplicare il lavoro su più piattaforme.
Standardizzare il modo in cui vengono monitorate le spese anticipate e maturate. L'utilizzo di categorie e flussi di lavoro coerenti per le spese anticipate garantisce che queste vengano allocate correttamente nel tempo. Con Slash, è possibile preimpostare regole di categorizzazione delle spese in modo che le transazioni vengano registrate correttamente fin dall'inizio, riducendo al minimo la necessità di riclassificazioni manuali o pulizie successive.
Formare il personale sulla contabilità per competenza e sulla documentazione. I sistemi automatizzati possono ridurre la complessità, ma la formazione garantisce che il tuo team comprenda perché le spese vengono registrate quando vengono registrate. Fornire indicazioni sulla documentazione, i tempi e la categorizzazione può aiutare a mantenere coerente il riconoscimento delle spese man mano che i team crescono e le responsabilità cambiano.
Semplifica la registrazione delle spese con Slash
Slash elimina ogni incertezza dal riconoscimento delle spese riunendo tutte le transazioni della tua azienda in un unico dashboard aggiornato in tempo reale. Puoi monitorare i pagamenti in entrata e in uscita, organizzare le spese per stato o periodo di tempo e classificare le spese per fornitore o tipo di spesa. In definitiva, automatizzare il monitoraggio delle spese può rendere più facile capire quando vengono sostenute e come devono essere riconosciute.
Slash può anche aiutarti a semplificare i tuoi processi contabili grazie alla perfetta integrazione con QuickBooks. Puoi esportare tutti i dati delle tue transazioni da Slash alla tua piattaforma contabile, evitando così di dover inserire manualmente tutte le informazioni nei vari sistemi, un processo che può essere soggetto a errori e richiedere molto tempo. QuickBooks ti consente anche di passare dalla contabilità di cassa a quella per competenza, semplificando l'applicazione di diversi parametri di riconoscimento in base alla struttura della tua attività.
Ma Slash non ti aiuta solo ad applicare un singolo principio contabile. Slash modernizza il modo in cui la tua azienda gestisce le spese, i pagamenti e le operazioni finanziarie con funzionalità quali:
- Servizi bancari aziendali pensati per garantire flessibilità: Apri più conti virtuali per separare fondi operativi, riserve o budget di progetto, offrendo ai team una visibilità più chiara sul flusso di cassa. Gestisci più entità aziendali, sedi o filiali da un unico dashboard, con report consolidati e una chiara visibilità su tutti i conti.
- Integrazioni contabili: Sincronizza le transazioni direttamente con QuickBooks per mantenere automaticamente aggiornati i libri contabili. Slash si collega anche tramite Plaid e supporta l'importazione di dati da strumenti come Xero, facilitando l'integrazione nei flussi di lavoro contabili esistenti.
- Carta Slash Visa® Platinum: Una carta di credito aziendale che consente di ottenere fino al 2% di cashback sulle spese aziendali, con regole di spesa configurabili, controlli sulla carta, monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale e protezione antifrode con crittografia.
- Diversi metodi di pagamento: Slash supporta un'ampia gamma di pagamenti, tra cui spese con carta, ACH globale, bonifici internazionali in oltre 180 paesi tramite SWIFT e pagamenti nazionali in tempo reale tramite RTP e FedNow.
- Supporto nativo delle criptovalute: Convertire i fondi in stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDT o USDC, per inviare trasferimenti sulla blockchain, offrendo un metodo di pagamento alternativo in grado di ridurre i costi e i tempi di regolamento.⁴
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Domande frequenti
Quali tipi di spese devono essere contabilizzate secondo il principio di competenza?
Una spesa deve essere registrata quando l'azienda riceve il bene o il servizio, non quando viene pagata la fattura. In questo modo le spese rimangono allineate al periodo a cui si riferiscono effettivamente.
In che modo le spese anticipate differiscono dalle spese maturate?
Le spese anticipate sono costi che paghi in anticipo e poi ammortizzi gradualmente man mano che ne usufruisci, come le assicurazioni annuali o gli abbonamenti software. Le spese maturate sono costi che hai già sostenuto ma che non hai ancora pagato, come gli stipendi guadagnati dai dipendenti prima dell'elaborazione delle buste paga.
Il riconoscimento delle spese può influire sulle revisioni contabili o finanziarie?
Sì. Se le spese non vengono registrate nel periodo corretto, i bilanci possono essere riportati in modo errato. I revisori e i revisori contabili spesso si concentrano sulla tempistica delle spese perché influisce sull'utile riportato e sulla conformità ai principi contabili.
