Quanto dura un ciclo di fatturazione? Una guida completa per le aziende
Discutere della durata di un ciclo di fatturazione può sembrare semplice, forse persino insignificante. I cicli di fatturazione determinano quando viene emesso il vostro estratto conto mensile, che a sua volta determina la data di scadenza del pagamento. Sembra semplice. In pratica, tuttavia, i cicli di fatturazione possono svolgere un ruolo molto più importante nel modo in cui il denaro circola nella vostra azienda. Possono influenzare quando devono essere pagate le spese, come gestite le relazioni con i clienti e quanto sia prevedibile il vostro flusso di cassa di mese in mese.
In questa guida spiegheremo l'importanza dei cicli di fatturazione per le operazioni aziendali, partendo da cosa sono, come funzionano e quanto durano in genere. Imparerete anche come leggere un estratto conto, come i cicli di fatturazione possono influenzare i risultati di credito e come i team finanziari possono utilizzare strategicamente la tempistica dei cicli di fatturazione.
Ti mostreremo anche come Slash può migliorare la gestione dei pagamenti mensili: con la dashboard di gestione finanziaria di Slash puoi automatizzare i pagamenti su più canali, generare e gestire fatture, tenere sotto controllo le spese aziendali e gestire carte di credito aziendali che consentono di ottenere fino al 2% di cashback.¹
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Che cos'è un ciclo di fatturazione?
Un ciclo di fatturazione è il periodo ricorrente durante il quale vengono registrate le transazioni. Queste possono includere addebiti sul conto, accrediti o rimborsi e pagamenti effettuati durante il ciclo. Tali transazioni vengono poi organizzate e riassunte in un estratto conto, che viene inviato al titolare del conto prima del pagamento.
Nella maggior parte dei contesti aziendali, i cicli di fatturazione si applicano a:
- Carte di credito e carte di debito
- Fatture ricorrenti dei fornitori e spese di servizio
- Affitto e utenze
- Piattaforme SaaS e abbonamenti software
Come funzionano i cicli di fatturazione?
Un ciclo di fatturazione segue uno schema prevedibile. Inizia in una data prestabilita, dura per un periodo di tempo definito e termina in una data di rendicontazione. Tutte le transazioni registrate durante tale periodo sono incluse nell'estratto conto generato alla fine del ciclo. Una volta chiuso il ciclo di fatturazione, tutte le transazioni registrate successivamente vengono incluse nel ciclo successivo.
Dopo la registrazione dell'estratto conto, segue una data di scadenza del pagamento. Questa spesso include un periodo di grazia che consente alle aziende di esaminare l'estratto conto e programmare il pagamento. Sebbene il ciclo di fatturazione determini quando vengono registrati gli estratti conto e quali transazioni vi compaiono, non determina necessariamente quando è previsto il pagamento.
Questa distinzione può diventare importante quando si utilizzano diverse strutture di pagamento con carte aziendali. Ad esempio, la Slash Visa Platinum Card è una carta di credito che richiede il pagamento giornaliero dei saldi. Anche in questo caso, il conto può comunque produrre estratti conto periodici che riassumono l'attività per la revisione, la riconciliazione e la conservazione dei dati.
Quanto dura un ciclo di fatturazione?
Nella maggior parte dei casi, i cicli di fatturazione durano un mese. Questo vale per la maggior parte delle carte di credito, dei pagamenti degli affitti, delle utenze e dei servizi aziendali ricorrenti. Sebbene la durata sia generalmente costante, la data di chiusura esatta può variare. Alcuni cicli di fatturazione si chiudono in una data fissa del calendario, come il primo o il quindici di ogni mese. Altri funzionano su base continuativa, il che significa che il ciclo si chiude lo stesso giorno di ogni mese in base alla data di attivazione dell'account o del servizio.
Alcuni servizi possono avere cicli di fatturazione più lunghi o più brevi, il che può influire sul flusso di cassa. Ad esempio, molti fornitori di software offrono abbonamenti annuali con fatturazione una volta all'anno. Questi piani hanno spesso un costo annuale effettivo inferiore rispetto al pagamento mensile, ma richiedono una pianificazione per un esborso maggiore e meno frequente. Altri accordi di fatturazione possono essere settimanali, bisettimanali o trimestrali, a seconda del servizio e dei termini negoziati.
A volte, i cicli di fatturazione possono essere modificati negoziando con il proprio fornitore. Modificare un ciclo di fatturazione può aiutare ad allineare le spese ingenti con gli afflussi di entrate o a distribuire i pagamenti in modo più uniforme nel corso del mese, riducendo così la pressione sulla liquidità. In definitiva, la struttura corretta del ciclo di fatturazione dipende dal modo in cui la vostra azienda guadagna e spende tipicamente il denaro. Le aziende con entrate mensili prevedibili potrebbero preferire una data di fatturazione unica consolidata, mentre quelle con afflussi più variabili potrebbero trarre vantaggio da cicli scaglionati.
Comprendere il proprio estratto conto
Il tuo estratto conto è un riepilogo di tutto ciò che è accaduto durante un determinato ciclo di fatturazione. Per le aziende, capire come leggere un estratto conto può essere utile per monitorare accuratamente le spese, pianificare il flusso di cassa ed effettuare pagamenti puntuali. Ogni sezione dell'estratto conto ha uno scopo specifico e influisce direttamente sull'importo da pagare e sulla scadenza del pagamento:
Saldo iniziale
Il rendiconto inizia solitamente con il saldo riportato dal ciclo precedente. Questo importo riflette qualsiasi importo non pagato rimasto alla chiusura dell'ultimo periodo di fatturazione. Se il conto è stato pagato per intero, il saldo iniziale sarà pari a zero. In caso contrario, tale saldo viene riportato e contribuisce al totale corrente.
Attività durante il ciclo attuale
Successivamente, l'estratto conto elenca tutte le attività registrate durante il ciclo di fatturazione corrente. Queste possono includere acquisti effettuati con la carta o il conto, addebiti ricorrenti per abbonamenti, commissioni (come more o spese di servizio) e interessi. Solo le transazioni registrate prima della data di chiusura del ciclo di fatturazione appariranno sull'estratto conto. Gli addebiti effettuati dopo la data di chiusura saranno riportati al ciclo successivo, anche se avvengono solo un giorno dopo.
Pagamenti e crediti applicati
Questa sezione mostra tutti i pagamenti o i crediti che hanno ridotto il saldo durante il ciclo di fatturazione. Questi possono includere pagamenti manuali, pagamenti automatici, rimborsi o crediti in conto. I pagamenti effettuati prima della data di chiusura riducono il saldo indicato sull'estratto conto, mentre i pagamenti effettuati dopo tale data vengono riportati su quello successivo. Questa tempistica è importante per pianificare i flussi di cassa in uscita e comprendere quali saranno gli importi dovuti.
Saldo del conto alla data di chiusura
Il rendiconto termina indicando il saldo alla data di chiusura. Tale importo riflette tutti i debiti relativi al ciclo di fatturazione ed è solitamente la cifra utilizzata dalle aziende per verificare gli addebiti, riconciliare i conti e preparare i pagamenti.
Pagamento minimo e data di scadenza
Infine, l'estratto conto riporta l'importo minimo da pagare e la data di scadenza. Ciò vale in particolare per gli estratti conto delle carte di credito. Pagando almeno l'importo minimo entro la data di scadenza si evitano more e segnalazioni negative nella storia dei pagamenti.
Se la tua azienda utilizza carte di credito, non avrai un pagamento minimo, poiché richiedono ai titolari di pagare l'intero saldo anziché un importo minimo. Comprendere questa sezione ti assicura di sapere esattamente quanto deve essere pagato e entro quando, consentendo al tuo team finanziario di pianificare i pagamenti senza interrompere il flusso di cassa.
In che modo il ciclo di fatturazione influisce sul tuo punteggio di credito?
I cicli di fatturazione possono influire direttamente sul processo di segnalazione del credito. Durante ogni ciclo di fatturazione della carta di credito, gli addebiti si accumulano fino alla chiusura del ciclo e all'emissione dell'estratto conto della carta di credito. Il saldo riportato su tale estratto conto è in genere quello che le società di carte di credito segnalano alle agenzie di credito.
Il saldo riportato viene confrontato con il limite di credito della carta per calcolare il rapporto di utilizzo del credito. Se sull'estratto conto compare un saldo elevato, il credito disponibile potrebbe sembrare inferiore, anche se il saldo viene saldato poco dopo. Di conseguenza, l'utilizzo può aumentare temporaneamente semplicemente a causa dei tempi di fatturazione della carta di credito.
L'utilizzo del credito è uno dei fattori più influenti nel punteggio di credito. Utilizzare gran parte del credito disponibile può influire negativamente sul punteggio, soprattutto se gli estratti conto delle carte di credito riportano costantemente saldi elevati. Ciò può verificarsi anche quando le aziende pagano l'intero importo ogni mese.
La cronologia dei pagamenti è anche legata ai cicli di fatturazione. Ogni estratto conto della carta di credito include una data di scadenza fissata dall'emittente della carta e il mancato rispetto di tale scadenza può comportare commissioni di mora e segnalazioni negative al credito. Sapere quando si chiudono i cicli di fatturazione e quando sono dovuti i pagamenti aiuta le aziende a gestire l'utilizzo, a preservare il credito disponibile e a mantenere una solida posizione presso le agenzie di credito.
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Perché i cicli di fatturazione sono importanti per le tue finanze e come utilizzarli in modo efficace
I cicli di fatturazione svolgono un ruolo importante nella gestione del flusso di cassa. Monitorando quando vengono registrate le spese e quando sono dovuti i pagamenti, i team finanziari possono anticipare meglio le esigenze di liquidità a breve termine ed evitare situazioni in cui si verificano contemporaneamente più pagamenti di importo elevato. Ciò è particolarmente importante quando si monitorano i crediti; i ritardi nei pagamenti in entrata della vostra azienda possono aggravare l'impatto negativo di ingenti obblighi di fatturazione in uscita.
Un altro uso comune della gestione del ciclo di fatturazione è quello di affrontare il problema dei clienti o dei partner morosi. Se un cliente paga regolarmente le fatture con una settimana o più di ritardo rispetto alla data di scadenza, abbreviare il ciclo di fatturazione può aiutare a compensare tale ritardo. Invece di reagire ai ritardi di pagamento a posteriori, le aziende possono adeguare in modo proattivo le tempistiche per proteggere il flusso di cassa senza ricorrere immediatamente a sanzioni o misure più severe.
Cicli di fatturazione abbreviati o modificati possono essere utili anche quando si lavora con clienti di alto valore, si gestisce l'esposizione al credito o si passa a termini di pagamento più rigidi. Sebbene questi approcci non siano necessari per ogni rapporto, possono aiutare i team finanziari ad adattare le strutture di fatturazione dei clienti al comportamento di pagamento reale.
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Gestire i cicli di fatturazione diventa molto più semplice con gli strumenti giusti. Slash offre una visione chiara dell'intero flusso di lavoro finanziario della tua azienda da un'unica dashboard: carte aziendali, conti aziendali, pagamenti, fatture e altro ancora. Con un quadro più completo della tua situazione finanziaria, i team finanziari possono prendere decisioni più informate su come strutturare e gestire i cicli di fatturazione sia per le spese operative che per la riscossione dei ricavi.
A differenza delle carte di credito tradizionali, la Slash Visa Platinum Card viene rimborsata quotidianamente, aiutando le aziende a mantenere un controllo più stretto sui saldi e guadagnando fino al 2% in premi cashback. Slash semplifica anche la gestione delle spese dei dipendenti consentendo di impostare regole di spesa personalizzate per categoria o transazione, creare raggruppamenti di carte per team e incorporare automaticamente l'attività delle carte nella dashboard di analisi più ampia, in modo che la spesa rimanga in linea con la posizione finanziaria complessiva.
Altri modi in cui Slash contribuisce a ottimizzare la gestione finanziaria includono:
- Supporto multi-entità: Consolida i rendiconti di più entità, filiali o punti vendita in un unico dashboard per una supervisione più semplice.
- Gestione delle fatture: Prossimamente, gestisci i crediti tramite un pannello di controllo intuitivo per la gestione delle fatture. Genera fatture dai dati di contatto e bancari memorizzati, monitora lo stato dei pagamenti e accetta pagamenti tramite diversi canali, compresa la criptovaluta.
- Diversi metodi di pagamento: Scegli le opzioni di pagamento più adatte alle tue esigenze in termini di velocità e costi, tra cui Global ACH, bonifici internazionali in oltre 180 paesi e sistemi di trasferimento in tempo reale come RTP e FedNow.
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Domande frequenti
Cosa significa fatturazione a doppio ciclo?
La fatturazione a doppio ciclo è un metodo in cui gli interessi vengono calcolati utilizzando i saldi sia del ciclo di fatturazione corrente che di quello precedente, il che può comportare costi di interesse più elevati. Per evitare di pagare più interessi del previsto, prendi in considerazione l'utilizzo di una carta di credito come la Slash Visa Platinum Card.
Il ciclo di fatturazione coincide con la data di scadenza?
No. Il ciclo di fatturazione definisce il periodo di attività riassunto in un estratto conto, mentre la data di scadenza è il termine ultimo per il pagamento.
Cos'è la regola del 15-3?
La regola del 15-3 è una strategia di pagamento con carta di credito. Ha lo scopo di ridurre l'utilizzo del credito riportato effettuando un pagamento prima della chiusura del ciclo di fatturazione e un altro prima della data di scadenza.
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