Guida completa alle note spese per le aziende
La gestione delle note spese può essere un'attività dispendiosa in termini di tempo e poco piacevole (basta chiedere al proprio commercialista). Tra la registrazione delle ricevute cartacee, i fogli di calcolo, i rimborsi e altro ancora, il team finanziario potrebbe essere oberato da un processo di rendicontazione delle spese noioso, soggetto a errori e spesso confuso.
Fortunatamente, gli strumenti di rendicontazione e gestione delle spese di Slash possono aiutarti in questo compito, offrendo soluzioni automatizzate per semplificare la difficile ricerca di documenti cartacei, fogli di calcolo e rimborsi mancanti. Slash sta rivoluzionando il modo in cui gestisci le spese aziendali, sostituendo il monitoraggio manuale con sistemi automatizzati più intelligenti che rendono la rendicontazione delle spese semplice, accurata e (praticamente) senza sforzo: basta cliccare su alcuni pulsanti nella dashboard di Slash.
Le note spese sono una parte essenziale della gestione finanziaria. In questa guida ti aiuteremo a capire a cosa servono le note spese per la tua azienda e perché strumenti moderni come Slash possono fare la differenza per il tuo team finanziario.
Che cos'è una nota spese?
Una nota spese è un documento utilizzato per registrare le spese sostenute dai dipendenti durante lo svolgimento di attività lavorative (come viaggi, visite ai clienti e altro). È il modo in cui un'azienda tiene traccia di quanto è stato speso, per cosa e perché.
Tradizionalmente, i dipendenti compilavano questi rapporti a mano o su un foglio di calcolo, allegando le ricevute cartacee relative alle spese di viaggio, alle forniture per l'ufficio o agli incontri con i clienti. Tali rapporti venivano poi sottoposti a una catena di approvazioni prima che il dipendente ricevesse il rimborso.
I moderni sistemi di rendicontazione delle spese eseguono questa operazione automaticamente o con un numero molto inferiore di passaggi. I dipendenti caricano una foto della ricevuta e il software estrae dettagli quali il nome del fornitore, la data e l'importo. La spesa viene automaticamente classificata e aggiunta a un rapporto dettagliato per la revisione.
Le categorie di spese tipiche includono:
- Viaggi e trasporti
- Pasti e intrattenimento
- Forniture e attrezzature per ufficio
- Acquisti relativi al cliente o al progetto
- Software e abbonamenti
Con Slash, la rendicontazione delle spese avviene in tempo reale. Gli acquisti effettuati con le carte di credito aziendali vengono inseriti in un sistema che è possibile sincronizzare con QuickBooks.1 Ogni transazione viene automaticamente classificata e le ricevute possono essere abbinate istantaneamente tramite caricamento o scansione da dispositivo mobile.
A cosa servono le note spese?
I resoconti delle spese hanno alcune funzioni fondamentali che consentono alla tua azienda di essere responsabile e organizzata:
- Rimborso spese dei dipendenti: le note spese garantiscono che i dipendenti ricevano un rimborso rapido e accurato delle spese aziendali sostenute.
- Monitoraggio del budget: monitorando le spese, ottieni una visione trasparente e in tempo reale e previeni gli eccessi di spesa prima che si verifichino.
- Detrazioni fiscali: rendiconti spese ben documentati aiutano le aziende a richiedere detrazioni legittime durante la stagione fiscale.
- Conformità e preparazione alle verifiche: la rendicontazione delle spese può fornire una documentazione cartacea più chiara, contribuendo a garantire la conformità e aiutandoti a prepararti alle verifiche e alla riconciliazione fiscale.
- Visibilità finanziaria: quando i dati relativi alle spese sono aggiornati, i team finanziari possono prendere decisioni migliori in materia di budgeting, spese e rapporti con i fornitori.
Slash trasforma questi tradizionali report in approfondimenti finanziari in tempo reale. Anziché fogli di calcolo statici, i suoi strumenti di gestione delle spese si collegano direttamente ai software bancari e contabili, rendendo ogni report una panoramica in tempo reale delle spese della tua azienda.
Cosa è incluso in una nota spese?
Le note spese sono più utili quando sono dettagliate ma facili da seguire. Ogni sezione racconta una parte della storia della spesa:
Data della spesa
Le voci di spesa iniziano con la data. Questo aiuta a classificare le transazioni, a tracciare e verificare le tempistiche e a garantire che le detrazioni rientrino nel periodo di rendicontazione corretto.
Categoria di spesa
Ogni voce deve essere contrassegnata con la categoria di spesa appropriata: spese di viaggio, pasti o forniture per ufficio. Classificare le spese in modo coerente, o prima ancora di effettuarle con gruppi di carte classificati, rende più facile analizzare le tendenze e identificare le spese deducibili dalle tasse.
Importo e valuta
Vengono quindi elencati il subtotale, le imposte e il totale. Questo importo è fondamentale per un rimborso corretto e una rendicontazione accurata.
Dettagli sul venditore o commerciante
La documentazione relativa al fornitore garantisce la tracciabilità e facilita gli audit. In sistemi come Slash, i dati del fornitore vengono estratti automaticamente dalle transazioni con carta.
Finalità commerciale o giustificazione
Questo campo spiega il motivo della spesa, ad esempio un pranzo con un cliente, un viaggio di lavoro o il rinnovo di un software.
Ricevute o allegati
Sia che vengano caricati in formato digitale o scansionati da ricevute cartacee, le ricevute fungono da prova d'acquisto.
In un foglio di calcolo tradizionale, dovresti inserire manualmente ciascuno di questi campi. In Slash, vengono compilati automaticamente tramite il monitoraggio delle spese e l'integrazione delle carte, consentendoti di risparmiare ore di inserimento dati e garantendo che ogni spesa venga registrata.
Come compilare una nota spese (passo dopo passo)
1. Raccogliere le ricevute e i dettagli delle spese
Raccogli tutte le ricevute, le fatture e i dettagli giustificativi relativi alle spese aziendali recenti. Queste potrebbero includere spese di viaggio, pranzi con i clienti o pagamenti ricorrenti per software.
2. Registra ogni spesa nella categoria corretta
Inserisci ogni voce nel modello del rendiconto spese, selezionando la categoria di spesa appropriata. La coerenza nella classificazione di queste voci aiuta sia nella deduzione fiscale che nella precisione del bilancio.
3. Aggiungi lo scopo commerciale
Ogni voce deve includere una breve descrizione dello scopo commerciale, ovvero il "perché" dell'acquisto.
4. Allegare ricevute o documentazione
Allega le tue ricevute in formato digitale. Se gestisci ancora le ricevute cartacee, è qui che entra in gioco la scansione o il caricamento. Strumenti come FreshBooks o QuickBooks tramite Slash rendono questa operazione semplicissima.
5. Inviare per l'approvazione del responsabile o dell'ufficio finanziario
Una volta completato il rapporto, invialo per la revisione. I flussi di lavoro automatizzati accelerano questo processo notificando direttamente gli approvatori e garantendo la conformità con la politica aziendale.
6. Traccia lo stato del rimborso
Dopo l'approvazione, monitora quando vengono rimborsate le spese. In Slash, i dipendenti vedono i rimborsi depositati automaticamente, mantenendo allineati i team finanziari e i dipendenti.
Esempi di note spese
Un modello tradizionale di nota spese spesso si presenta come un foglio di calcolo con colonne per data, fornitore, tipo di spesa, subtotale, imposte e totale. Ogni riga è suddivisa nelle categorie di spesa appropriate con le relative ricevute allegate.
Esempio 1: una nota spese mensile potrebbe includere forniture per ufficio acquistate nel trimestre, rimborsi spese di viaggio e costi per incontri con i clienti. Ogni spesa dovrebbe riportare il fornitore, la data, lo scopo commerciale e la ricevuta di supporto, il tutto per arrivare al totale finale.
Esempio 2: una nota spese di viaggio potrebbe includere biglietti aerei, hotel, pasti e trasporti locali. La nota spese elencherebbe ogni costo rimborsabile, classificato per tipo e contrassegnato per facilitarne la revisione durante una verifica.
Invece di gestirli manualmente in Excel, Slash con QuickBooks genera automaticamente i resoconti delle spese, collegando transazioni, ricevute e dati di approvazione in un unico pannello di controllo.
Rendicontazione automatizzata delle spese con Slash
La rendicontazione automatizzata delle spese sta trasformando il modo di lavorare degli imprenditori e dei team finanziari. Eliminando l'inserimento manuale dei dati, migliora la precisione, fa risparmiare tempo e garantisce la conformità, il tutto mantenendo i registri pronti per la stagione fiscale.
Con Slash, l'automazione avviene in tempo reale. Ogni acquisto effettuato con una carta aziendale o tramite il tuo conto bancario collegato viene inserito nel sistema. Le transazioni vengono classificate in sincronia con le ricevute automatiche e i rapporti su QuickBooks in pochi secondi.
Alcuni punti salienti di Slash includono:
- Integrazioni dirette con QuickBooks, Xero e altre piattaforme di contabilità
- Supporto multi-entità per operazioni finanziarie complesse
- Analisi in tempo reale che mostrano dove vanno a finire le tue spese tra i vari progetti e categorie
- Carte aziendali con monitoraggio delle spese in tempo reale, gruppi di carte e notifiche personalizzabili per essere sempre informati.
Con Slash, la rendicontazione delle spese va oltre la semplice documentazione, diventando una visione connessa della salute finanziaria della tua azienda.
Scopri come Slash può aiutarti nella gestione delle note spese su slash.com.
Domande frequenti
Cosa dovrebbe essere incluso in una nota spese?
Una nota spese completa dovrebbe includere: la data di ciascuna spesa, la categoria di spesa (viaggi, pasti, forniture, ecc.), l'importo e la valuta, i dettagli del fornitore o del commerciante, uno scopo aziendale o una giustificazione che spieghi perché la spesa era necessaria e le ricevute o la documentazione di supporto. Una chiara categorizzazione e documentazione accelerano l'approvazione e il rimborso.
Come compilare correttamente una nota spese?
Inizia raccogliendo tutte le ricevute e i dettagli delle spese. Registra ogni spesa nella categoria appropriata, aggiungi una breve descrizione dello scopo aziendale che spiega la spesa, allega le ricevute o la documentazione e invia il tutto al responsabile o all'ufficio finanziario per l'approvazione. Dopo l'invio, monitora lo stato del rimborso. L'utilizzo di un software di gestione delle spese può automatizzare gran parte di questo processo.
Quali sono le categorie più comuni delle note spese?
Le categorie più comuni includono: spese di viaggio (voli, hotel, noleggio auto), pasti e intrattenimento, forniture per ufficio, software e abbonamenti, sviluppo professionale e formazione, rimborso chilometrico e spese relative ai clienti. L'utilizzo di categorie coerenti in tutta l'organizzazione semplifica il monitoraggio dei modelli di spesa e la definizione accurata del budget.
Come posso automatizzare la rendicontazione delle spese?
La rendicontazione automatizzata delle spese utilizza un software per acquisire le ricevute, classificare le spese e sincronizzare le transazioni direttamente dalle carte aziendali ai sistemi contabili. Funzionalità quali la scansione automatica delle ricevute, il monitoraggio delle transazioni in tempo reale e i flussi di lavoro di approvazione integrati eliminano l'inserimento manuale dei dati e riducono i tempi di elaborazione. Piattaforme come Slash collegano direttamente le transazioni con carta al software di contabilità per un monitoraggio delle spese senza soluzione di continuità.
