Controlla efficacemente le spese dei dipendenti con queste 6 strategie
Nella gestione del rischio esiste un principio noto come regola del 10-80-10: il 10% delle persone rispetta sempre le regole, il 10% le infrange se ne ha l'occasione e il restante 80% si colloca in una posizione intermedia. Gestire le spese dei dipendenti non significa solo controllare i comportamenti scorretti, ma anche mettere in atto misure di sicurezza affinché la maggioranza non abbia mai l'opportunità di commettere errori costosi. In pratica, ciò inizia con la definizione di alcune regole di base.
La tua azienda potrebbe già disporre di una politica sulle spese. Potrebbe trattarsi di un documento dettagliato con regole specifiche per ogni reparto e procedure formali di rimborso, oppure di una serie di linee guida informali che il tuo team segue in modo approssimativo. In entrambi i casi, la politica da sola non è sufficiente senza un'adeguata applicazione.
Con la carta Slash Visa® Platinum, i team finanziari possono tradurre in pratica la politica di spesa.¹ Le carte aziendali consentono di ottenere fino al 2% di cashback e supportano controlli di spesa granulari in grado di prevenire spese non autorizzate prima che vengano effettuate. Imposta regole di spesa per singolo individuo, team o categoria; regola i limiti delle carte per evitare spese eccessive; e migliora la visibilità su tutte le finanze della tua azienda con analisi in tempo reale, avvisi e monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale. Continua a leggere per scoprire come Slash aiuta le aziende ad applicare in modo coerente le politiche di spesa man mano che crescono.
Che cos'è la gestione delle spese dei dipendenti e perché è importante?
La gestione delle spese dei dipendenti si riferisce ai processi utilizzati dalle aziende per monitorare, controllare e approvare le spese relative al lavoro.
Il primo passo è stabilire una politica aziendale in materia di spese. Queste linee guida dovrebbero essere documentate in un formato facile da condividere durante l'inserimento dei nuovi assunti e semplice da consultare in seguito. Una politica pratica in materia di spese affronta in genere i seguenti aspetti:
- Aspettative della direzione: Spiega perché esistono regole di spesa e come verranno applicate. Un contesto chiaro può aiutare i dipendenti a comprendere le ragioni alla base dei controlli e ridurre la confusione sull'applicazione delle regole.
- Limiti di spesa dei dipendenti: Se i dipendenti utilizzano carte aziendali o presentano spese aziendali per il rimborso, definisci quanto possono spendere prima di raggiungere un limite. I limiti possono essere fissati su base giornaliera o settimanale tramite indennità giornaliere o controlli delle carte, con soglie diverse in base al ruolo, al team o al reparto.
- Politiche di viaggio e spese: I viaggi sono spesso una delle categorie di spesa discrezionale più consistenti. Stabilisci delle linee guida per le spese di viaggio e rappresentanza che bilancino la disciplina dei costi con la flessibilità necessaria ai dipendenti per partecipare a riunioni con i clienti, conferenze e altri eventi aziendali.
- Canali di rimborso e approvazione: Alcuni acquisti aziendali potrebbero richiedere un'approvazione specifica. Designa un responsabile dell'approvazione (ad esempio un responsabile finanziario o un dirigente) che esamini e autorizzi le spese più ingenti o più rischiose. Ciò è particolarmente importante per i flussi di lavoro relativi agli acquisti o ai canali di rimborso che si basano sulla presentazione delle ricevute.
Una politica di spesa stabilisce i limiti per l'utilizzo del denaro aziendale, ma il suo impatto va oltre la documentazione o le approvazioni. Il modo in cui vengono gestite le spese influisce direttamente sulla prevedibilità del flusso di cassa, sull'esposizione alla conformità e sulla sicurezza con cui i dipendenti prendono le decisioni di acquisto quotidiane. Slash semplifica tutto questo, integrando strumenti di gestione delle spese nella tua piattaforma bancaria all-in-one, di monitoraggio delle spese, di tesoreria e di pagamento globale.⁶
Di seguito sono riportati alcuni dei risultati a valle che possono derivare da un processo di gestione delle spese ben progettato:
Migliore controllo dei costi
Un sistema di gestione delle spese consente alle aziende di gestire la spesa in modo proattivo, anziché affrontare i problemi dopo che le transazioni sono state effettuate. I limiti di spesa possono essere allineati alle attuali esigenze di liquidità, gli acquisti possono essere limitati alle categorie approvate e la visibilità a livello di transazione contribuisce a garantire un utilizzo appropriato dei fondi aziendali. Ciò rende più facile rispettare il budget e mantenere la conformità quando si pagano beni o servizi.
Maggiore efficienza operativa
L'automazione elimina gran parte del coordinamento manuale necessario per l'applicazione di una politica di spesa. I team finanziari possono definire in anticipo le regole di spesa e i flussi di lavoro di approvazione, consentendo lo svolgimento delle spese aziendali di routine senza revisione manuale. Le transazioni non conformi alla politica vengono contrassegnate o bloccate automaticamente, riducendo il tempo dedicato al controllo delle ricevute e ai follow-up, pur mantenendo un adeguato livello di supervisione.
Costruire fiducia e cultura aziendale
Affrontare le spese non conformi alla politica aziendale dopo che si sono verificate può creare tensioni inutili. Linee guida chiare, abbinate a sistemi coerenti, definiscono aspettative condivise in tutta l'organizzazione e riducono le incertezze nel processo decisionale. Quando i dipendenti comprendono i limiti e hanno fiducia nell'applicazione equa delle regole, la gestione delle spese può contribuire a creare una cultura aziendale più sana.
Come controllare le spese dei dipendenti: 6 strategie per il successo
Documentare le politiche aziendali è un primo passo importante, ma le regole scritte da sole non bastano. Una volta stabilite le aspettative, le aziende hanno bisogno di sistemi che applichino tali regole in modo coerente nelle decisioni di spesa quotidiane. Le strategie riportate di seguito si concentrano sulla trasformazione delle politiche di spesa in controlli pratici che funzionano su larga scala:
Definire e applicare i budget
La creazione di un budget richiede equilibrio. La spesa deve essere sufficientemente conservativa da proteggere il flusso di cassa, ma anche sufficientemente flessibile da sostenere la crescita. Il monitoraggio dei flussi ricorrenti in entrata e in uscita, la valutazione della liquidità e la gestione dei conti attivi e passivi possono contribuire a una maggiore accuratezza nella definizione del budget. Strumenti come la dashboard analitica di Slash aiutano a mettere in evidenza le tendenze di spesa relative a conti, pagamenti, carte aziendali e attività di tesoreria, facilitando l'individuazione dei modelli che contribuiscono a una spesa eccessiva.
Limitare gli acquisti ai fornitori approvati
Limitare la spesa a un elenco ristretto di fornitori approvati può ridurre il rischio di frodi e semplificare la supervisione. I dipendenti con accesso ai pagamenti possono indirizzare i fondi a destinatari non verificati o inappropriati, intenzionalmente o per errore. Slash consente ai team finanziari di indirizzare i pagamenti in uscita attraverso percorsi di approvazione predefiniti, garantendo che i pagamenti ai fornitori siano revisionati, convalidati e coerenti con le politiche aziendali prima di essere inviati.
Rilascia carte aziendali con controlli di spesa integrati
Le moderne carte aziendali consentono ai team finanziari di predefinire regole di spesa in linea con le politiche aziendali. Con la Slash Card, le regole possono essere configurate in base alla categoria di spesa, al tipo di commerciante, all'importo della transazione o al ruolo del dipendente, contribuendo a garantire che l'utilizzo della carta rimanga in linea con gli usi approvati. Inoltre, non sarà necessario rimborsare i dipendenti rintracciando le ricevute cartacee; il vostro team potrà avere accesso diretto ai fondi aziendali, con controlli che impediscono spese eccessive.
Implementare il monitoraggio in tempo reale
Molte carte di credito offrono avvisi di frode di base, ma tali avvisi spesso funzionano in modo isolato dal resto dell'attività finanziaria dell'azienda. Il monitoraggio in tempo reale è più efficace quando le spese con carta, i trasferimenti ACH, i bonifici e altri tipi di pagamento sono visibili in un unico posto. Slash centralizza le rimesse e le transazioni con carta in un unico dashboard, fornendo ai team finanziari una visione immediata delle attività di spesa man mano che si verificano, con controlli di notifica.
Utilizza le informazioni ricavate dai report per adeguare i controlli nel tempo
Con l'aumento del numero di dipendenti e delle entrate, cambiano anche le abitudini di spesa. La rendicontazione regolare delle spese aiuta i team finanziari a identificare dove è necessario rafforzare, ampliare o riequilibrare le politiche. Report quali i conti economici, i riepiloghi delle spese per categoria e le analisi delle spese dei fornitori forniscono il contesto necessario per perfezionare i controlli. Grazie all'integrazione di Slash con QuickBooks, i dati relativi alle spese confluiscono direttamente nel sistema contabile, riducendo l'inserimento manuale dei dati e garantendo l'accuratezza dei report.
Rivedere e controllare regolarmente le spese
Le revisioni periodiche aiutano a confermare che i controlli funzionano come previsto e che le politiche rimangono in linea con le esigenze aziendali. Gli audit interni possono rivelare eccezioni ricorrenti, regole di approvazione obsolete o categorie di spesa che richiedono una supervisione più attenta. Con Slash, la documentazione necessaria per la revisione interna viene acquisita e centralizzata automaticamente, comprese le ricevute, i dettagli delle transazioni B2B, le fatture e i dati di spesa che vengono sincronizzati in QuickBooks per la reportistica formale.
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Controlla le spese fuori politica prima che si verifichino con Slash
La regola del 10-80-10 spiega perché le politiche scritte e le buone intenzioni da sole non sono sufficienti per gestire le spese dei dipendenti. Anche i dipendenti ben intenzionati che rientrano nell'80% centrale possono effettuare acquisti non conformi alla politica aziendale quando i sistemi si basano su revisioni manuali o sull'applicazione a posteriori delle norme.
Con Slash, i controlli di spesa vengono applicati al momento della transazione, il che significa che il 100% della spesa aziendale è soggetta allo stesso insieme di regole, approvazioni e visibilità. Anziché reagire alle eccezioni, i team finanziari decidono in anticipo cosa è consentito e lasciano che il sistema lo applichi in modo coerente.
Riunendo le carte e le attività di pagamento in un unico pannello di controllo, Slash semplifica l'applicazione delle politiche senza aumentare il carico di lavoro. I team finanziari possono instradare i pagamenti in uscita attraverso percorsi di approvazione predefiniti, applicare controlli granulari sulla spesa delle carte aziendali e mantenere organizzata la documentazione delle transazioni per la revisione. Quando è il momento di chiudere i conti, l'integrazione di Slash con QuickBooks consente di esportare i dati di spesa senza inserimento manuale, in modo che la reportistica e la preparazione dell'audit possano essere eseguite in modo più accurato ed efficiente.
Slash non si limita a monitorare le spese aziendali. Di seguito sono elencate diverse funzionalità aggiuntive che supportano le operazioni finanziarie quotidiane:
- Metodi di pagamento dinamici: Accesso al sistema di regolamento ACH globale, bonifici bancari verso oltre 180 paesi e sistemi di pagamento nazionali in tempo reale.
- Supporto nativo delle criptovalute: Invia e ricevi stablecoin su otto blockchain supportate per regolare i pagamenti in pochi minuti e ridurre i costi di elaborazione bancaria.⁴ On-ramp e off-ramp per USDC, USDT e USDSL con commissioni di conversione inferiori all'1%.
- Conti di tesoreria ad alto rendimento: Guadagna fino al 3,87% di rendimento annualizzato sui fondi inutilizzati attraverso i fondi del mercato monetario Morgan Stanley o BlackRock garantiti dai titoli del Tesoro statunitense.
- Carta Slash Visa® Platinum: Emetti carte virtuali illimitate, organizza le carte per team, imposta limiti di spesa individuali e limita le categorie non approvate, guadagnando fino al 2% di cashback.
- Conto globale in USD: Consente agli imprenditori stranieri di accedere ai sistemi di pagamento e alle criptovalute di Slash senza costituire una LLC registrata negli Stati Uniti, consentendo pagamenti in USD in tutto il mondo.³
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Domande frequenti
Come registri le spese relative ai benefici per i dipendenti?
Le spese relative ai benefici per i dipendenti vengono solitamente registrate come spese operative nella categoria appropriata, ad esempio buste paga, assicurazioni o benefici per i dipendenti, in base al tipo di beneficio fornito. Questi costi vengono monitorati tramite software per la gestione delle buste paga, delle risorse umane o della contabilità, al fine di garantire la correttezza dei rendiconti e la conformità alle normative.
Come si controllano le spese dei dipendenti?
La verifica delle spese dei dipendenti comporta l'esame delle transazioni rispetto alle politiche aziendali, la verifica della documentazione di supporto come ricevute o fatture e l'identificazione di modelli o eccezioni che richiedono un follow-up.
Con quale frequenza devono essere riviste le spese dei dipendenti?
Le revisioni delle spese possono essere condotte su base settimanale, mensile o trimestrale, a seconda delle dimensioni dell'azienda e del volume di spesa. L'implementazione di un software di gestione delle spese come Slash, che monitora le spese in tempo reale, può aiutare a individuare tempestivamente eventuali problemi e ad adeguare i controlli al mutare delle abitudini di spesa.
