Cosa fare quando un dipendente utilizza la carta di credito aziendale per scopi personali
Una delle caratteristiche più utili delle carte di credito aziendali è anche una delle più rischiose: la possibilità per i dipendenti di spendere denaro dal conto del proprio datore di lavoro.
Ci sono diversi motivi comuni per cui i tuoi dipendenti potrebbero utilizzare la carta di credito aziendale in modo indipendente, ad esempio per pasti e viaggi di lavoro, nonché per l'acquisto di materiali per la produzione o la spedizione. Tuttavia, i problemi sorgono quando i membri del tuo team utilizzano la carta di credito aziendale per acquisti personali. Ciò può essere classificato come frode, furto o appropriazione indebita, con possibili conseguenze legali.
Gli errori possono capitare, ed è sempre possibile che il dipendente abbia prelevato la carta sbagliata in seguito a un errore occasionale. Ad esempio, se la carta di credito aziendale è dello stesso colore della propria, ha un alibi plausibile. Tuttavia, incidenti ripetuti e spese elevate sono un segno evidente che l'uso improprio è probabilmente intenzionale. Ciò non solo comporta severe sanzioni per il dipendente responsabile, ma può costare all'organizzazione migliaia di dollari in fondi persi se non viene scoperto immediatamente.
Le aziende che utilizzano la carta aziendale Slash Visa® Platinum possono sentirsi più sicure riguardo alla sicurezza dei propri conti grazie a controlli granulari che facilitano il monitoraggio delle transazioni e il blocco degli addebiti non autorizzati prima che avvengano.¹ In questa guida vedremo cosa fare quando un dipendente utilizza la carta di credito aziendale per spese personali, quali sono le conseguenze e quali sono le migliori pratiche per evitare che ciò si ripeta in futuro.
Comprendere i rischi legati all'uso di una carta di credito aziendale
Esistono leggi chiaramente definite in materia di uso improprio intenzionale delle carte di credito aziendali. Per definizione, le carte di credito aziendali sono destinate all'acquisto di beni e servizi rilevanti per l'azienda, pertanto qualsiasi eccezione che sembri essere di natura personale può violare tali leggi.
Questi casi rientrano tipicamente nella categoria dell'appropriazione indebita, che la legge degli Stati Uniti definisce come l'appropriazione fraudolenta di beni personali da parte di qualcuno a cui erano stati affidati. Se avete affidato a un dipendente la "proprietà personale" della vostra carta di credito aziendale e del conto del datore di lavoro, e questi ha prelevato denaro per motivi personali invece che per spese aziendali, ciò costituisce solitamente una frode con carta di credito. Se non avete effettivamente affidato a quel dipendente una carta aziendale (forse l'ha sottratta furtivamente a un collega in ufficio), allora si tratterebbe probabilmente di un'eccezione che rientra nella definizione di furto.
Se ciò dovesse verificarsi, le conseguenze non si limiteranno alla perdita di fiducia e alla rescissione dei contratti. Se la vostra azienda intende recuperare i fondi, potrebbe essere necessario intraprendere un'azione legale contro il dipendente. Un uso improprio ripetuto può anche danneggiare il punteggio di credito della vostra azienda, soprattutto se le spese sconsiderate del dipendente hanno superato i vostri limiti di credito.
L'uso improprio delle carte di credito aziendali può anche comportare una verifica fiscale, poiché l'IRS è in grado di riconoscere attività sospette all'interno delle finanze del tuo conto. Le spese classificate in modo errato possono anche interferire con le detrazioni fiscali aziendali legittime e causare grattacapi.
Quando si verifica un uso improprio: accidentale vs deliberato
Prima di intraprendere qualsiasi azione diretta, il datore di lavoro dovrebbe determinare se l'uso improprio della carta di credito aziendale sia stato accidentale o intenzionale.
Se il dipendente comunica tempestivamente a qualcuno di aver utilizzato la carta sbagliata per un acquisto e mostra la ricevuta, è probabile che si tratti di un errore involontario. Se durante la contabilità si riscontra un addebito insignificante sulla carta di credito aziendale, come il pagamento di una bottiglia d'acqua in una stazione di servizio la domenica sera, è possibile verificare con la persona interessata per assicurarsi che si tratti di un errore.
In fin dei conti, spetta alla tua organizzazione decidere come reagire in caso di uso improprio accidentale della carta. Una breve riunione e un rimborso sono sufficienti per incoraggiare la maggior parte dei dipendenti a prestare maggiore attenzione quando portano con sé la carta di credito aziendale.
L'uso deliberato o doloso, tuttavia, di solito ha un aspetto molto diverso. Può presentarsi sotto forma di addebiti ripetuti per ogni tipo di articolo, oppure può trattarsi di un unico acquisto di importo elevato che un dipendente inaffidabile ha addebitato sul conto aziendale. Anche se si tratta di un errore, puoi usare il tuo giudizio nel determinare l'intenzionalità: ad esempio, un dipendente potrebbe "accidentalmente" collegare la carta di credito aziendale a uno dei suoi servizi di streaming domestici, ma sappiamo quanto sia complicato inserire i dati della carta nella TV. Quel pagamento non sarebbe un incidente.
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Determinazione della responsabilità per addebiti non autorizzati
Quando un dipendente utilizza la carta di credito aziendale per un acquisto di importo elevato non autorizzato, chi è responsabile del pagamento? Beh... la tua azienda. L'azienda è responsabile degli addebiti effettuati sul conto aziendale, indipendentemente dal fatto che la transazione sia legittima o si tratti di un furto.
Tuttavia, ciò non significa che non sia possibile recuperare i fondi rubati dal dipendente. In determinati contesti, esistono vie legali che è possibile intraprendere per richiedere al dipendente il rimborso.
Azioni da intraprendere quando una carta di credito aziendale viene utilizzata a fini personali
Ecco i passaggi da seguire quando si scoprono addebiti non autorizzati sulla carta aziendale:
- Conferma l'uso improprio: Attraverso una valutazione delle accuse e una discussione con il dipendente, determinare se si è trattato di un errore occasionale o di una decisione intenzionale.
- Registra tutti i dettagli rilevanti: L'ora, il luogo e le ricevute delle transazioni sono tutti fattori importanti da documentare al fine di fornire un quadro chiaro di ciò che è accaduto e delle azioni da intraprendere. Ciò contribuisce anche a chiarire la situazione finanziaria ai fini delle note spese.
- Determinare i passi successivi appropriati: Se si tratta di un incidente, i passi successivi possono includere incontri e un rapido rimborso. Se invece si tratta di un atto deliberato, è possibile optare per misure disciplinari severe, il licenziamento o persino azioni legali, qualora le transazioni siano significative e il dipendente si rifiuti di rimborsare i fondi.
- Rivedere e chiarire le politiche di spesa: Si spera che la vostra organizzazione abbia elaborato una politica di spesa che definisca chiaramente i limiti di utilizzo delle carte di credito aziendali e le misure da adottare in caso di violazione delle regole. Se tali politiche sono già in vigore, esaminatele con il team; se invece non sono esplicitamente riportate nei regolamenti, procedete alla loro creazione.
- Rafforzare la supervisione con gli strumenti di automazione adeguatiAlcune carte aziendali sono dotate di un software che consente il controllo totale, la visibilità e l'analisi delle spese dei dipendenti e delle note spese. Noi di Slash ne sappiamo qualcosa su questo tipo di carte.
Come prevenire l'uso improprio delle carte di credito aziendali
Ecco alcuni modi per mitigare il rischio di uso improprio delle carte di credito aziendali prima che si verifichino frodi, furti o appropriazioni indebite:
- Scegli carte di credito aziendali dotate di controlli che consentono di bloccare gli acquisti non autorizzati prima che vengano effettuati.
- Rivedere le politiche di spesa per assicurarsi che coprano in modo esaustivo linee guida, regole e conseguenze.
- Sfrutta le carte virtuali che limitano le spese e garantiscono la massima trasparenza nella gestione delle spese.
- Utilizza un sistema di gestione delle spese che supporti il flusso di lavoro di approvazione e possa limitare gli acquisti alle categorie approvate.
Assumi il controllo delle spese aziendali con Slash
Politiche chiare, monitoraggio proattivo e strumenti potenti aiutano le aziende a prevenire l'uso improprio delle carte di credito aziendali prima che si verifichi e a gestirlo in modo efficiente se dovesse verificarsi. Potrebbe spettare a te sviluppare le politiche aziendali, ma puoi lasciare il resto alla piattaforma bancaria Slash.
Offriamo la carta aziendale Slash Visa® Platinum, che dà accesso a un pannello di controllo finanziario che consente di impostare limiti di spesa, categorizzare le spese aziendali, applicare restrizioni ai commercianti e altri livelli di autorizzazione personalizzabili che aiutano a placare i timori di un uso improprio da parte dei dipendenti.
La carta aziendale Slash è facile da usare e accessibile, basta avere un EIN (numero di identificazione fiscale) e non serve il SSN (numero di previdenza sociale), garanzie personali o controlli di credito. È sicura e ha un supporto 24/7. Inoltre, ti dà fino al 2% di cashback, ti aiuta a costruire il tuo credito aziendale e offre trasferimenti ACH gratis, cose che potrebbero far sì che i tuoi dipendenti siano più motivati a usarla nel modo giusto.
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Domande frequenti
Le carte di credito aziendali virtuali e fisiche sono più sicure delle carte di credito tradizionali?
Nella maggior parte dei casi, sì. La "sicurezza" di qualsiasi carta di credito aziendale è definita dalla sua visibilità e dai controlli di spesa. Sebbene entrambi possano essere utilizzati in modo improprio, le tipiche carte di credito virtuali e fisiche (in particolare la carta aziendale Slash Visa® Platinum) offrono maggiori opzioni di controllo, quindi rappresentano probabilmente una scelta più saggia rispetto alle carte tradizionali.
Qual è la differenza tra una carta di credito e una carta di credito aziendale?
Entrambi questi tipi di carte sono comunemente utilizzati per le spese aziendali, ma c'è una differenza fondamentale: le carte di credito aziendali offrono una linea di credito revolving che matura interessi nel tempo, mentre le carte di debito richiedono il pagamento dell'intero saldo alla fine di ogni mese. La scelta tra le due dipende in gran parte dal modo in cui un'organizzazione desidera gestire le proprie finanze e dalle spese aziendali più comuni.
L'utilizzo di una carta di credito invece di una carta prepagata riduce il rischio finanziario per le aziende?
Le carte prepagate attingono direttamente dai fondi aziendali che sono stati caricati sulla carta, mentre le carte di credito concedono un credito a breve termine che viene rimborsato per intero ad ogni ciclo di fatturazione. Per quanto riguarda il rischio finanziario per le aziende, esso può dipendere semplicemente dalla somma di denaro che il datore di lavoro affida al dipendente su una carta prepagata.
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