Le migliori alternative a Expensify per le aziende nel 2025

Il prodotto Expensify ha un obiettivo chiaro: la gestione delle spese. Gestisce bene gli aspetti essenziali, registrando le spese quotidiane effettuate con carte e conti bancari, organizzando le ricevute e sincronizzandosi con i principali sistemi contabili. Ma una volta superate queste funzioni fondamentali, i limiti di Expensify diventano più evidenti. Essendo uno dei servizi più datati sul mercato, Expensify non è riuscito a tenere il passo con le piattaforme più recenti che abbinano il monitoraggio delle spese a strumenti bancari, di gestione della tesoreria, di finanziamento e di pagamento più ampi.

La gestione delle spese non avviene in modo isolato. Quando lo strumento di gestione delle spese non è integrato con i sistemi di pagamento, è necessario passare da una dashboard all'altra solo per capire dove vanno a finire i soldi. Ecco perché le organizzazioni potrebbero abbandonare gli strumenti dedicati esclusivamente alle spese a favore di piattaforme in grado di offrire una soluzione finanziaria più completa, che riduce gli attriti e offre ai team un maggiore controllo senza aggiungere inutili complessità.

In questa guida analizziamo le sette migliori alternative a Expensify attualmente disponibili per le aziende. Alcune rispecchiano la semplicità di Expensify, offrendo al contempo flussi di lavoro e automazione più specializzati. Altre vanno oltre, consolidando la gestione delle spese, i pagamenti, le carte di credito aziendali e la tesoreria in un'unica piattaforma. Tra queste, Slash si distingue come opzione leader per le aziende che desiderano qualcosa di più del semplice monitoraggio delle spese, offrendo un cashback più consistente, funzionalità crittografiche integrate, canali di pagamento più ampi e un software di gestione finanziaria più accessibile che si adatta alle dimensioni della vostra azienda.¹､³､⁴

Cosa considerare quando si confrontano le alternative a Expensify

Prima di esaminare quali servizi di gestione delle spese superano Expensify, dobbiamo prima capire come funziona Expensify. Di seguito è riportata una panoramica dei prodotti e dei servizi di Expensify, con una spiegazione dei loro principali casi d'uso e delle possibili limitazioni:

Monitoraggio delle spese

Expensify collega carte di debito, carte di credito e conti bancari per importare i dati delle transazioni. Utilizza inoltre il suo prodotto SmartScan OCR per scansionare e importare i dettagli delle ricevute delle transazioni in contanti. Questi strumenti semplificano la rendicontazione delle spese, ma Expensify non offre ancora la possibilità di monitorare le spese in modo integrato e nativo come una piattaforma finanziaria all-in-one.

Carte aziendali

Introdotta nel 2019, la Expensify Card è stata il tentativo dell'azienda di stare al passo con la concorrenza offrendo una carta di credito collegata direttamente al proprio software di gestione delle spese. Tuttavia, la Expensify Card non può attingere direttamente dai fondi aziendali senza ricariche manuali, rendendola meno conveniente rispetto alla concorrenza. Anche il cashback è limitato: il tasso pubblicizzato del 2% si applica solo dopo una spesa mensile con la carta di 250.000 dollari; in caso contrario, le aziende guadagnano solo l'1%.

Rimborsi globali

C'è un motivo per cui questa sezione non è denominata "pagamenti globali". Le funzionalità di pagamento di Expensify sono state sviluppate specificatamente per rimborsare dipendenti e collaboratori indipendenti, non per inviare fondi a fornitori o gestire pagamenti B2B. Concorrenti come Slash supportano una gamma più ampia di canali, tra cui ACH globali, bonifici nazionali e internazionali tramite SWIFT, reti in tempo reale come RTP e FedNow e persino stablecoin.

Integrazioni

Expensify si sincronizza con software di contabilità come Quickbooks e Xero, con sistemi ERP come Oracle Netsuite e con banche istituzionali per importare i dati relativi alle spese aziendali. Sebbene possa essere utile, questa funzionalità non è più un fattore di differenziazione. Queste integrazioni possono semplificare il lavoro amministrativo, ma non eliminano l'attrito causato dal passaggio da una piattaforma all'altra. Inoltre, la connettività ERP e HR di Expensify è accessibile solo con l'abbonamento Control, che può risultare inutilmente costoso per i team più grandi.

Funzionalità relative a viaggi e spese

Expensify si integra con le app di ridesharing e di viaggio e fornisce un servizio di prenotazione in-app per voli, hotel, auto a noleggio e trasporti. Tuttavia, i risparmi proposti e le opzioni di viaggio potrebbero sembrare limitati a causa della mancanza di partnership con i principali fornitori come Delta, Enterprise e IHG. Le piattaforme in grado di automatizzare i controlli delle politiche di viaggio e delle spese senza limitare i luoghi di prenotazione, come Slash, potrebbero offrire un valore aggiunto.

Le 7 migliori alternative a Expensify per il 2025

Comprendere i punti di forza e di debolezza di Expensify ti offre un quadro più chiaro di ciò che le piattaforme finanziarie moderne dovrebbero offrire. Anziché concentrarsi esclusivamente su ricevute e rimborsi, le alternative più valide automatizzano i pagamenti globali, semplificano la visibilità finanziaria e riducono il numero di strumenti su cui fa affidamento il tuo team. Di seguito, analizziamo i principali concorrenti e ciò che ciascuno di essi offre:

Migliore in assoluto: Slash

Slash è l'opzione più efficace per le aziende che desiderano andare oltre la semplice acquisizione delle ricevute e la creazione di note spese di base. A differenza di Expensify, che si concentra quasi esclusivamente sulla rendicontazione post-transazione, Slash centralizza tutti i flussi di lavoro finanziari. Combina in un'unica piattaforma la gestione delle spese, i pagamenti globali, le carte aziendali, gli strumenti di flusso di cassa e persino le funzionalità crittografiche.

Dove Slash si distingue:

Servizi bancari aziendali e tesoreria: Sfrutta i conti virtuali personalizzabili per separare il flusso di cassa. Investi i fondi inutilizzati in conti di risparmio ad alto rendimento di BlackRock e Morgan Stanley che garantiscono un rendimento annualizzato fino al 4,1% e si integrano direttamente nella dashboard di Slash.⁶
Finanziamento flessibile: Aumenta la tua liquidità a breve termine con Slash Working Capital, una linea di credito personalizzata con termini di rimborso di 30, 60 o 90 giorni.⁵
Supporto crittografico integrato: Invia, ricevi e converti stablecoin ancorate al dollaro USA direttamente sulla piattaforma per pagamenti globali veloci e a basso costo. Supporto per USDC, USDT e USDSL su 8 diverse blockchain.
Carta Slash Visa® Platinum: Guadagna fino al 2% di cashback sulla spesa con carta. Previeni le spese eccessive con controlli personalizzabili per singoli individui o interi team; imposta regole per categoria, importo e altro ancora.
Maggiore accessibilità: Le aziende non statunitensi possono aprire conti Global USD senza bisogno di un'entità statunitense (a differenza di Ramp e Brex).

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Ideale per la gestione delle spese basata sull'automazione: Rampa

Ramp è una piattaforma moderna per la gestione delle spese con potenti funzionalità di automazione. Include carte aziendali, strumenti AP e funzionalità bancarie di base. Ramp offre un flusso di lavoro più unificato rispetto a Expensify, soprattutto per i team che desiderano controlli automatizzati e un'applicazione più rigorosa delle politiche; tuttavia, presenta alcuni svantaggi, come ricompense deludenti e requisiti di qualificazione restrittivi.

Le caratteristiche principali di Ramp includono:

Monitoraggio delle spese: Le carte aziendali registrano automaticamente le spese, applicano controlli a livello di dipendente e inseriscono i dati negli strumenti di analisi di Ramp per garantire la visibilità delle tendenze a livello aziendale. Si integra con software di contabilità come QuickBooks, Xero e altri.
Automazione AP: Ramp estrae i dettagli delle fatture utilizzando l'OCR, abbina gli ordini di acquisto e inoltra le approvazioni senza elaborazione manuale: utile per i team che desiderano semplificare i pagamenti.
Pagamenti globali: Supporta bonifici ACH nazionali e internazionali tramite la rete SWIFT. Le funzionalità di pagamento in tempo reale sono limitate (Ramp può ricevere pagamenti RTP ma non può inviarli) e la piattaforma non offre supporto per le criptovalute.

Svantaggi: Il cashback di Ramp raggiunge un massimo dell'1,5%, che è inferiore a quello di molti concorrenti. Non offre flessibilità di finanziamento o di credito e non fornisce funzionalità di pagamento in criptovaluta. Anche l'accessibilità è limitata: solo le società registrate negli Stati Uniti che mantengono saldi di cassa significativi possono accedere alla piattaforma.

Ideale per le operazioni finanziarie delle startup: Brex

Brex è un software di gestione finanziaria che combina gestione delle spese, strumenti bancari e flussi di lavoro relativi ai viaggi. Offre una maggiore ampiezza rispetto all'approccio incentrato sulla rendicontazione di Expensify, ma il suo design e i suoi criteri di qualificazione sono rivolti principalmente alle aziende finanziate da venture capital, lasciando molte PMI e aziende internazionali senza accesso.

Le caratteristiche principali di Brex includono:

Carte aziendali con accumulo di punti premio: Carte virtuali e fisiche con controlli configurabili e abbinamento automatico delle ricevute che si collegano direttamente alle funzioni di budgeting di Brex. Brex utilizza un sistema di ricompensa basato su punti anziché sul cashback, che offre alcuni vantaggi in termini di viaggi e sconti, ma può comportare un valore effettivo in contanti inferiore.
Viaggi e spese: Monitoraggio integrato delle spese di viaggio, applicazione delle politiche aziendali e visibilità sulle prenotazioni dei dipendenti e sulle spese di viaggio.
Automazione AP: Acquisizione delle fatture tramite OCR, approvazioni semplificate e strumenti di gestione dei fornitori per semplificare i pagamenti. Si sincronizza anche con sistemi di contabilità come QuickBooks, Xero e altri.

Svantaggi: I premi basati sui punti di Brex spesso offrono un valore inferiore rispetto al semplice cashback (1 punto = 0,006 $, ovvero poco più di mezzo centesimo). I requisiti di idoneità sono restrittivi e richiedono il sostegno di un venture capitalist o un fatturato annuo elevato (oltre 1 milione di dollari). Molte delle funzionalità della piattaforma sono disponibili solo con piani tariffari più costosi, il che può limitarne l'accessibilità per i team più piccoli.

Ideale per l'automazione della contabilità fornitori: BILL

BILL (precedentemente Divvy) si concentra sulla contabilità fornitori e sulla contabilità clienti piuttosto che su operazioni finanziarie di ampio respiro. Rispetto agli strumenti AP leggeri di Expensify, BILL offre flussi di lavoro migliorati per le fatture e la gestione dei fornitori. Tuttavia, funziona al meglio come parte di un sistema finanziario più ampio piuttosto che come piattaforma autonoma.

Le caratteristiche principali di BILL includono:

Gestione AP/AR: Per i conti fornitori, BILL gestiva l'elaborazione automatizzata delle fatture, l'approvazione dei percorsi, l'abbinamento degli ordini di acquisto e il monitoraggio dei fornitori. Per i conti clienti, è possibile creare e inviare fatture, monitorare i pagamenti dei clienti e sincronizzare i dati relativi alle entrate nel software di contabilità per facilitare la riconciliazione.
Controlli di spesa: Le carte BILL Divvy includono regole di spesa legate ai budget o ai reparti e il monitoraggio in tempo reale delle attività di acquisto dei dipendenti.
Gestione delle spese: Maggiore visibilità su debiti, crediti, fornitori e budget, aiutando i team a monitorare con maggiore precisione gli obblighi e i flussi di cassa in uscita.

Svantaggi: BILL non offre conti bancari aziendali o conti di tesoreria, quindi le aziende devono affidarsi a banche esterne per le operazioni principali. Il suo programma di ricompense basato su punti può essere meno vantaggioso del cashback, soprattutto se la spesa non è in linea con i moltiplicatori.

Ideale per la connettività delle risorse umane e delle buste paga: Base aerea da Paylocity

Airbase è uno dei concorrenti più simili a Expensify in questo elenco, con un'importante avvertenza: Airbase è profondamente integrato con l'ecosistema HR e payroll di Paylocity. Sebbene sia una scelta naturale per le aziende che già utilizzano questi sistemi, potrebbe rappresentare un impegno indesiderato, poiché i team più grandi in genere necessitano di sistemi HR e payroll dedicati. Questo rende Airbase un po' meno dinamico nell'uso rispetto a Expensify, che può essere uno strumento per individui e imprenditori individuali.

Le caratteristiche principali di Airbase includono:

Dati unificati dei dipendenti: La connessione nativa a Paylocity garantisce la sincronizzazione diretta dei profili, dei ruoli e delle autorizzazioni dei dipendenti nei flussi di lavoro relativi alle spese e agli esborsi.
Monitoraggio delle spese: L'acquisizione delle ricevute, l'applicazione delle politiche e la categorizzazione automatizzata aiutano i team a evitare l'inserimento manuale dei dati.
Carta Paylocity: Carte virtuali e fisiche dotate di controlli basati sui ruoli, limiti di spesa e visualizzazione delle transazioni in tempo reale. Offre inoltre partnership con Silicon Valley Bank e American Express per l'accesso a una carta di credito aziendale tradizionale.

Svantaggi: Come Expensify, il prezzo per dipendente di Airbase può diventare costoso con l'aumentare delle dimensioni dei team. Non dispone di conti bancari o di tesoreria integrati, richiedendo alle aziende di mantenere conti esterni per le operazioni di flusso di cassa e di pagamento. È inoltre collegato al più ampio sistema HR e di gestione delle retribuzioni di Paylocity, che può essere più limitato rispetto alla più ampia connettività di terze parti di Expensify.

Ideale per il monitoraggio delle spese tramite app mobile: Fyle

Fyle (recentemente rinominato Sage Expense Management) offre uno strumento di gestione delle spese semplice e ottimizzato per i dispositivi mobili, progettato per l'acquisizione rapida delle ricevute e l'integrazione contabile. La sua facilità d'uso lo rende interessante per i proprietari di piccole imprese, mentre la sua connessione nativa a Sage Intacct consente la codifica e la riconciliazione assistite dall'intelligenza artificiale. Tuttavia, la piattaforma è piuttosto limitata: si tratta essenzialmente di un sistema semplificato di gestione delle ricevute con prezzi più alti del previsto.

Le caratteristiche principali di Fyle includono:

Gestione basata su testo: Acquisizione delle spese tramite SMS: i dipendenti possono inviare le foto delle ricevute tramite SMS, e-mail o l'app mobile Fyle. L'intelligenza artificiale di Fyle estrae i dati e codifica ogni spesa nel conto contabile appropriato.
Riconciliazione automatizzata: Fyle funziona al meglio in combinazione con Sage Intacct, ma può anche integrarsi con sistemi di contabilità come QuickBooks e Xero. I dati delle transazioni vengono abbinati al biglietto da visita corretto, riducendo la revisione manuale e accelerando il processo di fine mese.
Rimborsi: Supporta i rimborsi dei dipendenti ACH negli Stati Uniti, ma non offre molto altro in termini di supporto ai pagamenti.

Svantaggi: Nonostante la forte connettività contabile, Fyle è uno strumento di monitoraggio delle spese molto basilare. Le funzionalità di rimborso sono limitate e la piattaforma non offre pagamenti ai fornitori, carte, strumenti bancari o controlli di spesa più ampi. Anche il prezzo è elevato rispetto a ciò che offre: il piano più economico parte da 11,99 $ per utente (minimo 5 utenti), rendendo il costo minimo effettivo di almeno 59,95 $ al mese. Il piano Business richiede 10 utenti, portando il costo minimo a 149,90 $ al mese.

Ideale per la gestione delle spese e dei viaggi aziendali: SAP Concur

SAP Concur è pensato per le aziende che necessitano di strutture complesse per viaggi e spese, governance multi-entità e integrazioni profonde con ambienti ERP. Rispetto a Expensify, Concur offre una conformità più rigorosa, funzionalità internazionali più ampie e una supervisione più sofisticata delle spese di viaggio e intrattenimento.

Le caratteristiche principali di SAP Concur includono:

Integrazioni aziendali: Progettato per integrarsi nel sistema SAP ERP, semplifica la gestione e la rendicontazione delle spese e delle informazioni AP.
Prenotazioni di viaggio e conformità: Strumenti di prenotazione centralizzati forniti da American Express Global Business Travel; controlli automatizzati delle politiche, catene di approvazione e documentazione delle spese pronta per la revisione contabile.
Gestione delle spese: Creazione strutturata delle spese, categorizzazione automatizzata e regole configurabili per gerarchie aziendali complesse.

Svantaggi: Concur non offre un programma di carte aziendali, richiedendo fornitori separati per il controllo delle spese. È concepito come middleware, non come piattaforma finanziaria, il che significa che le aziende devono mantenere sistemi bancari, di pagamento e di gestione della liquidità indipendenti.

Scegliere la migliore alternativa a Expensify per la tua azienda

Con così tante piattaforme che offrono una combinazione di monitoraggio delle spese, pagamenti, carte e automazione, la scelta migliore dipende in ultima analisi dalle modalità di spesa della tua azienda e dal grado di complessità che desideri eliminare. Prima di effettuare il passaggio, valutare ciascuna piattaforma in base ai criteri riportati di seguito può aiutarti a determinare quale piattaforma supporterà i tuoi flussi di lavoro senza complicarli:

Flussi di lavoro automatizzati: Cerca piattaforme in grado di automatizzare l'esecuzione dei pagamenti B2B, inoltrare automaticamente le approvazioni e registrare ogni flusso in entrata e in uscita con carte e conti che coesistono. Le integrazioni con QuickBooks e Xero possono semplificare la chiusura di fine mese, mentre la sincronizzazione con ERP come SAP o NetSuite può consentire alle aziende più grandi di integrare la gestione delle spese nei flussi di lavoro esistenti.
Visibilità del flusso di cassa: Una piattaforma unificata dovrebbe offrirti visibilità in tempo reale su flusso di cassa, pagamenti ai fornitori, abbonamenti e spese dei dipendenti. Quando i dati sono sparsi su più strumenti, è possibile che alcuni dettagli vengano trascurati o che si verifichino incongruenze, compromettendo il valore di un sistema di gestione delle spese digital-first.
Diverse modalità di pagamento: La tua piattaforma dovrebbe gestire molto più dei rimborsi dei dipendenti. Dai la priorità ai sistemi che supportano bonifici nazionali e internazionali (tramite SWIFT o equivalenti) e opzioni di pagamento ACH globali. I sistemi in tempo reale e il supporto delle criptovalute offrono ancora più flessibilità per i pagamenti nazionali urgenti o i trasferimenti transfrontalieri a basso costo.
Condizioni e prezzi trasparenti: I prezzi di Expensify possono aumentare rapidamente. Il costo è calcolato per dipendente al mese: il piano Collect costa 5 $ per utente, ma esclude funzionalità essenziali come integrazioni ERP, reportistica avanzata e strumenti di budgeting. Il piano Control aggiunge queste funzionalità al costo di 9 $ per utente, il che significa che un team di 20 persone paga 2.160 $ all'anno per funzionalità che i concorrenti includono gratuitamente. Slash adotta un approccio più semplice: la piattaforma completa è disponibile con il piano gratuito, mentre il piano Pro da 25 $ al mese (per azienda, non per utente) sblocca un cashback del 2% e trasferimenti nazionali gratuiti illimitati.

Fare la mossa finanziaria giusta con Slash

Passare da Expensify a Slash significa passare da uno strumento che tiene traccia delle spese a una piattaforma che gestisce effettivamente le operazioni finanziarie. Slash consolida ciò che prima richiedeva tre o quattro servizi separati (gestione delle spese, servizi bancari aziendali, carte aziendali ed elaborazione dei pagamenti) in un unico sistema più facile da gestire, più vantaggioso e meno costoso da mantenere.

Il confronto diretto rende evidente la differenza: Slash offre un rimborso del 2% con un costo fisso di 25 dollari al mese, una commissione che potresti facilmente compensare con le normali spese. Expensify offre un rimborso del 2% solo se la tua azienda spende 250.000 dollari in un solo mese. Le nostre opzioni di pagamento vanno ben oltre i rimborsi: Slash supporta bonifici nazionali e internazionali in oltre 160 paesi, ACH globale, sistemi di trasferimento in tempo reale come RTP e FedNow e persino trasferimenti di stablecoin per pagamenti globali veloci e a basso costo. Le aziende non statunitensi possono aprire conti Global USD senza costituire un'entità statunitense, un'opzione che concorrenti come Ramp e Brex non offrono. E quando hai bisogno di liquidità a breve termine, Slash Working Capital offre linee di credito flessibili con scadenze a 30, 60 o 90 giorni.

Scopri come Slash può aiutare la tua azienda ad automatizzare, organizzare e scalare le proprie operazioni finanziarie su slash.com oggi.

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Domande frequenti

Quale software è principalmente destinato alla fatturazione ma tiene traccia anche delle spese?

BILL è lo strumento di fatturazione più specializzato della nostra lista, ma la maggior parte delle alternative a Expensify include la scansione delle fatture e l'automazione dei pagamenti. Lo strumento di fatturazione di Slash sarà presto disponibile e ti consentirà di generare fatture utilizzando i contatti, i conti e le informazioni aziendali già memorizzati nel tuo account Slash. Potrai gestire i pagamenti dei clienti dall'app e semplificare i flussi di lavoro di fatturazione con la riconciliazione automatica dei fondi in entrata e pagamenti in criptovaluta rapidi e a basso costo.

A chi è adatto Expensify?

Expensify è una piattaforma altamente accessibile con piani che si adattano sia a privati e titolari di imprese individuali che a grandi aziende. Tuttavia, le sue funzionalità non sono adatte a tutte le attività commerciali, poiché non offre tutte le funzionalità di pagamento, carte aziendali di qualità, prodotti di credito e conti bancari aziendali integrati di un fornitore come Slash.

Cosa rende unico Slash?

Slash si distingue per l'offerta di un conto Global USD per le aziende non statunitensi, il supporto integrato alle criptovalute per l'invio e la ricezione di stablecoin, l'accesso a reti di pagamento in tempo reale come RTP e FedNow, il finanziamento del capitale circolante con condizioni flessibili e un cashback fino al 2% sulla spesa con carte aziendali, il tutto senza i requisiti restrittivi richiesti dalle piattaforme concorrenti.