Best practice per l'onboarding dei fornitori: creazione di un flusso di lavoro dei fornitori conforme e scalabile

Molti team finanziari sono in grado di individuare con precisione il momento esatto in cui l'onboarding dei fornitori diventa un problema: quando la rete di fornitori cresce oltre la capacità gestibile di fogli di calcolo e catene di e-mail. Quello che inizia come un processo gestibile per cinque o dieci fornitori diventa caotico quando si arriva a cinquanta, con potenziali problemi come documenti di conformità mancanti, registrazioni dei fornitori incoerenti e tempi di attivazione prolungati che diventano sempre più comuni.

Le aziende che creano in modo proattivo flussi di lavoro strutturati per l'onboarding possono evitare completamente queste difficoltà iniziali. Possono integrare nuovi fornitori in modo rapido e coerente, mantenere registri di conformità organizzati che resistono al controllo, creare una chiara responsabilità tra i team di approvvigionamento, finanziario e legale e stabilire processi di pagamento che funzionano in modo affidabile su larga scala. La differenza tra una rete di fornitori funzionante e una disfunzionale spesso dipende dal fatto che l'onboarding sia stato trattato come una priorità o come un ripensamento.

In questa guida analizzeremo cosa comporta l'onboarding dei fornitori, identificheremo le sfide più comuni che le aziende devono affrontare e forniremo best practice concrete per creare un flusso di lavoro dei fornitori conforme e scalabile. Scoprirai anche come la piattaforma di business banking di Slash può semplificare i pagamenti ai fornitori attraverso trasferimenti transfrontalieri più rapidi, canali di pagamento flessibili e una maggiore visibilità sulle finanze aziendali, aiutandoti a migliorare il processo di gestione dei fornitori end-to-end, dall'onboarding alle operazioni di pagamento in corso.¹

Che cos'è l'onboarding dei fornitori? Approfondimenti chiave e importanza

L'onboarding dei fornitori è il processo strutturato di integrazione di nuovi fornitori nelle operazioni aziendali, dal contatto iniziale fino alla prima transazione. Il processo di onboarding comprende solitamente:

Raccolta della documentazione richiesta
Verifica delle credenziali
Ricerca sulle normative di settore
Impostazione delle informazioni di pagamento
Stipula di contratti e accordi sul livello di servizio (SLG)
Configurazione dell'accesso a tutti i sistemi o portali necessari

L'onboarding dei fornitori è solo una delle fasi del ciclo di vita dei fornitori, che comprende anche la selezione, la stipula dei contratti, la gestione delle prestazioni, il rinnovo e l'offboarding. Ogni fase si basa su quella precedente, ma l'onboarding definisce il tono dell'intera partnership. Un'esperienza di onboarding fluida dimostra la professionalità e la maturità operativa di un'organizzazione, mentre un processo disorganizzato può minare la fiducia prima ancora che la partnership abbia inizio.

L'importanza di un efficace processo di onboarding dei fornitori va oltre l'efficienza. Un onboarding adeguato può garantire una migliore conformità normativa, ridurre il rischio finanziario, migliorare l'accuratezza dei pagamenti e creare una chiara responsabilità tra i team. Per le aziende che gestiscono decine o centinaia di fornitori, un flusso di lavoro di onboarding standardizzato può gettare le basi per un successo a lungo termine.

4 sfide comuni nel processo di onboarding dei fornitori

Gestione delle relazioni con i fornitori

Per gestire efficacemente i rapporti con i fornitori è necessario un coordinamento tra più punti di contatto durante tutto il ciclo di vita del fornitore. Una solida gestione dei rapporti con i fornitori comporta la negoziazione di condizioni contrattuali favorevoli, la definizione di chiare aspettative in termini di prestazioni, il mantenimento di canali di comunicazione aperti durante l'onboarding e la cura della partnership nel tempo. Quando i processi di onboarding non sono chiari, il rapporto con il fornitore può essere compromesso fin dall'inizio; i fornitori possono sentirsi frustrati da richieste di informazioni ripetitive, risposte ritardate o passaggi successivi poco chiari, il che può portare a partnership tese o addirittura alla perdita di opportunità con fornitori di alta qualità.

Verifica delle certificazioni dei fornitori

A seconda del settore in cui operi, i fornitori potrebbero aver bisogno di certificazioni o credenziali specifiche prima di poter fare affari con te. Gli standard ISO come ISO 9001 per la gestione della qualità o ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni sono requisiti comuni in molti settori. Le credenziali specifiche del settore potrebbero includere la conformità SOC 2 per i fornitori di tecnologia, le certificazioni OSHA per i fornitori edili, le registrazioni FDA per i fornitori alimentari e farmaceutici o la conformità ITAR per gli appaltatori della difesa. Inoltre, tenere traccia delle date di scadenza o dei requisiti di rinnovo può aggiungere un ulteriore livello di complessità.

Per le aziende alla ricerca di un'infrastruttura di pagamento altamente conforme agli standard dei propri fornitori, Slash segue normative quali KYC, KYB, AML e mantiene la certificazione SOC 2 Tipo II per proteggere i fondi dei clienti e garantire transazioni sicure.

Gestione dei fornitori esteri

L'acquisto di merci dall'estero può talvolta consentire di accedere a prezzi migliori o a materiali specializzati non disponibili nella propria regione. Tuttavia, ciò comporta requisiti più complessi in materia di conformità, trasferimenti di valuta estera e gestione delle relazioni con i fornitori, in linea con le normative, le lingue e le culture di entrambi i paesi. I fornitori internazionali possono richiedere documentazione fiscale diversa, rispettare leggi sulla privacy dei dati diverse, operare in fusi orari diversi e richiedere il pagamento nella loro valuta locale.

Slash può semplificare le transazioni transfrontaliere grazie al supporto di diversi canali di pagamento, tra cui bonifici bancari tramite rete SWIFT in oltre 180 paesi o supporto nativo per trasferimenti rapidi ed economici in stablecoin USD.⁴

Approvvigionamento

L'approvvigionamento è spesso l'azione che dà inizio al ciclo di vita del fornitore. L'approvvigionamento si riferisce al processo strategico end-to-end di reperimento e acquisto di beni e materiali per la vostra attività. Per le piccole imprese, l'approvvigionamento di beni dai fornitori può essere semplice come chiamare un magazzino in città. Le grandi imprese, invece, si affidano regolarmente a sistemi ERP per assistere nel reperimento di materiali da tutto il mondo in modo conforme, efficiente e affidabile.

Le sfide legate agli acquisti durante l'onboarding possono includere il coordinamento tra più parti interessate, ciascuna con priorità diverse, l'integrazione di nuovi fornitori nei sistemi di approvvigionamento esistenti senza interrompere i flussi di lavoro, la gestione delle gerarchie di approvazione che possono ritardare l'attivazione dei fornitori o il mantenimento di dati accurati sui fornitori su piattaforme non collegate tra loro.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account

Come migliorare il processo di onboarding dei fornitori: 6 migliori pratiche

La creazione di un flusso di lavoro conforme e scalabile per l'onboarding dei fornitori richiede una combinazione di processi chiari, tecnologia moderna e collaborazione dinamica. Le seguenti best practice possono aiutarti a creare un sistema che funzioni per tutti i tipi di fornitori e distributori, mantenendo al contempo il controllo e la supervisione necessari alla tua azienda:

1. Creare una checklist standardizzata per l'inserimento dei nuovi assunti

Una checklist completa per l'onboarding garantisce la coerenza in tutte le relazioni con i fornitori e riduce il rischio di tralasciare passaggi fondamentali. La checklist dovrebbe includere:

Informazioni di base sul fornitore: Denominazione sociale, codice fiscale, sede legale, recapiti per la contabilità fornitori e qualsiasi altra informazione rilevante per la partnership.
Documentazione legale e di conformità: Moduli 1099, W-9 o W-8 a fini fiscali, certificati assicurativi, licenze commerciali, certificazioni specifiche del settore e prove di conformità alle normative pertinenti.
Configurazione finanziaria e di pagamento: Informazioni sul conto bancario per ACH, bonifici o altri metodi di trasferimento, termini e metodi di pagamento preferiti e preferenze valutarie per i fornitori internazionali. Se si utilizza Slash per i pagamenti, in questa fase è opportuno valutare l'implementazione di stablecoin per i pagamenti, soprattutto se si tratta di fornitori esteri.
Accordi contrattuali: Bozze di ordini di acquisto, accordi di riservatezza e accordi sul livello di servizio.
Accesso al sistema e integrazione: Organizza le credenziali del portale, la configurazione del sistema ERP o di approvvigionamento, le preferenze di comunicazione e i contatti di escalation.

2. Garantire la conformità alle normative di settore pertinenti

I requisiti di conformità variano notevolmente a seconda del settore, ma ogni azienda deve verificare che i fornitori soddisfino gli standard normativi applicabili prima di iniziare a lavorare. Gli istituti finanziari devono confermare che i fornitori rispettino le normative bancarie e i requisiti antiriciclaggio; ad esempio, Slash è una piattaforma conforme allo standard Soc 2 Tipo II che segue tutte le normative KYC, KYB e AML necessarie per i pagamenti nazionali e internazionali. Le aziende sanitarie dovrebbero verificare la conformità HIPAA per qualsiasi fornitore che gestisca informazioni sanitarie protette. Gli appaltatori governativi possono garantire che i fornitori soddisfino le normative federali in materia di acquisizioni e i requisiti di autorizzazione di sicurezza, ove applicabile.

3. Configurare un sistema di gestione dei fornitori

Un sistema centralizzato di gestione dei fornitori può trasformare l'onboarding da un processo manuale e soggetto a errori in un flusso di lavoro semplificato che si adatta alle dimensioni della tua azienda. Alcuni moderni sistemi di gestione dei fornitori offrono funzionalità quali portali multilingue che accolgono fornitori internazionali, applicazione automatica della conformità con controlli integrati, assistenza nell'approvvigionamento tramite strumenti integrati di richiesta e approvazione e altro ancora.

4. Enfatizzare la chiara attribuzione delle responsabilità tra le parti interessate

L'inserimento di nuovi fornitori può coinvolgere diversi team: acquisti, finanza, legale, sicurezza, IT, operazioni. È importante definire il rapporto di ciascun team con i nuovi fornitori stabilendo flussi di lavoro di approvazione e centralizzando la comunicazione, in modo che più team possano gestire i fornitori senza duplicare gli sforzi.

5. Redigere accordi completi sul livello di servizio

Gli accordi sul livello di servizio delineano le aspettative in materia di prestazioni, tempi di attività, tempi di consegna e responsabilità. Uno SLA ben strutturato tutela entrambe le parti stabilendo standard misurabili che regolano la partnership e forniscono un quadro di riferimento per la risoluzione delle controversie. Gli elementi chiave di uno SLA efficace possono includere:

Metriche e obiettivi specifici di rendimento
Piani di consegna e tempi di consegna
Standard di qualità e criteri di accettazione
Tempi di risposta alle richieste di assistenza o risoluzione dei problemi
Conseguenze del mancato rispetto degli standard concordati
Procedure di segnalazione, escalation e revisione.

6. Automatizzare i flussi di lavoro manuali

Una volta che i fornitori sono stati inseriti nel sistema, affidarsi a processi manuali per l'invio dei pagamenti, la registrazione delle transazioni e la documentazione delle fatture può aumentare la probabilità di errori nella catena di gestione dei fornitori e rallentare processi che potrebbero invece essere ottimizzati.

Slash consente alle aziende di sbloccare una serie di automazioni per la gestione dei pagamenti dei fornitori, fornendo al contempo strumenti per aumentare l'accuratezza dei registri delle transazioni e migliorare la visibilità delle operazioni finanziarie. Alcune funzionalità abilitate da Slash che possono semplificare la gestione dei fornitori includono:

Automazione dei pagamenti programmati: Per i pagamenti ricorrenti ai fornitori, è possibile programmare i trasferimenti su qualsiasi canale disponibile di Slash per eliminare l'elaborazione manuale e garantire pagamenti puntuali ad ogni ciclo.
Conti virtuali: Separa i diversi flussi di cassa tra i vari team e entità utilizzando più conti virtuali, che consentono di separare i fondi comuni per una maggiore visibilità e un miglior controllo sulle spese relative ai fornitori.
Monitoraggio dei pagamenti in tempo reale: Monitorate in tempo reale tutti i pagamenti in uscita ai fornitori, tenete traccia dello stato dei pagamenti e mantenete una visibilità completa sul flusso di cassa per evitare sorprese e migliorare le previsioni.
Gestione delle fatture: Attualmente in fase di lancio, Slash consentirà agli utenti di generare fatture dalle informazioni di contatto memorizzate e gestire i pagamenti delle fatture in sospeso dalla dashboard di Slash.

Scopri soluzioni più intelligenti per la gestione dei fornitori con Slash

Sebbene Slash non sia uno strumento autonomo per l'onboarding dei fornitori o l'approvvigionamento, è una piattaforma bancaria aziendale completa in grado di migliorare significativamente la gestione dei pagamenti nell'ambito della gestione dei fornitori. Una volta che i fornitori sono stati inseriti nel sistema, Slash semplifica il pagamento in modo rapido, economico e con una maggiore visibilità sul flusso di cassa in uscita della vostra azienda.

Slash offre diverse opzioni di pagamento e strumenti finanziari progettati per semplificare le operazioni di pagamento dei fornitori:

Diversi metodi di pagamento: Accedi a trasferimenti ACH globali, bonifici internazionali a fornitori in oltre 180 paesi e pagamenti in tempo reale tramite RTP o FedNow. Controlla le spese quotidiane con la carta Slash Visa Platinum, che può generare fino al 2% di cashback sulla spesa. Scegli il canale più efficiente per ogni fornitore in base alla posizione, all'urgenza e ai costi.
Supporto nativo delle criptovalute: Accedi ai trasferimenti più efficienti ed economici possibili utilizzando stablecoin ancorate al dollaro statunitense (USD) come USDC o USDT. Ciò può essere particolarmente utile per le aziende che gestiscono una base di fornitori globali con requisiti di pagamento diversi. Il supporto nativo delle criptovalute consente di evitare le tradizionali commissioni di elaborazione e di cambio, garantendo al contempo tempi di regolamento più rapidi.
Analisi in tempo reale: Le informazioni di pagamento sincronizzate consentono ai team finanziari di monitorare le spese dei fornitori, controllare lo stato dei pagamenti e mantenere un controllo più rigoroso sulle finanze aziendali grazie alla nostra dashboard analitica completa.
Contabilità integrata: Connettiti senza interruzioni con QuickBooks, riducendo il lavoro di riconciliazione manuale e garantendo registrazioni finanziarie accurate per tutte le transazioni dei fornitori.
Conti di tesoreria ad alto rendimento: Investite il denaro inutilizzato attraverso fondi monetari integrati di BlackRock e Morgan Stanley, ottenendo un rendimento annualizzato fino al 4,1% e mantenendo la disponibilità per i pagamenti ai fornitori quando necessario.⁶

Semplificando il processo di pagamento e migliorando la visibilità finanziaria, Slash aiuta le aziende a migliorare le loro operazioni di gestione dei fornitori. Per saperne di più, visita il sito slash.com oggi.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

Domande frequenti

In che modo gli strumenti di onboarding dei fornitori semplificano il processo di onboarding?

Gli strumenti di onboarding dei fornitori offrono in genere strumenti per centralizzare la documentazione, automatizzare i controlli di conformità e fornire visibilità a tutte le parti interessate. Possono ridurre il lavoro manuale e creare coerenza tra i diversi team aziendali.

Quanto tempo occorre in genere per inserire nuovi fornitori?

I tempi di onboarding variano in base alla complessità e ai requisiti di conformità, e vanno da pochi giorni per relazioni semplici a diverse settimane per fornitori complessi.

Quali sono i metodi di pagamento più efficaci per i pagamenti internazionali ai fornitori?

I pagamenti internazionali ai fornitori funzionano meglio quando si ha la possibilità di scegliere tra diverse opzioni. I bonifici SWIFT offrono un'ampia copertura globale, mentre le stablecoin in USD come USDC o USDT possono rappresentare alternative più veloci ed economiche che consentono di evitare le commissioni bancarie tradizionali e i ricarichi sui cambi. Piattaforme come Slash supportano entrambi i metodi, offrendo la flessibilità di selezionare il canale di pagamento ottimale per ciascun fornitore in base alla sua ubicazione, alla valuta preferita e alle esigenze di urgenza.

Esplora con l'IA