È opportuno esternalizzare la contabilità fornitori? Una guida pratica per prendere la decisione giusta
Se il tuo team finanziario è sommerso da fatture non pagate, fatica a soddisfare le esigenze dei tuoi fornitori e è in ritardo con le attività di inserimento dati, potresti prendere in considerazione l'outsourcing della gestione dei conti fornitori a un fornitore terzo.
I vantaggi dell'outsourcing possono sembrare ovvi a prima vista: meno lavoro per il vostro team, nessuna necessità di assumere personale aggiuntivo e accesso a competenze specialistiche in materia di contabilità fornitori. Tuttavia, prima di impegnarvi a pagare per un servizio di contabilità fornitori in outsourcing, vale la pena capire bene in cosa vi state cacciando. L'outsourcing dei processi di contabilità fornitori comporta alcuni compromessi: minore controllo sulle vostre finanze, un intermediario tra voi e i vostri fornitori e costi di elaborazione elevati per un lavoro che spesso può essere gestito internamente con gli strumenti adeguati.
Esplorare alternative potrebbe portare a risultati migliori nel lungo termine. L'implementazione di un software finanziario interno come Slash può aiutarti a semplificare i processi di contabilità fornitori senza perdere il controllo delle tue finanze. Con Slash, puoi programmare pagamenti ricorrenti, ottenere informazioni in tempo reale sul tuo flusso di cassa e accedere a moderni sistemi di pagamento globali che ti aiutano a risparmiare denaro e soddisfare le preferenze dei tuoi fornitori.¹ Comprendere le reali differenze tra i servizi di outsourcing e i software di automazione può aiutarti a prendere la decisione giusta per le esigenze della tua azienda e preparare il tuo team finanziario a un successo sostenibile.
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Che cos'è l'outsourcing della contabilità fornitori? Definizione e vantaggi principali
Prima di discutere dell'outsourcing della contabilità fornitori, è utile definire il concetto stesso di contabilità fornitori. La contabilità fornitori (AP) si riferisce agli obblighi a breve termine che un'azienda ha per i beni e i servizi che ha ricevuto. Ad esempio, se si invia un ordine di acquisto per 10.000 dollari di materiali di produzione da un fornitore, quei 10.000 dollari vengono registrati nella contabilità fornitori fino al pagamento della fattura.
I debiti commerciali sono la contropartita dei crediti commerciali (AR). Mentre i debiti commerciali rappresentano il denaro che esce dalla vostra azienda, i crediti commerciali rappresentano il denaro che entra. I crediti commerciali consistono in importi a breve termine dovuti alla vostra azienda dai clienti per beni o servizi forniti ma non ancora pagati.
L'outsourcing della contabilità fornitori comporta la stipula di un contratto con un fornitore di servizi terzo per la gestione di alcune o tutte le funzioni AP della vostra azienda. Questi fornitori si occupano in genere di attività quali:
- Elaborazione delle fatture
- Elaborazione dei pagamenti
- Codifica delle fatture e inserimento dei dati nei sistemi contabili
- Gestione dei fornitori per conto della vostra organizzazione
Quando si affidano questi compiti a un fornitore di servizi AP, questi diventa essenzialmente un'estensione del proprio team finanziario, supervisionando l'elaborazione quotidiana delle fatture e i pagamenti dei fornitori in linea con i flussi di lavoro di approvazione e i controlli interni.
Flussi di lavoro AP efficienti aiutano a garantire che i fornitori vengano pagati puntualmente, che gli ordini di acquisto e le fatture siano correttamente abbinati e che il monitoraggio delle spese rimanga accurato. Sebbene l'outsourcing sia un modo per soddisfare queste esigenze, molti team possono anche risolvere le difficoltà legate all'AP migliorando i processi interni o adottando strumenti di automazione AP che riducono il carico di lavoro del team senza cedere il controllo.
Confronto tra outsourcing della contabilità fornitori e automazione della contabilità fornitori
L'outsourcing presenta dei vantaggi per alcune organizzazioni, in particolare quelle con requisiti di conformità complessi o volumi di transazioni estremamente elevati. Tuttavia, non è sempre la soluzione più adatta per tutte le aziende. Prima di affidarsi a un fornitore di servizi di outsourcing, può essere utile comprendere le differenze tra l'outsourcing e il software di automazione, prima di valutare quale opzione sia più adatta alle proprie esigenze:
Confronto dei costi
La considerazione più importante, e una delle più proibitive, è il costo. L'outsourcing dell'AP può essere costoso e si pagano attività che spesso possono essere gestite internamente. Molte società di outsourcing AP applicano tariffe mensili che possono variare da centinaia a migliaia di dollari al mese. Potrebbe anche essere addebitato un prezzo fisso per ogni fattura, che può superare i 10 dollari per ogni fattura elaborata.
Confrontalo con una soluzione AP automatizzata come Slash. Incluso nel piano gratuito, puoi generare fatture professionali, gestire le fatture in sospeso in base allo stato e tenere traccia dei tuoi pagamenti con invii programmati e acquisizione delle transazioni. Con il piano Pro a soli 25 $ al mese, la tua azienda può inviare e ricevere ACH nazionali, bonifici o pagamenti in tempo reale illimitati senza costi aggiuntivi.
Controllo e supervisione
Quando esternalizzi la tua AP, affidi a una terza parte il compito di rispettare le politiche aziendali e gestire i rapporti con i fornitori senza alcun controllo diretto sul processo. Sebbene i fornitori di servizi di outsourcing siano formati per soddisfare le tue esigenze in materia di AP, non vi è alcuna garanzia reale che tu possa risolvere facilmente i problemi senza una supervisione diretta. Se un fornitore ha una domanda sui tempi di pagamento o contesta una fattura, dovrà rivolgersi al vostro fornitore di servizi invece di parlare direttamente con il vostro team. Ciò può causare ritardi e mettere a dura prova i rapporti con i fornitori chiave.
Scalabilità
A causa dei costi elevati associati all'esternalizzazione dei processi AP, questi servizi sono generalmente destinati alle aziende di grandi dimensioni con bilanci sufficienti a sostenere un servizio specializzato o ai settori altamente regolamentati che necessitano di un supporto esperto in materia di approvvigionamenti.
In altre parole, l'outsourcing dell'AP non è un servizio che ti aiuterà a far crescere la tua attività partendo da zero, ma è più indicato per le aziende che hanno già raggiunto una fase di crescita matura. Slash, invece, è una soluzione di automazione dell'AP pensata per crescere insieme alla tua attività. È accessibile alle aziende in qualsiasi fase di crescita, sia che gestiscano 50 fatture al mese o 5.000.
Tempistica di implementazione
A seconda delle dimensioni della tua attività, affidare la gestione dei conti fornitori a terzi può richiedere settimane o mesi. Dovrai fornire una documentazione dettagliata dei tuoi attuali processi, formare il team di outsourcing sui tuoi flussi di lavoro specifici e sulle gerarchie di approvazione, migrare i dati dei fornitori, stabilire protocolli di comunicazione ed eseguire test prima di passare alla fase operativa. Questo periodo di transizione può interrompere i normali cicli di pagamento e richiedere un coinvolgimento significativo da parte del tuo team finanziario.
Al contrario, una soluzione AP come Slash può essere implementata molto più rapidamente rispetto a un accordo di outsourcing. Slash offre un'interfaccia intuitiva per i team finanziari, si integra con i sistemi contabili più comuni e consente l'automazione dei pagamenti senza un lungo processo di onboarding.
Visibilità finanziaria
Hai bisogno di sapere quali fatture vengono elaborate questa settimana o quando verrà effettuato il pagamento di un fornitore specifico? Vuoi verificare se una fattura contestata è stata risolta? Dovrai contattare il tuo fornitore di servizi e attendere una risposta. Questa mancanza di informazioni immediate può rendere difficile la pianificazione del flusso di cassa e ti costringe a dipendere da report programmati o richieste manuali.
Slash ti offre una visibilità in tempo reale su ogni aspetto delle tue finanze. Puoi visualizzare le fatture in sospeso, i pagamenti programmati, la cronologia delle transazioni e le proiezioni di flusso di cassa a colpo d'occhio dalla tua dashboard. Non è necessario contattare nessuno o attendere aggiornamenti: tutti i tuoi dati finanziari sono disponibili ogni volta che ne hai bisogno.
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Vantaggi e svantaggi dell'esternalizzazione della contabilità fornitori
Quando si valuta se esternalizzare la contabilità fornitori, è necessario considerare l'impatto che un fornitore di servizi AP esternalizzato avrà sui processi aziendali, sui rapporti con i fornitori e sulle operazioni finanziarie complessive.
I vantaggi dell'outsourcing possono includere una riduzione del carico di lavoro per il team interno, l'accesso a competenze specialistiche nell'elaborazione delle fatture e nella gestione dei fornitori e la capacità di gestire volumi di transazioni in crescita senza assumere personale aggiuntivo. Tuttavia, l'outsourcing può anche comportare compromessi significativi in termini di controllo, sicurezza dei dati, costi di elaborazione e capacità di mantenere la visibilità sul flusso di cassa:
Vantaggi dell'esternalizzazione della contabilità fornitori
- Accesso a competenze specialistiche: Le società di outsourcing impiegano professionisti AP qualificati che conoscono le migliori pratiche, i requisiti di conformità e le normative specifiche del settore che potrebbero mancare al vostro team interno.
- Concentrarsi sulle attività principali dell'azienda: L'esternalizzazione delle attività AP di routine consente al vostro team esistente di concentrarsi su iniziative strategiche quali la pianificazione finanziaria, l'analisi e lo sviluppo aziendale.
- Riduzione del fabbisogno di personale interno: È possibile evitare i costi e la complessità legati all'assunzione, alla formazione e alla gestione di personale finanziario aggiuntivo per gestire i volumi crescenti di fatture.
- Reti di fornitori consolidate: Alcuni fornitori di servizi di outsourcing hanno rapporti consolidati con società di elaborazione dei pagamenti e fornitori che possono facilitare transazioni più fluide.
Svantaggi dell'esternalizzazione della contabilità fornitori
- Commissioni elevate e costi di elaborazione: Le commissioni mensili per il servizio, gli addebiti per ogni fattura e i costi aggiuntivi per pagamenti urgenti o richieste speciali possono rapidamente superare le stime iniziali e rendere difficile la pianificazione del budget.
- Perdita di controllo diretto: Si rinuncia al controllo dei processi finanziari critici, rendendo più difficile applicare le politiche aziendali, rispondere alle eccezioni o adeguare rapidamente i flussi di lavoro. Inoltre, l'aggiunta di un intermediario tra voi e i vostri fornitori può rallentare la comunicazione e creare attriti con i partner commerciali.
- Rischi relativi alla sicurezza dei dati e alla privacy: Condividere informazioni finanziarie sensibili, dettagli relativi al conto bancario e dati dei fornitori con un fornitore esterno aumenta l'esposizione a potenziali violazioni della sicurezza dei dati, frodi o usi impropri.
- Visibilità in tempo reale limitata: Non avrai una visione immediata dello stato dei pagamenti, delle fatture in sospeso e del flusso di cassa, dovendo richiedere aggiornamenti al tuo fornitore di servizi invece di accedere alle informazioni su richiesta.
- Processo di implementazione lungo: L'implementazione di un servizio di outsourcing può richiedere settimane o mesi, con la necessità di una documentazione completa, formazione e mappatura dei processi prima della messa in funzione.
- Riduzione delle conoscenze organizzative: Quando le funzioni AP vengono trasferite all'esterno della vostra azienda, il vostro team perde familiarità con i modelli di pagamento, le preferenze dei fornitori e le sfumature dei processi che consentono di prendere decisioni finanziarie migliori.
- Obblighi e costi di transizione: I contratti di assistenza a lungo termine possono vincolarti a accordi che non soddisfano più le tue esigenze, mentre il passaggio a un nuovo fornitore o il ritorno alle funzioni interne è dispendioso in termini di tempo e denaro.
Esternalizzazione della contabilità fornitori: come decidere se è adatta alla tua attività
L'esternalizzazione della contabilità fornitori è particolarmente indicata per un determinato sottoinsieme di aziende:
- Le grandi imprese che elaborano decine di migliaia di fatture al mese in diversi paesi e valute possono trarre vantaggio dall'infrastruttura specializzata e dalla portata globale offerte dai fornitori di servizi di outsourcing affermati.
- Le aziende che operano in settori altamente regolamentati, come quello sanitario o degli appalti pubblici, potrebbero aver bisogno delle competenze in materia di conformità offerte dai fornitori di servizi AP dedicati.
- Le aziende che stanno attraversando importanti transizioni (fusioni, acquisizioni o revisioni dei sistemi) possono anche trovare utile l'outsourcing temporaneo per mantenere le operazioni durante i periodi di cambiamento significativo.
Per la stragrande maggioranza delle piccole e medie imprese, l'outsourcing semplicemente non è la scelta giusta quando esistono moderni strumenti di automazione. Se le vostre preoccupazioni principali sono ridurre l'inserimento manuale dei dati, migliorare l'accuratezza dei pagamenti, mantenere una migliore visibilità del flusso di cassa o scalare i vostri processi AP man mano che crescete, l'automazione dei processi di contabilità fornitori può offrire questi vantaggi senza gli svantaggi dell'outsourcing.
Soluzioni come Slash offrono miglioramenti in termini di efficienza senza sacrificare il controllo sulle tue finanze, sui rapporti con i fornitori o sulla trasparenza dei prezzi man mano che la tua attività cresce.
Semplifica i tuoi processi di contabilità fornitori con Slash
Che tu sia una startup che gestisce i primi pagamenti ai fornitori o un'azienda consolidata che gestisce centinaia di fatture al mese, Slash è progettato per essere accessibile in qualsiasi fase del tuo percorso di crescita.
La piattaforma Slash è in grado di automatizzare i processi di contabilità fornitori grazie a funzionalità quali i pagamenti programmati, che garantiscono che i fornitori vengano pagati puntualmente, ogni volta. Strumenti completi di gestione delle fatture organizzano le fatture in sospeso in base allo stato, consentendoti di tenere sotto controllo ogni pagamento in sospeso. Con funzionalità di pagamento globali che coprono più valute e canali di pagamento, incluso il supporto nativo delle criptovalute, Slash accelera i tempi di elaborazione riducendo al contempo i costi di transazione.⁴ Con Slash, puoi sfruttare l'efficienza dell'outsourcing della contabilità fornitori senza rinunciare al controllo delle tue finanze.
Oltre a semplificare la contabilità fornitori, Slash offre una suite completa di strumenti di gestione finanziaria a supporto della tua attività:
- Diversi metodi di pagamento: Invia e ricevi pagamenti nel modo più adatto alle tue esigenze e a quelle dei tuoi fornitori, sia a livello nazionale che internazionale. Slash supporta bonifici ACH e bonifici bancari internazionali tramite la rete SWIFT in oltre 180 paesi, sistemi di trasferimento in tempo reale come RTP e FedNow e pagamenti in criptovaluta utilizzando stablecoin ancorate al dollaro USA su otto blockchain supportate.
- Strumenti bancari moderni per le imprese: Pianifica pagamenti ricorrenti, gestisci le spese aziendali con controlli dettagliati sulle carte e accedi al capitale circolante per migliorare la liquidità quando necessario.⁵ Crea conti bancari aziendali virtuali separati per isolare i flussi di cassa e migliorare la visibilità nelle diverse aree delle tue operazioni, con analisi in tempo reale che coprono l'attività AP e il flusso di cassa su tutti i pagamenti e i conti.
- Titoli di Stato ad alto rendimento: Metti a frutto il denaro inutilizzato con conti di tesoreria garantiti dai fondi del mercato monetario Morgan Stanley e BlackRock, ottenendo un rendimento annualizzato fino al 3,86%.⁶
- Carta Slash Visa Platinum: Ottieni fino al 2% di cashback su tutte le spese effettuate con le carte aziendali; imposta regole di spesa per categoria, commerciante o team; emetti carte virtuali illimitate per pagamenti ricorrenti ai fornitori o per controllare l'accesso dei dipendenti.
- Integrazioni contabili: Sincronizza le transazioni direttamente con QuickBooks per mantenere automaticamente aggiornata la tua contabilità. Slash si collega anche tramite Plaid e supporta l'importazione di dati da strumenti come Xero, facilitando l'integrazione con i flussi di lavoro contabili esistenti.
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Domande frequenti
In che modo gli strumenti di automazione AP si integrano con altri sistemi aziendali?
Gli strumenti di automazione AP si integrano sincronizzando i dati relativi a pagamenti, fatture e fornitori direttamente con i sistemi finanziari esistenti, riducendo l'inserimento manuale dei dati e il lavoro di riconciliazione. Slash offre una sincronizzazione bidirezionale con QuickBooks e supporta l'importazione di dati da Xero, consentendo alle aziende di integrare l'automazione AP nei flussi di lavoro contabili e bancari consolidati.
In che modo i fornitori garantiscono la conformità e la rendicontazione nelle attività relative ai debiti commerciali?
I fornitori di servizi di contabilità fornitori supportano la conformità e la rendicontazione applicando flussi di lavoro di approvazione, mantenendo tracce di audit e standardizzando i processi di fatturazione e pagamento. Slash integra questi controlli direttamente nella nostra piattaforma, fornendo ai team gli strumenti necessari per mantenere una rendicontazione coerente e registrazioni centralizzate necessarie per i processi di conformità e audit.
