Semplifica la gestione finanziaria della tua azienda con una gestione intelligente delle fatture

All'inizio è possibile gestire le fatture manualmente. Si ricevono alcune fatture dai fornitori, se ne inviano alcune ai clienti e si tiene traccia dei pagamenti senza particolari difficoltà. Tuttavia, con l'aumentare dell'attività, questi stessi processi possono diventare più difficili da gestire.

L'implementazione di un sistema di gestione delle fatture è una tappa fondamentale. Significa che hai una base clienti in crescita e relazioni commerciali più attive, il che rende necessari strumenti in grado di stare al passo con le operazioni. Ma la scelta del software di gestione giusto richiede una certa riflessione: dovrai identificare dove tendono a verificarsi ritardi nel processo di fatturazione e quanto un nuovo strumento sia in grado di integrarsi con il resto del tuo sistema finanziario.

In questa guida parleremo di come funziona la gestione delle fatture, delle sfide comuni che le aziende possono affrontare e di cosa cercare in una soluzione per l'elaborazione delle fatture. Presenteremo anche la dashboard di fatturazione Slash, che si integra con la più ampia piattaforma di gestione finanziaria di Slash. Con Slash, puoi generare fatture professionali, monitorare lo stato dei pagamenti in un unico posto e accettare diversi metodi di pagamento, dai bonifici bancari alle criptovalute.⁴ Continua a leggere per scoprire come Slash può ottimizzare la gestione delle fatture della tua azienda.

Che cos'è la gestione delle fatture?

La gestione delle fatture si riferisce al modo in cui le aziende gestiscono le fatture, dalla creazione al pagamento fino alla conservazione dei documenti. Questo processo di gestione può includere la generazione delle fatture, la ricezione delle fatture dei fornitori, l'inoltro per l'approvazione, l'elaborazione dei pagamenti relativi alle fatture e l'archiviazione dei documenti a fini di revisione e rendicontazione.

La gestione delle fatture è strettamente legata alla gestione dei conti fornitori (AP) e dei conti clienti (AR) della tua azienda. Tenere un registro organizzato delle fatture ricevute aiuta a monitorare i fondi in uscita dalla tua azienda. Creare fatture professionali e gestirle in modo efficace può contribuire a velocizzare i tempi di incasso dei pagamenti, ridurre le controversie sui prezzi e semplificare la riconciliazione a valle.

Oggi esiste un'ampia gamma di soluzioni di fatturazione elettronica a supporto dei diversi flussi di lavoro coinvolti nella contabilità fornitori e nella contabilità clienti. Alcuni partner commerciali potrebbero ancora affidarsi alle fatture cartacee e ai sistemi di archiviazione fisica, ed è qui che entra in gioco la tecnologia OCR, che legge le fatture ed estrae i dati in un sistema di gestione centralizzato. Altre fatture arrivano in formato PDF e possono essere caricate per semplificare la registrazione, il monitoraggio delle ricevute e l'abbinamento degli ordini di acquisto. In casi più specifici, gli strumenti di fatturazione sono integrati in sistemi dedicati alla gestione delle fatture dei fornitori o in piattaforme di automazione della contabilità fornitori, adattandoli a processi e esigenze operative specifici.

Perché una gestione efficace delle fatture è importante per la tua azienda

La gestione delle fatture non riguarda solo il modo in cui vengono inviate e pagate le fatture. Influisce anche sulla chiarezza con cui un'azienda tiene traccia delle entrate e delle uscite e sull'efficienza con cui vengono gestite le attività finanziarie quotidiane:

Operazioni semplificate relative ai debiti e ai crediti

I debiti commerciali coprono ciò che la tua azienda deve per beni o servizi, mentre i crediti commerciali riflettono ciò che i clienti devono a te. Le fatture supportano entrambe le parti comunicando prezzi, imposte, sconti e termini di pagamento tra le due parti.

Processo di riconciliazione semplificato

Le fatture fungono anche da punto di riferimento fondamentale per i flussi di lavoro contabili interni, in particolare durante la riconciliazione. La riconciliazione comporta il confronto dei registri delle transazioni tra i vari sistemi per confermarne l'accuratezza. Quando le fatture e i dati di pagamento vengono acquisiti tramite automazione anziché tramite immissione manuale dei dati, il processo può essere semplificato e richiedere molto meno tempo, riducendo lo sforzo necessario per mantenere allineati i registri.

Evitare i ritardi nei pagamenti e rafforzare i rapporti con i fornitori

Quando le fatture sono sparse tra catene di e-mail e archivi cartacei, è facile che alcuni pagamenti vengano dimenticati. Un sistema di tracciamento delle fatture che mostra lo stato di approvazione, le date di scadenza e lo stato di avanzamento dei pagamenti aiuta a mantenere le fatture organizzate. Una maggiore visibilità può ridurre i ritardi, favorire pagamenti puntuali e aiutare a mantenere relazioni più coerenti con i fornitori.

Creazione di una traccia di audit affidabile

Oltre alla contabilità quotidiana, tenere registri organizzati delle fatture può aiutare nella preparazione di audit interni o esterni. Ciò può essere particolarmente importante per le aziende altamente regolamentate con processi di approvvigionamento formali, poiché le fatture documentano se gli acquisti sono stati effettuati attraverso canali, venditori e fornitori approvati.

Maggiore visibilità del flusso di cassa

Comprendere in che modo le fatture in sospeso influiscono sui debiti e sui crediti a breve termine può fornire un quadro più chiaro del flusso di cassa e della posizione finanziaria complessiva. Per una visione più unificata dei flussi in entrata e in uscita relativi a carte aziendali, bonifici bancari, pagamenti di asset digitali e altro ancora, la dashboard analitica di Slash offre visibilità in tempo reale che può aiutare i team finanziari a pianificare gli impegni futuri.

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Analisi del processo di gestione delle fatture

Sebbene i flussi di lavoro varino a seconda dell'azienda, la gestione delle fatture segue solitamente un percorso simile dalla creazione al pagamento. Di seguito è riportata una panoramica di come funziona questo processo quando viene gestito tramite la dashboard di fatturazione Slash.

1. Creazione e approvazione delle fatture

Per creare una fattura in Slash, vai alla dashboard di fatturazione e seleziona Nuova fattura. Da lì, sceglierai un destinatario e selezionerai un conto di ricezione. Slash genererà una fattura professionale per te; tutto ciò che devi fare è aggiungere le voci, impostare una data di scadenza e applicare eventuali tasse, sconti o note di pagamento pertinenti. Prima di inviare la fattura, è importante rivedere i dettagli per confermarne l'accuratezza ed evitare problemi che potrebbero ritardare il pagamento.

2. Invio delle fatture ai clienti

Una volta selezionato "Invia fattura", Slash formatta la fattura e la invia al destinatario tramite e-mail. Le fatture inviate tramite Slash includono opzioni di pagamento integrate, consentendo ai clienti di pagare direttamente senza dover richiedere ulteriori istruzioni o link.

3. Monitoraggio dello stato delle fatture e delle scadenze di pagamento

Dopo l'invio, la fattura apparirà automaticamente nella dashboard di fatturazione insieme alle altre fatture. È possibile vedere a colpo d'occhio se una fattura è insoluta, pagata, scaduta o annullata, con la data di scadenza chiaramente indicata. Con l'avvicinarsi della data di pagamento, è possibile aggiornare la nota della fattura o aggiungere promemoria per aiutare a tenere sotto controllo i pagamenti.

4. Elaborazione dei pagamenti

Slash supporta diversi metodi di pagamento, tra cui bonifici ACH, bonifici bancari e pagamenti in criptovaluta. I pagamenti in criptovaluta vengono gestiti utilizzando stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDC e USDT. I fondi ricevuti tramite stablecoin possono essere convertiti in contanti all'interno di Slash, offrendo alle aziende flessibilità nella gestione dei pagamenti in entrata.

5. Registrazione e riconciliazione delle transazioni nei sistemi contabili

Una volta ricevuto il pagamento, lo stato della fattura verrà aggiornato a "Pagato" nella dashboard di Slash. I dati relativi ai crediti vengono registrati automaticamente e riportati nell'analisi del flusso di cassa della tua azienda. Al momento della riconciliazione, Slash può sincronizzare i dati delle transazioni direttamente con QuickBooks, dove è possibile abbinare i pagamenti alle fatture, agli ordini di acquisto e alle ricevute senza inserimenti manuali.

6. Creazione di una documentazione cartacea per le verifiche contabili

Le fatture e i registri dei pagamenti devono essere conservati anche dopo il completamento del pagamento. Questi registri possono essere utili durante gli audit di conformità esterni, le revisioni interne o in caso di controversie o domande relative alla fatturazione con i clienti in un secondo momento.

Le principali sfide che le aziende devono affrontare nella gestione delle fatture

Prima di implementare un software di gestione delle fatture, la tua azienda potrebbe attraversare una fase di crescita difficile che segnala l'opportunità di cambiare. La sezione seguente illustra diversi segnali che potrebbero indicare la necessità di prendere in considerazione una soluzione dedicata alla fatturazione:

Formattazione delle fatture non uniforme

Creare una fattura professionale utilizzando un programma di videoscrittura può essere noioso. L'aggiunta del logo aziendale può compromettere la formattazione; subtotali, imposte o sconti potrebbero dover essere calcolati manualmente. L'utilizzo di uno strumento di fatturazione che genera automaticamente le fatture può aiutare a standardizzare la formattazione e garantire che i calcoli siano gestiti in modo coerente. Slash crea fatture strutturate per te, eliminando la necessità di modificare manualmente i layout.

Difficoltà nel tracciare le fatture inviate in formato PDF

L'invio delle fatture come allegati PDF non è infallibile. Se un cliente non utilizza un sistema di gestione delle fatture con funzionalità di estrazione dati OCR, il file potrebbe finire sepolto in una conversazione e-mail o essere salvato senza un chiaro promemoria di pagamento. Un sistema di fatturazione come Slash, che integra opzioni di pagamento chiare e integrate, può ridurre l'attrito per il destinatario e offrire un'esperienza di fatturazione più professionale.

Errori derivanti dall'inserimento manuale dei dettagli della fattura

Errori di battitura, voci mancanti o importi errati possono causare ritardi nei pagamenti e problemi di riconciliazione. L'inserimento manuale richiede inoltre molto tempo, soprattutto con l'aumentare del volume delle fatture. L'integrazione di Slash con Quickbooks può ridurre al minimo questi problemi, poiché la piattaforma contabile è in grado di abbinare le fatture agli ordini di acquisto per individuare rapidamente gli errori.

Gestione delle fatture in sospeso e scadute

Senza una visione centralizzata delle fatture, può essere difficile sapere quali sono quelle non pagate, scadute o già saldate. La dashboard di fatturazione di Slash offre una visione chiara dello stato delle fatture e delle date di scadenza, aiutando i team a rimanere organizzati e riducendo la possibilità che le fatture vengano trascurate.

Migliori pratiche per una gestione più intelligente delle fatture

Una gestione più intelligente delle fatture può derivare dall'applicazione di alcune pratiche coerenti e ben definite all'interno di un unico sistema. I passaggi riportati di seguito si concentrano sul miglioramento delle modalità di creazione, invio e tracciamento delle fatture all'aumentare delle attività di fatturazione:

Standardizzare la creazione delle fatture: Utilizza un sistema che genera automaticamente il layout delle fatture e il testo delle e-mail per garantire una fatturazione coerente e completa. Slash crea fatture strutturate e formatta le e-mail di fatturazione per te.
Offri diverse opzioni di pagamento: Semplifica i pagamenti dei clienti supportando ACH, bonifici bancari, transazioni in tempo reale e stablecoin ancorate al dollaro statunitense come USDC e USDT, con elaborazione dei pagamenti integrata gestita direttamente tramite Slash.
Traccia lo stato delle fatture in un unico posto: Il pannello di controllo della fatturazione di Slash mostra lo stato dei pagamenti delle fatture, aiutando i team di contabilità clienti a vedere quali sono i pagamenti in sospeso e dove potrebbe essere necessario un follow-up.
Ridurre i follow-up eccessivi: Il monitoraggio centralizzato contribuisce a ridurre i promemoria superflui e consente di effettuare il follow-up solo quando è effettivamente necessario.
Tenete in ordine i registri delle fatture: Archiviare tutte le fatture e i registri dei pagamenti in un unico sistema semplifica la consultazione delle fatture passate, il reinvio delle fatture o la risposta alle domande dei clienti.

Piattaforme leader per la gestione automatizzata delle fatture

Gli strumenti di gestione delle fatture tendono a rientrare in una delle due categorie seguenti: piattaforme che trattano la fatturazione come parte di un sistema operativo finanziario più ampio o strumenti che si concentrano sull'automazione di specifici flussi di lavoro AP o AR. Comprendere le differenze tra queste piattaforme può aiutare i team a scegliere il software più adatto alle loro esigenze attuali:

Slash

Slash combina l'elaborazione delle fatture con l'intero stack finanziario, in modo che il processo di gestione delle fatture sia direttamente collegato al flusso di denaro nella tua azienda. Con Slash, puoi semplificare i crediti incorporando l'elaborazione dei pagamenti nelle fatture, supportando al contempo i debiti attraverso la fatturazione ricorrente e automatizzata su più canali di pagamento.

Le principali funzionalità di fatturazione e gestione finanziaria includono:

Una dashboard per creare fatture professionali, utilizzando le informazioni bancarie dei destinatari memorizzate per inviarle e monitorare lo stato dei pagamenti.
Opzioni di pagamento integrate che consentono ai clienti di pagare le fatture direttamente tramite ACH, bonifico bancario o stablecoin ancorate al dollaro statunitense.
Integrazione diretta con QuickBooks per la sincronizzazione automatica delle transazioni e una contabilità sempre aggiornata, oltre alla connettività Plaid e all'importazione dei dati da Xero.
Supporto per pagamenti nazionali in tempo reale tramite RTP e FedNow, oltre a pagamenti internazionali verso oltre 180 paesi tramite SWIFT.

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Intuit QuickBooks

QuickBooks è un software di contabilità che si integra direttamente con Slash, consentendo di esportare i dati delle transazioni in modo trasparente tra le due piattaforme. QuickBooks supporta i processi di contabilità fornitori con funzionalità OCR in grado di acquisire e registrare le informazioni delle fatture, mentre le recenti aggiunte come Intuit Assist introducono strumenti basati sull'intelligenza artificiale per la generazione e l'approvazione automatizzata delle fatture.

Modelli di fattura personalizzabili con branding automatico e opzioni di design professionale.
Automazione delle fatture ricorrenti per fatturazione basata su abbonamento o continuativa, con pianificazione dell'invio automatico.
Fatturazione progressiva per fatturare ai clienti in più fasi in base alle tappe fondamentali del progetto o alla percentuale di completamento.
Fatturazione in batch per generare più fatture da un unico inserimento dati.

Xero

Xero è un software di contabilità basato su cloud creato per le aziende che desiderano strumenti finanziari accessibili con un elevato livello di automazione. Grazie alla connettività Plaid e alle funzionalità di importazione dei dati, Xero si integra direttamente con Slash, consentendo ai dati contabili e di pagamento di Xero di confluire direttamente nelle analisi e nei registri delle transazioni di Slash.

Modelli di fattura personalizzabili con branding flessibile, combinazioni di colori e opzioni di layout.
Promemoria di pagamento automatici che avvisano i clienti quando si avvicina la data di scadenza.
Diverse opzioni di consegna, tra cui e-mail e SMS, per migliorare la portata e i tassi di risposta.
Integrazioni di pagamento online con PayPal, Stripe e i principali gestori di carte di credito per un regolamento più rapido.

BILL

BILL è una piattaforma di gestione delle spese basata su un software di automazione AR e AP, con un focus primario sulla gestione dell'inserimento delle fatture, dei flussi di lavoro di approvazione e dell'elaborazione dei pagamenti. Sebbene questo approccio possa funzionare per flussi di lavoro dedicati alla contabilità fornitori e clienti, BILL offre meno opzioni per l'accettazione dei pagamenti e modalità più limitate per collegare le fatture a una configurazione bancaria o finanziaria più ampia rispetto a piattaforme più integrate.

Supporta l'elaborazione delle fatture e l'automazione dei pagamenti, ma limita l'elaborazione dei pagamenti dal regolamento delle fatture ai pagamenti ACH e con carta.
Non offre servizi di gestione della tesoreria, conti di risparmio ad alto rendimento o prodotti di finanziamento del capitale.
Utilizza un prezzo per utente che può diventare costoso man mano che i team crescono, con il piano Essentials a 49 $ al mese per utente e il piano Corporate a 89 $ al mese per utente.

Tipalti

Tipalti è una soluzione di fatturazione più complessa, progettata principalmente per le grandi organizzazioni con esigenze elevate in materia di contabilità fornitori e approvvigionamenti. Tipalti non è una piattaforma bancaria completa, ma funziona più come un ERP. Le sue caratteristiche principali riguardano l'elaborazione delle fatture e i flussi di lavoro di approvazione, con funzionalità più avanzate disponibili solo a livelli di prezzo più elevati.

Un portale fornitori che consente ai venditori di inviare direttamente le informazioni relative alle fatture, indirizzandole attraverso flussi di lavoro di approvazione e pagamento.
Opzioni di pagamento globali e supporto multi-entità disponibili solo tramite Tipalti Advanced, a partire da 199 $ al mese.
Nessun supporto per sistemi di pagamento in tempo reale, funzionalità bancarie native o pagamenti in criptovaluta.
È disponibile una carta aziendale, ma senza un pacchetto bancario associato, il che rende più difficile unificare i dati relativi al flusso di cassa e alle spese.

Ottimizza la gestione delle fatture con Slash

La fatturazione non dovrebbe essere gestita separatamente dal resto delle tue finanze. Slash include la fatturazione come parte della sua piattaforma finanziaria più ampia, progettata per supportare flussi di lavoro complessi e specifici del settore.

Con Slash, puoi creare, inviare e tracciare le fatture nello stesso posto in cui gestisci tutte le tue attività finanziarie. Le fatture sono affiancate dalle spese con carta, dall'accettazione dei pagamenti e dai processi finanziari automatizzati, riducendo la necessità di passare da uno strumento all'altro. Slash offre una visibilità in tempo reale sui movimenti di denaro nella tua azienda, aiutandoti a monitorare e gestire il flusso di cassa in modo più efficace.

Alcuni ulteriori modi in cui Slash supporta la fatturazione e i flussi di lavoro finanziari più ampi includono:

Gestione del denaro pensata per garantire flessibilità: Separa il capitale operativo dai fondi di tesoreria per organizzare i flussi di cassa o raggruppare i fondi per scopi distinti. Gestisci più entità aziendali, sedi o filiali da un unico dashboard, con report consolidati e chiara visibilità su tutti i conti.
Metodi di pagamento dinamici: Slash supporta un'ampia gamma di pagamenti, tra cui ACH globale, bonifici internazionali in oltre 180 paesi tramite SWIFT e pagamenti nazionali in tempo reale tramite RTP e FedNow.
Finanziamento del capitale circolante: Con il prestito di capitale circolante di Slash, puoi prelevare fondi direttamente all'interno della piattaforma ogni volta che hai bisogno di liquidità extra e scegliere tra termini di rimborso flessibili di 30, 60 o 90 giorni in linea con le tue previsioni AP.⁵
Supporto nativo delle criptovalute: Converti i fondi in stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDT o USDC, per inviare trasferimenti sulla blockchain, offrendo un metodo di pagamento alternativo in grado di ridurre i costi e i tempi di regolamento.

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Domande frequenti

Slash può automatizzare i processi di contabilità fornitori?

Slash supporta i flussi di lavoro relativi ai conti fornitori consentendo pagamenti programmati e automatizzati su più canali di pagamento, riducendo le operazioni manuali necessarie per pagare i fornitori.

Cos'è la tecnologia OCR?

La tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) legge il testo da documenti quali fatture cartacee o PDF e lo converte in dati digitali strutturati. Ciò riduce l'inserimento manuale dei dati grazie all'estrazione automatica dei dettagli chiave delle fatture.

Slash si integra con software ERP o di contabilità?

Slash si integra direttamente con QuickBooks per la sincronizzazione automatica delle transazioni e supporta l'importazione dei dati da Xero tramite Plaid. Queste integrazioni consentono di mantenere allineati i dati relativi alle fatture e ai pagamenti con il vostro sistema contabile, mentre le connessioni ERP possono essere supportate tramite esportazioni o flussi di lavoro contabili esistenti.

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