Come creare una fattura: una guida per creare fatture professionali in modo semplice e veloce
Stai cercando di creare una fattura professionale per un cliente importante, ma iniziano ad accumularsi piccoli problemi. Hai quasi dimenticato di inserire il tuo numero di conto e la formattazione non sembra proprio corretta. Una volta inviata, la fattura viene archiviata e dimenticata. Alcune settimane dopo, ti rendi conto che il pagamento non è mai stato effettuato e ti ritrovi a ripercorrere i tuoi passi per capire perché.
Le fatture sono più importanti di quanto si possa pensare. Una buona fattura non serve solo a richiedere il pagamento. Crea una registrazione chiara del vostro accordo e vi aiuta a ricevere il pagamento in tempo. Spesso è anche il primo documento ufficiale che il vostro cliente vede, il che significa che può influire notevolmente sulla sua impressione della vostra attività.
In questa guida spiegheremo cos'è una fattura, quali informazioni deve contenere e come crearne una passo dopo passo. Tratteremo anche come un software di fatturazione automatizzata possa semplificare la creazione, l'invio e la riscossione delle fatture. Nel corso della guida, metteremo in evidenza la nuova funzione di fatturazione di Slash e mostreremo come aiuta le aziende a generare fatture coerenti, tenere traccia dei saldi in sospeso e riscuotere i pagamenti all'interno della nostra piattaforma bancaria aziendale full-stack.¹
Che cos'è una fattura?
Una fattura è un documento utilizzato per richiedere il pagamento da parte di un cliente per beni o servizi. Oltre al loro scopo esplicito, le fatture svolgono anche un ruolo importante nella gestione dei crediti e nella tenuta di registri finanziari accurati ai fini fiscali e di rendicontazione.
Una fattura riporta i dettagli di una transazione in un elenco dettagliato. Ogni voce rappresenta un prodotto o un servizio fornito, insieme alla quantità e al prezzo della merce. Il subtotale riflette il valore complessivo di tutte le voci. Le fatture possono anche includere le imposte applicabili, i costi aggiuntivi o gli sconti applicati, che vengono riportati nel saldo finale dovuto.
Ogni fattura deve includere identificativi chiave e istruzioni di pagamento. Un numero di fattura univoco aiuta sia l'azienda che il cliente a fare riferimento alla transazione, mentre termini di pagamento chiaramente definiti spiegano come e quando la fattura deve essere pagata. Le fatture possono anche corrispondere agli ordini di acquisto (PO), che sono documenti che i clienti inviano quando richiedono beni o servizi. L'abbinamento degli identificativi delle fatture e dei PO aiuta a mantenere i registri allineati all'interno del software di gestione dei crediti.
Dopo aver emesso una fattura, questa viene inviata al cliente, solitamente tramite e-mail, software di fatturazione o portale clienti, per avviare formalmente il processo di pagamento.
Come creare una fattura: una guida passo passo
Creare una fattura non deve essere complicato, ma richiede alcuni dettagli fondamentali da inserire correttamente. I passaggi riportati di seguito illustrano come creare una fattura chiara e professionale, facile da comprendere e da pagare per i clienti:
1. Scegli un modello e un formato di fattura
Inizia selezionando un modello di fattura adatto alle tue esigenze aziendali. Utilizzare un unico modello per tutte le fatture può aiutarti a garantire la coerenza dei tuoi registri e a evitare di omettere dettagli importanti. Puoi creare la tua fattura come documento digitale utilizzando un elaboratore di testi, un software di contabilità o una piattaforma bancaria aziendale come Slash. Molte aziende salvano e inviano le fatture in formato PDF, che conserva la formattazione originale e impedisce modifiche.
2. Aggiungi le informazioni sulla tua attività
Nella parte superiore della fattura, elenca chiaramente le informazioni relative alla tua attività, inclusi nome, indirizzo, e-mail e numero di telefono. Ciò consentirà al cliente di identificare rapidamente il mittente e sapere come contattarti in caso di domande. Più in basso nella fattura, includi istruzioni di pagamento chiare per il cliente, come i dettagli del conto bancario su cui versare l'acconto ed eventuali note sui metodi di pagamento accettati.
3. Includi i dettagli del tuo cliente
Successivamente, aggiungi il nome del cliente, il nome dell'azienda e l'indirizzo di fatturazione nella parte superiore della fattura. Includere i dettagli accurati del cliente garantisce che la fattura venga inoltrata alla persona o al reparto corretto, evitando ritardi nell'elaborazione o nel pagamento.
4. Elencare i beni o i servizi forniti
Crea un elenco dettagliato dei beni o dei servizi che hai fornito. Ogni voce deve descrivere il prodotto o il servizio, la quantità o le ore fatturate e il prezzo.
5. Calcolare i totali, le imposte e gli adeguamenti
Una volta elencate tutte le voci, calcola il subtotale, quindi applica eventuali tasse, commissioni o sconti richiesti. Mostra chiaramente in che modo ogni adeguamento influisce sul totale finale, in modo che il cliente possa comprendere facilmente come è stato calcolato l'importo dovuto.
6. Controlla, salva e invia la fattura
Prima dell'invio, controlla che la fattura sia corretta e completa. Una volta completata, invia la fattura al cliente tramite e-mail, software di fatturazione o portale clienti per avviare il processo di pagamento.
Come generare una fattura utilizzando Slash
Il generatore di fatture integrato in Slash ti consente di creare, monitorare e inviare fatture direttamente dalla tua dashboard. I dettagli dei clienti, gli importi delle fatture e le date di scadenza sono archiviati in un unico posto, il che semplifica la fatturazione e riduce l'inserimento manuale dei dati o il follow-up. Le fatture possono essere generate e consegnate in pochi passaggi, con la registrazione automatica dei tuoi libri contabili. Ecco come utilizzarlo:
- Accedi alla pagina Fatturazione nella dashboard di Slash, dove potrai visualizzare tutte le fatture in sospeso e pagate, insieme agli importi e alle date di scadenza.
- Per creare una fattura, clicca su Nuova fattura nell'angolo in alto a destra. Ti verrà prima richiesto di selezionare un destinatario. Puoi scegliere un destinatario utilizzando i suoi dati di contatto e bancari salvati, oppure aggiungere manualmente i dettagli di un nuovo cliente.
- Ti verrà quindi richiesto di aggiungere le voci alle fatture, comprese le quantità e i prezzi. Slash assegna automaticamente un numero di fattura univoco per mantenerle organizzate nei tuoi registri. Durante questa fase, puoi anche applicare l'imposta sulle vendite o gli sconti, se necessario.
- Quindi, scegli una data di scadenza e un conto di deposito. Facoltativamente, puoi inserire una nota che fornisce una descrizione della fattura o eventuali istruzioni di pagamento aggiuntive.
- Una volta inserite tutte le informazioni, puoi rivedere un'anteprima della fattura prima di crearla e inviarla. Dopo aver cliccato su Crea fattura, una copia della fattura viene archiviata nella tua dashboard Slash e inviata automaticamente all'indirizzo e-mail del destinatario.
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Fatturazione manuale vs. software di fatturazione: pro, contro e compromessi
Le sezioni seguenti spiegano come il software di fatturazione gestisce la formattazione, la consegna, il pagamento e il monitoraggio in modi che i metodi manuali semplicemente non possono eguagliare:
Le fatture digitali possono semplificare i pagamenti
Le fatture digitali semplificano il processo di fatturazione riducendo l'attrito tra l'invio di una fattura e la ricezione del pagamento. Alcuni strumenti, come Slash, consentono ai destinatari di avviare il pagamento direttamente dalla fattura stessa, con una chiara opzione di pagamento nella parte inferiore del documento. Tenere traccia di tutte le fatture in un unico posto rende anche più facile vedere quali pagamenti sono ancora in sospeso, aiutando i team a gestire i crediti in modo più efficiente.
I modelli di fattura possono essere generati automaticamente
Quando si crea una fattura con un programma di videoscrittura o un foglio di calcolo, è facile che la formattazione risulti errata. I loghi possono spostarsi, la spaziatura può diventare incoerente e i totali potrebbero non essere calcolati correttamente. Slash elimina questo passaggio acquisendo in anticipo i dettagli necessari della fattura e inserendoli automaticamente in una fattura professionale con formattazione coerente e nell'e-mail di accompagnamento.
Integrazione con il software di gestione bancaria aziendale e dei crediti commerciali
Se il tuo processo di fatturazione non è collegato alla tua piattaforma bancaria, probabilmente controlli manualmente il tuo conto corrente per confermare i pagamenti e poi registri le attività in sistemi separati. Con Slash, tutti i documenti di fatturazione sono elencati nella dashboard e i pagamenti in entrata vengono automaticamente inclusi nelle tue analisi per una visione in tempo reale del flusso di cassa.
I numeri delle fatture e gli ordini di acquisto possono essere abbinati automaticamente.
Alcuni software di contabilità e fatturazione sono in grado di abbinare automaticamente i numeri delle fatture agli ordini di acquisto corrispondenti con un abbinamento a due vie (fattura a ordine di acquisto) o a tre vie (fattura, ordine di acquisto e pagamento o ricevuta). Quando le fatture e i pagamenti vengono sincronizzati da uno strumento come Slash a QuickBooks, il sistema contabile può mantenere collegati i registri degli ordini di acquisto, delle fatture e dei pagamenti, riducendo la necessità di una riconciliazione manuale.
Migliora la precisione utilizzando le informazioni salvate sui destinatari
La fatturazione manuale richiede spesso di cercare tra le e-mail o i registri passati per trovare i dati corretti del cliente. I software di fatturazione come Slash memorizzano i recapiti dei destinatari e le informazioni di pagamento, in modo che ogni nuova fattura attinga da dati verificati. Ciò può ridurre la possibilità di errori di inserimento, garantire che le fatture vengano inviate alla destinazione corretta e contribuire a mantenere coerente il processo di fatturazione man mano che l'elenco dei clienti cresce.
Qual è il miglior generatore di fatture gratuito?
I generatori di fatture gratuiti differiscono notevolmente per portata e funzionalità. Di seguito, mettiamo a confronto le principali opzioni gratuite e indichiamo quali strumenti offrono le funzionalità di fatturazione più complete:
Migliore in assoluto: Slash
Slash offre una piattaforma finanziaria unificata che combina fatturazione, servizi bancari aziendali e gestione delle spese in un unico sistema. Il suo piano gratuito include l'accesso a funzionalità fondamentali quali carte aziendali, sistemi di pagamento globali, monitoraggio delle spese, analisi finanziarie e integrazioni contabili dirette, funzionalità che spesso sono a pagamento con altri fornitori.
Le fatture create in Slash supportano l'elaborazione dei pagamenti integrata, consentendo ai destinatari di pagare direttamente dalla fattura, mentre i pagamenti vengono registrati automaticamente nella tua dashboard. Le aziende possono monitorare i crediti in sospeso e tenere traccia dello stato delle fatture insieme alle altre transazioni aziendali. Con il prossimo supporto per i pagamenti in criptovaluta direttamente dalle fatture a un account Slash, sarà possibile ampliare le opzioni di pagamento senza modificare le modalità di creazione o gestione delle fatture.
Microsoft Word
Microsoft Word è un editor di documenti, non un software di fatturazione, il che significa che le fatture devono essere create e gestite manualmente. Il suo vantaggio principale è la flessibilità di progettazione, soprattutto per gli utenti che hanno già familiarità con Microsoft Office e desiderano avere il pieno controllo sul layout e sulla formattazione. Tuttavia, non offre alcuna automazione, tracciamento dei pagamenti, promemoria, calcoli né integrazioni con processori di pagamento, il che può renderlo meno efficiente e più soggetto a errori per la fatturazione regolare.
Onda
Wave combina la fatturazione con strumenti di contabilità di base, che possono essere utili per i liberi professionisti e le piccole imprese che gestiscono finanze semplici. Il problema è che Wave guadagna grazie alle elevate commissioni di elaborazione dei pagamenti: 2,9% + 60¢ per le transazioni con carta e 1% per i trasferimenti ACH. Inoltre, la funzione di scansione delle ricevute di Wave è un add-on a pagamento che costa 8 $ al mese. L'assistenza clienti per gli utenti gratuiti è limitata agli articoli di aiuto e a un chatbot, il che può essere restrittivo quando sorgono dei problemi.
Fatturazione PayPal
PayPal Invoicing è progettato principalmente come strumento di raccolta dei pagamenti piuttosto che come sistema di fatturazione completo. I clienti possono pagare utilizzando i saldi PayPal, le carte di credito, Venmo o le opzioni Pay Later, ma le aziende sono vincolate all'ecosistema di pagamento e alla struttura delle commissioni di PayPal. Le commissioni di elaborazione sono relativamente elevate, pari al 3,49% + 49¢ per la maggior parte delle transazioni commerciali, mentre i pagamenti internazionali costano il 4,49% più commissioni fisse aggiuntive, che possono aumentare significativamente i costi nel tempo.
Fattura Zoho
Zoho Invoice offre un'ampia gamma di funzionalità per un prodotto gratuito, tra cui il monitoraggio delle spese e l'elaborazione dei pagamenti. Tuttavia, il piano gratuito presenta alcune limitazioni significative: ogni account Zoho Invoice può avere solo un massimo di tre utenti, è limitato a 1.000 fatture all'anno e la versione gratuita non dispone di funzionalità più avanzate come i flussi di lavoro di approvazione e la personalizzazione estesa delle fatture.
Fatture Square
Square Invoices si integra direttamente con il sistema POS di Square, rendendolo conveniente per le aziende che già operano all'interno dell'ecosistema Square. Il piano gratuito include l'elaborazione dei pagamenti nativa e la gestione di base dei progetti, ma le commissioni di elaborazione possono essere elevate: 1% per i bonifici bancari ACH e 3,5% + 15¢ per l'inserimento manuale o le carte registrate. Anche l'assistenza clienti è limitata, poiché l'assistenza telefonica non è disponibile a meno che non si esegua l'aggiornamento a Square Premium (149 $/mese).
Semplifica il tuo processo di fatturazione con Slash
La maggior parte degli strumenti gratuiti per la fatturazione si limita alla creazione dei documenti. Alcuni consentono ai clienti di pagare tramite un portale online, ma solo a un costo di elaborazione elevato. Altri si concentrano sulla personalizzazione, tralasciando gli strumenti necessari per gestire le fatture nel tempo.
Slash adotta un approccio diverso, collegando la fatturazione direttamente alla gestione finanziaria della tua azienda. Senza alcun costo, puoi generare fatture illimitate in Slash e gestirle insieme alle carte aziendali, ai conti bancari, ai pagamenti e altro ancora. Con tutte le tue finanze in un unico posto, è più facile vedere cosa è stato fatturato, cosa è stato pagato e cosa è ancora in sospeso.
Oltre alla fatturazione, Slash offre una serie completa di strumenti progettati per supportare la gestione finanziaria quotidiana e la crescita:
- Servizi bancari aziendali pensati per garantire flessibilità: Apri più conti virtuali per separare fondi operativi, riserve o budget di progetto, offrendo ai team una visibilità più chiara sul flusso di cassa. Gestisci più entità aziendali, sedi o filiali da un unico dashboard, con report consolidati e una chiara visibilità su tutti i conti.
- Carta Slash Visa® Platinum: Una carta di credito aziendale che consente di ottenere fino al 2% di cashback sulle spese aziendali, con regole di spesa configurabili, controlli sulla carta, monitoraggio basato sull'intelligenza artificiale e protezione antifrode con crittografia.
- Metodi di pagamento dinamici: Slash supporta un'ampia gamma di pagamenti, tra cui spese con carta, ACH globale, bonifici internazionali in oltre 180 paesi tramite SWIFT e pagamenti nazionali in tempo reale tramite RTP e FedNow.
- Integrazioni contabili: Sincronizza le transazioni direttamente con QuickBooks per mantenere automaticamente aggiornati i libri contabili. Slash si collega anche tramite Plaid e supporta l'importazione di dati da strumenti come Xero, facilitando l'integrazione nei flussi di lavoro contabili esistenti.
- Supporto nativo delle criptovalute: Convertire i fondi in stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDT o USDC, per inviare trasferimenti sulla blockchain, offrendo un metodo di pagamento alternativo in grado di ridurre i costi e i tempi di regolamento.⁴
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Domande frequenti
Google dispone di un generatore di fatture?
Google non offre un generatore di fatture dedicato, ma è possibile creare fatture utilizzando i modelli di Google Docs o Google Sheets. Questi richiedono una configurazione manuale e non includono funzionalità integrate di tracciamento dei pagamenti o flussi di lavoro di fatturazione.
ChatGPT può generare una fattura?
ChatGPT può aiutare a redigere un modello di fattura o a generare il testo della fattura, ma non può inviare fatture, accettare pagamenti o tracciare lo stato delle fatture. Inoltre, affidarsi a ChatGPT per inserire le voci o le informazioni di pagamento può essere inaffidabile.
Ho bisogno di una LLC per creare una fattura?
No, non è necessario avere una LLC per creare o inviare fatture. I titolari di imprese individuali, i liberi professionisti e i collaboratori autonomi possono emettere fatture purché includano informazioni commerciali e fiscali accurate. Anche i privati possono inviare fatture per creare una traccia cartacea dei pagamenti peer-to-peer come l'affitto o le utenze.
