Come pagare i collaboratori internazionali nel 2026

Come pagare in modo efficiente i fornitori esteri: una guida per le aziende

Se pensavi che il termine "gig economy" si riferisse a musicisti, arpioni da pesca o barche a remi, ripensaci. La gig economy, in realtà, si riferisce a un mercato globale emergente che consente agli imprenditori di assumere talenti da qualsiasi parte del mondo per progetti specifici. Al centro di questa forza lavoro internazionale ci sono i collaboratori stranieri: professionisti indipendenti che offrono temporaneamente le loro competenze e i loro servizi alla tua azienda.

Assumere appaltatori stranieri offre alla tua azienda l'accesso a un bacino più ampio di talenti globali e può aiutarti a penetrare rapidamente in nuovi mercati internazionali. Tuttavia, la gestione dei pagamenti agli appaltatori esteri può presentare alcune difficoltà, tra cui la redazione dei contratti, la conversione delle valute, la gestione dei ritardi nei pagamenti e il rispetto delle normative internazionali.

In questa guida, accompagneremo gli imprenditori attraverso il processo di assunzione e retribuzione dei collaboratori internazionali. Imparerete a conoscere gli aspetti fondamentali da considerare, le insidie più comuni e le moderne soluzioni di pagamento per i contratti con l'estero. Vi mostreremo anche come Slash può semplificare l'invio di pagamenti in diversi paesi attraverso trasferimenti globali automatizzati, l'accesso alla rete di pagamento globale SWIFT, il supporto per le stablecoin on-ramp e off-ramp e molto altro ancora.1, 4

Che cos'è un appaltatore internazionale?

Un collaboratore internazionale è un lavoratore autonomo con sede in un paese che fornisce servizi a breve termine a un cliente o a un'azienda con sede in un altro paese. A differenza dei dipendenti a tempo pieno, i collaboratori non fanno parte del libro paga regolare della vostra azienda, il che significa che gestiscono autonomamente le proprie tasse, i propri benefici e la propria assicurazione. Le norme in materia di occupazione variano da paese a paese, il che influisce sul modo in cui i collaboratori vengono classificati, retribuiti e tutelati dalle leggi locali sul lavoro.

Gli appaltatori sono classificati in base al lavoro che svolgono e alle modalità con cui vengono assunti da un datore di lavoro. La classificazione è importante perché determina le clausole legali incluse in un contratto di appalto. Le classificazioni comuni degli appaltatori per le partnership internazionali includono:

• Appaltatori indipendenti: Conosciuti anche come collaboratori autonomi o liberi professionisti, questi individui vengono assunti direttamente dalla vostra azienda per svolgere un compito o un servizio specifico. Si rappresentano da soli durante il processo di assunzione e in genere stabiliscono autonomamente i propri orari, le tariffe e le modalità di lavoro.
• Subappaltatori: Un subappaltatore è un appaltatore indipendente assunto da un altro appaltatore principale piuttosto che direttamente dalla vostra azienda. Ad esempio, se incaricate una società di consulenza di condurre una ricerca di mercato, tale società potrebbe assumere un subappaltatore per assisterla nell'analisi dei dati. Sebbene i subappaltatori contribuiscano in ultima analisi al vostro progetto, il rapporto di lavoro e il pagamento sono gestiti dall'appaltatore principale.
• Appaltatori dell'agenzia: Questi appaltatori lavorano tramite un datore di lavoro ufficiale o un'organizzazione terza che impiega legalmente i lavoratori per conto di un'altra azienda. Un datore di lavoro ufficiale gestisce in genere l'inserimento, le buste paga, le tasse, i visti e i benefici, il che può essere vantaggioso per i progetti internazionali in cui le leggi in materia di conformità e occupazione sono più complesse.

Vantaggi e sfide legati all'assunzione di collaboratori internazionali

Collaborare con liberi professionisti e appaltatori internazionali non è mai stato così semplice. I progressi nella comunicazione digitale e nella tecnologia dei pagamenti globali rendono ora possibile connettersi e inviare denaro in tutto il mondo in pochi istanti. Tuttavia, i datori di lavoro devono affrontare diverse sfide logistiche e normative per poter sfruttare appieno i vantaggi delle partnership globali. Ecco alcuni vantaggi chiave e considerazioni da tenere a mente quando si cercano appaltatori internazionali:

Vantaggi

• Accesso ai talenti: Il lavoratore più qualificato per un progetto potrebbe non trovarsi sempre nelle vicinanze. Assumere personale a livello internazionale apre l'accesso a una vasta rete di lavoratori qualificati e motivati che possono apportare competenze specialistiche e prospettive diverse alla tua azienda.
• Efficienza dei costi: I mercati del lavoro globali variano in modo significativo e alcune attività che sono costose in un paese possono essere svolte in modo più economico altrove senza compromettere la qualità. Questo può aiutare la tua azienda a gestire i budget in modo più efficace, mantenendo al contempo elevati standard di lavoro.
• Opportunità di espansione del mercato: Poiché assumere personale all'estero richiede la comprensione delle leggi locali e delle normative commerciali, ciò può costituire una base per una futura espansione globale. Costruendo queste relazioni sin dalle prime fasi, la vostra azienda acquisisce esperienza pratica nell'operare a livello transnazionale.

Sfide

• Gestione dei pagamenti: L'invio di pagamenti transfrontalieri comporta spesso commissioni da parte di banche intermediarie, banche destinatarie o cambi valuta. Anche gli appaltatori possono avere requisiti specifici in materia di metodi di pagamento, basati su preferenze o normative. Slash può semplificare l'invio di pagamenti internazionali fornendo trasferimenti all'estero in oltre 160 paesi tramite la rete SWIFT o consentendo transazioni in criptovaluta che aggirano le tradizionali commissioni di cambio (FX).
• Navigare tra i requisiti legali: Quando assumi collaboratori internazionali, la tua azienda deve rispettare sia le normative del tuo Paese che quelle del Paese di origine del collaboratore. Ciò può includere requisiti relativi a pagamenti transfrontalieri, dichiarazioni fiscali, fonte di reddito, documentazione delle spese e dichiarazioni salariali. Automatizzando i pagamenti dei collaboratori internazionali tramite Slash, la tua azienda può semplificare questi processi, mantenere registrazioni accurate e ridurre il rischio di non conformità tra le diverse giurisdizioni.
• Protezione della proprietà intellettuale: Senza adeguate misure di protezione, collaborare con partner internazionali può esporre i diritti d'autore, i marchi commerciali e i brevetti della tua azienda a potenziali rischi. Se la tua attività necessita di una forte protezione della proprietà intellettuale (IP), esamina attentamente la storia delle violazioni IP del tuo appaltatore e verifica se il suo paese di origine partecipa ai trattati IP pertinenti.
• Classificazione errata: La classificazione errata si verifica quando un'azienda etichetta un lavoratore come collaboratore autonomo anche se, in base alle leggi locali, l'individuo è qualificato come dipendente. In tali casi, il lavoratore può avere diritto per legge a benefici per i dipendenti, retribuzione per gli straordinari e altro ancora. La classificazione errata può anche comportare multe, pagamenti arretrati, controversie legali e sanzioni fiscali da parte dell'IRS.

Come pagare i collaboratori internazionali: una guida passo dopo passo

Collaborare con un appaltatore internazionale può essere più complesso rispetto a un normale processo di assunzione. Tuttavia, con una preparazione adeguata e un sistema di pagamento affidabile, è possibile semplificare l'esperienza e costruire rapporti di lavoro solidi e conformi. Di seguito è riportata una panoramica dettagliata che ti guiderà attraverso il processo:

Fase 1: Trovare l'appaltatore giusto per il lavoro

Assumere un collaboratore internazionale è un'opportunità entusiasmante, ma è importante dedicare il tempo necessario alla fase di selezione. Inizia ricercando potenziali candidati, verificando le loro credenziali e avviando una comunicazione aperta sulle aspettative, le tempistiche e i risultati attesi. Poiché le leggi sul lavoro, i requisiti contrattuali e gli standard di conformità variano da un paese all'altro, è meglio confermare che un candidato sia adatto prima di investire tempo nella preparazione di moduli fiscali o documentazione legale.

Fase 2: Esaminare le normative legali

Una volta scelto un appaltatore, il passo successivo consiste nel verificare tutti i requisiti legali e normativi applicabili alla vostra partnership, sia nel vostro Paese che in quello dell'appaltatore. Per le aziende con sede negli Stati Uniti, ciò include la verifica dei requisiti dell'IRS in materia di ritenute fiscali, rendicontazione delle spese e leggi sulla tutela dei lavoratori, che possono variare da una giurisdizione all'altra. Ad esempio, alcuni paesi richiedono alle aziende straniere di registrarsi a livello locale o di presentare la documentazione di conformità prima di effettuare pagamenti a contraenti indipendenti. Consultare un professionista legale o fiscale esperto in contratti internazionali può aiutarti a garantire il rispetto di tutte le normative applicabili ed evitare costosi problemi di conformità.

Fase 3: Stipulare un accordo

Una volta che sei pronto a rendere ufficiale la partnership, il passo successivo è redigere un contratto di appalto. Questo documento dovrebbe definire chiaramente la natura del lavoro, i termini di pagamento, le tutele legali e gli obblighi di ciascuna parte. Deve inoltre includere misure di conformità pertinenti per garantire che la partnership rispetti le leggi nazionali e internazionali in materia di lavoro e fiscalità. È anche in questa fase che registrerai le informazioni sul conto bancario del contraente, il metodo di pagamento preferito e il codice fiscale (se richiesto).

Fase 4: Preparazione del pagamento

Prima di inviare qualsiasi pagamento, calcola le potenziali conversioni di valuta, le commissioni di cambio e gli eventuali benefici o detrazioni applicabili indicati nel contratto. È fondamentale verificare che il tuo sistema di pagamento supporti il metodo preferito dal contraente, che si tratti di bonifici internazionali tramite la rete SWIFT, vaglia internazionali o criptovalute. L'utilizzo di una piattaforma di gestione dei pagamenti come Slash semplifica questo processo consentendo pagamenti globali rapidi e sicuri attraverso diversi canali con approfondimenti e analisi in tempo reale.

Fase 5: Eseguire i pagamenti

Ora che l'accordo è stato finalizzato e il lavoro è iniziato, è responsabilità della tua azienda effettuare i pagamenti in tempo e tramite il metodo di trasferimento concordato. Pagamenti puntuali e affidabili aiutano a mantenere la fiducia e a rafforzare la partnership. Assicurati di conservare registrazioni dettagliate di tutte le fatture e delle informazioni di pagamento. Slash si integra con QuickBooks e Xero, che utilizzano l'intelligenza artificiale per abbinare e registrare automaticamente i pagamenti in uscita con le fatture e la documentazione corrette, aiutando la tua azienda a rimanere organizzata e conforme.

Elementi chiave da includere in un contratto internazionale con un appaltatore

Il passo più importante nell'assunzione di un appaltatore internazionale è la creazione di un contratto ben definito. Questo documento delinea i termini della vostra partnership e include informazioni su come rimanere conformi alle leggi vigenti in materia di lavoro e fiscalità. Di seguito è riportato un elenco degli elementi essenziali da includere in un contratto con un appaltatore internazionale:

Ambito di lavoro

Questa sezione dovrebbe delineare le responsabilità, le tempistiche del progetto, le aspettative in materia di rendicontazione e gli standard di prestazione. Un accordo di lavoro ben definito non solo fornisce chiarezza al contraente, ma protegge anche la tua azienda in caso di controversie o prestazioni insufficienti.

Condizioni di pagamento

Aggiungi dettagli su come e quando verrà pagato il tuo appaltatore. Ciò include:

• Metodo di pagamento: I metodi di pagamento più comuni per i contraenti stranieri includono bonifici bancari tramite rete SWIFT, bonifici bancari tramite intermediari, vaglia internazionali e pagamenti in criptovaluta.
• Valuta e conversione: Scegli la valuta che verrà utilizzata per il pagamento e specifica come verranno gestiti i tassi di cambio e le commissioni sulle transazioni estere.
• Fatturazione: Includere dettagli relativi alla formattazione, alla programmazione e alla documentazione richiesta.
• Piano di pagamento: Scegli una struttura di pagamento che si adatti sia alle esigenze della tua azienda che alla natura del lavoro dell'appaltatore. Alcune opzioni includono pagamenti basati su traguardi raggiunti, scadenze settimanali o mensili, oppure un unico pagamento al completamento del progetto.

Con Slash, puoi automatizzare i pagamenti diretti dal tuo conto aziendale a fornitori stranieri in oltre 160 paesi, gestire le spese e le transazioni in criptovaluta, mantenendo registrazioni accurate per la conformità normativa.

Obblighi e diritti dell'appaltatore

Questa sezione descrive le responsabilità di entrambe le parti dell'accordo. Per il contraente, queste possono includere il completamento autonomo dei compiti assegnati, il mantenimento della riservatezza e il rispetto delle leggi locali. Per la tua azienda, includono il pagamento tempestivo, una comunicazione chiara e il rispetto dell'autonomia del contraente. Questa sezione può anche stabilire se il contraente è autorizzato ad accettare altri clienti contemporaneamente.

Informazioni legali e di conformità

Includi la documentazione relativa alla legge applicabile e alla giurisdizione che si applicherà al contratto. Ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i moduli fiscali pertinenti, le normative sul lavoro e le informazioni sulla protezione dei dati sia per il tuo Paese che per quello del contraente. Rivolgersi a un consulente legale esperto in diritto del lavoro internazionale può garantire che il contratto sia conforme agli standard di conformità e ridurre i rischi legali.

Cessazione e risoluzione delle controversie

Infine, aggiungi una sezione che illustri come entrambe le parti possono rescindere il contratto. Le clausole di rescissione possono essere "per giusta causa", ovvero quando esiste un motivo specifico e giustificato per porre fine al contratto. Possono anche essere "per convenienza", il che consente a entrambe le parti di rescindere il contratto senza dover dimostrare alcuna violazione. Inoltre, descrivi come saranno risolte le controversie, se attraverso la mediazione, l'arbitrato o il sistema giudiziario locale competente.

Scegliere la giusta struttura retributiva per i collaboratori internazionali

A seconda dell'ambito, della durata e delle risorse necessarie per il progetto, possono essere previsti diversi accordi di pagamento a seconda dei vari appaltatori. Di seguito sono riportate alcune delle opzioni più comuni per i contratti con gli appaltatori:

• Pagamenti ricorrenti: Pagare il proprio appaltatore su base ricorrente, che sia settimanale, bisettimanale o mensile, è spesso la struttura di pagamento più semplice. Questo approccio funziona bene per attività continuative che non hanno una data di fine fissa o un risultato finale specificato.
• Pagamenti basati su milestone: Questa struttura lega i pagamenti a risultati specifici del progetto. Collegare la retribuzione a progressi misurabili può mantenere alta la motivazione degli appaltatori e migliorare la responsabilità.
• Pagamenti di ritenuta: Un anticipo è un pagamento anticipato per servizi continuativi. Gli anticipi assumono solitamente due forme: un anticipo "pay-for-work", che copre una quantità prestabilita di lavoro in un periodo definito, o un anticipo "pay-for-access", in cui un appaltatore viene retribuito per la sua disponibilità, anche se non viene impiegato a tempo pieno.
• Pagamenti in base al tempo e ai materiali: Utilizzata per progetti che richiedono l'acquisto di risorse o materiali, questa struttura copre sia la manodopera dell'appaltatore che il costo dei materiali utilizzati. Offre flessibilità per progetti in cui i costi totali possono variare in base all'ambito o alla complessità.

Indipendentemente dalla struttura di pagamento scelta, è importante che i fornitori vengano pagati dal saldo dei conti fornitori e non dal libro paga della vostra azienda. Si tratta di una pratica comune per proteggersi da errori di classificazione.

Quali sono i metodi per effettuare pagamenti a contraenti internazionali?

Esistono diverse opzioni disponibili per effettuare pagamenti a fornitori in tutto il mondo. Alcune offrono maggiore praticità, altre una migliore gestione delle buste paga, integrazioni contabili o commissioni di cambio valuta ridotte. Ecco alcuni dei metodi di pagamento disponibili per pagare fornitori internazionali:

Bonifici bancari internazionali

I bonifici bancari, come quelli ACH o transfrontalieri, sono un metodo comune per inviare pagamenti internazionali di importo elevato. Se la tua banca e quella del contraente hanno un rapporto diretto, i bonifici possono essere incredibilmente facili ed efficienti. Tuttavia, i pagamenti fuori rete o complessi richiedono una banca intermediaria che si occupi della conversione di valuta e del regolamento, e tali intermediari applicano delle commissioni. Con Slash, puoi effettuare pagamenti diretti più rapidi in oltre 160 paesi con bonifici diretti tramite la rete SWIFT.

Vaglia internazionali

Un vaglia internazionale è un pagamento cartaceo che viene acquistato da un fornitore di servizi finanziari (banca, ufficio postale o venditore come Western Union) e inviato per posta al destinatario, che lo incassa nella propria valuta locale. Questo metodo può essere utile per gli appaltatori che non dispongono di un conto bancario. Tuttavia, è lento, manuale e difficile da tracciare o annullare una volta inviato, il che lo rende meno affidabile per pagamenti regolari o di importo elevato.

Criptovalute e stablecoin

Pagare gli appaltatori internazionali con fondi basati su blockchain può velocizzare le transazioni, eliminare le commissioni di cambio e rafforzare la sicurezza. Slash supporta pagamenti in diverse stablecoin ancorate al dollaro statunitense, tra cui USDC, USDT e USDSL, consentendo agli appaltatori di ricevere fondi istantaneamente senza la tradizionale conversione di valuta. Quando si stipula un nuovo contratto, è opportuno considerare l'inserimento di passaggi di onboarding per abilitare i pagamenti in criptovaluta, in modo che entrambe le parti possano beneficiare di queste funzionalità all'avanguardia.

Portafogli digitali

I portafogli digitali consentono di inviare pagamenti elettronici tramite conti gestiti dalla piattaforma su reti chiuse. Sono generalmente veloci, convenienti e hanno commissioni trasparenti. Inoltre, utilizzando l'API Slash, possono essere aggiunti alla dashboard Slash, dove vengono automaticamente inclusi nei dati di flusso di cassa della tua azienda. Lo svantaggio dei portafogli digitali è che non funzionano in tutti i paesi e i prelievi possono essere ritardati o limitati dai limiti della piattaforma o dal congelamento dei conti. I fornitori più comuni includono PayPal, Wise, Revolut e Payoneer.

Gestisci i pagamenti dei fornitori internazionali con Slash

Assumere collaboratori internazionali può sembrare complesso, ma la piattaforma di pagamento giusta può rendere tutto più semplice. Slash è una soluzione completa per la gestione delle spese e delle operazioni bancarie aziendali, progettata per le attività globali. Ti aiuta a ridurre al minimo le commissioni di trasferimento, inviare pagamenti rapidamente e automatizzare ogni fase del tuo flusso di lavoro.

Con Slash, hai accesso al sistema bancario globale attraverso la rete SWIFT, che consente trasferimenti diretti su conti bancari idonei in oltre 160 paesi. Invece di gestire manualmente i dettagli di pagamento, Slash ti consente di programmare, automatizzare e personalizzare i trasferimenti ricorrenti. In alternativa, puoi effettuare pagamenti utilizzando le stablecoin ancorate al dollaro USA detenute nel tuo conto Slash. Indipendentemente dal metodo scelto, ogni pagamento al tuo appaltatore viene automaticamente registrato, organizzato e visualizzato nella tua dashboard Slash.

Slash offre molto più di semplici pagamenti globali semplificati:

• Con il Carta Slash Visa® Platinum, le aziende possono ottenere fino al 2% di cashback sugli acquisti ed emettere carte virtuali illimitate con limiti di spesa personalizzabili, restrizioni di categoria e monitoraggio in tempo reale.
• Il Conto Slash Global in USD consente alle entità non statunitensi di detenere e negoziare stablecoin ancorate al dollaro USA, permettendo alle aziende globali di effettuare trasferimenti in dollari senza le tradizionali commissioni di cambio o ritardi di conversione.
• Per le aziende che gestiscono più filiali o mercati, supporto multi-entità ti consente di consolidare la gestione dei conti fornitori, dei crediti e delle fatture direttamente all'interno della dashboard di Slash, offrendoti una visione unificata e in tempo reale di tutte le tue finanze.
• Integrato contabilità con QuickBooks o Xero può semplificare la riconciliazione, i controlli di conformità e la gestione delle fatture.

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Domande frequenti

Quali sono i rischi di classificazione errata per gli appaltatori?

La classificazione errata si verifica quando un lavoratore viene etichettato come collaboratore autonomo anche se, in base alle leggi locali sul lavoro, soddisfa i criteri per essere considerato un dipendente. Ciò può comportare gravi conseguenze per la tua azienda, tra cui multe, imposte arretrate e azioni legali.

Cosa considerare prima di assumere collaboratori internazionali?

Prima di stipulare un accordo con un appaltatore internazionale, valuta le esigenze della tua azienda in materia di protezione della proprietà intellettuale, opzioni di pagamento e bancarie e politiche di sicurezza dei dati. Assicurati di condurre un'analisi dettagliata delle leggi in materia di lavoro, fiscalità e occupazione sia nel tuo Paese che in quello dell'appaltatore, al fine di garantire la conformità.

Qual è il metodo di pagamento più affidabile per i pagamenti transfrontalieri?

Non esiste un unico metodo di pagamento universalmente considerato il "più affidabile" per i trasferimenti internazionali: può variare a seconda delle misure di sicurezza della tua azienda, del volume delle transazioni e della posizione geografica. Per transazioni di importo elevato o ricorrenti, piattaforme come Slash possono offrire una maggiore affidabilità integrando servizi bancari globali, controlli di conformità e tracciamento automatico dei pagamenti.