Che cos'è un software per il pagamento degli appaltatori e in che modo semplifica i pagamenti e la conformità fiscale?
La gestione dei pagamenti può diventare una delle parti più complicate della gestione di un'impresa appaltatrice. Le imprese edili, i fornitori di servizi domestici, le agenzie di reclutamento e altre attività basate su progetti possono avvalersi quotidianamente di decine o addirittura centinaia di appaltatori indipendenti. Ma ogni nuovo appaltatore comporta ulteriori pagamenti, fatture, note spese e documentazione fiscale da gestire.
Affidarsi ad assegni cartacei e fogli di calcolo manuali per gestire le buste paga dei collaboratori esterni può causare ritardi nei pagamenti, errori nell'inserimento dei dati e ore di lavoro amministrativo che potrebbero essere evitate. Ma i moderni software di pagamento dei collaboratori esterni possono eliminare gran parte di queste difficoltà riunendo pagamenti, approvazioni e monitoraggio delle spese in un unico sistema integrato.
In questa guida condivideremo la nostra selezione dei migliori software per il pagamento degli appaltatori e spiegheremo come questi strumenti possono aiutarti a semplificare i pagamenti dei dipendenti. Mostreremo anche come Slash offra un'alternativa moderna per la gestione delle spese e degli acquisti in loco. Con Slash, puoi emettere carte di credito aziendali illimitate, impostare limiti di spesa personalizzabili e controllare dove i fornitori utilizzano i fondi aziendali, guadagnando fino al 2% di cashback sugli acquisti.¹ Ogni transazione viene sincronizzata automaticamente nella dashboard di Slash, offrendoti una visione chiara e organizzata del flusso di cassa, indipendentemente dal numero di fornitori che hai sul campo.
Che cos'è la classificazione degli appaltatori e perché è importante per la mia attività?
I collaboratori indipendenti non fanno parte del libro paga regolare della tua azienda, quindi sono responsabili della gestione delle proprie imposte, prestazioni e assicurazioni. Poiché operano in modo indipendente, una corretta classificazione è essenziale per determinare le modalità di assunzione, retribuzione e gestione ai sensi delle norme fiscali e del lavoro degli Stati Uniti.
Negli Stati Uniti, gli appaltatori sono classificati in base alla portata del progetto e alle qualifiche finanziarie dell'appaltatore. Questa classificazione determina il tipo di lavoro che sono autorizzati a svolgere, il valore massimo del contratto per cui possono presentare un'offerta e i requisiti che devono essere inclusi nel loro contratto. Se un contratto non soddisfa le linee guida dell'IRS e dello Stato, un appaltatore può essere classificato in modo errato. La classificazione errata si riferisce al trattamento di un appaltatore indipendente come dipendente o come lavoratore assunto in modo improprio, il che può esporre la vostra azienda a multe, imposte arretrate e potenziali azioni legali.
Inoltre, gli appaltatori possono essere classificati in base alle modalità di assunzione. Ecco alcuni esempi:
- Appaltatore indipendente: Chiamati anche liberi professionisti o lavoratori autonomi, gli appaltatori indipendenti rappresentano se stessi e vengono assunti direttamente dalla vostra azienda. In genere gestiscono autonomamente i propri orari, le tariffe e i metodi di lavoro. Possono servire più clienti contemporaneamente.
- Appaltatore generale: Un appaltatore che supervisiona un progetto e assume subappaltatori per completare compiti specializzati. Funge da punto di contatto principale per l'azienda o l'agenzia che lo assume.
- Subappaltatore: Un appaltatore indipendente assunto da un appaltatore generale anziché direttamente dalla vostra azienda. Contribuisce al progetto, ma opera a un livello superiore rispetto all'azienda che lo ha assunto.
- Appaltatore dell'agenzia: Un appaltatore fornito da un'agenzia di reclutamento o di appalto. L'agenzia si occupa dell'assunzione, dell'assegnazione e spesso dei compiti amministrativi, consentendo all'appaltatore di svolgere i servizi richiesti senza che il cliente li gestisca direttamente.
Il rapporto con un appaltatore determina quali metodi di pagamento sono appropriati. Se assumi subappaltatori che operano con le tue licenze e nei tuoi cantieri, potresti essere in grado di gestire i loro pagamenti attraverso processi strutturati e ricorrenti simili a quelli delle buste paga. Tuttavia, quando si lavora con appaltatori indipendenti o agenzie, i pagamenti dovrebbero essere gestiti attraverso i tuoi conti fornitori (AP), non attraverso le tue normali buste paga. Aggiungere un appaltatore al libro paga dei tuoi dipendenti può aumentare il rischio di errata classificazione.
Come posso pagare gli appaltatori? 8 metodi di pagamento
Di seguito sono riportati otto metodi di pagamento comunemente utilizzati dai contraenti, ciascuno con considerazioni relative alla facilità d'uso, alla conformità e alla loro idoneità per la retribuzione dei non dipendenti:
Assegni cartacei
Sebbene gli assegni cartacei possano sembrare un modo semplice per pagare gli appaltatori, spesso sono la soluzione meno efficiente. L'emissione di assegni richiede la compilazione manuale, la distribuzione e la conservazione dei documenti. Gli assegni inviati per posta possono andare persi o subire ritardi, mentre quelli respinti possono danneggiare il rapporto con gli appaltatori. Se lavori con più appaltatori o operi in diversi cantieri, vale la pena abbandonare gli assegni cartacei, quando possibile, a favore di un'opzione di pagamento unificata collegata a un software di registrazione e riconciliazione.
ACH e depositi diretti
I pagamenti inviati tramite la rete Automated Clearing House (ACH) sono una delle forme più comuni di trasferimento elettronico. I pagamenti ACH possono essere avviati tramite la tua banca e in genere richiedono alcuni giorni lavorativi per essere elaborati e liquidati. Anche il deposito diretto utilizza i canali ACH, ma è generalmente destinato ai servizi di gestione delle buste paga e ai pagamenti ricorrenti ai dipendenti a tempo pieno piuttosto che ai collaboratori indipendenti.
Bonifici bancari
I bonifici bancari funzionano in modo simile ai pagamenti ACH, ma in genere comportano commissioni più elevate e tempi di elaborazione più rapidi. Poiché i bonifici consentono di trasferire rapidamente ingenti somme di denaro, spesso rappresentano la scelta migliore per pagare gli appaltatori al completamento di importanti fasi o risultati di un progetto.
Pagamenti in tempo reale
I nuovi sistemi di pagamento in tempo reale consentono ora alle aziende di inviare denaro in tutto il paese quasi istantaneamente, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, nei fine settimana e nei giorni festivi. Il primo è RTP, una rete privata gestita da The Clearing House, e il secondo è FedNow, un sistema pubblico in tempo reale sviluppato dalla Federal Reserve. Con Slash, è possibile avviare e automatizzare i pagamenti agli appaltatori sia tramite FedNow che tramite RTP direttamente dalla propria dashboard.
Pagamenti con portafoglio digitale
I portafogli digitali possono essere un modo rapido e accessibile per pagare i fornitori. Tuttavia, piattaforme come PayPal, Wise o Cash App possono causare intoppi. Una volta inviato un pagamento, recuperare i fondi da un trasferimento errato può essere difficile. E se la tua azienda si affida a diversi conti di portafoglio, tenere traccia dei pagamenti e preparare registrazioni fiscali accurate diventa più complicato. Slash semplifica questo processo integrandosi con Plaid per importare i dati dei conti attivi e passivi da più fonti, compresi i portafogli digitali.
Criptovalute e stablecoin
L'utilizzo di pagamenti basati su blockchain può offrire vantaggi significativi per i pagamenti agli appaltatori, in particolare quando si lavora con team internazionali. Le piattaforme con stablecoin integrate come Slash consentono di inviare pagamenti denominati in USD a livello globale senza incorrere in commissioni di conversione valutaria o transazioni estere.4 Slash supporta i trasferimenti tramite USDC, USDT e la propria stablecoin ancorata al dollaro USA, USDSL.
Piattaforme di pagamento online
I sistemi di pagamento digitale assumono molte forme, tra cui piattaforme di fatturazione automatizzata, sistemi ERP e moderni strumenti di business banking. Le soluzioni più efficaci sono quelle che supportano più metodi di pagamento in un unico posto, automatizzano i flussi di lavoro di approvazione ed esecuzione e si integrano perfettamente con i software di contabilità e i sistemi di contabilità fornitori per migliorare la gestione finanziaria.
Servizi di deposito a garanzia
Il deposito a garanzia può essere un modo utile per garantire che sia la tua azienda che l'appaltatore rispettino i termini di un accordo. In un accordo di deposito a garanzia, una terza parte neutrale trattiene i fondi fino al soddisfacimento di condizioni specifiche. Per i lavori degli appaltatori, i pagamenti vengono generalmente sbloccati una volta completate le fasi o le consegne concordate.
I modi migliori per gli appaltatori di accedere ai fondi aziendali
Un altro aspetto fondamentale nella gestione dei collaboratori esterni è garantire loro un accesso controllato ai fondi aziendali. Tuttavia, la distribuzione di contanti e assegni può risultare inefficiente, mentre l'assegnazione di carte aziendali senza restrizioni può portare a spese eccessive o abusi. Di seguito sono riportati diversi modi in cui i collaboratori esterni possono accedere ai fondi aziendali, insieme a indicazioni su come ciascun metodo possa favorire una spesa più responsabile.
- Contanti e assegni: Semplice ma inefficiente, poiché il contante può essere difficile da tracciare e gli assegni richiedono la compilazione manuale, la consegna e la riconciliazione. Ideale per rimborsi occasionali, non per spese regolari dei fornitori.
- Carte di credito aziendali: Offri potere d'acquisto flessibile e premi, ma richiedi controlli rigorosi per evitare spese eccessive. Funziona al meglio se abbinato a politiche chiare e strumenti di gestione delle spese.
- Carte di debito prepagate: Fornisce un accesso controllato ai fondi aziendali con limiti di spesa prevedibili basati su importi precaricati. Utile per la supervisione, anche se non consente di ottenere premi o cashback.
- Carte di credito aziendali: Richiedono il pagamento completo ad ogni ciclo di fatturazione e non sono limitati dai fondi precaricati, offrendo agli appaltatori flessibilità con una disciplina finanziaria integrata. Ideali per le aziende che desiderano avere il controllo senza limitare il potere d'acquisto.
Il Carta Slash Visa Platinum è una carta di credito aziendale che consente di ottenere fino al 2% di cashback e include potenti controlli di spesa e limiti personalizzabili. Poiché si sincronizza direttamente con la dashboard finanziaria Slash, è possibile ottenere visibilità in tempo reale sulla spesa, analisi dettagliate e monitoraggio automatico delle spese per ogni acquisto.
Le migliori scelte: 6 I migliori software per la gestione delle buste paga per i pagamenti agli appaltatori
Slash
L'infrastruttura di pagamento unificata e la dashboard di Slash forniscono gli strumenti necessari per soddisfare le esigenze dei collaboratori e mantenere il controllo delle vostre finanze. Con Slash, potete inviare bonifici ACH e telegrafici nazionali gratuiti, accedere a sistemi di trasferimento in tempo reale come RTP e FedNow, o emettere pagamenti denominati in USD tramite stablecoin on-ramp e off-ramp, offrendovi opzioni flessibili per ogni collaboratore. Le carte di credito Slash possono semplificare l'accesso dei collaboratori ai fondi aziendali, generando fino al 2% di cashback dagli acquisti relativi ai progetti. Dalla dashboard, i manager possono emettere carte virtuali illimitate, impostare regole di spesa personalizzate, raggruppare le carte per team e monitorare le spese in tempo reale. Slash si integra anche con QuickBooks e Xero, offrendoti l'accesso alla gestione delle fatture basata sull'intelligenza artificiale e a funzionalità che aiutano a mantenere la conformità fiscale IRS.
Increspatura
Rippling offre servizi di gestione delle retribuzioni dei collaboratori esterni nell'ambito della sua più ampia piattaforma di gestione della forza lavoro e delle risorse umane. Le aziende possono gestire l'inserimento dei nuovi assunti, calcolare le imposte sui salari ed elaborare i pagamenti con dati contabili e retributivi sincronizzati. La piattaforma di Rippling consolida le risorse umane, le retribuzioni, l'accesso IT e le autorizzazioni della forza lavoro in un'unica dashboard, anche se alcune funzionalità richiedono moduli aggiuntivi. La dipendenza di Rippling da più moduli aggiuntivi può renderlo più costoso e complesso del necessario per i team che necessitano solo del pagamento dei collaboratori esterni.
Gusto
Gusto è un sistema di gestione delle buste paga progettato per le aziende che desiderano pagamenti semplici e una gestione integrata dei moduli fiscali e 1099. I collaboratori possono registrarsi autonomamente, aggiornare le proprie informazioni e impostare bonifici diretti. Gusto prepara e archivia automaticamente i moduli 1099-NEC ogni anno, riducendo il carico di lavoro amministrativo per i piccoli team. Tuttavia, Gusto è più costoso di molte alternative; il piano riservato ai collaboratori ha un costo base mensile di 35 $, più un supplemento di 6 $ al mese per ogni persona.
Libro paga Quickbooks
QuickBooks Payroll si integra direttamente con QuickBooks Online, rendendolo una scelta conveniente per le aziende che gestiscono la propria contabilità nello stesso ecosistema. I collaboratori esterni possono essere aggiunti rapidamente e pagati con bonifici diretti; inoltre, gli amministratori possono semplificare la conformità grazie alla possibilità di creare e inviare elettronicamente i moduli 1099-NEC. Poiché i dati dei collaboratori esterni vengono inseriti direttamente nel libro mastro, la riconciliazione è semplice per i team che già utilizzano QuickBooks. Tuttavia, essendo strettamente legato all'ecosistema QuickBooks, offre poca flessibilità alle aziende che utilizzano altri strumenti di contabilità o che necessitano di opzioni di pagamento più sofisticate.
Deel
Deel è una piattaforma per la gestione delle buste paga, delle risorse umane e dell'accesso IT specializzata nella gestione delle buste paga e della conformità dei collaboratori internazionali, che aiuta le aziende ad assumere lavoratori oltre confine. La piattaforma supporta pagamenti in oltre 20 valute locali e può aiutare a gestire l'inserimento dei nuovi assunti con contratti localizzati. Deel può essere utile per le aziende con una forza lavoro distribuita che necessitano di assistenza per orientarsi tra le norme internazionali in materia di lavoro e fiscalità. Sebbene offra funzionalità di pagamento globali, gli strumenti di Deel possono risultare più complessi del necessario per le aziende che lavorano esclusivamente con collaboratori con sede negli Stati Uniti.
Libro paga Square
Square Payroll offre semplici funzionalità di pagamento dei collaboratori esterni progettate principalmente per le piccole imprese e i team del settore dei servizi. I pagamenti possono essere effettuati tramite bonifico automatico, i collaboratori possono registrare le proprie informazioni e i moduli 1099-NEC vengono preparati e archiviati automaticamente. Gli strumenti per collaboratori di Square si integrano con la più ampia suite di prodotti POS e di fatturazione di Square, rendendola un'opzione conveniente per le aziende che già utilizzano Square per le operazioni quotidiane. Tuttavia, la sua funzionalità rimane incentrata sulla gestione dei pagamenti piuttosto che su controlli avanzati della spesa o opzioni di pagamento multi-rail.
Cosa considerare nella scelta di un software per la gestione delle buste paga dei collaboratori esterni
Poiché l'assunzione di collaboratori indipendenti comporta alcune considerazioni specifiche, quali requisiti di inserimento, restrizioni legate alla sede di lavoro e preferenze di pagamento, può essere utile porre le domande giuste prima di scegliere un software per la gestione delle buste paga:
Come devo gestire le imposte dei collaboratori esterni?
A differenza dei dipendenti a tempo pieno, i collaboratori indipendenti pagano le proprie imposte e forniscono all'azienda che li assume un modulo W-9 (o W-8 per i lavoratori stranieri) invece di compilare un modulo W-4. Alla fine dell'anno, l'azienda che li ha assunti deve generare e inviare un modulo 1099-NEC a tutti i collaboratori che hanno ricevuto un compenso pari o superiore a 600 dollari. L'azienda è responsabile della presentazione di questo modulo all'IRS e della consegna di una copia al collaboratore. Per le aziende che gestiscono più collaboratori, l'utilizzo di un software che crea e archivia automaticamente i moduli 1099-NEC può rendere più efficiente la stagione fiscale e ridurre gli errori di rendicontazione.
Di quanti appaltatori ha bisogno la mia azienda?
Per determinare il numero di appaltatori necessari alla tua azienda, occorre innanzitutto comprendere la complessità del lavoro da svolgere. Aggiungere più collaboratori esterni può aumentare la capacità produttiva e aiutare a velocizzare i progetti, ma aumenta anche il carico di lavoro amministrativo, di supervisione e di elaborazione dei pagamenti, soprattutto se si utilizzano strumenti che non sono stati progettati per essere scalabili. Slash aiuta la tua azienda a gestire una forza lavoro in crescita senza stress aggiuntivi, automatizzando i pagamenti su più canali, fornendo visibilità in tempo reale sulle spese e semplificando la contabilità e la preparazione delle dichiarazioni fiscali attraverso le integrazioni con QuickBooks e Xero.
Con quale frequenza devo pagare gli appaltatori?
I collaboratori indipendenti negoziano solitamente i termini di pagamento con il cliente durante la fase di stipula del contratto. È importante rispettare tali condizioni, poiché ciò contribuisce a creare fiducia e a prevenire controversie contrattuali. Le strutture di pagamento più comuni includono pagamenti ricorrenti (ad esempio settimanali o mensili), pagamenti basati su traguardi raggiunti, anticipi e fatturazione in base al tempo e ai materiali utilizzati. L'utilizzo di un sistema di pagamento con opzioni di trasferimento flessibili e automatizzate, come Slash, rende più facile rispettare i metodi di pagamento preferiti dai collaboratori ed evitare di perdere talenti a causa di capacità di pagamento limitate.
In che modo la sede dell'appaltatore influisce sul pagamento?
Quando si assumono collaboratori a livello nazionale, è importante seguire le linee guida statali e le normative dell'IRS per garantire la conformità. I sistemi di pagamento automatizzati e le funzionalità fiscali integrate possono aiutare a risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori. Assumere collaboratori internazionali può essere più complesso, poiché i pagamenti transfrontalieri spesso comportano costi aggiuntivi e presentano difficoltà operative. La tua azienda deve assicurarsi di essere aggiornata e conforme alle norme fiscali e sul lavoro sia nel tuo Paese che in quello del collaboratore. Per un'analisi più approfondita di questi requisiti e per scoprire come Slash supporta i pagamenti globali tramite bonifici internazionali e criptovalute, consulta la nostra recente guida sul pagamento dei collaboratori internazionali.
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Slash aiuta le imprese appaltatrici a semplificare i pagamenti, ridurre i costi amministrativi ed eliminare le inefficienze legate alla gestione di più strumenti di pagamento.
Con il supporto per ACH, bonifici, RTP, FedNow, stablecoin e trasferimenti internazionali, Slash ti offre tutti i metodi di pagamento di cui hai bisogno in un'unica dashboard unificata. Integrando i dati delle tue transazioni con QuickBooks, la tua azienda può semplificare la contabilità, automatizzare la gestione delle fatture e rafforzare la procedura di conformità.
Con le carte di credito aziendali Slash, ottieni la flessibilità e i vantaggi di una carta di credito con i controlli di spesa prevedibili di una soluzione di debito. Guadagna fino al 2% di cashback, emetti carte virtuali e fisiche illimitate, imposta limiti di spesa granulari e monitora ogni transazione in tempo reale, aiutandoti a mantenere i progetti nel rispetto del budget e garantendo al contempo che gli appaltatori dispongano sempre dei fondi necessari.
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Domande frequenti
Quali tipi di pagamenti posso effettuare tramite Slash?
Slash offre pagamenti nazionali illimitati e gratuiti tramite ACH, bonifico bancario, RTP e FedNow. Per i pagamenti internazionali, è possibile inviare bonifici internazionali tramite la rete SWIFT in oltre 160 paesi. Slash include anche on-ramp e off-ramp integrati per stablecoin, che consentono di inviare pagamenti in USD utilizzando USDC, USDT o USDSL. E per gli acquisti quotidiani, Slash fornisce carte di credito aziendali con controlli personalizzabili per i dipendenti e le spese.
Come possono le aziende garantire la conformità gestendo diversi metodi di pagamento?
Le aziende possono garantire la conformità raccogliendo i moduli fiscali appropriati, standardizzando le procedure di pagamento e utilizzando software che automatizzano la generazione e l'archiviazione dei moduli 1099-NEC. La centralizzazione dei registri relativi a pagamenti, approvazioni e fatture semplifica il rispetto dei requisiti dell'IRS e dello Stato.
Come possono le aziende monitorare e riconciliare in modo efficiente i pagamenti dei fornitori?
Il modo più semplice per tenere traccia dei pagamenti agli appaltatori è utilizzare una piattaforma finanziaria che consolida pagamenti, fatture e transazioni con carta in un unico posto. La categorizzazione automatizzata e la reportistica in tempo reale eliminano gran parte del lavoro manuale associato alla riconciliazione.
