Automazione della contabilità sanitaria: semplificazione delle fatture e dei pagamenti

Come automatizzare la contabilità fornitori nel settore sanitario per garantire accuratezza e conformità

Le aziende farmaceutiche e i fornitori di servizi sanitari operano in un contesto in cui la gestione dei debiti (AP) riveste un'importanza particolarmente elevata. Le catene di approvvigionamento sono soggette a rigide normative, che rendono le verifiche contabili una parte integrante delle operazioni. Lo sviluppo e la produzione dei prodotti richiedono ingenti investimenti di capitale, il che comporta una maggiore pressione sulla gestione disciplinata del flusso di cassa. Ma soprattutto, l'affidabilità e la qualità dei prodotti sanitari influiscono in ultima analisi sui risultati dei pazienti negli ospedali, nelle cliniche e nelle strutture di assistenza prolungata.

L'implementazione dell'automazione nel flusso di lavoro della contabilità fornitori è uno dei modi in cui le organizzazioni sanitarie possono affrontare queste sfide. Riducendo la dipendenza dai processi manuali e standardizzando il modo in cui le fatture e i pagamenti vengono gestiti all'interno dell'azienda, l'automazione può contribuire a migliorare l'accuratezza, supportare la preparazione alle verifiche contabili e offrire ai team finanziari una visibilità più chiara degli obblighi in sospeso.

In questa guida analizzeremo come le organizzazioni sanitarie possono ottimizzare la contabilità fornitori attraverso l'automazione, esaminando i potenziali vantaggi, le sfide comuni nell'implementazione e le caratteristiche che possono essere più importanti nella valutazione delle diverse soluzioni software. Spiegheremo anche come Slash sia una piattaforma bancaria aziendale in grado di soddisfare le esigenze dei professionisti finanziari del settore sanitario, con flussi di pagamento sicuri, visibilità in tempo reale sulla spesa e carte aziendali che consentono di ottenere fino al 2% di cashback.¹

Che cos'è l'automazione nella contabilità fornitori nel settore sanitario?

I debiti commerciali si riferiscono alle obbligazioni di debito a breve termine che un'azienda ha nei confronti dei propri fornitori per beni e servizi acquistati a credito. Per i produttori e i fornitori del settore sanitario, ciò include in genere i pagamenti per materiali, produzione a contratto, servizi di collaudo, logistica e attrezzature specializzate. Questi pagamenti possono essere effettuati tramite bonifici bancari, carte di credito o di debito, o altri accordi di finanziamento a breve termine legati agli acquisti.

Ciò che distingue i conti fornitori nel settore sanitario da quelli di altri settori è il contesto normativo che disciplina tali transazioni. Alcune normative che le aziende sanitarie potrebbero dover prendere in considerazione al momento di pagare beni e servizi includono:

• Normative FDA: Stabilisce gli standard relativi alla sicurezza, alla qualità e all'etichettatura dei farmaci e dei dispositivi medici. Autorizza ed esegue audit relativi all'integrità della catena di approvvigionamento.
• HIPAA (Legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria): Richiede rigorose misure di sicurezza per le informazioni sanitarie dei pazienti che potrebbero comparire nelle fatture o nei registri di pagamento.
• DSCSA (Legge sulla sicurezza della catena di approvvigionamento dei farmaci): Obbliga i sistemi elettronici a tracciare i farmaci soggetti a prescrizione medica e a prevenire le contraffazioni.
• ISO 13485: Regola i sistemi di gestione della qualità per i produttori di dispositivi medici.
• Buone pratiche di distribuzione (GDP): Fornisce indicazioni per mantenere la qualità dei prodotti farmaceutici durante lo stoccaggio e il trasporto.

L'automazione della contabilità fornitori non comporta solo una maggiore rapidità nei pagamenti. Comprende l'intero ciclo di vita delle fatture e dei pagamenti, inclusi l'acquisizione, la convalida, l'approvazione e il regolamento. Anziché esaminare manualmente le fatture, gli strumenti di automazione possono abbinarle ai contratti o agli ordini di acquisto, inoltrarle al responsabile dell'approvazione corretto e programmare i pagamenti in base alle condizioni del fornitore. Ogni fase viene registrata automaticamente, creando chiari percorsi di audit che supportano sia i controlli interni che le revisioni normative esterne.

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Quali sfide potrebbero incontrare le organizzazioni sanitarie nella gestione dei conti fornitori?

Le organizzazioni sanitarie spesso gestiscono i conti fornitori attraverso catene di approvvigionamento complesse, quadri normativi rigorosi e vincoli di flusso di cassa stringenti. Di seguito sono riportate alcune informazioni aggiuntive sui fattori che possono rendere i processi AP manuali particolarmente inefficienti per le aziende sanitarie:

Formati di fatturazione non uniformi

I fornitori di servizi sanitari possono affidarsi a diversi sistemi scollegati tra loro per gestire i pagamenti relativi a fatture e ordini di acquisto. Alcuni fornitori di materiali potrebbero richiedere l'accesso tramite portali dedicati, i laboratori di analisi potrebbero affidarsi a fatture inviate via e-mail e le cliniche più piccole potrebbero ancora inviare fatture cartacee per posta. Senza un modo per scansionare e organizzare automaticamente questi documenti, i team AP devono normalizzare manualmente i dati delle fatture prima che questi vengano inseriti nel sistema contabile, il che può aumentare il rischio di errori di inserimento dati, approvazioni mancate, pagamenti duplicati o fatture elaborate senza un'adeguata convalida.

Requisiti di conformità

I produttori del settore sanitario sono soggetti a rigide normative finanziarie e relative alla catena di approvvigionamento che richiedono una documentazione accurata e tracciabilità dei controlli. Le leggi sulla catena di approvvigionamento, come il Drug Supply Chain Security Act (DSCSA), possono comportare regolari controlli esterni condotti dalla FDA. Durante tali controlli, alle organizzazioni può essere richiesto di dimostrare che i pagamenti ai fornitori hanno seguito flussi di lavoro di approvazione definiti, sono stati effettuati a fornitori approvati e sono stati supportati da una documentazione completa e accurata.

Esposizione al rischio operativo

Poiché lo sviluppo, la produzione e la distribuzione di forniture mediche possono richiedere ingenti investimenti di capitale, le inefficienze o le perdite di ricavi nel processo AP possono comportare gravi conseguenze finanziarie. I problemi di pagamento possono anche ritardare i programmi di produzione, compromettere le tempistiche normative o limitare l'accesso ai materiali necessari per soddisfare la domanda dei clienti. Nel tempo, questi rischi possono influire sia sulla continuità operativa della vostra azienda che sulla sostenibilità finanziaria a lungo termine.

Metodi di pagamento inefficienti

Uno studio del 2025 ha rilevato che solo il 7% dei professionisti della finanza sanitaria negli Stati Uniti utilizzava attivamente innovazioni di pagamento, suggerendo che una quota significativa dei pagamenti sanitari potrebbe ancora essere elaborata con metodi obsoleti. Sebbene gli assegni cartacei rimangano uno dei metodi di pagamento meno ottimizzati oggi, affidarsi esclusivamente ai tradizionali canali bancari per i bonifici elettronici può anche limitare la capacità di inviare trasferimenti in modo rapido o conveniente. Questi metodi di pagamento possono rallentare i tempi di pagamento lungo tutta la catena di fornitura e introdurre inefficienze a valle.

Gestione di relazioni complesse con fornitori e clienti

I fornitori di servizi sanitari operano spesso tra due gruppi finanziariamente complessi. Gli operatori sanitari possono trovarsi ad affrontare problemi di liquidità a causa dei cicli di rimborso o dei ritardi nelle richieste di rimborso. Quando si lavora con fornitori specializzati, può essere necessario effettuare pagamenti transfrontalieri per sostenere servizi di produzione a basso costo o test specialistici. Data la complessità dell'invio e della ricezione dei pagamenti nel settore sanitario, l'accesso a una serie diversificata di metodi di pagamento e strumenti di previsione finanziaria può aiutare a migliorare i rapporti con i partner commerciali e a supportare meglio la pianificazione operativa.

Quali sono i vantaggi dell'elaborazione automatizzata dei pagamenti nel settore sanitario?

L'automazione della contabilità fornitori può migliorare significativamente il modo in cui le organizzazioni sanitarie gestiscono le operazioni finanziarie. I vantaggi descritti di seguito evidenziano come l'automazione favorisca l'accuratezza, la visibilità e la conformità:

Maggiore precisione e costi di elaborazione ridotti

Il software di automazione AP può utilizzare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'estrazione intelligente dei dati per acquisire automaticamente i dettagli delle fatture, eliminando la maggior parte degli errori di immissione dati. Il sistema può anche incrociare le fatture con gli ordini di acquisto e i contratti per segnalare eventuali discrepanze prima che il pagamento venga elaborato. Questo triplo controllo può aiutare a prevenire sia errori involontari che frodi.

Gestione più efficiente del flusso di cassa

Le soluzioni di automazione possono acquisire e registrare le fatture in tempo reale non appena arrivano, offrendo ai team finanziari una visibilità immediata sui debiti in sospeso. Questa visibilità consente una previsione più accurata del flusso di cassa e una gestione più efficace del capitale circolante, con i debiti chiaramente suddivisi per fornitore, reparto o centro di costo. Per esigenze di flusso di cassa più ampie, il finanziamento di capitale di Slash fornisce accesso a finanziamenti flessibili a breve termine direttamente attraverso la dashboard, aiutando le organizzazioni a gestire la liquidità quando si verificano differenze temporali.⁵

Misure rafforzate per la protezione dei dati personali

Le moderne piattaforme di automazione AP progettate per il settore sanitario incorporano funzionalità di sicurezza in linea con i requisiti HIPAA. Ciò include la crittografia dei dati inattivi e in transito, controlli di accesso basati sui ruoli che garantiscono che il personale visualizzi solo le fatture pertinenti alle proprie responsabilità, la registrazione sicura di tutti gli accessi ai dati e la conformità agli standard SOC 1 e SOC 2.

Integrazioni di sistema senza soluzione di continuità

Le soluzioni di automazione più efficaci non funzionano in modo isolato, ma si integrano perfettamente con l'infrastruttura tecnologica esistente. Per le organizzazioni sanitarie, ciò significa in genere collegarsi al proprio sistema ERP (come Sage Intacct, Oracle, SAP o altri), al proprio sistema di cartelle cliniche elettroniche, alle piattaforme di approvvigionamento e ai sistemi bancari. Slash si integra con QuickBooks e Xero e la sua API è in grado di supportare la condivisione automatizzata dei dati tra i sistemi finanziari.

Quali sono le caratteristiche dei migliori software automatizzati per la gestione dei pagamenti?

Nel valutare le soluzioni di automazione AP, le organizzazioni sanitarie dovrebbero dare priorità alle funzionalità che supportano la conformità, il controllo e la flessibilità senza aggiungere complessità operativa:

• Conformità SOC 1 / SOC 2: La tua piattaforma finanziaria dovrebbe soddisfare gli stessi standard di sicurezza e controllo previsti per tutta la catena di fornitura sanitaria. Slash è una piattaforma bancaria aziendale conforme allo standard SOC 2 Tipo II, il che significa che i controlli sulla sicurezza dei dati dei clienti vengono regolarmente verificati per soddisfare rigorosi requisiti di affidabilità e conformità.
• Carte aziendali di alto valore: Centralizza la raccolta delle ricevute tra i vari team e ottieni fino al 2% di cashback sulla spesa con la carta Slash Visa Platinum. Ciò consente alle organizzazioni sanitarie di compensare i costi operativi e reindirizzare i risparmi verso esigenze che richiedono un investimento di capitale.
• Diversi canali di pagamento: Slash supporta ACH nazionali e internazionali, bonifici bancari verso oltre 180 paesi e pagamenti in tempo reale su reti come RTP e FedNow. La piattaforma supporta anche on-ramp e off-ramp tra USD e stablecoin come USDC e USDT, consentendo alle organizzazioni di detenere, inviare e ricevere dollari digitali su più blockchain supportate.⁴
• Finanziamenti facilmente accessibili: La spesa sanitaria può essere imprevedibile. I pagamenti da parte di Medicare, Medicaid e assicuratori privati ai vostri clienti possono subire ritardi, mettendo a dura prova il flusso di cassa della vostra azienda. Slash offre finanziamenti di capitale circolante con termini di rimborso flessibili di 30, 60 o 90 giorni per sostenere le esigenze di liquidità a breve termine.
• Controlli automatizzati delle spese: Le transazioni con carta, i bonifici bancari e i pagamenti delle fatture possono essere esportati direttamente in QuickBooks per automatizzare la riconciliazione e ridurre il lavoro manuale. Questa integrazione supporta una rendicontazione delle spese più accurata e semplifica i processi a valle come la revisione contabile e la preparazione delle dichiarazioni fiscali.
• Integrazioni contabili: Esporta tutte le transazioni con carta, i bonifici bancari, i pagamenti delle fatture e altro ancora in QuickBooks per automatizzare la riconciliazione, la rendicontazione delle spese, la preparazione delle dichiarazioni fiscali e altro ancora.

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Supporta i flussi di lavoro automatizzati della contabilità fornitori con Slash

Nel settore sanitario, la contabilità fornitori è più di una semplice funzione di back-office. Quando i processi di contabilità fornitori sono lenti, incoerenti o soggetti a errori, l'impatto può ripercuotersi sulla catena di approvvigionamento, sui programmi di produzione e, in ultima analisi, sulla cura dei pazienti. L'automazione della contabilità fornitori aiuta le organizzazioni sanitarie a ridurre il rischio operativo, a mantenere la prontezza per gli audit e a creare un flusso di cassa più prevedibile in un ambiente in cui la tempistica e la conformità sono fondamentali.

Dando struttura e visibilità alle approvazioni delle fatture e ai pagamenti, l'automazione AP rafforza la resilienza finanziaria. I team finanziari ottengono una visione più chiara degli obblighi, un controllo più rigoroso sulla spesa e la certezza che i processi possano adattarsi all'evoluzione delle normative e alla crescita delle operazioni. Questa coerenza favorisce relazioni più solide con i fornitori e garantisce la disponibilità di forniture e servizi essenziali quando sono più necessari.

Slash aiuta le organizzazioni sanitarie a modernizzare la contabilità fornitori combinando flussi di lavoro di pagamento sicuri, visibilità in tempo reale e controlli integrati che supportano la conformità senza aggiungere complessità. Con la giusta infrastruttura finanziaria in atto, i team sanitari possono concentrarsi meno sulla gestione del rischio finanziario e più sulla fornitura di cure affidabili e di alta qualità.

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Domande frequenti

Quali tipi di organizzazioni sanitarie possono trarre vantaggio dall'automazione AP?

I produttori di dispositivi sanitari, le aziende farmaceutiche, i fornitori e i prestatori di servizi con reti di fornitori complesse e requisiti normativi spesso traggono il massimo vantaggio da una soluzione di automazione AP come Slash.

L'automazione AP sostituisce il software di contabilità?

No. Gli strumenti di automazione AP si integrano solitamente con i sistemi contabili (ad esempio, le integrazioni di Slash con QuickBooks e Xero) per semplificare l'elaborazione delle fatture e i pagamenti, non per sostituire le funzioni contabili principali.

In che modo l'automazione AP supporta la conformità?

I flussi di lavoro automatizzati creano processi di approvazione e percorsi di audit coerenti, rendendo più facile dimostrare la conformità durante le revisioni interne o gli audit esterni. Inoltre, i fornitori di servizi finanziari conformi allo standard SOC 2 Tipo II come Slash danno la priorità alla sicurezza dei dati relativi agli account e alle informazioni di pagamento, il che può aiutare a salvaguardare i dati sanitari sensibili.