Guida all'automazione della contabilità fornitori per le piccole imprese

I piccoli team devono destreggiarsi con risorse limitate. Senza soluzioni di automazione intelligenti, le attività di routine possono accumularsi, consumare tempo prezioso e rendere più difficile la gestione del flusso di cassa. Gli strumenti giusti possono aiutare la tua azienda con i carichi di lavoro finanziari e operativi, trasformando le attività manuali in flussi di lavoro ottimizzati con tempi di risposta più rapidi, meno errori e una migliore efficienza complessiva.

Esistono diversi modi per automatizzare i processi aziendali. Uno dei metodi principali è l'automazione della contabilità fornitori. La contabilità fornitori (AP) riguarda le passività correnti e il denaro dovuto ai fornitori, rendendola un processo finanziario e di valore essenziale per la tua azienda. In questa guida ci concentreremo sull'automazione della contabilità fornitori: cos'è, come funziona e come può far risparmiare tempo ed energia alla tua azienda.

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori e perché è importante per le piccole imprese?

I debiti commerciali (AP) si riferiscono al denaro che la tua azienda deve ai fornitori dopo l'acquisto e la ricezione di un bene o servizio. Gli AP sono essenzialmente l'opposto dei crediti commerciali (AR), che riflettono ciò che i clienti ti devono dopo che hai fornito loro un bene o un servizio. Entrambi sono valori importanti nel tuo bilancio, ma possono diventare complicati con l'elaborazione delle fatture, le approvazioni e i pagamenti di chiusura puntuali.

L'AP è una passività corrente per la tua azienda ed è importante monitorarla, elaborarla correttamente e pagare i fornitori entro le scadenze concordate. Pertanto, affidarsi all'elaborazione manuale può essere rischioso, rendendo la tua azienda vulnerabile a errori costosi e limitando il tempo che potresti dedicare ad altre attività essenziali. Le soluzioni di automazione relative alla contabilità fornitori contribuiranno a semplificare l'intero processo riducendo il lavoro manuale in diversi ambiti:

Principali attività relative ai debiti che è possibile automatizzare

L'automazione dell'AP semplifica le attività manuali ripetitive, riduce gli errori e garantisce flussi di lavoro più puliti. Alcune delle aree chiave in cui potrai constatare i vantaggi dell'automazione:

Corrispondenza delle fatture. Utilizzo dell'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e dell'apprendimento automatico per estrarre dati (fornitori, date, importi, imposte, ecc.) da documenti digitali, fatture cartacee scansionate e ricevute. L'inserimento automatico dei dati consente quindi di elaborare queste informazioni e velocizzare la riconciliazione.
Riconciliazione automatica. Analogamente alla corrispondenza delle fatture, la riconciliazione automatizzata classifica automaticamente le spese per una maggiore efficienza.
Relazioni con i fornitori. Notifica automatica ai fornitori quando le fatture vengono ricevute, approvate o programmate per il pagamento. Spesso è anche possibile automatizzare il processo di correzione delle fatture, i promemoria e la creazione di moduli e fatture per i fornitori.
Percorso di approvazione. L'automazione delle approvazioni consente di selezionare le corrispondenze, semplificando il processo. L'automazione può essere utilizzata anche per tenere traccia delle approvazioni. Ciò risulta utile per le tracce di audit o, più in generale, per tenere traccia della cronologia delle approvazioni.
Pianificazione dei pagamenti. L'automazione consente di programmare l'invio dei pagamenti in modo da ottimizzare il flusso di cassa, assicurandosi al contempo di non perdere scadenze di pagamento importanti.
Elaborazione dei pagamenti. Imposta i termini e limita il numero di approvazioni manuali che devi rilasciare, semplificando il lavoro dei responsabili delle approvazioni.

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Le principali sfide relative ai debiti commerciali che le piccole imprese devono affrontare

I mal di testa sono comuni per i piccoli team che gestiscono i flussi di lavoro organizzativi relativi a fatture, accordi con i fornitori e altro ancora. Sapere quali sfide aspettarsi quando si ha a che fare con la contabilità fornitori ti aiuterà a migliorare il tuo flusso di lavoro AP automatizzato:

Immissione manuale dei dati che richiede molto tempo. Aggiungere date, importi, imposte e altro a mano è un'operazione comune nella contabilità fornitori. Fortunatamente, l'OCR e altri strumenti automatizzati semplificano notevolmente questa operazione. Le funzionalità basate su cloud e digitalizzate riducono ulteriormente le difficoltà legate all'archiviazione e alla conservazione di ricevute o documenti cartacei.
Pagamenti mancati o ritardati. I pagamenti mancati possono comportare commissioni costose, danneggiare il credito e i rapporti con i fornitori e influire sul flusso di lavoro contabile complessivo. L'automazione dei programmi delle transazioni può evitare il rischio di mancati pagamenti in futuro.
Mancanza di integrazione con gli strumenti di contabilità. Quando la contabilità è separata dall'elaborazione dei conti fornitori, può comportare un notevole carico di lavoro manuale e una contabilità disordinata. Le piattaforme di gestione finanziaria come Slash¹ offrono strumenti con funzioni integrate di monitoraggio delle spese, elaborazione delle fatture e integrazione con strumenti contabili. Grazie a un'unica dashboard, la contabilità e i conti fornitori vengono semplificati, facilitando il lavoro dei team contabili.
Difficoltà nella gestione del flusso di cassa. È frequente che le fatture arrivino in modo irregolare, che le approvazioni subiscano ritardi, che gli sconti vengano persi o che i pagamenti dell'ultimo minuto comportino l'addebito di commissioni. L'automazione centralizza le fatture, evidenzia le scadenze e pianifica automaticamente i pagamenti in modo che vengano effettuati al momento giusto. Ciò ti aiuterà non solo a ottimizzare il flusso di cassa, ma anche a evitare commissioni di mora e potenzialmente a ottenere sconti.

Vantaggi principali dell'automazione della contabilità fornitori.

Elaborazione e approvazione delle fatture più rapide. L'automazione può utilizzare l'OCR e l'apprendimento automatico per leggere documenti cartacei digitali e scansionati al fine di estrarre e archiviare i dati.
Meno errori hanno migliorato la precisione. Gli errori sono prevedibili. Gli strumenti automatizzati sono in grado di individuare errori quali voci duplicate, discrepanze e frodi. Inoltre, gli strumenti di automazione AP possono essere utilizzati per prevenire gli errori prima che si verifichino, offrendo un'acquisizione dati standardizzata e un confronto dei dati basato su OCR o machine learning da fatture, ricevute e ordini di acquisto.
Migliore visibilità sul flusso di cassa. I sistemi di gestione finanziaria come Slash offrono dashboard in cui è possibile visualizzare gli obblighi attuali e futuri, le scadenze di pagamento e lo stato attuale del flusso di cassa, fornendo un quadro più chiaro della situazione attuale e futura della liquidità.
Relazioni più solide con i fornitori. Pagamenti puntuali e regolari e avvisi di pagamento automatizzati migliorano la comunicazione e riducono le controversie, il che può favorire condizioni migliori nel tempo.
Integrazione contabile. La sincronizzazione bidirezionale con il libro mastro mantiene allineati i registri dei fornitori, le fatture e i pagamenti e conserva una traccia di controllo completa.
ROI tangibile e risparmi a lungo termine. Costi di elaborazione inferiori, meno penali per ritardi, maggiore acquisizione degli sconti e riduzione del lavoro contribuiscono a generare risparmi nel tempo. I risultati tangibili dell'automazione AP sono visibili anche in altri modi:

Risultati tangibili dell'automazione AP

Riducendo il lavoro manuale e abbreviando i tempi di consegna, l'automazione AP offre una serie di vantaggi tangibili per la tua azienda. Di seguito sono elencati alcuni modi in cui la tua azienda può ottenere vantaggi tangibili, che si traducono in più tempo, denaro ed energia per i tuoi team:

Riduci i tempi di fatturazione fino all'80%. Il routing automatizzato, i promemoria, l'approvvigionamento e la corrispondenza delle fatture ridurranno i tempi di elaborazione dei conti fornitori in tutte le fasi, dall'ordine di acquisto alla fattura, dalla ricezione all'approvazione, fino al pagamento e alla soddisfazione dei fornitori.
Aumenta i crediti senza ampliare il tuo team. L'automazione AP può tradursi in una maggiore gestione del carico di lavoro da parte di team di dimensioni invariate, consentendo un risparmio sui costi di manodopera.
Tempo. Grazie all'automazione, l'elaborazione delle fatture diventa più semplice, veloce ed efficiente. In poche parole, questo si traduce in più tempo a tua disposizione.

Come implementare l'automazione AP nella tua azienda

Fase 1: Valutare il flusso di lavoro AP attuale

Per prima cosa, occorre ottenere un quadro chiaro del processo attuale. A tal fine, può essere utile suddividere le fasi di un tipico flusso di lavoro di elaborazione dei conti fornitori:

Assunzione: Le fatture possono essere consegnate tramite e-mail, PDF, fisicamente o con un altro metodo. Identifica da dove stai prelevando e dove stai archiviando i dati delle fatture.
Recensione: Controlla le informazioni, aggiungi PO, informazioni sul fornitore, progetto e altre informazioni rilevanti.
Partita: Abbina le fatture alle ricevute o agli ordini di acquisto e segnala eventuali discrepanze.
Approvare: Approvazione dei pagamenti una volta che tutte le informazioni sono state inserite e verificate come corrette.
Pagamento: Individua una data e un calendario di pagamento ottimizzati, quindi invia i pagamenti corretti tramite bonifici supportati, in genere ACH, bonifici bancari, RTP o assegni cartacei.
Relazione: Conserva i dati per future verifiche fiscali e dichiarazioni dei redditi.

Fase 2: Identificare le attività ripetitive o soggette a errori

Se il tuo team non riesce a effettuare i pagamenti, gestisce in modo errato gli abbinamenti o ha difficoltà con un'altra fase del processo, è importante identificare dove si trova il problema in modo da poter procedere con la giusta automazione.

Passaggio 3: scegli un software adatto alle tue dimensioni e alle tue integrazioni

Sono disponibili numerosi strumenti di gestione finanziaria e automazione. Slash è una piattaforma finanziaria che si integra con strumenti di contabilità, offre il monitoraggio delle fatture e semplifica i bonifici ACH e bancari. Inoltre, il design a dashboard unica di Slash consente di gestire facilmente le diverse fasi del processo AP, in modo da poter identificare le aree problematiche e implementare la giusta automazione dove necessario.

Fase 4: Garantire l'inserimento e la formazione del team

L'automazione può portare il tuo team solo fino a un certo punto. È fondamentale trovare le persone giuste per monitorare e gestire l'AP e altri processi finanziari. Una volta creato il tuo team, fornisci loro gli strumenti e gli accessi adeguati affinché possano avere successo. Gli effetti aiuteranno la tua azienda a ridurre i rischi ed evitare mancati pagamenti.

Fase 5: Monitorare le prestazioni e ottimizzare regolarmente

Non è realistico aspettarsi di trovare immediatamente le soluzioni giuste per i processi finanziari e di contabilità fornitori. Essere pazienti, monitorare costantemente le prestazioni e implementare nuove soluzioni man mano che si presentano sono ottimi metodi per tenere sotto controllo le proprie finanze e continuare a ottimizzare il flusso di lavoro.

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I migliori strumenti di automazione AP per le piccole imprese

I software di automazione AP possono essere molto utili. Fortunatamente, esistono diversi strumenti con funzionalità di automazione AP integrate. Ecco una panoramica di alcune delle migliori opzioni attualmente disponibili:

1. QuickBooks

Offerte principali: un sistema di contabilità con opzioni di gestione delle fatture e di elaborazione dei pagamenti.

Monitoraggio delle fatture, approvazioni di base, integrato con strumenti AP e AR come Quadient. Comunemente supportato da piattaforme bancarie di terze parti come Slash che offrono l'integrazione di Quickbooks con software di gestione finanziaria generale.

2. Xero

Offerte principali: sistemi contabili con fatture, approvazioni e inserimento automatico dei dati.

Protezione dalle frodi (rilevamento dei duplicati, convalida dei fornitori), tracciamento delle fatture, integrato con strumenti e supportato da piattaforme bancarie di terze parti come Slash.

3. NetSuite

Offerte principali: sistema ERP completo, gestione AP, reportistica basata su cloud.

Offre un'ampia gamma di servizi finanziari, tra cui software ERP e software per la contabilità fornitori. Quest'ultimo offre funzionalità di tracciamento degli ordini di acquisto e delle fatture, pagamenti automatizzati e registrazione dei fornitori.

4. Taglio

Offerte principali: integrazioni contabili, carte aziendali², monitoraggio delle spese.

Integrazioni contabili con QuickBooks e Xero, oltre a software di gestione finanziaria, monitoraggio automatico delle spese, strumenti stablecoin³ e supporto bancario con Column, N.A.

Smart banking semplificato: perché scegliere Slash per l'automazione dell'AP

Slash è una piattaforma tecnologica finanziaria progettata per offrire strumenti finanziari su misura per il tuo settore. Le offerte principali di Slash includono integrazioni contabili, carte di credito, registri dettagliati delle carte e monitoraggio della cronologia delle spese, nonché conti aziendali.

La piattaforma finanziaria è progettata per rendere più veloci, semplici e automatizzate le attività di gestione finanziaria e contabile, come l'AP. Ecco alcune delle caratteristiche principali di Slash che ti aiutano a lavorare in modo più intelligente e veloce con strumenti automatizzati:

Gestione delle spese. Nella dashboard di Slash è possibile emettere carte fisiche e virtuali, impostare limiti di spesa e controlli sui commercianti e monitorare le transazioni in tempo reale con strumenti automatizzati di pagamento e rilevamento delle frodi.
Modalità di pagamento. Gli strumenti di pagamento automatizzati e basati su cloud consentono di autorizzare trasferimenti tramite ACH, bonifico bancario, RTP e stablecoin sulla dashboard di Slash.
Contabilità. Slash automatizza il processo AP con flussi di lavoro ottimizzati e strumenti di integrazione contabile. Nella stessa dashboard, gli utenti possono automatizzare le approvazioni, pianificare i pagamenti, monitorare le spese e duplicare i dati nella pagina contabile, integrata con QuickBooks. Insieme, il software di contabilità di Slash lo rende facile da usare ed efficiente.

Per le piccole imprese, gli imprenditori, i contabili fai-da-te o anche i commercialisti, Slash può aiutarti a tenere traccia dei tuoi libri contabili e a completare le attività più facilmente e con meno preoccupazioni per gli errori.

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¹ Slash Financial, Inc. è una società di tecnologia finanziaria e non è una banca. Servizi bancari forniti da Column N.A., membro FDIC.

² La Slash Platinum Card è una carta di credito Visa® emessa da Column N.A., su licenza di Visa U.S.A. L'approvazione è soggetta a requisiti di idoneità. Il saldo del conto deve essere pagato per intero ogni giorno. Potrebbero essere applicate quote associative mensili. Gli acquisti effettuati con la carta possono dare diritto a un rimborso in contanti. Per ulteriori informazioni, consultare il sito https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms.

³I servizi di conversione, trasferimento e custodia di criptovalute sono forniti da Bridge, non da Column, N.A. o Slash. Le criptovalute non sono custodite da alcuna banca, non sono assicurate dalla FDIC, possono subire fluttuazioni di valore e sono soggette a perdite. Si applicano termini e condizioni.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra conti fornitori e conti clienti?

I debiti commerciali (AP) sono i soldi che la tua azienda deve a fornitori e venditori per beni o servizi ricevuti. Sono indicati come passività correnti nel tuo bilancio. I crediti commerciali (AR) sono l'opposto: i soldi che i clienti ti devono per beni o servizi che hai fornito. Gli AR sono indicati come attività correnti.

Quali attività AP possono essere automatizzate?

Le attività chiave dell'AP che possono essere automatizzate includono: acquisizione e abbinamento dei dati delle fatture, abbinamento a tre vie (ordine di acquisto, ricevuta, fattura), flussi di lavoro di approvazione, pianificazione e elaborazione dei pagamenti, notifiche di pagamento ai fornitori e riconciliazione automatica con i sistemi contabili. L'automazione riduce gli errori di immissione manuale dei dati e accelera i tempi di elaborazione.

Di quanto l'automazione AP può ridurre i tempi di elaborazione delle fatture?

L'automazione AP può ridurre i tempi di elaborazione delle fatture fino all'80% rispetto all'elaborazione manuale. Eliminando l'inserimento manuale dei dati, automatizzando le approvazioni e programmando i pagamenti, le aziende possono elaborare le fatture in pochi giorni anziché in settimane. Questo miglioramento in termini di velocità aiuta anche a ottenere sconti per pagamenti anticipati ed evitare penali per ritardi nei pagamenti.

Quali sono i principali vantaggi dell'automazione AP per le piccole imprese?

I vantaggi principali includono: elaborazione e approvazione più rapide delle fatture, riduzione degli errori derivanti dall'inserimento manuale dei dati, maggiore visibilità sul flusso di cassa e sulle passività in sospeso, rafforzamento dei rapporti con i fornitori grazie alla puntualità dei pagamenti, integrazione perfetta con software di contabilità come QuickBooks e Xero e possibilità di aumentare il volume dei debiti senza aumentare il personale.