Spiegazione dei pagamenti EDI: casi d'uso e confronto con ACH ed EFT
I pagamenti EDI possono essere fraintesi. Anche se il termine può sembrare un metodo di trasferimento alternativo poco conosciuto, non è così. L'EDI, o scambio elettronico di dati, è un protocollo di condivisione dei dati che migliora il modo in cui vengono tracciate e gestite le transazioni finanziarie. Non è un metodo di pagamento autonomo, ma un modo standardizzato per scambiare dati di pagamento elettronicamente.
Comprendere come funzionano le transazioni EDI e come si integrano con i metodi di pagamento esistenti può aiutare le aziende a semplificare l'elaborazione dei pagamenti, migliorare la visibilità dei crediti e rafforzare i rapporti con i fornitori. Può anche aiutare a determinare se i pagamenti EDI sono la soluzione giusta per la tua azienda, poiché i sistemi EDI possono essere costosi da implementare e complessi da mantenere.
In questa guida spiegheremo tutto ciò che c'è da sapere sui pagamenti EDI, compresa la loro natura, il loro funzionamento, come si inseriscono nei sistemi di pagamento più ampi e i vantaggi che offrono. Discuteremo anche di come Slash possa fungere da soluzione di pagamento alternativa, fornendo vantaggi comparabili in termini di sicurezza e automazione senza la complessità di implementazione dell'EDI.¹
Con Slash, le aziende possono inviare fondi attraverso più canali di pagamento, condividere dati finanziari tra sistemi in tempo reale utilizzando l'API Slash e gestire i crediti attraverso strumenti integrati di gestione delle fatture e analisi dei flussi di cassa. Continua a leggere per saperne di più.
Che cos'è un pagamento EDI?
L'EDI, ovvero l'interscambio elettronico di dati, viene spesso discusso insieme ad altri metodi di trasferimento elettronico di fondi (EFT). Tuttavia, è importante chiarire che l'EDI di per sé non è un metodo di pagamento. L'EDI si riferisce a un formato di dati elettronico standardizzato che le aziende utilizzano per scambiarsi dati finanziari e documenti commerciali, comprese le informazioni relative ai pagamenti.
Quando la formattazione EDI viene applicata a un pagamento elettronico, può migliorare il modo in cui tale pagamento viene tracciato, elaborato e riconciliato. L'EDI consente la lettura automatica dei dettagli dei pagamenti elettronici da parte di sistemi informatici interconnessi, riducendo la necessità di inserire manualmente i dati e velocizzando l'elaborazione dei pagamenti tra i partner commerciali.
Un pagamento EDI include elementi di dati strutturati che descrivono la transazione finanziaria. Questi elementi sono organizzati in segmenti, ovvero codici che possono corrispondere a numeri di fattura, dettagli di rimessa, riferimenti di ordini di acquisto, informazioni sul pagatore e sul beneficiario e altre informazioni relative a un pagamento. Tali segmenti sono racchiusi in buste che garantiscono la corretta trasmissione delle transazioni EDI tra i sistemi EDI.
L'implementazione dei pagamenti EDI può garantire trasferimenti più rapidi e sicuri, maggiormente compatibili con i sistemi ERP o VAN, che spiegheremo più dettagliatamente in seguito.
Come inviano i pagamenti EDI le aziende?
Un punto di confusione comune è dove si inserisce l'EDI nel processo bancario. Il denaro stesso continua a muoversi tramite pagamenti EFT tradizionali, come transazioni ACH, bonifici bancari o depositi diretti. Ecco una breve panoramica di come funzionano i pagamenti EDI insieme ai trasferimenti elettronici di fondi:
- Un acquirente approva un pagamento per una o più fatture nel proprio sistema contabile o ERP.
- Il pagamento viene effettuato tramite un conto bancario utilizzando un bonifico elettronico, come un pagamento ACH, un bonifico bancario o altri pagamenti EFT.
- Allo stesso tempo, il software EDI genera file di transazione EDI standardizzati contenenti i dettagli dei pagamenti.
- Queste transazioni EDI vengono trasmesse elettronicamente al fornitore attraverso un sistema EDI concordato.
- Il sistema del fornitore applica automaticamente il pagamento alle fatture corrette utilizzando l'avviso di pagamento incorporato.
I 3 tipi di pagamenti EDI
I dati relativi ai pagamenti EDI possono essere scambiati in diversi modi, a seconda delle dimensioni dell'azienda, dei requisiti di integrazione e delle risorse tecniche disponibili. Di seguito sono riportati i tre modi più comuni di trasmissione dei pagamenti EDI, elencati in ordine dal più complesso al meno complesso:
Rete a valore aggiunto EDI
Una rete a valore aggiunto (VAN) è una rete privata che facilita lo scambio elettronico sicuro di documenti commerciali e transazioni finanziarie. Le VAN fungono da intermediari in grado di instradare le transazioni EDI tra le aziende, convalidare formati di dati sicuri (ad esempio ANSI X12, EDIFACT), fornire tracciati di controllo e conferme di consegna e gestire grandi volumi di ordini di acquisto e fatture.
Le grandi imprese possono utilizzare le VAN per integrare maggiormente l'EDI nei propri sistemi interni; tuttavia, le VAN possono essere costose da implementare e tecnicamente complesse da mantenere.
EDI diretto
L'EDI diretto, chiamato anche EDI punto-punto, stabilisce una connessione diretta tra i sistemi interni di due aziende utilizzando un protocollo di formattazione dati condiviso. La creazione di una connessione EDI diretta tra due aziende non richiede necessariamente una rete VAN, ma può richiedere solo un'interfaccia web o un software EDI.
L'EDI diretto funziona al meglio per i pagatori e i fornitori che intrattengono rapporti commerciali costanti e continuativi. I protocolli di comunicazione comunemente utilizzati nei trasferimenti EDI punto a punto includono AS2, SFTP e FTPS.
EDI web
Il Web EDI consente alle aziende di inviare e ricevere transazioni EDI tramite un'interfaccia basata su browser anziché un sistema completamente integrato. Il Web EDI può essere utilizzato dai fornitori più piccoli che hanno bisogno di partecipare ai pagamenti EDI senza investire in infrastrutture complesse.
Sebbene sia più facile da adottare, solitamente non dispone delle funzionalità di automazione, scalabilità e integrazione dei sistemi EDI basati su VAN.
Quali sono le differenze tra i pagamenti EDI e altri tipi di pagamenti elettronici?
La distinzione più importante da tenere presente è che l'EDI di per sé non è una forma di pagamento. Piuttosto, viene utilizzato insieme ad alcuni metodi di pagamento per strutturare i dati delle transazioni. I metodi descritti di seguito sono i meccanismi attraverso i quali i fondi vengono effettivamente trasferiti tra conti bancari:
Trasferimenti elettronici di fondi (EFT)
Un EFT si riferisce a qualsiasi pagamento elettronico che non coinvolge contanti o assegni cartacei. Ciò include pagamenti ACH, depositi diretti, transazioni con carte di debito e di credito, prelievi bancomat, bonifici bancari e altro ancora. EDI ed EFT possono essere confusi a causa della terminologia simile, ma hanno funzioni diverse.
Trasferimenti tramite Automated Clearing House (ACH)
Un pagamento ACH è un bonifico elettronico con sede negli Stati Uniti elaborato attraverso la rete Automated Clearing House. Di solito, i bonifici ACH hanno un costo inferiore rispetto ad altri metodi di bonifico bancario e possono richiedere da un giorno a una settimana per essere trasferiti, a seconda della destinazione.
ACH è una rete bancaria specifica degli Stati Uniti, ma esistono reti equivalenti in altri paesi, come SEPA nell'Unione Europea, BACS nel Regno Unito o BECS in Australia. Global ACH, un'opzione di trasferimento offerta da Slash, ha origine nel sistema ACH e viene regolata su reti estere equivalenti. ACH può essere utilizzato per inviare pagamenti in formato EDI.
Bonifici bancari
I bonifici bancari sono trasferimenti elettronici da banca a banca che in genere vengono regolati più rapidamente rispetto agli ACH, ma comportano commissioni più elevate. I bonifici internazionali utilizzano spesso la rete SWIFT, che fornisce un sistema di messaggistica standardizzato tra gli istituti finanziari a livello globale. Come gli ACH, i bonifici bancari possono essere abbinati ai dati EDI. Con Slash, è possibile inviare bonifici tramite la rete SWIFT in oltre 180 paesi in più di 135 valute diverse.
Trasferimenti di criptovaluta
A differenza degli altri metodi di pagamento descritti in questa sezione, i trasferimenti in criptovaluta non si basano su reti di messaggistica interbancaria. Le transazioni in criptovaluta vengono invece inviate tramite la blockchain, una rete decentralizzata di condivisione dati che utilizza algoritmi crittografici per registrare e trasferire i pagamenti in modo sicuro.
Le criptovalute stanno diventando sempre più popolari come metodo di trasferimento digitale perché consentono di evitare alcune delle commissioni, degli intermediari e dei ritardi di elaborazione associati ai tradizionali canali bancari. Slash supporta la detenzione, l'invio e la ricezione di stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDC e USDT, consentendo trasferimenti più rapidi e a basso costo a livello globale.⁴
Vantaggi dei pagamenti EDI
Quando la formattazione EDI è allegata a un pagamento, consente la sincronizzazione diretta dei dati di pagamento con i sistemi finanziari interni. Per sfruttare appieno i vantaggi dei pagamenti EDI è solitamente necessario un VAN o un altro sistema EDI integrato in grado di elaborare e convalidare i formati di dati standardizzati. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi comuni dell'utilizzo dei pagamenti EDI insieme a un VAN:
- Maggiore sicurezza: I pagamenti EDI si basano su protocolli di trasmissione sicuri come AS2 e SFTP, riducendo l'esposizione dei dati finanziari sensibili.
- Eliminazione dei processi manuali: Gli ordini di acquisto, le fatture e i pagamenti possono essere generati e scambiati elettronicamente senza ripetere l'inserimento dei dati.
- Maggiore conformità grazie all'acquisizione dei dati: I sistemi EDI creano chiari percorsi di audit collegando i pagamenti alle fatture e agli ordini di acquisto.
- Interconnettività tra i sistemi: I pagamenti, le fatture e i dati relativi alle rimesse possono essere abbinati automaticamente tra i sistemi front-end e back-end, compresi i software per la gestione dei crediti, la contabilità, l'elaborazione dei pagamenti, gli acquisti e altro ancora.
Tuttavia, l'implementazione e la manutenzione di una rete VAN o di altre infrastrutture EDI possono essere costose e tecnicamente complesse. Molti dei maggiori vantaggi dei pagamenti EDI, come l'automazione e l'integrazione tra sistemi di terze parti, sono difficili da ottenere senza la compatibilità VAN. Per le piccole imprese, questi requisiti possono rendere i pagamenti EDI poco pratici rispetto ad altri metodi EFT.
Quando i pagamenti EDI sono la scelta giusta per la tua azienda
Se la tua azienda utilizza già una VAN, sia essa gestita internamente o in outsourcing, l'implementazione dei dati EDI insieme ai pagamenti può migliorare il modo in cui questi ultimi vengono tracciati, collegati alle fatture e sincronizzati con i sistemi di gestione finanziaria interconnessi.
Se la tua azienda gestisce una rete complessa di fornitori e dispone delle risorse necessarie per supportare l'infrastruttura VAN, i pagamenti EDI possono apportare miglioramenti significativi in termini di automazione, conformità ed efficienza operativa. Oppure, se mantieni un rapporto stretto e continuativo con un unico fornitore o acquirente, un sistema EDI punto a punto tra le due aziende può offrire molti degli stessi vantaggi con una minore complessità.
Alternative ai pagamenti EDI
Per le piccole imprese, tuttavia, i pagamenti EDI non sono sempre fattibili. Richiedono competenze tecniche e i sistemi di supporto possono essere costosi da implementare. Strumenti alternativi di gestione finanziaria, come Slash, possono offrire funzionalità di sicurezza e automazione comparabili con costi generali molto inferiori.
Da un lato, le criptovalute e le stablecoin sono metodi di pagamento altamente sicuri che spesso possono essere implementati più facilmente dell'EDI. Slash consente l'uso di stablecoin per i trasferimenti B2B e sincronizza i dettagli dei trasferimenti direttamente all'interno della dashboard di Slash. Grazie al supporto delle stablecoin di Slash, le aziende possono ottenere una migliore visibilità sui crediti, beneficiare di tempi di elaborazione più rapidi e ridurre i costi rispetto ai pagamenti EDI basati sulle banche.
In secondo luogo, le API stanno diventando un'alternativa sempre più comune alle VAN. Le VAN sono apparse per la prima volta negli anni '70 e gran parte dell'infrastruttura sottostante potrebbe essere obsoleta se confrontata con i moderni sistemi API.
L'API Slash consente la condivisione dei dati in tempo reale tra strumenti di terze parti e una maggiore configurabilità all'interno dei flussi di lavoro di gestione finanziaria. Le aziende possono automatizzare la condivisione dei dati con piattaforme di contabilità come QuickBooks o sistemi ERP senza la competenza tecnica di livello aziendale necessaria per implementare e mantenere una VAN.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Ottimizza le finanze della tua azienda con Slash
Invece di implementare un sistema VAN eccessivamente complicato e obsoleto, prendete in considerazione la possibilità di gestire le finanze della vostra azienda con una piattaforma finanziaria moderna come Slash. Slash offre tutti i vantaggi dei pagamenti EDI, oltre a funzionalità aggiuntive come l'accesso ai trasferimenti di criptovalute, la gestione finanziaria unificata e la condivisione dei dati in tempo reale tramite l'API Slash. Ecco alcuni dei vantaggi aggiuntivi che Slash può offrire rispetto a un sistema EDI:
- Sincronizza i pagamenti con sistemi più ampi: Slash consente alle aziende di inviare pagamenti tramite ACH globale, bonifici in oltre 180 paesi, trasferimenti in tempo reale tramite RTP e FedNow e trasferimenti di stablecoin. I dettagli dei pagamenti vengono memorizzati nella dashboard di Slash, dove gli utenti possono esaminare le tendenze di pagamento, identificare facilmente i modelli di flusso di cassa ed esportare i dati direttamente su piattaforme di contabilità come QuickBooks.
- Supporto multi-entità: Uno dei vantaggi dei sistemi VAN è la gestione centralizzata dei dati. Slash supporta la gestione di conti multi-entità da un unico dashboard, consentendo alle aziende di monitorare le spese, gestire i conti e scaricare gli estratti conto di tutte le filiali in un unico posto.
- Supporto nativo delle criptovalute: Le stablecoin offrono un'alternativa alle valute tradizionali e consentono trasferimenti globali più rapidi e a costi inferiori. Slash consente agli utenti di detenere, inviare e ricevere pagamenti in USDC e USDT tramite otto blockchain supportate.
- Carta Slash Visa Platinum: La carta di credito aziendale Slash offre controlli dettagliati sulla spesa dei dipendenti, tra cui regole di spesa configurabili, raggruppamenti di carte basati sui team e limiti personalizzabili. Slash offre inoltre un rimborso fino al 2% sulla spesa aziendale.
- Finanziamento flessibile: Slash Working Capital offre una linea di credito personalizzata che le aziende possono utilizzare per soddisfare le loro esigenze di liquidità a breve termine. È possibile accedere ai fondi direttamente tramite la dashboard di Slash, con opzioni di rimborso flessibili di 30, 60 o 90 giorni.⁵
Abbandona i sistemi obsoleti e modernizza le tue operazioni finanziarie con Slash. Visita slash.com per saperne di più.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Domande frequenti
Quali sono alcuni esempi di EDI?
Esempi comuni di EDI includono ordini di acquisto elettronici, fatture, avvisi di pagamento e notifiche di pagamento scambiati tra partner commerciali. Queste transazioni EDI consentono la condivisione elettronica di dati finanziari e operativi in un formato standardizzato.
Il pagamento EDI è uguale al bonifico bancario?
No, l'EDI non è uguale al bonifico bancario. Il bonifico bancario è un tipo di pagamento ACH che trasferisce fondi tra conti bancari, mentre l'EDI fornisce dati standardizzati che possono accompagnare tale pagamento.
I pagamenti EDI vengono inviati dalle banche?
Le banche gestiscono il trasferimento di fondi per i pagamenti EDI tramite metodi EFT quali ACH o bonifici bancari. I sistemi EDI operano in collaborazione con le banche trasmettendo elettronicamente i dati relativi ai pagamenti e alle rimesse tra il pagatore e il beneficiario.
Di che tipo di portale online ho bisogno per eseguire un pagamento EDI?
Le aziende utilizzano solitamente software EDI, una rete VAN o un portale EDI basato sul web che si integra con i loro sistemi contabili e bancari. Il pagamento effettivo viene comunque avviato tramite una banca o una piattaforma di pagamento, mentre l'EDI gestisce lo scambio dei dati relativi alla transazione.
Leggi altri articoli da noi
