Apa itu pengeluaran yang dapat diganti?

Biaya yang dapat diganti adalah biaya yang berkaitan dengan pekerjaan yang dibayarkan di muka oleh karyawan atau kontraktor dan kemudian diganti oleh perusahaan. Jika diganti dengan benar, biaya tersebut tidak dianggap sebagai pengeluaran pribadi atau penghasilan kena pajak.

Apa itu pengeluaran yang dapat diganti?

Biaya yang dapat diganti adalah setiap biaya yang biasa dan diperlukan yang dikeluarkan atas nama suatu bisnis dan disetujui oleh perusahaan untuk diganti. Biaya-biaya ini biasanya tercantum dalam kebijakan pengeluaran atau penggantian biaya perusahaan dan harus langsung terkait dengan kegiatan bisnis. Untuk memenuhi syarat, biaya biasanya harus wajar, didokumentasikan dengan baik, dan diajukan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Bagaimana cara mengklasifikasikan pengeluaran yang dapat diganti?

Catat jumlah yang diganti di bawah kategori pengeluaran yang sesuai (misalnya, Perjalanan, Makanan, Perlengkapan Kantor), bukan gaji.
Gunakan akun "Penggantian Biaya Karyawan" atau akun penampungan sementara jika diperlukan sebelum dikategorikan.
Memerlukan bukti pembayaran terperinci dan tujuan bisnis yang jelas untuk setiap pengeluaran.
Ikuti kebijakan penggantian biaya tertulis yang menetapkan biaya yang memenuhi syarat dan batasannya.
Ganti rugi hanya untuk biaya yang wajar dan terkait dengan kegiatan bisnis agar tetap mematuhi peraturan perpajakan.

Contoh pengeluaran yang dapat diganti

Biaya perjalanan bisnis seperti tiket pesawat, akomodasi, dan transportasi darat.
Makanan yang dibeli selama perjalanan dinas atau pertemuan dengan klien (sesuai dengan kebijakan perusahaan).
Jarak tempuh atau bahan bakar untuk kendaraan pribadi yang digunakan untuk keperluan kerja.
Perlengkapan kantor atau peralatan yang dibeli untuk keperluan bisnis.
Biaya konferensi, pelatihan, atau sertifikasi.
Biaya internet atau telepon yang digunakan untuk pekerjaan (sepenuhnya atau sebagian, jika diizinkan).
Acara hiburan untuk klien atau acara terkait bisnis, jika diizinkan.

Implikasi pajak untuk pengeluaran yang dapat diganti

Penggantian biaya dalam rangka program penggantian biaya yang terkendali tidak dikenakan pajak bagi karyawan.
Pengeluaran harus memiliki tujuan bisnis yang jelas dan didukung dengan bukti yang memadai.
Penggantian biaya dari rencana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dapat dianggap sebagai penghasilan kena pajak.
Perusahaan dapat mengurangkan pengeluaran yang dapat diganti sebagai pengeluaran bisnis biasa.
Dokumentasi yang buruk atau penggantian biaya yang terlalu besar dapat memicu audit atau pengklasifikasian ulang sebagai gaji.

Lacak dan Kategorikan Pengeluaran Secara Otomatis dengan Slash Analytics

Dapatkan visibilitas real-time otomatis atas pengeluaran di seluruh departemen atau lokasi, sinkronkan semua data ke QuickBooks, dan pastikan pembukuan Anda siap untuk keperluan pajak.