Cara Mempercepat Proses Pembayaran Tagihan Anda
Akun hutang (AP) merupakan bagian penting dari alat keuangan suatu bisnis. Menerima faktur dari pemasok dan melakukan pembayaran secara teratur kepada vendor dapat mendorong pertumbuhan, memperbaiki hubungan, dan menjaga alur kerja berjalan lancar. Namun, jika proses akun hutang tidak efisien, Anda akan menghadapi hasil yang sebaliknya.
Mengingat kompleksitas pengelolaan akun piutang, melacak pesanan pembelian dan faktur dapat menjadi tugas yang membingungkan. Ketika dilakukan secara manual oleh akuntan, proses akun piutang (AP) dapat mengalami kesalahan input data, faktur yang terlewat, atau kecepatan yang lambat. Mengoptimalkan seluruh proses akun piutang dengan otomatisasi AP dapat membantu perusahaan mengatasi masalah-masalah tersebut.
Dalam panduan ini, kita akan membahas proses akun piutang, langkah-langkahnya dari awal hingga akhir, dan bagaimana otomatisasi dapat menghemat waktu dan tenaga tim. Kita juga akan menyoroti bagaimana platform perbankan modern seperti Slash dapat mengotomatisasi proses AP Anda dengan alat yang mengotomatisasi pembayaran, memberikan visibilitas real-time atas transaksi, dan menawarkan transfer global dengan biaya rendah menggunakan kripto.¹, ⁴
Memahami Proses Pembayaran Utang
“Accounts Payable” (AP) secara sederhana adalah kewajiban perusahaan untuk membayar barang dan jasa yang diterima secara kredit. Jika keuangan suatu organisasi sedang tidak stabil, mereka mungkin memilih untuk melakukan transaksi bisnis dengan pemasok secara kredit daripada membayar secara tunai. Namun, berbeda dengan tagihan kartu kredit yang Anda atau saya terima setiap bulan, perusahaan dapat membayar faktur dari berbagai akun, waktu, dan departemen yang berbeda. Itulah mengapa proses AP harus dioptimalkan dan akurat.
Pengolahan faktur, persetujuan pembayaran, dan laporan yang akurat hanyalah beberapa dari tanggung jawab yang harus diatasi oleh profesional keuangan saat mengelola akun payable. Memastikan vendor dibayar tepat waktu mungkin menjadi tantangan terbesar mereka, terutama ketika proses AP terhambat oleh proses persetujuan yang lambat.
Proses Pembayaran Utang: 6 Langkah Utama
Mari kita lihat uraian langkah demi langkah yang khas dari proses akun hutang:
Pembuatan Pesanan Pembelian (PO)
Pesanan pembelian adalah dokumen yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual yang menjelaskan syarat pembayaran dan barang atau jasa yang diharapkan sebelum pengiriman. Oleh karena itu, langkah pertama adalah membuatnya untuk pesanan Anda.
Penerimaan Faktur dan Pengambilan Data
Kumpulkan faktur dari pemasok, baik dengan memindai salinan fisik, mengunduh file PDF dari email, atau mengunggah file faktur ke sistem AP atau akuntansi Anda menggunakan teknologi OCR untuk secara otomatis menangkap detailnya.
Verifikasi dan Persetujuan Faktur
Tetap mengawasi pembukuan dengan memverifikasi keakuratan setiap item, memastikan kepatuhan, meneruskan ke pihak yang berwenang untuk persetujuan, dan mencatat semua transaksi ke dalam buku besar.
Penjadwalan Pembayaran
Tentukan tanggal pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang Anda buat dengan vendor dan arus kas perusahaan Anda. Platform perbankan bisnis Slash memungkinkan Anda menjadwalkan pembayaran pada waktu yang tepat dan mengotomatiskan pelaksanaannya, sehingga Anda tidak perlu khawatir melewatkan tanggal jatuh tempo.
Pelaksanaan Pembayaran
Bayar faktur untuk barang atau jasa melalui ACH, transfer bank, atau kartu korporat. Beberapa kartu korporat, seperti Slash Visa® Platinum, dilengkapi dengan kontrol pengeluaran yang detail dan wawasan real-time yang memudahkan pelacakan dan pencatatan transaksi.¹
Pencatatan dan Pelaporan
Kembali ke buku besar untuk mencatat pembayaran demi keperluan pembukuan, audit, dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Tantangan Umum dalam Proses Pembayaran Tagihan
Mengelola proses AP secara manual dapat menyebabkan berbagai hambatan dan keterlambatan, seperti:
Kelalaian dan Kesalahan
Ketika akuntan secara manual memasukkan data dari puluhan bukti transaksi yang tersebar di kotak masuk email, laci arsip, dan platform akuntansi, kesalahan manusia dapat meningkat secara signifikan. Angka yang tertukar, entri ganda, dan transaksi yang tidak sesuai dapat menumpuk seiring waktu. Hal ini dapat menyebabkan laporan pengeluaran yang tidak akurat, pengurangan pajak yang terlewat, dan bahkan audit.
Kesulitan Melacak Pembayaran
Bagi tim keuangan yang bekerja dengan campuran bukti pembayaran digital dan fisik, mendapatkan visibilitas real-time atas pengeluaran dapat menjadi hampir mustahil. Menganalisis arus kas perusahaan dan merencanakan anggaran dapat memerlukan rekonsiliasi manual atas bukti pembayaran kertas, file PDF digital, konfirmasi email, dan laporan bank. Ini adalah proses yang lambat – saat semua data sudah dikumpulkan, data tersebut mungkin sudah tidak relevan atau tidak lengkap.
Klasifikasi Pengeluaran yang Tidak Konsisten atau Tidak Jelas
Klasifikasi pengeluaran bisnis yang buruk dapat membuat pelacakan pembayaran dan pelaporan keuangan menjadi lebih sulit. Ketika pengeluaran tidak diklasifikasikan dengan benar—seperti membedakan antara perlengkapan kantor, langganan perangkat lunak, dan biaya perjalanan—Anda dan tim Anda mungkin kesulitan menganalisis pola pengeluaran atau menyiapkan laporan yang akurat. Mengelompokkan pembelian dengan perangkat lunak modern seperti Slash dapat menghemat waktu dan mungkin meningkatkan akurasi pelaporan.
Proses dan Persetujuan Faktur yang Lambat
Beberapa perusahaan mengharuskan persetujuan berurutan dari manajer, kepala departemen, dan eksekutif sebelum memproses pembayaran. Penundaan ini dapat menjadi sangat signifikan jika permintaan persetujuan bergantung pada dokumen fisik yang harus dikirimkan antar kantor atau lokasi yang berbeda. Lebih baik mengorganisir faktur di platform digital terpusat di mana beberapa pihak yang berwenang dapat meninjau dan menyetujui secara bersamaan.
Keuntungan Mengotomatisasi Pembayaran Tagihan
Untuk meningkatkan kecepatan, akurasi, dan skalabilitas, tim keuangan sebaiknya mempertimbangkan penggunaan perangkat lunak khusus yang dirancang untuk mengotomatisasi proses AP mereka. Berikut adalah beberapa keunggulan utama otomatisasi AP dibandingkan dengan metode manual:
Efisiensi dan Penghematan Waktu
Sederhananya, otomatisasi AP menghemat waktu tim Anda. Ketika departemen keuangan Anda dapat mengelola alur kerja hariannya dengan lebih efisien, mereka memiliki waktu luang untuk mengelola anggaran dan meramalkan pengeluaran yang sebelumnya mungkin terlalu terbebani untuk dipantau.
Kemudahan Pelaporan
Aspek penting dalam pembukuan adalah memastikan laporan pengeluaran Anda sesuai dengan peraturan perpajakan dalam buku besar umum dan memanfaatkan pengurangan pajak sebanyak mungkin. Berkat alat pelaporan yang kuat dan kemampuan untuk mengkategorikan pengeluaran Anda, otomatisasi AP dapat mempermudah proses ini. Platform seperti Slash memungkinkan Anda mencatat transaksi keluar melalui ACH, transfer kawat, dan bahkan melalui jaringan kripto.
Skalabilitas untuk organisasi multi-entitas
Perusahaan yang tumbuh dengan cepat seringkali melampaui kapasitas tenaga kerjanya sendiri, sehingga hanya segelintir akuntan yang ditugaskan untuk mengelola tumpukan bukti transaksi dan berbagai rekening bank bisnis. Otomatisasi AP mengelola semua dokumen tersebut dan memproses pembayaran tanpa kesulitan. Bagi perusahaan dengan struktur multi-entitas, Slash memungkinkan pengguna untuk mengatur tampilan dashboard terpisah untuk anak perusahaannya, sehingga perangkat lunak AP dapat beroperasi dengan lancar di setiap entitas.
Ketepatan dan Konsistensi
Ketika perangkat lunak otomatisasi AP Anda terintegrasi dengan sistem akuntansi yang ada, perangkat lunak tersebut mengambil data langsung dari sumbernya, memungkinkan Anda untuk menghindari entri data manual dan mencegah kesalahan yang mahal. Platform AP juga dapat mengkategorikan pengeluaran bisnis secara otomatis, menghemat waktu dan menghilangkan unsur keputusan subjektif manusia. Slash terintegrasi dengan sistem akuntansi seperti Quickbooks dan Xero, memungkinkan pengguna untuk mensinkronkan transaksi akun payable, rekening bank, dan data keuangan lainnya secara dua arah.
Cara Menerapkan Otomatisasi Pembayaran Utang dalam Bisnis Anda
Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk mengimplementasikan otomatisasi penuh siklus akun hutang ke dalam departemen keuangan Anda:
Periksa alur kerja AP Anda
Anda perlu melihat gambaran menyeluruh tentang bagaimana proses AP Anda saat ini dan bagaimana proses tersebut dapat diubah. Perhatikan biaya per faktur, berapa banyak yang Anda bayarkan untuk biaya transfer bank atau ACH, berapa lama proses persetujuan memakan waktu, dan apa yang didokumentasikan di akhir proses.
Identifikasi Masalah Utama
Pertimbangkan dua hal saat mengevaluasi alur kerja Anda: “Di mana kesalahan terjadi?”, dan “Apakah ada bagian yang berlebihan?”. Tugas-tugas yang rentan terhadap kesalahan manusia mungkin mudah diidentifikasi, tetapi Anda juga perlu memperhatikan langkah-langkah yang dapat dihilangkan karena bersifat berulang atau tidak perlu.
Pilih Perangkat Lunak Otomatisasi Pembayaran Utang
Solusi AP yang tepat akan melengkapi alur kerja Anda dan terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan saat ini. Platform perbankan bisnis Slash adalah contoh sistem yang mengotomatisasi pelacakan pembayaran, pengelolaan pengeluaran, dan pembayaran vendor sambil terhubung dengan banyak aplikasi akuntansi populer.
Latih dan Bimbing Tim Anda
Meskipun platform-platform ini dapat mengotomatisasi proses pembayaran tagihan, mereka tidak dapat mengotomatisasi proses onboarding karyawan mereka sendiri. Pastikan Anda memiliki orang yang tepat yang bertanggung jawab atas perangkat lunak AP Anda dan bahwa mereka dilengkapi dengan pengetahuan yang diperlukan untuk menggunakannya secara efisien.
Monitoring dan Optimasi
Anda perlu meninjau alur kerja baru Anda dengan cara yang sama seperti saat Anda meninjau alur kerja lama. Bandingkan proses AP otomatis Anda dengan metode lama, pastikan masalah sebelumnya telah teratasi, dan waspadai kendala yang mungkin muncul saat tim Anda beradaptasi dengan alat baru.
Optimalkan Proses Pembayaran Tagihan Anda dengan Slash
Sistem AP otomatis modern dapat mengubah seluruh alur kerja keuangan perusahaan. Alat otomatisasi AP kami membantu tim keuangan memproses pembayaran lebih cepat, meningkatkan pelaporan, mengurangi kesalahan, dan mempertahankan hubungan yang kuat dengan vendor.
Slash memungkinkan pengguna untuk mengotomatisasi pembayaran kepada vendor dan pengelolaan faktur, sehingga Anda dapat meminimalkan pembayaran yang tertunda dan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap pembayaran yang perlu ditangani. Dengan kemampuan pembayaran global platform kami dan dukungan cryptocurrency asli, transaksi ini dapat dilakukan ke lokasi mana pun tanpa biaya tinggi yang biasanya dikenakan.
Berkat integrasi kami dengan sistem akuntansi seperti Quickbooks dan lainnya, data keuangan Anda saat ini dapat disinkronkan dan disentralisasi di satu tempat. Alat otomatisasi kami memberikan perusahaan akses ke data faktur dan pembayaran yang transparan, pelacakan dan pelaporan secara real time, serta pengendalian keuangan yang lebih baik. Anda akan mendapatkan manfaat otomatisasi tanpa harus repot mengelola beberapa sistem sekaligus.
Platform perbankan bisnis Slash juga menyediakan akses ke:
- Kartu Kredit Slash Visa PlatinumOtomatiskan pengelompokan pengeluaran dan manfaatkan kontrol pengeluaran yang detail – sambil mendapatkan cashback hingga 2%.
- Pembayaran global yang efisien: Kirim dan terima pembayaran ke lebih dari 180 negara dalam lebih dari 35 mata uang.
- Jaringan pembayaran real-timeDukungan untuk RTP dan FedNow memungkinkan transfer domestik yang hampir instan, yang memberikan kecepatan dan fleksibilitas tambahan untuk bisnis Anda.
Otomatiskan proses AP Anda, pantau arus kas Anda dengan lebih baik, dan temukan peluang penghematan baru dengan Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa contoh dari proses akun hutang?
Berikut ini adalah gambaran langkah demi langkah tentang proses pembayaran utang (accounts payable) secara lengkap melalui sudut pandang sebuah perusahaan lampu fiktif:
- Fantastic Lamps Inc. membuat pesanan pembelian (PO) untuk membeli kain penutup lampu dari pemasok kain mereka.
- Mereka tidak langsung membayar, melainkan memasukkan faktur dari pesanan pembelian ke dalam sistem mereka.
- Pimpinan keuangan di Fantastic Lamps memeriksa keakuratan dan kepatuhan faktur.
- Akuntan menentukan bahwa perusahaan akan mampu membayar linen dalam waktu 60 hari.
- 60 hari berlalu, dan mereka mengirimkan pembayaran melalui metode yang mereka pilih.
- Mereka mencatat rincian pembelian ini dan alur kerja yang mengikuti dalam buku besar umum mereka.
Apa perbedaan antara akun hutang dan akun piutang?
Piutang usaha hanyalah kebalikan dari utang usaha. Sementara utang usaha adalah uang yang Anda hutang kepada pemasok untuk barang atau jasa yang diterima, piutang usaha adalah jumlah yang harus dibayar oleh perusahaan kepada Anda untuk barang atau jasa yang telah disediakan. Tergantung pada operasi perusahaan Anda, Anda mungkin lebih mengandalkan salah satu alur kerja daripada yang lain.
Bagaimana otomatisasi telah mengubah proses pembayaran tagihan?
Meskipun kami telah membahas cara otomatisasi telah memperbaiki tugas-tugas AP sehari-hari dan memperkuat hubungan dengan vendor, kami juga dapat membahas cara otomatisasi telah mengubah proses pembayaran tagihan di berbagai industri. Berkat otomatisasi, banyak organisasi kini dapat mengelola buku besar umum dan pemrosesan faktur dengan lebih cepat dan efisien daripada sebelumnya. Otomatisasi AP dulu merupakan cara untuk unggul dari pesaing – kini menjadi cara untuk menghindari ketinggalan.
