Bagaimana Otomatisasi Faktur Dapat Memperlancar Proses Pembayaran Tagihan Anda
Proses pembayaran tagihan yang konvensional dapat menjadi hambatan besar bagi departemen keuangan suatu perusahaan. Ketika tim keuangan bergantung pada faktur kertas, entri data manual, dan rantai persetujuan yang lambat, hambatan muncul dan waktu terbuang percuma. Gaya pengolahan faktur manual yang usang ini dapat menyebabkan pembayaran terlambat yang merusak hubungan dengan vendor, faktur yang hilang tanpa disadari, dan kesalahan entri data yang menimbulkan masalah kepatuhan.
Masalah-masalah ini memiliki dampak nyata bagi bisnis. Pembayaran yang terlambat dapat mengakibatkan denda dan merusak hubungan dengan vendor, sementara kesalahan dalam penginputan data dapat menyebabkan masalah dalam proses rekonsiliasi. Ketiadaan bukti pembayaran dapat merusak akurasi laporan pengeluaran dan berpotensi memicu audit akibat catatan keuangan yang tidak konsisten.
Solusi untuk masalah ini adalah otomatisasi faktur dengan perangkat lunak yang menangkap, mengarahkan, menyetujui, dan membayar faktur tanpa intervensi manual. Platform perbankan bisnis seperti Slash dapat menghilangkan kendala ini dengan otomatisasi AP, alur kerja pembayaran yang aman, dan integrasi dengan perangkat lunak akuntansi Anda saat ini.¹ Hasilnya adalah pemrosesan yang lebih cepat yang memberikan Anda visibilitas penuh atas proses akun payable Anda dari penerimaan faktur hingga konfirmasi pembayaran.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Apa Itu Otomatisasi Pengolahan Faktur?
Otomatisasi pemrosesan faktur adalah proses mengoptimalkan seluruh alur kerja pembayaran tagihan dan memindahkannya ke lingkungan digital. Alih-alih memasukkan data faktur secara manual ke sistem akuntansi Anda, mengarahkan dokumen kertas untuk persetujuan, dan menghitung bukti pembayaran, sistem otomatis menangani tugas-tugas ini tanpa memerlukan upaya manusia (atau kesalahan).
Pada akhirnya, otomatisasi faktur secara signifikan mengurangi pekerjaan yang membosankan. Ketika faktur dari vendor tiba, perangkat lunak pengolahan faktur mengekstrak detail penting seperti nama vendor, nomor faktur, dan syarat pembayaran. Informasi ini kemudian diverifikasi dan diproses secara prioritas tinggi untuk disetujui oleh pihak yang berwenang. Slash dapat lebih mengoptimalkan proses ini dengan sinkronisasi bersama perangkat lunak akuntansi Anda untuk mencocokkan catatan transaksi dengan faktur yang Anda terima dari pemasok.
Otomatisasi pemrosesan faktur bekerja secara bersamaan dengan otomatisasi akun payable (AP). Jika organisasi Anda masih terjebak dalam proses akun payable manual, otomatisasi AP adalah jalan pintas untuk pembayaran vendor yang lebih cepat dan pencatatan keuangan yang lebih akurat.
Manfaat Otomatisasi Pengolahan Faktur
Persetujuan dan Pembayaran Faktur yang Lebih Cepat
Pengolahan faktur otomatis dapat mempercepat proses persetujuan faktur, terutama jika dibandingkan dengan alur kerja yang melibatkan banyak orang dari berbagai bagian dalam suatu administrasi. Kemampuan pembayaran real-time dan kripto Slash memungkinkan penerimaan dan penyelesaian faktur yang lebih cepat, sehingga mempermudah seluruh proses penagihan.
Peningkatan Visibilitas dan Peramalan Arus Kas
Sebelum otomatisasi AP, faktur sering disimpan di berbagai platform, file, dan folder, sehingga sulit bagi perusahaan untuk mengetahui dengan pasti berapa yang harus dibayarkan. Otomatisasi faktur memberikan visibilitas real-time terhadap faktur yang belum dibayar, status persetujuan, dan tanggal pembayaran yang dijadwalkan. Wawasan ini memudahkan peramalan arus kas yang lebih akurat dan pengelolaan modal kerja yang lebih baik.5
Pengurangan Kesalahan Manual dan Pembayaran Ganda
Dengan meja yang penuh dengan berkas-berkas, tak terhindarkan bahwa akuntan akan membuat kesalahan saat melakukan entri data secara manual. Faktur yang terduplikasi, kwitansi yang hilang, dan kesalahan ketik dapat muncul dan menimbulkan masalah serius saat menyusun laporan pengeluaran.
Otomatisasi faktur sering kali dilengkapi dengan teknologi pengenalan karakter optik (OCR) yang dapat mengekstrak data faktur dengan akurat dan cepat. Hampir tidak ada ruang untuk kesalahan manual ketika OCR menyalin data langsung dari sumbernya.
Memperkuat Hubungan dengan Pemasok Melalui Pembayaran Tepat Waktu
Anda tidak ingin merusak kepercayaan dengan pemasok Anda dengan membayar faktur setelah tanggal jatuh tempo. Ketika pemasok tidak dapat mengandalkan transaksi yang tepat waktu, mereka mungkin meminta syarat yang kurang menguntungkan atau memprioritaskan pelanggan lain. Platform otomatisasi AP seperti Slash menyediakan penjadwalan pembayaran otomatis, menjaga operasional Anda lebih terorganisir dan pemasok Anda puas.
Pelaporan Real-Time untuk Tim Keuangan
Penting bagi perusahaan untuk bertindak cepat berdasarkan informasi terkini, namun proses AP manual membuat sulit untuk menghasilkan laporan tepat waktu mengenai pengeluaran dan perkiraan anggaran. Tim keuangan sering menghabiskan berjam-jam mengumpulkan data dari berbagai sumber hanya untuk menjawab pertanyaan akuntansi dasar. Sistem otomatisasi AP seperti Slash menyediakan dasbor dan laporan real-time yang memberikan tim keuangan visibilitas yang jelas terhadap analisis kunci. Fitur seperti kategorisasi pengeluaran otomatis dan integrasi perangkat lunak akuntansi memungkinkan pengambilan keputusan strategis berdasarkan data terkini.
Fitur Utama Perangkat Lunak Otomatisasi Pengolahan Faktur
Perangkat lunak otomatisasi akun piutang Anda harus menyediakan rangkaian fitur yang komprehensif untuk menangani setiap tahap proses akun piutang. Saat memilih solusi, pastikan perangkat lunak tersebut memiliki kemampuan-kemampuan esensial berikut:
Penerimaan Faktur Otomatis dan Ekstraksi Data
Berkat kemampuannya untuk mengunggah informasi dari faktur PDF dan faktur kertas, teknologi OCR merupakan salah satu komponen paling berguna dalam sistem otomatisasi faktur yang baik. OCR dapat menghemat berjam-jam waktu yang biasanya dihabiskan untuk penginputan data manual dan mengurangi sebagian besar kesalahan yang sering terjadi.
Rute Alur Kerja dan Persetujuan Berlapis
Otomatisasi AP memastikan faktur sampai ke pengambil keputusan yang tepat secepat mungkin. Tidak hanya perangkat lunak ini mempercepat proses dan mengonsolidasikan dokumen di satu tempat, tetapi fitur klasifikasi pengeluaran yang dimilikinya juga dapat memudahkan penentuan faktur mana yang ditujukan untuk individu mana.
Integrasi dengan Sistem ERP dan Perangkat Lunak Akuntansi
Sistem ERP atau akuntansi Anda harus terintegrasi dengan perangkat lunak otomatisasi faktur Anda. Berkat sinkronisasi real-time, Anda akan memiliki faktur baru, laporan yang diperbarui, dan pembayaran yang direkonsiliasi di satu tempat. Perhatikan platform seperti Slash yang terhubung dengan aplikasi populer seperti QuickBooks.
Penjadwalan dan Pelaksanaan Pembayaran
Setelah faktur disetujui, sistem Anda harus secara otomatis menjadwalkan transaksi, kemudian melakukan pembayaran pada tanggal jatuh tempo melalui metode yang Anda pilih, yaitu ACH, transfer bank, atau kartu virtual.
Jejak Audit dan Pelaporan
Untuk kepatuhan pajak, setiap tindakan mulai dari pembuatan pesanan pembelian hingga pembayaran harus dicatat dengan cap waktu dan informasi penting. Hal ini menciptakan catatan lengkap untuk audit dan memudahkan pelacakan ketidaksesuaian. Perangkat lunak akuntansi piutang seperti Slash menyediakan visibilitas detail dan alat pelaporan yang memungkinkan tim keuangan untuk terus mengoptimalkan operasi pemrosesan faktur mereka.
Dengan Slash, Anda mendapatkan pemrosesan faktur otomatis, alur kerja persetujuan, dan eksekusi pembayaran yang terhubung langsung dengan rekening bank dan kartu bisnis Anda. Integrasi ini menghilangkan kebutuhan untuk mencocokkan data di berbagai sistem dan memberikan visibilitas yang tak tertandingi terhadap arus kas Anda secara keseluruhan. Pelaporan pengeluaran dan persiapan pajak menjadi lebih mudah ketika tim keuangan dapat melacak status faktur, kemajuan persetujuan, dan eksekusi pembayaran secara real-time, semuanya dari satu dasbor.
Tantangan Umum dalam Pengolahan Faktur Otomatis
Meskipun otomatisasi faktur sering kali memberikan manfaat yang signifikan, implementasi dan optimasi sistem ini dapat disertai dengan tantangan. Berikut adalah beberapa hambatan yang mungkin dihadapi perusahaan Anda, beserta cara untuk mengatasinya:
Entri data yang buruk atau data faktur berkualitas rendah
Bahkan teknologi OCR terbaik pun dapat kesulitan dalam mengolah faktur yang formatnya buruk, catatan tulisan tangan, atau salinan dengan resolusi rendah. Faktur yang berantakan sangat menghambat proses ekstraksi data, menyebabkan unggahan menjadi tidak akurat dan menghilangkan tujuan dari perangkat lunak tersebut.
Perbaiki dengan: Bekerja sama dengan pemasok untuk mensistematisasikan format faktur dan memprioritaskan dokumen elektronik sebanyak mungkin. Juga disarankan untuk mengirim pengingat bahwa dokumen yang ditulis tangan harus bersih dan mudah dibaca, sama seperti saat kita diingatkan saat mengisi ujian standar di sekolah.
Alur Kerja Persetujuan yang Kompleks
Proses persetujuan dapat menjadi terlalu rumit; jika setiap faktur memerlukan persetujuan berulang kali tanpa memandang jumlahnya, proses tersebut seringkali terhambat dan macet.
Perbaiki dengan: Mengembangkan alur kerja persetujuan yang lebih efisien yang menyeimbangkan kontrol dengan efisiensi. Jika Anda mengelompokkan pembayaran berdasarkan jumlah dolar dan kategori pengeluaran, Anda idealnya dapat mengurangi jumlah pengiriman menjadi satu orang per faktur daripada dua orang.
Kompleksitas Pembayaran Multi-Entitas atau Lintas Batas
Perusahaan yang memiliki beberapa entitas atau klien internasional menghadapi berbagai tantangan. Pembayaran lintas batas melibatkan kurs valuta asing dan waktu pemrosesan yang lebih lama, sementara perusahaan dengan beberapa anak perusahaan harus mengelola berbagai rekening bank dan kewajiban pajak.
Perbaiki dengan: Memilih platform otomatisasi faktur yang dirancang untuk menangani kompleksitas ini. Slash memudahkan pembayaran lintas batas dengan biaya transfer rendah, dukungan kripto dan stablecoin, serta visibilitas real-time terhadap kurs valuta asing.⁴ Organisasi dengan beberapa anak perusahaan juga dapat memanfaatkan dashboard all-in-one Slash untuk melacak dan melaporkan aktivitas keuangan di seluruh entitas dan akun.
Penolakan terhadap Penerapan Teknologi Baru
Tidak semua orang nyaman dengan perubahan, terutama jika Anda memiliki tim berpengalaman yang telah melakukan hal tersebut "dengan cara mereka sendiri" selama bertahun-tahun. Beberapa orang tidak terbiasa dengan teknologi, sementara yang lain sama sekali tidak tertarik untuk mencoba alat otomatis.
Perbaiki dengan: Onboarding, pelatihan, dan fokus pada hal-hal positif. Tunjukkan kepada tim keuangan Anda bagaimana otomatisasi menghilangkan pekerjaan manual yang membosankan, mempercepat proses pembayaran, dan memungkinkan mereka untuk fokus pada masalah yang lebih mendesak. Ketika mereka melihat teknologi OCR mengekstrak dan mengunggah data dalam hitungan detik, mereka mungkin akan mengubah pikiran mereka.
Optimalkan Otomatisasi Faktur dengan Slash
Penagihan harus selaras dengan semua aspek lain dalam sistem keuangan Anda. Dengan platform perbankan bisnis Slash, Anda dapat mengirim dan melacak faktur di tempat yang sama di mana Anda mengelola pengeluaran kartu, pembayaran lintas batas, dan elemen keuangan lainnya. Platform otomatisasi AP kami menggabungkan visibilitas real-time dengan kontrol detail, memberikan Anda kendali penuh atas arus kas dan menyederhanakan proses pembayaran tagihan yang sebelumnya menjadi beban.
Slash memungkinkan Anda melacak setiap faktur dari penerimaan hingga pembayaran secara real-time. Lihat kapan pesanan pembelian dibuat, faktur mana yang menunggu persetujuan, dan kapan pembayaran dijadwalkan untuk dieksekusi. Berkat integrasi kami dengan perangkat lunak akuntansi seperti Quickbooks, Anda dapat menyinkronkan data akuntansi Anda secara dua arah, memanfaatkan teknologi OCR, dan mengelola faktur dari sumber eksternal di satu tempat.
Dengan solusi otomatisasi kami, pembayaran lintas batas yang Anda lacak menjadi lebih efisien. Slash mendukung transfer ACH global, transfer kawat internasional ke lebih dari 180 negara, dan pembayaran domestik real-time melalui RTP dan FedNow. Bagi perusahaan yang berurusan dengan cryptocurrency, Anda juga dapat mengonversi dana menjadi stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDT atau USDC untuk melakukan transfer dengan cepat dan murah.
Hemat waktu, uang, dan masalah bagi tim keuangan Anda dengan memodernisasi kemampuan pemrosesan faktur Anda menggunakan Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Sistem ERP/akuntansi apa yang paling cocok untuk usaha kecil?
Ukuran perusahaan Anda seringkali menjadi faktor penting dalam menentukan solusi otomatisasi yang paling sesuai. Quickbooks adalah perangkat lunak akuntansi yang menawarkan paket harga untuk pemula yang membantu tim kecil mengotomatisasi pembukuan, penagihan, dan pelacakan pengeluaran. Di sisi lain, platform seperti Sage Intacct cocok untuk perusahaan besar dengan alat multi-entitas dan pelaporan canggih.
Apa itu pesanan pembelian, dan bagaimana perannya dalam alur kerja faktur?
Pesanan pembelian adalah dokumen hukum yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang menjelaskan syarat pembayaran dan barang atau jasa yang diharapkan sebelum pengiriman. Pesanan pembelian merupakan langkah pertama dalam alur kerja faktur; suatu bisnis memulai proses pembelian, dan faktur dibuat dan dicatat.
Apakah ada perbedaan antara otomatisasi pembayaran hutang dan otomatisasi pemrosesan faktur?
Otomatisasi akun piutang (AP) umumnya mencakup rentang alur kerja yang lebih luas daripada otomatisasi pemrosesan faktur. Pemrosesan faktur berfokus secara khusus pada langkah-langkah otomatis yang berkaitan dengan faktur, sementara otomatisasi AP dapat mencakup tindakan seperti pengelompokan pengeluaran dan penjadwalan pembayaran.
