Wie kategorisiert man Reisekosten?

Reisekosten sind Geschäftskosten, die bei Reisen zu beruflichen Zwecken anfallen. Dazu gehören Transport-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten sowie andere damit verbundene Ausgaben, die für die Ausübung Ihrer Geschäftstätigkeit außerhalb Ihres Hauptstandorts erforderlich sind. Reisekosten gelten als Betriebsausgaben und sind in der Regel abzugsfähig, wenn sie üblich, notwendig und direkt mit Ihrer Geschäftstätigkeit verbunden sind.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten umfassen die Kosten, die Ihr Unternehmen trägt, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter zu geschäftlichen Zwecken wie Besprechungen, Konferenzen, Kundenbesuchen oder Firmenveranstaltungen reisen. Um als abzugsfähig zu gelten, muss der Hauptzweck der Reise geschäftlicher Natur sein und die Kosten müssen in angemessener Höhe liegen.

Wie man Reisekosten kategorisiert

Aufzeichnen als Betriebskosten in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung.
Verwenden Sie in Ihrem Kontenplan ein Konto „Reisen“ oder „Reisen und Verpflegung“.
Beziehen Sie nur Kosten ein, die in direktem Zusammenhang mit Geschäftsreisen stehen; private Reisen sind nicht abzugsfähig.
Bei gemischten Reisen ziehen Sie nur den geschäftlichen Anteil ab.
Führen Sie Aufzeichnungen über den Zweck, die Daten und die Orte aller Reisen.
Trennen Sie Reisekosten (z. B. Flüge, Hotels) von Verpflegungskosten, für die möglicherweise andere Abzugsgrenzen gelten.

Beispiele für Reisekosten

Flugtickets, Zug- oder Busfahrkarten für Geschäftsreisen.
Übernachtungskosten wie Hotels oder Geschäftsräume.
Mietwagen, Taxis, Mitfahrgelegenheiten oder Kilometerpauschale für geschäftliche Fahrten.
Gepäckgebühren, Parkgebühren und Mautgebühren.
Mahlzeiten während Geschäftsreisen (vorbehaltlich der Abzugsgrenzen der US-Steuerbehörde IRS).
Konferenzanmeldung oder Veranstaltungsgebühren.
Internetzugang, Telefongebühren oder Trinkgelder im Zusammenhang mit Reisen.

Steuerliche Auswirkungen auf Reisekosten

Geschäftsreisekosten sind im Allgemeinen 100 % steuerlich absetzbar, außer Mahlzeiten (in der Regel 50 % Selbstbehalt).
Um sich zu qualifizieren, muss die Reise Sie von Ihrem regulären Arbeitsort wegführen und eine Übernachtung erfordern.
Persönliche Ausgaben (Sightseeing, Familienreisen) sind nicht abzugsfähig.
Bei internationalen Reisen ist nur der Teil abzugsfähig, der für geschäftliche Aktivitäten aufgewendet wurde.
Bewahren Sie Quittungen, Reisepläne und Unterlagen auf, aus denen der geschäftliche Zweck jeder Reise hervorgeht.
Reisekosten abziehen auf Anhang C (für Einzelunternehmer) oder den entsprechenden Abschnitt Ihrer Gewerbesteuererklärung.

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