Ist Software ein Anlagevermögen?

Software als Anlagevermögen

Software kann als Anlagevermögen wenn sie einen langfristigen Wert für ein Unternehmen darstellt, in der Regel länger als ein Jahr genutzt wird und vollständig erworben wird, anstatt über ein Abonnement genutzt zu werden. In diesen Fällen ist die Software kapitalisiert in der Bilanz ausgewiesen und seine Kosten werden im Laufe der Zeit durch Abschreibungen oder Amortisationen schrittweise als Aufwand verbucht.

Wann gilt Software als Anlagevermögen?

Software gilt als Sachanlage (oder immaterieller Vermögenswert), wenn sie:

• Wird direkt gekauft oder intern entwickelt, nicht kurzfristig lizenziert.
• Hat eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr.
• Bietet messbaren langfristigen Nutzen für das Unternehmen.
• Erfüllt die Kapitalisierungsschwelle Ihres Unternehmens (oftmals 2.500 USD oder mehr).

Intern entwickelte oder maßgeschneiderte Software erfüllt häufig diese Kriterien und muss als Vermögenswert und nicht als sofortiger Aufwand erfasst werden.

Wie man Software als Anlagevermögen kategorisiert

• Aufzeichnen unter Immaterielle Vermögenswerte oder Anlagevermögen in Ihrer Bilanz.
• Verwenden Sie in Ihrem Kontenplan ein Konto „Immaterielle Vermögenswerte – Software“ oder „Aktivierte Software“.
• Die Kosten über die Nutzungsdauer (in der Regel 3–5 Jahre) abschreiben, anstatt sie sofort als Aufwand zu verbuchen.
• Alle direkt damit verbundenen Kosten (Entwicklung, Implementierung und Testen) sind in den aktivierten Betrag einzubeziehen.
• Bei Upgrades oder Erweiterungen sollten Sie nur dann Kapital bilden, wenn diese die Funktionalität oder Lebensdauer der Software verlängern.
• Routinemäßige Wartungsarbeiten oder kleinere Aktualisierungen sollten bei Entstehung als Aufwand verbucht werden.

Beispiele für Software, die als Anlagevermögen behandelt wird

• Maßgeschneiderte Software, die für den internen Gebrauch entwickelt wurde.
• Für den Geschäftsbetrieb erworbene unbefristete Softwarelizenzen.
• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die auf Unternehmensservern installiert sind.
• Große CRM- oder Buchhaltungsplattformen, die direkt gekauft wurden.
• Kapitalisierte Kosten für interne Softwareentwicklungsteams.

Steuerliche Auswirkungen für Software als Anlagevermögen

• Kapitalisierte Software muss über seine Nutzungsdauer abgeschrieben oder amortisiert werden.
• Die US-Steuerbehörde IRS gewährt für die meisten Softwareprodukte in der Regel eine Abschreibungsdauer von drei Jahren, wobei einige Produkte jedoch für eine sofortige Abschreibung gemäß Section 179 oder eine Sonderabschreibung in Frage kommen können.
• Mit der Hardware erworbene Software (z. B. vorinstallierte Systeme) kann als Teil der Gesamtkosten für die Ausrüstung abgeschrieben werden.
• Cloud-basierte oder Abonnement-Software (SaaS) gilt in der Regel nicht als Anlagevermögen und sollte jährlich als Aufwand verbucht werden.
• Führen Sie Rechnungen, Entwicklungsunterlagen und Implementierungsdokumentationen, um die Aktivierung und Abschreibung zu belegen.