EDI-Zahlungen erklärt: Anwendungsfälle und Vergleich mit ACH und EFT
EDI-Zahlungen können missverstanden werden. Der Begriff mag zwar wie eine weniger bekannte, alternative Überweisungsmethode klingen, das ist jedoch nicht der Fall. EDI, oder Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch), ist ein Protokoll zum Datenaustausch, das die Nachverfolgung und Verwaltung von Finanztransaktionen verbessert. Es handelt sich dabei nicht um eine eigenständige Zahlungsmethode, sondern um eine standardisierte Methode zum elektronischen Austausch von Zahlungsdaten.
Das Verständnis der Funktionsweise von EDI-Transaktionen und ihrer Integration in bestehende Zahlungsmethoden kann Unternehmen dabei helfen, die Zahlungsabwicklung zu optimieren, die Transparenz der Forderungen zu verbessern und die Beziehungen zu Lieferanten und Zulieferern zu stärken. Es kann auch dabei helfen, zu entscheiden, ob EDI-Zahlungen für Ihr Unternehmen geeignet sind, da die Implementierung von EDI-Systemen kostspielig und deren Wartung komplex sein kann.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über EDI-Zahlungen wissen müssen, darunter was sie sind, wie sie funktionieren, wie sie in umfassendere Zahlungssysteme passen und welche Vorteile sie bieten. Wir werden auch darauf eingehen, wie Slash als alternative Zahlungslösung dienen kann, die vergleichbare Sicherheits- und Automatisierungsvorteile bietet, ohne die Komplexität der Implementierung von EDI.¹
Mit Slash können Unternehmen Geld über mehrere Zahlungssysteme hinweg überweisen, Finanzdaten mithilfe der Slash-API in Echtzeit systemübergreifend austauschen und Forderungen über integrierte Tools für die Rechnungsverwaltung und Cashflow-Analyse verwalten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Was ist eine EDI-Zahlung?
EDI (Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaustausch) wird oft zusammen mit anderen Methoden des elektronischen Geldtransfers (EFT) diskutiert. Es ist jedoch wichtig zu verdeutlichen, dass EDI selbst keine Zahlungsmethode ist. EDI bezieht sich auf ein standardisiertes elektronisches Datenformat, das Unternehmen zum Austausch von Finanzdaten und Geschäftsdokumenten, einschließlich Informationen zu Zahlungen, verwenden.
Wenn EDI-Formatierung auf eine elektronische Zahlung angewendet wird, kann dies die Nachverfolgung, Verarbeitung und Abstimmung dieser Zahlung verbessern. EDI ermöglicht das automatische Auslesen elektronischer Zahlungsdaten durch miteinander verbundene Computersysteme, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und die Zahlungsabwicklung zwischen Geschäftspartnern beschleunigt werden kann.
Eine EDI-Zahlung enthält strukturierte Datenelemente, die die Finanztransaktion beschreiben. Diese Elemente sind in Segmente unterteilt, bei denen es sich um Codes handelt, die Rechnungsnummern, Überweisungsdetails, Bestellnummern, Angaben zum Zahler und Zahlungsempfänger sowie andere Informationen im Zusammenhang mit einer Zahlung entsprechen können. Diese Segmente sind in Umschläge verpackt, die sicherstellen, dass die EDI-Transaktionen korrekt zwischen den EDI-Systemen übertragen werden.
Die Implementierung von EDI-Zahlungen kann zu schnelleren und sichereren Überweisungen führen, die besser mit ERP- oder VAN-Systemen kompatibel sind, was wir später noch näher erläutern werden.
Wie versenden Unternehmen EDI-Zahlungen?
Ein häufiger Punkt der Verwirrung ist die Frage, wo EDI in den Bankprozess passt. Das Geld selbst wird weiterhin über herkömmliche EFT-Zahlungen wie ACH-Transaktionen, Überweisungen oder Direktzahlungen transferiert. Hier finden Sie eine kurze Übersicht darüber, wie EDI-Zahlungen neben elektronischen Überweisungen funktionieren:
- Ein Käufer genehmigt eine Zahlung für eine oder mehrere Rechnungen in seinem Buchhaltungs- oder ERP-System.
- Die Zahlung wird über ein Bankkonto mittels einer elektronischen Überweisung, wie beispielsweise einer ACH-Zahlung, einer Überweisung oder anderen EFT-Zahlungen, veranlasst.
- Gleichzeitig generiert die EDI-Software standardisierte EDI-Transaktionsdateien, die Überweisungsdetails enthalten.
- Diese EDI-Transaktionen werden elektronisch über ein vereinbartes EDI-System an den Lieferanten übermittelt.
- Das System des Lieferanten ordnet die Zahlung anhand der integrierten Überweisungsanzeige automatisch den richtigen Rechnungen zu.
Die 3 Arten von EDI-Zahlungen
EDI-Zahlungsdaten können auf verschiedene Weise ausgetauscht werden, abhängig von der Größe des Unternehmens, den Integrationsanforderungen und den verfügbaren technischen Ressourcen. Nachfolgend sind die drei gängigen Methoden zur Übertragung von EDI-Zahlungen aufgeführt, sortiert nach ihrer Komplexität (von komplex bis einfach):
Mehrwert-Netzwerk EDI
Ein Value-Added Network (VAN) ist ein privates Netzwerk, das den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten und Finanztransaktionen ermöglicht. VANs fungieren als Vermittler, die EDI-Transaktionen zwischen Unternehmen weiterleiten, sichere Datenformate (z. B. ANSI X12, EDIFACT) validieren, Prüfpfade und Lieferbestätigungen bereitstellen und große Mengen an Bestellungen und Rechnungen verwalten können.
Große Unternehmen können VANs nutzen, um EDI tiefer in ihre internen Systeme zu integrieren. Allerdings kann die Implementierung von VANs kostspielig und die Wartung technisch anspruchsvoll sein.
Direkt-EDI
Direkt-EDI, auch Punkt-zu-Punkt-EDI genannt, stellt eine direkte Verbindung zwischen den internen Systemen zweier Unternehmen her, wobei ein gemeinsames Datenformatierungsprotokoll verwendet wird. Für die Einrichtung einer Direkt-EDI-Verbindung zwischen zwei Unternehmen ist nicht unbedingt ein VAN erforderlich, sondern möglicherweise nur eine Webschnittstelle oder EDI-Software.
Direktes EDI eignet sich am besten für Zahler und Lieferanten mit einer konsistenten, kontinuierlichen Geschäftsbeziehung. Zu den gängigen Kommunikationsprotokollen, die bei Punkt-zu-Punkt-EDI-Übertragungen verwendet werden, gehören AS2, SFTP und FTPS.
Web-EDI
Mit Web-EDI können Unternehmen EDI-Transaktionen über eine browserbasierte Schnittstelle statt über ein vollständig integriertes System senden und empfangen. Web-EDI kann von kleineren Lieferanten genutzt werden, die an EDI-Zahlungen teilnehmen müssen, ohne in eine komplexe Infrastruktur investieren zu müssen.
Es ist zwar einfacher zu implementieren, verfügt jedoch in der Regel nicht über die Automatisierungs-, Skalierbarkeits- und Integrationsfunktionen von VAN-basierten EDI-Systemen.
Was sind die Unterschiede zwischen EDI-Zahlungen und anderen Arten elektronischer Zahlungen?
Der wichtigste Unterschied, den es zu beachten gilt, ist, dass EDI selbst keine Zahlungsmethode ist. Vielmehr wird es in Verbindung mit bestimmten Zahlungsmethoden verwendet, um Transaktionsdaten zu strukturieren. Die unten beschriebenen Methoden sind die Mechanismen, über die Gelder tatsächlich zwischen Bankkonten transferiert werden:
Elektronische Überweisungen (EFTs)
Eine EFT bezeichnet jede elektronische Zahlung, bei der weder Bargeld noch Schecks zum Einsatz kommen. Dazu gehören ACH-Zahlungen, Direktüberweisungen, Debit- und Kreditkartentransaktionen, Abhebungen am Geldautomaten, Überweisungen und vieles mehr. EDI und EFT können aufgrund ähnlicher Begriffe verwechselt werden, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen.
Automatisierte Clearingstelle (ACH) Überweisungen
Eine ACH-Zahlung ist eine in den USA ansässige elektronische Überweisung, die über das Automated Clearing House-Netzwerk abgewickelt wird. In der Regel sind ACH-Überweisungen kostengünstiger als andere Banküberweisungsmethoden und können je nach Zielort zwischen einem Tag und einer Woche dauern.
ACH ist ein US-spezifisches Bankennetzwerk, aber es gibt Entsprechungen in anderen Ländern, wie beispielsweise SEPA in der Europäischen Union, BACS im Vereinigten Königreich oder BECS in Australien. Global ACH, eine von Slash angebotene Überweisungsoption, hat seinen Ursprung im ACH-System und wird über entsprechende ausländische Netzwerke abgewickelt. ACH kann zum Versenden von Zahlungen im EDI-Format verwendet werden.
Überweisungen
Überweisungen sind elektronische Bank-zu-Bank-Überweisungen, die in der Regel schneller als ACH abgewickelt werden, jedoch mit höheren Gebühren verbunden sind. Internationale Überweisungen nutzen häufig das SWIFT-Netzwerk, das einen standardisierten Nachrichtenaustausch zwischen Finanzinstituten weltweit ermöglicht. Wie ACH können auch Überweisungen mit EDI-Daten gekoppelt werden. Mit Slash können Sie Überweisungen über das SWIFT-Netzwerk in über 180 Länder in mehr als 135 verschiedenen Währungen senden.
Kryptowährungstransfers
Im Gegensatz zu den anderen Zahlungsmethoden in diesem Abschnitt sind Kryptowährungstransfers nicht auf Interbank-Nachrichtennetzwerke angewiesen. Stattdessen werden Kryptowährungstransaktionen über die Blockchain gesendet, ein dezentrales Netzwerk zum Datenaustausch, das kryptografische Algorithmen verwendet, um Zahlungen sicher aufzuzeichnen und zu übertragen.
Kryptowährungen werden als digitale Überweisungsmethode immer beliebter, da sie einige der Gebühren, Zwischenhändler und Bearbeitungsverzögerungen umgehen können, die mit traditionellen Banküberweisungen verbunden sind. Slash unterstützt das Halten, Senden und Empfangen von an den US-Dollar gekoppelten Stablecoins wie USDC und USDT und ermöglicht so schnellere und kostengünstigere Überweisungen weltweit.⁴
Vorteile von EDI-Zahlungen
Wenn eine Zahlung mit einem EDI-Format versehen ist, können die Zahlungsdaten direkt mit internen Finanzsystemen synchronisiert werden. Um die Vorteile von EDI-Zahlungen voll auszuschöpfen, ist in der Regel ein VAN oder ein anderes integriertes EDI-System erforderlich, das die standardisierten Datenformate verarbeiten und validieren kann. Nachfolgend sind einige der gängigen Vorteile der Verwendung von EDI-Zahlungen in Verbindung mit einem VAN aufgeführt:
- Verbesserte Sicherheit: EDI-Zahlungen basieren auf sicheren Übertragungsprotokollen wie AS2 und SFTP, wodurch das Risiko einer Offenlegung sensibler Finanzdaten verringert wird.
- Eliminierung manueller Prozesse: Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen können elektronisch generiert und ausgetauscht werden, ohne dass Daten wiederholt eingegeben werden müssen.
- Verbesserte Compliance durch Datenerfassung: EDI-Systeme erstellen klare Prüfpfade, indem sie Zahlungen mit Rechnungen und Bestellungen verknüpfen.
- Vernetzung zwischen Systemen: Zahlungen, Rechnungen und Überweisungsdaten können automatisch zwischen Ihren Front-End- und Back-End-Systemen abgeglichen werden, darunter Software für die Verwaltung von Forderungen, Buchhaltung, Zahlungsabwicklung, Beschaffung und mehr.
Die Implementierung und Wartung eines VAN oder einer anderen EDI-Infrastruktur kann jedoch kostspielig und technisch komplex sein. Viele der größten Vorteile von EDI-Zahlungen, wie Automatisierung und Integration über Drittanbietersysteme hinweg, sind ohne VAN-Kompatibilität nur schwer zu realisieren. Für kleinere Unternehmen können diese Anforderungen EDI-Zahlungen im Vergleich zu anderen EFT-Methoden unpraktisch machen.
Wann EDI-Zahlungen die richtige Wahl für Ihr Unternehmen sind
Wenn Ihr Unternehmen bereits ein VAN nutzt, unabhängig davon, ob es intern verwaltet oder ausgelagert ist, kann die Implementierung von EDI-Daten neben Ihren Zahlungen die Nachverfolgung von Zahlungen, die Verknüpfung mit Rechnungen und die Synchronisierung mit miteinander verbundenen Finanzmanagementsystemen verbessern.
Wenn Ihr Unternehmen ein komplexes Netzwerk von Lieferanten verwaltet und über die Ressourcen zur Unterstützung einer VAN-Infrastruktur verfügt, können EDI-Zahlungen zu bedeutenden Verbesserungen in den Bereichen Automatisierung, Compliance und betriebliche Effizienz führen. Wenn Sie hingegen eine enge, kontinuierliche Beziehung zu einem einzelnen Lieferanten oder Käufer unterhalten, kann ein Punkt-zu-Punkt-EDI-System zwischen Ihren beiden Unternehmen viele der gleichen Vorteile bei geringerer Komplexität bieten.
Alternativen zu EDI-Zahlungen
Für kleinere Unternehmen sind EDI-Zahlungen jedoch nicht immer realisierbar. Sie erfordern technisches Fachwissen, und die Implementierung der erforderlichen Systeme kann kostspielig sein. Alternative Finanzmanagement-Tools wie Slash bieten möglicherweise vergleichbare Sicherheits- und Automatisierungsfunktionen bei weitaus geringeren Gemeinkosten.
Zum einen sind Kryptowährungen und Stablecoins äußerst sichere Zahlungsmethoden, die oft einfacher zu implementieren sind als EDI. Slash ermöglicht die Verwendung von Stablecoins für B2B-Überweisungen und synchronisiert die Überweisungsdetails direkt im Slash-Dashboard. Dank der Unterstützung von Stablecoins durch Slash können Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Forderungen gewinnen, von schnelleren Bearbeitungszeiten profitieren und im Vergleich zu bankbasierten EDI-Zahlungen Kosten senken.
Zweitens werden APIs zunehmend zu einer gängigen Alternative zu VANs. VANs kamen erstmals in den 1970er Jahren auf, und ein Großteil der zugrunde liegenden Infrastruktur ist im Vergleich zu modernen API-Systemen möglicherweise veraltet.
Die Slash-API ermöglicht den Datenaustausch in Echtzeit zwischen Tools von Drittanbietern und eine größere Konfigurierbarkeit innerhalb von Finanzmanagement-Workflows. Unternehmen können den Datenaustausch mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks oder ERP-Systemen automatisieren, ohne dass sie über das technische Fachwissen auf Unternehmensebene verfügen müssen, das für die Implementierung und Wartung eines VAN erforderlich ist.
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Optimieren Sie die Finanzen Ihres Unternehmens mit Slash
Anstatt ein übermäßig kompliziertes, veraltetes VAN-System zu implementieren, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihre Unternehmensfinanzen mit einer modernen Finanzplattform wie Slash zu verwalten. Slash bietet alle Vorteile von EDI-Zahlungen sowie zusätzliche Funktionen wie den Zugriff auf Kryptowährungstransfers, einheitliches Finanzmanagement und Datenaustausch in Echtzeit über die Slash-API. Hier sind einige der zusätzlichen Möglichkeiten, wie Slash gegenüber einem EDI-System weitere Vorteile bieten kann:
- Zahlungen mit umfassenderen Systemen synchronisieren: Mit Slash können Unternehmen Zahlungen über das globale ACH-System, Überweisungen in über 180 Länder, Echtzeitüberweisungen über RTP und FedNow sowie Stablecoin-Überweisungen tätigen. Die Zahlungsdetails werden im Slash-Dashboard gespeichert, wo Benutzer Zahlungstrends einsehen, Cashflow-Muster leicht erkennen und Daten direkt in Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks exportieren können.
- Unterstützung mehrerer Entitäten: Ein Vorteil von VAN-Systemen ist die zentralisierte Datenverwaltung. Slash unterstützt die Verwaltung von Konten mehrerer Unternehmen über ein einziges Dashboard, sodass Unternehmen Ausgaben verfolgen, Konten verwalten und Kontoauszüge aller Tochtergesellschaften an einem Ort herunterladen können.
- Native Kryptowährungsunterstützung: Stablecoins bieten eine Alternative zu traditionellen Fiat-Währungen und ermöglichen schnellere und kostengünstigere weltweite Überweisungen. Mit Slash können Nutzer Zahlungen in USDC und USDT über acht unterstützte Blockchains halten, senden und empfangen.
- Slash Visa Platinum Card: Die Firmenkreditkarte von Slash bietet detaillierte Kontrollen der Mitarbeiterausgaben, darunter konfigurierbare Ausgaberegeln, teamorientierte Kartengruppierungen und anpassbare Limits. Mit Slash erhalten Sie außerdem bis zu 2 % Cashback auf Unternehmensausgaben.
- Flexible Finanzierung: Slash Working Capital bietet eine maßgeschneiderte Kreditlinie, die Unternehmen für kurzfristige Liquiditätsbedürfnisse in Anspruch nehmen können. Die Mittel können direkt über das Slash-Dashboard abgerufen werden, mit flexiblen Rückzahlungsoptionen von 30, 60 oder 90 Tagen.⁵
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Häufig gestellte Fragen
Was sind Beispiele für EDI?
Häufige EDI-Beispiele sind elektronische Bestellungen, Rechnungen, Überweisungsbenachrichtigungen und Zahlungsmitteilungen, die zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Diese EDI-Transaktionen ermöglichen den elektronischen Austausch von Finanz- und Betriebsdaten in einem standardisierten Format.
Ist eine EDI-Zahlung dasselbe wie eine Direktüberweisung?
Nein, EDI ist nicht dasselbe wie eine direkte Einzahlung. Eine direkte Einzahlung ist eine Art von ACH-Zahlung, bei der Geld zwischen Bankkonten transferiert wird, während EDI standardisierte Daten bereitstellt, die diese Zahlung begleiten können.
Werden EDI-Zahlungen von Banken versandt?
Banken wickeln den Geldtransfer für EDI-Zahlungen über EFT-Verfahren wie ACH oder Überweisungen ab. EDI-Systeme arbeiten mit den Banken zusammen, indem sie die Zahlungs- und Überweisungsdaten elektronisch zwischen dem Zahler und dem Zahlungsempfänger übertragen.
Welche Art von Online-Portal benötige ich, um eine EDI-Zahlung auszuführen?
Unternehmen verwenden in der Regel EDI-Software, ein VAN oder ein webbasiertes EDI-Portal, das in ihre Buchhaltungs- und Bankensysteme integriert ist. Die eigentliche Zahlung wird weiterhin über eine Bank oder eine Zahlungsplattform veranlasst, wobei EDI den Austausch der Transaktionsdaten übernimmt.
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