EDI-betalingen uitgelegd: gebruiksscenario's en hoe ze zich verhouden tot ACH en EFT
EDI-betalingen kunnen verkeerd worden begrepen. Hoewel de term misschien klinkt als een minder bekende, alternatieve overboekingsmethode, is dat niet het geval. EDI, of elektronische gegevensuitwisseling, is een protocol voor het delen van gegevens dat de manier waarop financiële transacties worden bijgehouden en beheerd, verbetert. Het is geen op zichzelf staande betaalmethode, maar een gestandaardiseerde manier om betalingsgegevens elektronisch uit te wisselen.
Inzicht in hoe EDI-transacties werken en hoe ze kunnen worden geïntegreerd met bestaande betaalmethoden, kan bedrijven helpen hun betalingsverwerking te stroomlijnen, het inzicht in debiteuren te verbeteren en de relaties met leveranciers en toeleveranciers te versterken. Het kan ook helpen om te bepalen of EDI-betalingen geschikt zijn voor uw bedrijf, aangezien EDI-systemen duur kunnen zijn om te implementeren en complex om te onderhouden.
In deze gids leggen we alles uit wat u moet weten over EDI-betalingen, inclusief wat ze zijn, hoe ze werken, hoe ze passen in bredere betalingssystemen en welke voordelen ze bieden. We bespreken ook hoe Slash kan dienen als een alternatieve betalingsoplossing, die vergelijkbare voordelen op het gebied van veiligheid en automatisering biedt zonder de complexiteit van de implementatie van EDI.¹
Met Slash kunnen bedrijven geld overmaken via meerdere betalingskanalen, financiële gegevens in realtime delen tussen systemen met behulp van de Slash API, en debiteuren beheren met behulp van ingebouwde tools voor factuurbeheer en cashflowanalyse. Lees verder voor meer informatie.
Wat is een EDI-betaling?
EDI, of elektronische gegevensuitwisseling, wordt vaak in één adem genoemd met andere methoden voor elektronische overboeking (EFT). Het is echter belangrijk om te verduidelijken dat EDI zelf geen betaalmethode is. EDI verwijst naar een gestandaardiseerd, elektronisch gegevensformaat dat bedrijven gebruiken om financiële gegevens en bedrijfsdocumenten uit te wisselen, waaronder informatie met betrekking tot betalingen.
Wanneer EDI-formattering wordt toegepast op een elektronische betaling, kan dit de manier waarop die betaling wordt gevolgd, verwerkt en afgestemd verbeteren. Met EDI kunnen elektronische betalingsgegevens automatisch worden gelezen door onderling verbonden computersystemen, waardoor er minder handmatige gegevensinvoer nodig is en de verwerking van betalingen tussen zakelijke partners wordt versneld.
Een EDI-betaling bevat gestructureerde gegevenselementen die de financiële transactie beschrijven. Deze elementen zijn georganiseerd in segmenten, dit zijn codes die kunnen overeenkomen met factuurnummers, betalingsgegevens, referentienummers van inkooporders, informatie over de betaler en de begunstigde, en andere informatie met betrekking tot een betaling. Deze segmenten worden verpakt in enveloppen die ervoor zorgen dat de EDI-transacties correct worden verzonden tussen EDI-systemen.
De implementatie van EDI-betalingen kan leiden tot snellere en veiligere overboekingen die beter compatibel zijn met ERP- of VAN-systemen, wat we later in meer detail zullen toelichten.
Hoe versturen bedrijven EDI-betalingen?
Een veelvoorkomend punt van verwarring is waar EDI in het bankproces past. Het geld zelf wordt nog steeds overgemaakt via traditionele EFT-betalingen, zoals ACH-transacties, bankoverschrijvingen of directe stortingen. Hier volgt een kort overzicht van hoe EDI-betalingen werken in combinatie met elektronische overboekingen:
- Een koper keurt een betaling voor een of meer facturen goed in zijn boekhoud- of ERP-systeem.
- De betaling wordt geïnitieerd via een bankrekening door middel van een elektronische overschrijving, zoals een ACH-betaling, een telegrafische overschrijving of andere EFT-betalingen.
- Tegelijkertijd genereert EDI-software gestandaardiseerde EDI-transactiebestanden met betalingsgegevens.
- Deze EDI-transacties worden elektronisch naar de leverancier verzonden via een overeengekomen EDI-systeem.
- Het systeem van de leverancier past de betaling automatisch toe op de juiste facturen met behulp van het ingebouwde betalingsadvies.
De 3 soorten EDI-betalingen
EDI-betalingsgegevens kunnen op verschillende manieren worden uitgewisseld, afhankelijk van de omvang van een bedrijf, de integratievereisten en de beschikbare technische middelen. Hieronder staan de drie meest voorkomende manieren waarop EDI-betalingen worden verzonden, gerangschikt van meest tot minst complex:
EDI-netwerk met toegevoegde waarde
Een value-added network (VAN) is een privénetwerk dat veilige elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten en financiële transacties mogelijk maakt. VAN's fungeren als tussenpersonen die EDI-transacties tussen bedrijven kunnen routeren, veilige gegevensformaten (bijv. ANSI X12, EDIFACT) kunnen valideren, audit trails en leveringsbevestigingen kunnen verstrekken en grote hoeveelheden inkooporders en facturen kunnen beheren.
Grote ondernemingen kunnen VAN's gebruiken om EDI dieper in hun interne systemen te integreren, maar VAN's kunnen duur zijn om te implementeren en technisch veeleisend om te onderhouden.
Directe EDI
Direct EDI, ook wel point-to-point EDI genoemd, brengt een directe verbinding tot stand tussen de interne systemen van twee bedrijven met behulp van een gedeeld protocol voor gegevensopmaak. Voor het tot stand brengen van een directe EDI-verbinding tussen twee bedrijven is niet noodzakelijkerwijs een VAN nodig, maar mogelijk alleen een webinterface of EDI-software.
Direct EDI werkt het beste voor betalers en leveranciers met een consistente, voortdurende zakelijke relatie. Veelgebruikte communicatieprotocollen voor point-to-point EDI-overdrachten zijn onder andere AS2, SFTP en FTPS.
Web-EDI
Met Web EDI kunnen bedrijven EDI-transacties verzenden en ontvangen via een browsergebaseerde interface in plaats van een volledig geïntegreerd systeem. Web EDI kan worden gebruikt door kleinere leveranciers die moeten deelnemen aan EDI-betalingen zonder te investeren in complexe infrastructuur.
Hoewel het gemakkelijker te implementeren is, ontbreekt het meestal aan de automatisering, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden van op VAN gebaseerde EDI-systemen.
Wat zijn de verschillen tussen EDI-betalingen en andere soorten elektronische betalingen?
Het belangrijkste onderscheid dat u in gedachten moet houden, is dat EDI zelf geen betaalmethode is. Het wordt eerder gebruikt in combinatie met bepaalde betaalmethoden om transactiegegevens te structureren. De hieronder beschreven methoden zijn de mechanismen waarmee geld daadwerkelijk tussen bankrekeningen wordt overgemaakt:
Elektronische overboekingen (EFT's)
Een EFT verwijst naar elke elektronische betaling waarbij geen contant geld of papieren cheques betrokken zijn. Dit omvat ACH-betalingen, directe stortingen, debet- en creditcardtransacties, geldopnames bij geldautomaten, overschrijvingen en meer. EDI en EFT kunnen door hun vergelijkbare terminologie door elkaar worden gehaald, maar ze hebben verschillende functies.
Automatische clearinghouse-overschrijvingen (ACH)
Een ACH-betaling is een elektronische overschrijving in de Verenigde Staten die wordt verwerkt via het Automated Clearing House-netwerk. ACH-overschrijvingen zijn doorgaans goedkoper dan andere bankoverschrijvingen en kunnen, afhankelijk van de bestemming, één dag tot een week in beslag nemen.
ACH is een specifiek Amerikaans banknetwerk, maar er zijn vergelijkbare netwerken in andere landen, zoals SEPA in de Europese Unie, BACS in het Verenigd Koninkrijk of BECS in Australië. Global ACH, een overboekingsoptie die door Slash wordt aangeboden, vindt zijn oorsprong in het ACH-systeem en wordt afgewikkeld op vergelijkbare buitenlandse netwerken. ACH kan worden gebruikt om betalingen in EDI-formaat te versturen.
Bankoverschrijvingen
Bankoverschrijvingen zijn elektronische overschrijvingen tussen banken die doorgaans sneller worden verwerkt dan ACH-overschrijvingen, maar waarvoor hogere kosten worden aangerekend. Internationale bankoverschrijvingen maken vaak gebruik van het SWIFT-netwerk, dat gestandaardiseerde berichtenuitwisseling tussen financiële instellingen wereldwijd mogelijk maakt. Net als ACH-overschrijvingen kunnen bankoverschrijvingen worden gekoppeld aan EDI-gegevens. Met Slash kunt u via het SWIFT-netwerk bankoverschrijvingen uitvoeren naar meer dan 180 landen in meer dan 135 verschillende valuta's.
Overboekingen in cryptovaluta
In tegenstelling tot de andere betaalmethoden in dit gedeelte, zijn cryptocurrency-overboekingen niet afhankelijk van interbancaire berichtennetwerken. In plaats daarvan worden cryptocurrency-transacties verzonden via de blockchain, een gedecentraliseerd netwerk voor het delen van gegevens dat cryptografische algoritmen gebruikt om betalingen veilig te registreren en over te maken.
Crypto wordt steeds populairder als digitale overboekingsmethode omdat het een aantal kosten, tussenpersonen en verwerkingsvertragingen kan omzeilen die gepaard gaan met traditionele bankkanalen. Slash ondersteunt het aanhouden, verzenden en ontvangen van aan de Amerikaanse dollar gekoppelde stablecoins, zoals USDC en USDT, waardoor snellere en goedkopere overboekingen wereldwijd mogelijk worden.⁴
Voordelen van EDI-betalingen
Wanneer EDI-formattering aan een betaling wordt gekoppeld, kunnen betalingsgegevens rechtstreeks met interne financiële systemen worden gesynchroniseerd. Om optimaal te kunnen profiteren van EDI-betalingen is doorgaans een VAN of een ander geïntegreerd EDI-systeem nodig dat de gestandaardiseerde gegevensformaten kan verwerken en valideren. Hieronder volgen enkele veelvoorkomende voordelen van het gebruik van EDI-betalingen in combinatie met een VAN:
- Verbeterde beveiliging: EDI-betalingen maken gebruik van beveiligde transmissieprotocollen zoals AS2 en SFTP, waardoor gevoelige financiële gegevens minder kwetsbaar zijn.
- Eliminatie van handmatige processen: Inkooporders, facturen en betalingen kunnen elektronisch worden gegenereerd en uitgewisseld zonder dat gegevens herhaaldelijk moeten worden ingevoerd.
- Verbeterde naleving door middel van gegevensverzameling: EDI-systemen creëren duidelijke audit trails door betalingen te koppelen aan facturen en inkooporders.
- Interconnectiviteit tussen systemen: Betalingen, facturen en overschrijvingsgegevens kunnen automatisch worden gekoppeld tussen uw front-end- en back-end-systemen, waaronder software voor het beheer van debiteuren, boekhouding, betalingsverwerking, inkoop en meer.
Het implementeren en onderhouden van een VAN of andere EDI-infrastructuur kan echter duur en technisch complex zijn. Veel van de grootste voordelen van EDI-betalingen, zoals automatisering en integratie met systemen van derden, zijn moeilijk te realiseren zonder VAN-compatibiliteit. Voor kleinere bedrijven kunnen deze vereisten EDI-betalingen onpraktisch maken in vergelijking met andere EFT-methoden.
Wanneer EDI-betalingen de juiste keuze zijn voor uw bedrijf
Als uw bedrijf al gebruikmaakt van een VAN, of deze nu intern wordt beheerd of is uitbesteed, kan de implementatie van EDI-gegevens naast uw betalingen de manier verbeteren waarop betalingen worden bijgehouden, gekoppeld aan facturen en gesynchroniseerd met onderling verbonden financiële beheersystemen.
Als uw bedrijf een complex netwerk van leveranciers beheert en over de middelen beschikt om een VAN-infrastructuur te ondersteunen, kunnen EDI-betalingen aanzienlijke verbeteringen opleveren op het gebied van automatisering, naleving en operationele efficiëntie. Of, als u een nauwe, voortdurende relatie onderhoudt met één leverancier of koper, kan een point-to-point EDI-systeem tussen uw twee bedrijven veel van dezelfde voordelen bieden met minder complexiteit.
Alternatieven voor EDI-betalingen
Voor kleinere bedrijven zijn EDI-betalingen echter niet altijd haalbaar. Ze vereisen technische expertise en de ondersteunende systemen kunnen duur zijn om te implementeren. Alternatieve financiële beheertools, zoals Slash, bieden mogelijk vergelijkbare beveiligings- en automatiseringsmogelijkheden tegen veel lagere kosten.
Ten eerste zijn cryptovaluta en stablecoins zeer veilige betaalmethoden die vaak gemakkelijker kunnen worden geïmplementeerd dan EDI. Slash maakt het gebruik van stablecoins voor B2B-overboekingen mogelijk en synchroniseert de overboekingsgegevens rechtstreeks binnen het Slash-dashboard. Dankzij de ondersteuning van stablecoins door Slash krijgen bedrijven beter inzicht in hun debiteuren, profiteren ze van snellere verwerkingstijden en kunnen ze kosten besparen in vergelijking met EDI-betalingen via de bank.
Ten tweede worden API's steeds vaker gebruikt als alternatief voor VAN's. VAN's kwamen voor het eerst op in de jaren 70 en veel van de onderliggende infrastructuur is in vergelijking met moderne API-systemen inmiddels verouderd.
De Slash API maakt realtime gegevensuitwisseling tussen tools van derden mogelijk en biedt meer configuratiemogelijkheden binnen financiële beheerworkflows. Bedrijven kunnen gegevensuitwisseling met boekhoudplatforms zoals QuickBooks of ERP-systemen automatiseren zonder dat ze daarvoor de technische expertise op bedrijfsniveau nodig hebben die vereist is voor de implementatie en het onderhoud van een VAN.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Optimaliseer de financiën van uw bedrijf met Slash
In plaats van een te ingewikkeld, verouderd VAN-systeem te implementeren, kunt u overwegen om uw bedrijfsfinanciën te beheren met een modern financieel platform zoals Slash. Slash biedt alle voordelen van EDI-betalingen, plus extra mogelijkheden zoals toegang tot cryptocurrency-overboekingen, uniform financieel beheer en realtime gegevensuitwisseling via de Slash API. Hier zijn enkele extra manieren waarop Slash meer voordelen kan bieden ten opzichte van een EDI-systeem:
- Synchroniseer betalingen met bredere systemen: Met Slash kunnen bedrijven betalingen versturen via wereldwijde ACH, overschrijvingen naar meer dan 180 landen, realtime overschrijvingen via RTP en FedNow, en stablecoin-overschrijvingen. Betalingsgegevens worden opgeslagen in het Slash-dashboard, waar gebruikers betalingstrends kunnen bekijken, cashflowpatronen gemakkelijk kunnen identificeren en gegevens rechtstreeks kunnen exporteren naar boekhoudplatforms zoals QuickBooks.
- Ondersteuning voor meerdere entiteiten: Een voordeel van VAN-systemen is het gecentraliseerde gegevensbeheer. Slash ondersteunt het beheer van meerdere entiteiten vanuit één dashboard, waardoor bedrijven op één plek de uitgaven kunnen bijhouden, accounts kunnen beheren en afschriften van alle dochterondernemingen kunnen downloaden.
- Ondersteuning voor native cryptocurrency: Stablecoins bieden een alternatief voor traditionele fiatvaluta's en maken snellere, goedkopere wereldwijde overboekingen mogelijk. Met Slash kunnen gebruikers betalingen in USDC en USDT bewaren, verzenden en ontvangen via acht ondersteunde blockchains.
- Slash Visa Platinum-kaart: De zakelijke creditcard van Slash biedt gedetailleerde controle over de uitgaven van werknemers, inclusief configureerbare uitgavenregels, kaartgroeperingen op basis van teams en aanpasbare limieten. Met Slash verdient u ook tot 2% cashback op bedrijfsuitgaven.
- Flexibele financiering: Slash Working Capital biedt een op maat gemaakte kredietlijn waar bedrijven gebruik van kunnen maken voor hun kortetermijnbehoeften aan liquiditeit. De fondsen zijn rechtstreeks toegankelijk via het Slash-dashboard, met flexibele terugbetalingsopties van 30, 60 of 90 dagen.⁵
Laat verouderde systemen achterwege en moderniseer uw financiële activiteiten met Slash. Bezoek slash.com voor meer informatie.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Veelgestelde vragen
Wat zijn voorbeelden van EDI?
Veelvoorkomende voorbeelden van EDI zijn elektronische inkooporders, facturen, betalingsadviezen en betalingsmeldingen die tussen zakenpartners worden uitgewisseld. Dankzij deze EDI-transacties kunnen financiële en operationele gegevens elektronisch worden gedeeld in een gestandaardiseerd formaat.
Is EDI-betaling hetzelfde als directe storting?
Nee, EDI is niet hetzelfde als directe storting. Directe storting is een soort ACH-betaling waarbij geld tussen bankrekeningen wordt overgemaakt, terwijl EDI gestandaardiseerde gegevens levert die bij die betaling kunnen worden gevoegd.
Worden EDI-betalingen door banken verzonden?
Banken verwerken de overdracht van geld voor EDI-betalingen via EFT-methoden zoals ACH of overschrijvingen. EDI-systemen werken samen met banken door de betalings- en overschrijvingsgegevens elektronisch tussen de betaler en de begunstigde door te geven.
Welk type online portaal heb ik nodig om een EDI-betaling uit te voeren?
Bedrijven gebruiken doorgaans EDI-software, een VAN of een webgebaseerd EDI-portaal dat is geïntegreerd met hun boekhoud- en banksystemen. De daadwerkelijke betaling wordt nog steeds geïnitieerd via een bank of betalingsplatform, waarbij EDI de uitwisseling van transactiegegevens afhandelt.
Lees meer van ons
