بسّط شؤونك المالية التجارية من خلال الإدارة الذكية للفواتير
لا بأس في إدارة فواتيرك يدويًا عندما تبدأ عملك. تتلقى بعض الفواتير من الموردين، وترسل بعضها إلى العملاء، وتتابع المدفوعات دون أي صعوبة تذكر. ولكن مع ازدياد النشاط، قد تصبح إدارة هذه العمليات نفسها أكثر صعوبة.
يعد تنفيذ نظام إدارة الفواتير إنجازًا إيجابيًا. فهذا يعني أن لديك قاعدة عملاء متنامية وعلاقات تجارية أكثر نشاطًا، مما يخلق الحاجة إلى أدوات يمكنها مواكبة العمليات. لكن اختيار برنامج الإدارة المناسب يتطلب بعض التخطيط المسبق: ستحتاج إلى تحديد الأماكن التي تحدث فيها التأخيرات في عملية إصدار الفواتير ومدى قدرة الأداة الجديدة على التواصل مع بقية أنظمتك المالية.
في هذا الدليل، سنناقش كيفية عمل إدارة الفواتير، والتحديات الشائعة التي قد تواجهها الشركات، وما الذي يجب البحث عنه في حل معالجة الفواتير. سنقدم أيضًا لوحة معلومات الفواتير Slash، التي تتكامل مع منصة Slash الأوسع نطاقًا لإدارة الشؤون المالية. باستخدام Slash، يمكنك إنشاء فواتير احترافية، وتتبع حالة الدفع في مكان واحد، وقبول طرق دفع متعددة ومختلفة تتراوح من التحويلات المصرفية إلى العملات المشفرة.⁴ تابع القراءة لتتعرف على كيفية قيام Slash بتحسين طريقة إدارة شركتك للفواتير.
ما هي إدارة الفواتير؟
تشير إدارة الفواتير إلى كيفية تعامل الشركات مع الفواتير، بدءًا من إنشائها وحتى دفعها وحفظها. قد تشمل عملية الإدارة هذه إنشاء الفواتير واستلام فواتير الموردين وتوجيهها للموافقة عليها ومعالجة المدفوعات المتعلقة بالفواتير وتخزين المستندات لأغراض التدقيق وإعداد التقارير.
ترتبط إدارة الفواتير ارتباطًا وثيقًا بإدارة حسابات الدفع (AP) وحسابات القبض (AR) لشركتك. يساعد الاحتفاظ بسجل منظم للفواتير التي تلقيتها على تتبع الأموال التي تخرج من شركتك. يمكن أن يساهم إنشاء فواتير احترافية وإدارتها بفعالية في تسريع أوقات تحصيل المدفوعات وتقليل نزاعات الأسعار وتبسيط التسوية في المستقبل.
اليوم، توجد مجموعة واسعة من حلول الفوترة الإلكترونية لدعم مختلف سير العمل المتعلق بحسابات الدفع وحسابات القبض. قد لا يزال بعض الشركاء التجاريين يعتمدون على الفواتير الورقية وأنظمة التخزين المادية، وهنا تلعب تقنية OCR دورًا في قراءة الفواتير واستخراج البيانات إلى نظام إدارة مركزي. تصل الفواتير الأخرى في شكل ملفات PDF يمكن تحميلها لتسهيل التسجيل وتتبع الإيصالات ومطابقة أوامر الشراء. في الحالات الأكثر تخصصًا، يتم دمج أدوات الفوترة في أنظمة إدارة فواتير الموردين المخصصة أو منصات أتمتة حسابات الدفع، بحيث يتم تكييفها مع العمليات المحددة والاحتياجات التشغيلية.
لماذا تعتبر إدارة الفواتير الفعالة مهمة لعملك
تؤثر إدارة الفواتير على أكثر من مجرد كيفية إرسال الفواتير ودفعها. فهي تلعب دورًا في مدى وضوح تتبع الشركة للأموال الواردة والصادرة ومدى كفاءة التعامل مع المهام المالية اليومية:
عمليات مبسطة للذمم الدائنة والمدينة
تغطي الحسابات الدائنة ما تدين به شركتك مقابل السلع أو الخدمات، بينما تعكس الحسابات المدينة ما يدين به العملاء لك. تدعم الفواتير كلا الجانبين من خلال توضيح الأسعار والضرائب والخصومات وشروط الدفع بين الطرفين.
عملية تسوية مبسطة
تعد الفواتير أيضًا نقطة مرجعية أساسية لعمليات المحاسبة الداخلية، لا سيما أثناء التسوية. تتضمن التسوية مقارنة سجلات المعاملات عبر الأنظمة للتأكد من دقتها. عندما يتم تسجيل الفواتير وبيانات الدفع من خلال الأتمتة بدلاً من الإدخال اليدوي للبيانات، يمكن تبسيط العملية وتقليل الوقت المستغرق فيها بشكل كبير، مما يقلل من الجهد المطلوب لمواءمة السجلات.
تجنب التأخر في السداد وتعزيز العلاقات مع الموردين
عندما تكون الفواتير مبعثرة عبر سلاسل البريد الإلكتروني وخزائن الملفات، قد يتم تفويت بعض المدفوعات. يساعد نظام تتبع الفواتير الذي يعرض حالة الموافقة وتواريخ الاستحقاق وتقدم الدفع في تنظيم الفواتير. يمكن أن تؤدي الرؤية المحسنة إلى تقليل التأخيرات ودعم الدفع في الوقت المحدد والمساعدة في الحفاظ على علاقات أكثر اتساقًا مع الموردين.
بناء سجل تدقيق موثوق
بالإضافة إلى المحاسبة اليومية، يمكن أن يساعد الاحتفاظ بسجلات منظمة لفواتيرك في التحضير للتدقيق الداخلي أو الخارجي. قد يكون هذا مهمًا بشكل خاص للشركات الخاضعة لرقابة صارمة والتي تتبع إجراءات شراء رسمية، حيث توثق الفواتير ما إذا كانت المشتريات قد تمت من خلال القنوات والموردين والمزودين المعتمدين.
تحسين رؤية التدفق النقدي
إن فهم كيفية تأثير الفواتير المستحقة على الذمم الدائنة والمدينة قصيرة الأجل يمكن أن يوفر صورة أوضح عن التدفق النقدي والموقف المالي العام. للحصول على رؤية أكثر توحيدًا للتدفقات النقدية الداخلة والخارجة عبر بطاقات الشركة والتحويلات المصرفية ومدفوعات الأصول الرقمية وغير ذلك، توفر لوحة التحليلات في Slash رؤية في الوقت الفعلي يمكن أن تساعد فرق الشؤون المالية في التخطيط للالتزامات القادمة.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
تفصيل عملية إدارة الفواتير
على الرغم من اختلاف سير العمل باختلاف الأعمال التجارية، فإن إدارة الفواتير عادة ما تتبع مسارًا مشابهًا من الإنشاء إلى الدفع. فيما يلي نظرة عامة على كيفية عمل هذه العملية عند إدارتها من خلال لوحة معلومات الفواتير في Slash.
1. إنشاء الفواتير والموافقة عليها
لإنشاء فاتورة في Slash، انتقل إلى لوحة معلومات الفواتير وحدد "فاتورة جديدة". من هناك، ستختار مستلمًا وتحدد حسابًا مستلمًا. سيقوم Slash بإنشاء فاتورة احترافية لك؛ كل ما عليك فعله هو إضافة بنود، وتحديد تاريخ استحقاق، وتطبيق أي ضرائب أو خصومات أو ملاحظات دفع ذات صلة. قبل إرسال الفاتورة، من المهم مراجعة التفاصيل للتأكد من دقتها وتجنب المشكلات التي قد تؤخر الدفع.
2. إرسال الفواتير إلى العملاء
بمجرد تحديد "إرسال الفاتورة"، يقوم Slash بتنسيق الفاتورة وإرسالها إلى المستلم عبر البريد الإلكتروني. تتضمن الفواتير المرسلة عبر Slash خيارات دفع مدمجة، مما يتيح للعملاء الدفع مباشرة دون الحاجة إلى طلب تعليمات أو روابط إضافية.
3. تتبع حالة الفواتير ومواعيد استحقاق الدفع
بعد إرسال الفاتورة، ستظهر تلقائيًا في لوحة التحكم الخاصة بالفواتير جنبًا إلى جنب مع فواتيرك الأخرى. يمكنك معرفة ما إذا كانت الفاتورة غير مدفوعة أو مدفوعة أو متأخرة أو ملغاة بنظرة واحدة، مع عرض تاريخ الاستحقاق بوضوح. مع اقتراب تاريخ الدفع، يمكنك تحديث مذكرة الفاتورة أو إضافة تذكيرات للمساعدة في الحفاظ على سير الدفعات.
4. معالجة الدفع
يدعم Slash طرق دفع متعددة، بما في ذلك التحويلات ACH والتحويلات البنكية والدفع بالعملات المشفرة. تتم معالجة الدفع بالعملات المشفرة باستخدام عملات مستقرة مربوطة بالدولار الأمريكي مثل USDC و USDT. يمكن تحويل الأموال المستلمة عبر العملات المستقرة إلى نقد داخل Slash، مما يمنح الشركات مرونة في كيفية إدارة المدفوعات الواردة.
5. تسجيل المعاملات وتسويتها في نظم المحاسبة
بمجرد استلام الدفعة، سيتم تحديث حالة الفاتورة إلى "مدفوعة" في لوحة معلومات Slash. يتم تسجيل بيانات الذمم المدينة تلقائيًا وتنعكس في تحليلات التدفق النقدي لشركتك. عندما يحين وقت المطابقة، يمكن لـ Slash مزامنة بيانات المعاملات مباشرة مع QuickBooks، حيث يمكنك مطابقة الدفعات مع الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات دون الحاجة إلى الإدخال اليدوي.
6. إنشاء سجلات ورقية للتدقيق
يجب الاحتفاظ بالفواتير وسجلات الدفع حتى بعد إتمام الدفع. يمكن أن تكون هذه السجلات مفيدة أثناء عمليات التدقيق الخارجية للامتثال، أو المراجعات الداخلية، أو عند حل مشكلات الفوترة أو النزاعات مع العملاء في وقت لاحق.
أهم التحديات التي تواجهها الشركات في إدارة الفواتير
قبل تطبيق برنامج إدارة الفواتير، قد تواجه شركتك بعض الصعوبات التي تشير إلى أن الوقت قد حان للتغيير. يوضح القسم أدناه عدة علامات قد تشير إلى أن حل الفوترة المخصص يستحق الدراسة:
تنسيق الفواتير غير متسق
قد يكون إنشاء فاتورة احترافية باستخدام معالج النصوص مهمة شاقة. فقد يؤدي إضافة شعار الشركة إلى إفساد التنسيق، وقد يتعين حساب المجاميع الفرعية والضرائب والخصومات يدويًا. يمكن أن يساعد استخدام أداة إصدار الفواتير التي تنشئ الفواتير تلقائيًا في توحيد التنسيق وضمان معالجة الحسابات بشكل متسق. يقوم Slash بإنشاء فواتير منظمة لك، مما يلغي الحاجة إلى تعديل التخطيطات يدويًا.
صعوبة تتبع الفواتير المرسلة بصيغة PDF
إرسال الفواتير كمرفقات PDF ليس أمراً مضموناً. إذا كان العميل لا يستخدم نظام إدارة الفواتير المزود بقدرات استخراج البيانات OCR، فقد يضيع الملف في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني أو يتم حفظه دون تذكير واضح بالدفع. يمكن لنظام الفوترة مثل Slash الذي يتضمن خيارات دفع واضحة ومدمجة أن يقلل من الصعوبات التي يواجهها المستلم ويقدم تجربة فوترة أكثر احترافية.
أخطاء ناتجة عن الإدخال اليدوي لتفاصيل الفاتورة
قد تؤدي الأخطاء المطبعية أو البنود المفقودة أو المبالغ غير الصحيحة إلى تأخير المدفوعات ومشاكل في التسوية. كما أن الإدخال اليدوي يستغرق وقتًا طويلاً مع زيادة حجم الفواتير. يمكن أن يقلل تكامل Slash مع Quickbooks من هذه المشاكل، حيث يمكن لمنصة المحاسبة مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء لاكتشاف الأخطاء بسرعة.
معالجة الفواتير المستحقة والمنقضية
بدون عرض مركزي للفواتير، قد يكون من الصعب معرفة الفواتير غير المدفوعة أو المتأخرة أو التي تمت تسويتها بالفعل. توفر لوحة معلومات الفواتير في Slash عرضًا واضحًا لحالة الفواتير وتواريخ استحقاقها، مما يساعد الفرق على البقاء منظمة ويقلل من احتمال إغفال الفواتير.
أفضل الممارسات لإدارة الفواتير بشكل أكثر ذكاءً
يمكن تحقيق إدارة أكثر ذكاءً للفواتير من خلال تطبيق بعض الممارسات المتسقة والمحددة جيدًا ضمن نظام واحد. تركز الخطوات التالية على تحسين طريقة إنشاء الفواتير وإرسالها وتتبعها مع زيادة أنشطة الفوترة:
- توحيد عملية إنشاء الفواتير: استخدم نظامًا يقوم تلقائيًا بإنشاء تخطيطات الفواتير ونسخ البريد الإلكتروني لضمان إصدار فواتير متسقة وكاملة. يقوم Slash بإنشاء فواتير منظمة وتنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير نيابة عنك.
- تقديم خيارات دفع متعددة: سهّل على العملاء عملية الدفع من خلال دعم ACH والتحويلات البنكية والتحويلات الفورية والعملات المستقرة المرتبطة بالدولار الأمريكي مثل USDC و USDT، مع معالجة الدفع المدمجة التي تتم مباشرةً من خلال Slash.
- تتبع حالة الفواتير في مكان واحد: تُظهر لوحة معلومات الفواتير في Slash حالة الدفع لفواتيرك، مما يساعد فرق حسابات القبض على معرفة المبالغ المستحقة والمتابعة اللازمة.
- تقليل المتابعات المفرطة: يساعد التتبع المركزي على تقليل التذكيرات غير الضرورية ويسمح بالمتابعة فقط عندما يكون ذلك ضروريًا بالفعل.
- حافظ على تنظيم سجلات الفواتير: ييسر تخزين جميع فواتيرك وسجلات الدفع في نظام واحد الرجوع إلى الفواتير السابقة أو إعادة إرسال الفواتير أو الرد على أسئلة العملاء.
منصات رائدة لإدارة الفواتير الآلية
تنقسم أدوات إدارة الفواتير إلى فئتين: منصات تعامل الفواتير كجزء من نظام تشغيل مالي أوسع نطاقًا، أو أدوات تركز على أتمتة سير عمل محدد في حسابات الدفع أو حسابات القبض. إن فهم الاختلافات بين هذه المنصات يمكن أن يساعد الفرق على اختيار البرامج التي تناسب احتياجاتهم الحالية:
شرطة
يجمع Slash بين معالجة الفواتير وجميع معاملاتك المالية، بحيث ترتبط عملية إدارة الفواتير بشكل مباشر بكيفية تحرك الأموال في شركتك. باستخدام Slash، يمكنك تبسيط عملية تحصيل المستحقات من خلال دمج معالجة الدفع في فواتيرك، مع دعم الحسابات المستحقة الدفع من خلال الفوترة المتكررة والآلية عبر قنوات دفع متعددة.
تشمل قدرات الفوترة والإدارة المالية الرئيسية ما يلي:
- لوحة تحكم لإنشاء فواتير احترافية، واستخدام المعلومات المصرفية المخزنة للمستلمين لإرسالها، وتتبع حالة الدفع.
- خيارات دفع مدمجة تتيح للعملاء دفع الفواتير مباشرة عبر ACH أو التحويل البنكي أو العملات المستقرة المرتبطة بالدولار الأمريكي.
- التكامل المباشر مع QuickBooks لمزامنة المعاملات تلقائيًا ومسك الدفاتر بشكل محدث، بالإضافة إلى اتصال Plaid واستيراد البيانات من Xero.
- دعم المدفوعات المحلية في الوقت الفعلي من خلال RTP و FedNow، إلى جانب المدفوعات الدولية إلى أكثر من 180 دولة عبر SWIFT.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Intuit QuickBooks
QuickBooks هو برنامج محاسبة يتكامل مباشرة مع Slash، بحيث يمكنك تصدير بيانات المعاملات بسلاسة بين المنصتين. يدعم QuickBooks عمليات الحسابات المستحقة الدفع بفضل إمكانات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التي يمكنها التقاط وتسجيل معلومات الفواتير، كما أن الإضافات الحديثة مثل Intuit Assist تقدم أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لإنشاء الفواتير والموافقة عليها تلقائيًا.
- قوالب فواتير قابلة للتخصيص مع خيارات تصميم احترافية وعلامة تجارية تلقائية.
- أتمتة الفواتير المتكررة للفواتير القائمة على الاشتراك أو المستمرة، مع جدولة الإرسال التلقائي.
- إصدار فواتير مرحلية للعملاء بناءً على مراحل المشروع أو نسبة الإنجاز.
- الفوترة المجمعة لإنشاء فواتير متعددة من خطوة إدخال بيانات واحدة.
Xero
Xero هو برنامج محاسبة قائم على السحابة مصمم للشركات التي تريد أدوات مالية سهلة الوصول مع أتمتة قوية. من خلال اتصال Plaid وميزات استيراد البيانات، يتكامل Xero مباشرة مع Slash، مما يسمح بتدفق بيانات المحاسبة والدفع الخاصة بـ Xero مباشرة إلى سجلات التحليلات والمعاملات الخاصة بـ Slash.
- قوالب فواتير قابلة للتخصيص مع علامات تجارية مرنة وأنظمة ألوان وخيارات تخطيط.
- تذكيرات دفع آلية تنبه العملاء عند اقتراب مواعيد الاستحقاق.
- خيارات توصيل متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة، لتحسين معدلات الوصول والاستجابة.
- تكامل الدفع عبر الإنترنت مع PayPal و Stripe ومعالجي بطاقات الائتمان الرئيسيين لتسوية أسرع.
بيل
BILL هي منصة لإدارة النفقات مبنية على برامج أتمتة الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، وتركز بشكل أساسي على معالجة استلام الفواتير وتوجيه سير عمل الموافقة ومعالجة المدفوعات. في حين أن هذا النهج قد ينجح في سير العمل المخصص للحسابات الدائنة والحسابات المدينة، فإن BILL توفر خيارات أقل لقبول المدفوعات وطرقًا أكثر محدودية لربط الفواتير بإعدادات مصرفية أو مالية أوسع نطاقًا مقارنة بالمنصات الأكثر تكاملاً.
- يدعم معالجة الفواتير وأتمتة حسابات الدفع، ولكنه يحد من معالجة المدفوعات من تسوية الفواتير إلى ACH ومدفوعات البطاقات.
- لا تقدم خدمات إدارة الخزانة أو حسابات التوفير عالية العائد أو منتجات تمويل رأس المال.
- يستخدم نظام تسعير لكل مستخدم، والذي قد يصبح مكلفًا مع نمو الفرق، حيث تبلغ تكلفة خطة Essentials 49 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا، وتبلغ تكلفة خطة Corporate 89 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا.
Tipalti
Tipalti هو حل أكثر تعقيدًا لإدارة الفواتير مصمم بشكل أساسي للمؤسسات الكبيرة التي لديها احتياجات كبيرة في مجال الحسابات المستحقة الدفع والمشتريات. Tipalti ليس منصة مصرفية كاملة، بل يعمل بشكل أشبه بنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). تركز ميزاته الأساسية على معالجة الفواتير وسير عمل الموافقة عليها، مع توفر إمكانيات أكثر تقدمًا فقط في مستويات الأسعار الأعلى.
- بوابة موردين تتيح للموردين تقديم معلومات الفواتير مباشرةً، وتوجيه الفواتير عبر سير عمل الموافقة والدفع.
- خيارات الدفع العالمية ودعم الكيانات المتعددة متاحة فقط من خلال Tipalti Advanced، الذي يبدأ سعره من 199 دولارًا شهريًا.
- لا يدعم أنظمة الدفع الفوري، أو الميزات المصرفية الأصلية، أو الدفع بالعملات المشفرة.
- تتوفر بطاقة شركة، ولكن دون حزمة مصرفية مصاحبة، مما يجعل من الصعب توحيد التدفق النقدي وبيانات الإنفاق.
حسّن إدارة فواتيرك مع Slash
لا ينبغي التعامل مع الفواتير بشكل منفصل عن بقية شؤونك المالية. تضم Slash الفواتير كجزء من منصتها المالية الأوسع نطاقًا، والتي صممت لدعم سير العمل المعقد والخاص بالصناعة.
مع Slash، يمكنك إنشاء الفواتير وإرسالها وتتبعها في نفس المكان الذي تدير فيه جميع أنشطتك المالية. تظهر الفواتير جنبًا إلى جنب مع نفقات البطاقات وقبول المدفوعات والعمليات المالية الآلية، مما يقلل من الحاجة إلى التبديل بين الأدوات. يوفر Slash رؤية في الوقت الفعلي لكيفية تحرك الأموال في شركتك، مما يساعدك على مراقبة التدفق النقدي وإدارته بشكل أكثر فعالية.
تتضمن بعض الطرق الإضافية التي يدعم بها Slash إعداد الفواتير وسير العمل المالي الأوسع نطاقًا ما يلي:
- إدارة الأموال المصممة لتحقيق المرونة: افصل رأس المال التشغيلي وأموال الخزانة لتنظيم التدفقات النقدية أو تجميع الأموال لأغراض محددة. قم بإدارة عدة كيانات تجارية أو مواقع أو شركات تابعة من لوحة تحكم واحدة، مع تقارير موحدة ورؤية واضحة عبر الحسابات.
- طرق الدفع الديناميكية: يدعم Slash مجموعة واسعة من طرق الدفع، بما في ذلك ACH العالمية، والتحويلات البنكية الدولية إلى أكثر من 180 دولة عبر SWIFT، والمدفوعات المحلية في الوقت الفعلي عبر RTP و FedNow.
- تمويل رأس المال العامل: مع قرض رأس المال العامل من Slash، يمكنك سحب الأموال مباشرة من داخل المنصة كلما احتجت إلى سيولة إضافية والاختيار بين شروط سداد مرنة لمدة 30 أو 60 أو 90 يومًا تتوافق مع توقعاتك الخاصة بالدفعات المستحقة.⁵
- دعم العملات المشفرة الأصلية: تحويل الأموال إلى عملات مستقرة مربوطة بالدولار الأمريكي مثل USDT أو USDC لإرسال التحويلات على blockchain، مما يوفر طريقة دفع بديلة يمكن أن تقلل التكاليف وأوقات التسوية.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
هل يمكن لـ Slash أتمتة عمليات الحسابات المستحقة الدفع؟
يدعم Slash سير عمل الحسابات المستحقة الدفع من خلال تمكين الدفعات المجدولة والآلية عبر قنوات دفع متعددة، مما يقلل من الخطوات اليدوية المتعلقة بدفع المبالغ للموردين.
ما هي تقنية OCR؟
تقنية OCR (التعرف الضوئي على الحروف) تقرأ النصوص من المستندات مثل الفواتير الورقية أو ملفات PDF وتحوّلها إلى بيانات رقمية منظمة. وهذا يقلل من إدخال البيانات يدويًا عن طريق استخراج تفاصيل الفاتورة الرئيسية تلقائيًا.
هل يتكامل Slash مع برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برامج المحاسبة؟
يتكامل Slash مباشرة مع QuickBooks لمزامنة المعاملات تلقائيًا ويدعم استيراد البيانات من Xero عبر Plaid. تسمح هذه التكاملات بمواءمة بيانات الفواتير والمدفوعات مع نظام المحاسبة الخاص بك، ويمكن دعم اتصالات ERP من خلال عمليات التصدير أو سير عمل المحاسبة الحالي.
اقرأ المزيد منا
