كيفية أتمتة حسابات الرعاية الصحية المستحقة الدفع من أجل الدقة والامتثال
تعمل شركات الأدوية وموردي الرعاية الصحية في بيئة تتسم بارتفاع المخاطر بشكل غير عادي في إدارة الحسابات الدائنة (AP). تخضع سلاسل التوريد لرقابة صارمة، مما يجعل عمليات التدقيق جزءًا روتينيًا من العمليات. يتطلب تطوير المنتجات وتصنيعها رأس مال كبيرًا، مما يضع ضغطًا إضافيًا على إدارة التدفقات النقدية المنضبطة. والأهم من ذلك، أن موثوقية وجودة منتجات الرعاية الصحية تؤثر في النهاية على نتائج المرضى في المستشفيات والعيادات ومرافق الرعاية الممتدة.
يعد تطبيق الأتمتة في سير عمل الحسابات المستحقة الدفع إحدى الطرق التي يمكن لمؤسسات الرعاية الصحية من خلالها مواجهة هذه التحديات. من خلال تقليل الاعتماد على العمليات اليدوية وتوحيد طريقة تداول الفواتير والمدفوعات عبر الأعمال، يمكن للأتمتة أن تساعد في تحسين الدقة ودعم الاستعداد للتدقيق وتزويد فرق الشؤون المالية برؤية أوضح للالتزامات المستحقة.
في هذا الدليل، سنشرح كيف يمكن لمؤسسات الرعاية الصحية تحسين حسابات الدفع من خلال الأتمتة، وذلك من خلال دراسة الفوائد المحتملة، والتحديات الشائعة في التنفيذ، والميزات التي قد تكون الأكثر أهمية عند تقييم الحلول البرمجية المختلفة. سنشرح أيضًا كيف أن Slash هي منصة مصرفية للأعمال يمكنها تلبية احتياجات المتخصصين الماليين في مجال الرعاية الصحية، من خلال سير عمل آمن للدفع، ورؤية في الوقت الفعلي للإنفاق، وبطاقات شركات تمنح ما يصل إلى 2% استرداد نقدي.¹
ما هي الأتمتة في حسابات الرعاية الصحية المستحقة الدفع؟
تشير الحسابات الدائنة إلى الالتزامات المالية قصيرة الأجل التي تدين بها الشركة لمورديها مقابل البضائع والخدمات التي تم شراؤها بالائتمان. بالنسبة لمصنعي وموردي الرعاية الصحية، يشمل ذلك عادةً مدفوعات المواد والتصنيع التعاقدي وخدمات الاختبار واللوجستيات والمعدات المتخصصة. يمكن سداد هذه المدفوعات من خلال التحويلات المصرفية أو بطاقات الائتمان أو بطاقات الخصم أو غيرها من ترتيبات التمويل قصيرة الأجل المرتبطة بالمشتريات.
ما يميز حسابات الرعاية الصحية المستحقة الدفع عن القطاعات الأخرى هو البيئة التنظيمية المحيطة بهذه المعاملات. تشمل بعض اللوائح التنظيمية التي قد تحتاج شركات الرعاية الصحية إلى أخذها في الاعتبار عند دفع ثمن السلع والخدمات ما يلي:
- لوائح إدارة الغذاء والدواء الأمريكية (FDA): يضع معايير لسلامة الأدوية والأجهزة الطبية وجودتها ووضع العلامات عليها. يصرح بإجراء عمليات تدقيق تتعلق بسلامة سلسلة التوريد ويقوم بها.
- HIPAA (قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة): يتطلب ضمانات صارمة لحماية معلومات صحة المرضى التي قد تظهر في سجلات الفواتير أو الدفع.
- قانون أمن سلسلة توريد الأدوية (DSCSA): يفرض استخدام أنظمة إلكترونية لتتبع الأدوية الموصوفة طبياً ومنع التزوير.
- ISO 13485: تحكم أنظمة إدارة الجودة لمصنعي الأجهزة الطبية.
- ممارسات التوزيع الجيدة (GDP): يقدم إرشادات للحفاظ على جودة الأدوية أثناء التخزين والنقل.
تتضمن أتمتة الحسابات الدائنة أكثر من مجرد تسريع المدفوعات. فهي تشمل دورة حياة الفواتير والمدفوعات بالكامل، بما في ذلك الاستلام والتحقق والموافقة والتسوية. بدلاً من مراجعة الفواتير يدويًا، يمكن لأدوات الأتمتة مطابقة الفواتير مع العقود أو أوامر الشراء، وتوجيهها إلى المسؤول عن الموافقة الصحيح، وجدولة المدفوعات بناءً على شروط المورد. يتم تسجيل كل خطوة تلقائيًا، مما يخلق سجلات تدقيق واضحة تدعم كل من الضوابط الداخلية والمراجعات التنظيمية الخارجية.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
ما هي التحديات التي قد تواجهها مؤسسات الرعاية الصحية عند إدارة الحسابات المستحقة الدفع؟
غالبًا ما تدير مؤسسات الرعاية الصحية حسابات الدفع عبر سلاسل توريد معقدة وأطر تنظيمية صارمة وقيود صارمة على التدفق النقدي. فيما يلي بعض المعلومات الإضافية حول العوامل التي يمكن أن تجعل عمليات الدفع اليدوية غير فعالة بشكل خاص بالنسبة لشركات الرعاية الصحية:
تنسيقات الفواتير غير المتسقة
قد يعتمد موردو الرعاية الصحية على عدة أنظمة منفصلة لإدارة المدفوعات المرتبطة بالفواتير وأوامر الشراء. قد يطلب بعض موردي المواد الوصول من خلال بوابات الموردين، وقد تعتمد مختبرات الاختبار على الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني، وقد تستمر العيادات الصغيرة في إرسال الفواتير الورقية عبر البريد. بدون طريقة لمسح هذه المستندات وتنظيمها تلقائيًا، يتعين على فرق حسابات الدفع (AP) توحيد بيانات الفواتير يدويًا قبل إدخالها في نظام المحاسبة، مما قد يزيد من مخاطر أخطاء إدخال البيانات، أو عدم الحصول على الموافقات، أو تكرار المدفوعات، أو معالجة الفواتير دون التحقق منها بشكل صحيح.
متطلبات الامتثال
تخضع شركات تصنيع المنتجات الصحية لقيود صارمة على سلسلة التوريد واللوائح المالية التي تتطلب وثائق قوية وسجلات تدقيق. يمكن أن تؤدي قوانين سلسلة التوريد مثل قانون أمن سلسلة توريد الأدوية (DSCSA) إلى إجراء عمليات تدقيق خارجية منتظمة من قبل إدارة الغذاء والدواء الأمريكية (FDA). خلال عمليات التدقيق هذه، قد يُطلب من المؤسسات إثبات أن مدفوعات الموردين اتبعت إجراءات عمل معتمدة محددة، وصرفت لموردين معتمدين، ومدعومة بوثائق كاملة ودقيقة.
التعرض للمخاطر التشغيلية
نظرًا لأن تطوير وتصنيع وتوزيع المستلزمات الطبية قد يتطلب رأس مال كبير، فإن عدم الكفاءة أو تسرب الإيرادات في عملية AP قد يؤدي إلى عواقب مالية خطيرة. قد تؤدي مشكلات الدفع أيضًا إلى تأخير جداول الإنتاج، أو تعطيل الجداول الزمنية التنظيمية، أو الحد من الوصول إلى المواد اللازمة لتلبية طلب العملاء. بمرور الوقت، يمكن أن تؤثر هذه المخاطر على استمرارية عمليات شركتك واستدامتها المالية على المدى الطويل.
طرق الدفع غير الفعالة
وجدت دراسة أجريت عام 2025 أن 7% فقط من المتخصصين في مجال تمويل الرعاية الصحية في الولايات المتحدة يستخدمون ابتكارات الدفع بشكل فعال، مما يشير إلى أن نسبة كبيرة من مدفوعات الرعاية الصحية قد لا تزال تتم معالجتها من خلال طرق قديمة. في حين أن الشيكات الورقية لا تزال واحدة من أقل طرق الدفع المُحسّنة اليوم، فإن الاعتماد فقط على القنوات المصرفية التقليدية للتحويلات الإلكترونية يمكن أن يحد أيضًا من قدرتك على إرسال التحويلات بسرعة أو بتكلفة فعالة. يمكن أن تؤدي طرق الدفع هذه إلى إبطاء وقت الدفع عبر سلسلة التوريد وإلى ظهور أوجه قصور في المراحل النهائية.
التعامل مع العلاقات المعقدة بين البائعين والعملاء
غالبًا ما يعمل موردو الرعاية الصحية بين مجموعتين معقدتين من الناحية المالية. قد يواجه مقدمو الرعاية الصحية فجوات في التدفق النقدي بسبب دورات السداد أو تأخير المطالبات. عند العمل مع موردين متخصصين، قد يلزم نقل المدفوعات عبر الحدود لدعم خدمات التصنيع أو الاختبار المتخصصة منخفضة التكلفة. نظرًا لتعقيد إرسال واستلام المدفوعات في قطاع الرعاية الصحية، يمكن أن يساعد الوصول إلى مجموعة متنوعة من طرق الدفع وأدوات التنبؤ المالي في تحسين العلاقات مع شركاء الأعمال ودعم التخطيط التشغيلي بشكل أفضل.
ما هي فوائد معالجة الدفع الآلية في مجال الرعاية الصحية؟
يمكن لأتمتة الحسابات الدائنة أن تحسن بشكل كبير من طريقة إدارة مؤسسات الرعاية الصحية لعملياتها المالية. توضح المزايا الموضحة أدناه كيف تدعم الأتمتة الدقة والشفافية والامتثال:
تحسين الدقة وخفض تكاليف المعالجة
يمكن لبرنامج أتمتة AP استخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) واستخراج البيانات الذكي لالتقاط تفاصيل الفواتير تلقائيًا، مما يقلل من معظم أخطاء إدخال البيانات. يمكن للنظام أيضًا مقارنة الفواتير بأوامر الشراء والعقود لتحديد التناقضات قبل معالجة الدفع. يمكن أن تساعد هذه المطابقة الثلاثية في منع الأخطاء غير المتعمدة والاحتيال.
إدارة أقوى للتدفقات النقدية
يمكن لحلول الأتمتة التقاط الفواتير وتسجيلها في الوقت الفعلي فور وصولها، مما يمنح فرق الشؤون المالية رؤية فورية للذمم المدينة المستحقة. وتدعم هذه الرؤية توقعات أكثر دقة للتدفقات النقدية وإدارة أقوى لرأس المال العامل، مع تقسيم الذمم المدينة بوضوح حسب المورد أو القسم أو مركز التكلفة. بالنسبة لاحتياجات التدفقات النقدية الأوسع نطاقًا، يوفر تمويل رأس المال من Slash إمكانية الوصول إلى تمويل مرن قصير الأجل مباشرة من خلال لوحة التحكم، مما يساعد المؤسسات على إدارة السيولة عند ظهور فجوات زمنية.⁵
تدابير معززة لخصوصية البيانات
تتضمن منصات أتمتة AP الحديثة المصممة لقطاع الرعاية الصحية ميزات أمان تتوافق مع متطلبات HIPAA. ويشمل ذلك تشفير البيانات المخزنة والبيانات قيد النقل، وضوابط الوصول القائمة على الأدوار التي تضمن أن الموظفين لا يرون سوى الفواتير ذات الصلة بمسؤولياتهم، وتسجيل تدقيق آمن لجميع عمليات الوصول إلى البيانات، والامتثال لمعايير SOC 1 و SOC 2.
تكامل أنظمة سلس
لا تعمل حلول الأتمتة الأكثر فعالية بشكل منفصل، بل تتكامل بسلاسة مع البنية التحتية التكنولوجية الحالية لديك. بالنسبة لمؤسسات الرعاية الصحية، يعني هذا عادةً الاتصال بنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) (مثل Sage Intacct أو Oracle أو SAP أو غيرها)، ونظام السجلات الصحية الإلكترونية، ومنصات المشتريات، والأنظمة المصرفية. يتكامل Slash مع QuickBooks و Xero، ويمكن لواجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة به دعم مشاركة البيانات تلقائيًا عبر الأنظمة المالية.
ما هي الميزات التي تتضمنها أفضل برامج الحسابات الدائنة الآلية؟
عند تقييم حلول أتمتة AP، يجب على مؤسسات الرعاية الصحية إعطاء الأولوية للميزات التي تدعم الامتثال والتحكم والمرونة دون إضافة تعقيدات تشغيلية:
- الامتثال لمعايير SOC 1 / SOC 2: يجب أن تفي منصتك المالية بنفس معايير الأمان والتدقيق المتوقعة في سلسلة التوريد في مجال الرعاية الصحية. Slash هي منصة مصرفية للأعمال متوافقة مع SOC 2 من النوع II، مما يعني أن ضوابط أمان بيانات العملاء تخضع لتدقيق منتظم لتلبية متطلبات الثقة والامتثال الصارمة.
- بطاقات الشركات عالية القيمة: قم بتجميع الإيصالات من جميع الفرق مع الحصول على استرداد نقدي يصل إلى 2% على الإنفاق باستخدام بطاقة Slash Visa Platinum Card. وهذا يتيح لمؤسسات الرعاية الصحية تعويض التكاليف التشغيلية وتوجيه المدخرات نحو الاحتياجات التي تتطلب استثمارات رأسمالية كبيرة.
- طرق دفع متنوعة: يدعم Slash نظام ACH المحلي والعالمي، والتحويلات البنكية إلى أكثر من 180 دولة، والمدفوعات في الوقت الفعلي عبر شبكات مثل RTP و FedNow. كما تدعم المنصة عمليات التحويل بين الدولار الأمريكي والعملات المستقرة مثل USDC و USDT، مما يسمح للمؤسسات بحفظ وإرسال واستلام الدولارات الرقمية عبر العديد من سلاسل الكتل المدعومة.⁴
- تمويل سهل الوصول إليه: يمكن أن تكون نفقات الرعاية الصحية غير متوقعة. قد تتأخر المدفوعات من Medicare و Medicaid وشركات التأمين الخاصة لعملائك، مما يؤدي في النهاية إلى إجهاد التدفق النقدي لشركتك. تقدم Slash تمويل رأس المال العامل بشروط سداد مرنة لمدة 30 أو 60 أو 90 يومًا لدعم احتياجات السيولة قصيرة الأجل.
- ضوابط الإنفاق الآلية: يمكن تصدير معاملات البطاقات والتحويلات المصرفية ودفعات الفواتير مباشرة إلى QuickBooks لأتمتة التسوية وتقليل العمل اليدوي. يدعم هذا التكامل إعداد تقارير نفقات أكثر دقة ويبسط العمليات اللاحقة مثل التدقيق وإعداد الضرائب.
- التكامل المحاسبي: قم بتصدير جميع معاملات بطاقتك، والتحويلات المصرفية، وتسويات الفواتير، والمزيد إلى QuickBooks لأتمتة التسوية، وإعداد تقارير النفقات، وإعداد الضرائب، والمزيد.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
دعم سير عمل الحسابات الدائنة الآلي باستخدام Slash
في مجال الرعاية الصحية، تعد الحسابات المستحقة الدفع أكثر من مجرد وظيفة إدارية. عندما تكون عمليات الحسابات المستحقة الدفع بطيئة أو غير متسقة أو عرضة للأخطاء، يمكن أن يمتد تأثير ذلك إلى سلاسل التوريد وجداول الإنتاج، وفي النهاية إلى رعاية المرضى. تساعد أتمتة الحسابات المستحقة الدفع مؤسسات الرعاية الصحية على تقليل المخاطر التشغيلية، والحفاظ على الاستعداد للتدقيق، وخلق تدفق نقدي أكثر قابلية للتنبؤ في بيئة حيث التوقيت والامتثال أمران مهمان.
من خلال توفير الهيكلية والوضوح في عمليات الموافقة على الفواتير والمدفوعات، تعزز أتمتة حسابات الدفع المرونة المالية. تحصل فرق الشؤون المالية على رؤية أوضح للالتزامات، ورقابة أكثر صرامة على الإنفاق، والثقة في أن العمليات يمكن أن تتوسع مع تطور اللوائح ونمو العمليات. يدعم هذا الاتساق علاقات أقوى مع الموردين ويضمن استمرار توفر الإمدادات والخدمات الهامة عند الحاجة إليها.
تساعد Slash مؤسسات الرعاية الصحية على تحديث حسابات الدفع من خلال الجمع بين سير عمل الدفع الآمن والرؤية في الوقت الفعلي والضوابط المدمجة التي تدعم الامتثال دون إضافة تعقيدات. مع وجود البنية التحتية المالية المناسبة، يمكن لفرق الرعاية الصحية التركيز بشكل أقل على إدارة المخاطر المالية والتركيز بشكل أكبر على تقديم رعاية موثوقة وعالية الجودة.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
ما نوع مؤسسات الرعاية الصحية التي يمكن أن تستفيد من أتمتة AP؟
غالبًا ما تستفيد شركات تصنيع منتجات الرعاية الصحية وشركات الأدوية والموردين ومقدمي الخدمات الذين لديهم شبكات موردين معقدة ومتطلبات تنظيمية من حلول أتمتة الحسابات الدائنة مثل Slash.
هل تحل أتمتة AP محل برامج المحاسبة؟
لا. عادةً ما تتكامل أدوات أتمتة AP مع أنظمة المحاسبة (مثل تكامل Slash مع QuickBooks و Xero) لتبسيط معالجة الفواتير والمدفوعات، وليس لاستبدال وظائف المحاسبة الأساسية.
كيف تدعم أتمتة AP الامتثال؟
تخلق سير العمل الآلي عمليات موافقة ومسارات تدقيق متسقة، مما يسهل إثبات الامتثال أثناء المراجعات الداخلية أو عمليات التدقيق الخارجية. بالإضافة إلى ذلك، تضع شركات تقديم الخدمات المالية المتوافقة مع SOC 2 من النوع الثاني، مثل Slash، أولوية لأمن البيانات الخاصة بالحسابات ومعلومات الدفع، مما يساعد في حماية البيانات الحساسة المتعلقة بالرعاية الصحية.
اقرأ المزيد منا
