أفضل الممارسات في عملية انضمام الموردين: بناء سير عمل موردين متوافق وقابل للتطوير

يمكن للعديد من فرق الشؤون المالية تحديد اللحظة التي يصبح فيها إدخال الموردين مشكلة: عندما تنمو شبكة الموردين لديك إلى ما يتجاوز قدرة جداول البيانات وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني على التعامل معها. ما يبدأ كعملية يمكن إدارتها لخمسة أو عشرة موردين يصبح فوضوياً عند الوصول إلى خمسين مورداً، حيث تصبح المشكلات المحتملة مثل فقدان مستندات الامتثال، وعدم اتساق سجلات الموردين، وتطويل جداول التفعيل أكثر شيوعاً.

يمكن للشركات التي تبني بشكل استباقي سير عمل منظم للتأهيل أن تتجنب هذه الصعوبات تمامًا. يمكنها تأهيل الموردين الجدد بسرعة واتساق، والحفاظ على سجلات امتثال منظمة تتحمل التدقيق، وخلق مساءلة واضحة عبر فرق المشتريات والمالية والقانونية، وإنشاء عمليات دفع تعمل بشكل موثوق على نطاق واسع. غالبًا ما يرجع الفرق بين شبكة الموردين الفعالة والشبكة غير الفعالة إلى ما إذا كان التأهيل يُعامل كأولوية أم كأمر ثانوي.

في هذا الدليل، سنقوم بتفصيل ما يتطلبه إدخال الموردين، وتحديد التحديات الأكثر شيوعًا التي تواجهها الشركات، وتقديم أفضل الممارسات القابلة للتنفيذ لبناء سير عمل موردين متوافق وقابل للتطوير. ستكتشف أيضًا كيف يمكن لمنصة Slash المصرفية للأعمال تبسيط مدفوعات الموردين من خلال تحويلات دولية أسرع، وقنوات دفع مرنة، ورؤية محسّنة على الشؤون المالية للشركة — مما يساعدك على تحسين عملية إدارة الموردين من البداية إلى النهاية بدءًا من إدخالهم وحتى عمليات الدفع المستمرة.¹

ما هو تهيئة البائعين؟ رؤى أساسية وأهمية

إدماج الموردين هو عملية منظمة لدمج الموردين الجدد في عملياتك التجارية، بدءًا من الاتصال الأولي وحتى إجراء أول معاملة. عادةً ما تشمل عملية الإدماج ما يلي:

  • جمع الوثائق المطلوبة
  • التحقق من بيانات الاعتماد
  • البحث في لوائح الصناعة
  • إعداد معلومات الدفع
  • إبرام العقود واتفاقيات مستوى الخدمة (SLGs)
  • تكوين الوصول إلى أي أنظمة أو بوابات ضرورية

إن انضمام الموردين هو مجرد مرحلة واحدة من دورة حياة الموردين، التي تشمل أيضًا الاختيار والتعاقد وإدارة الأداء والتجديد وإنهاء الخدمة. كل مرحلة تبني على المرحلة السابقة، لكن الانضمام يحدد نغمة الشراكة بأكملها. إن تجربة انضمام سلسة تظهر احترافية المنظمة ونضجها التشغيلي، في حين أن عملية غير منظمة يمكن أن تقوض الثقة قبل أن تبدأ الشراكة.

تتجاوز أهمية التسجيل الفعال للموردين مسألة الكفاءة. فالتسجيل السليم يضمن الامتثال للوائح التنظيمية بشكل أفضل، ويقلل من المخاطر المالية، ويحسن دقة المدفوعات، ويخلق مسؤولية واضحة بين الفرق. بالنسبة للشركات التي تدير عشرات أو مئات الموردين، يمكن أن يضع سير العمل الموحد للتسجيل الأساس للنجاح على المدى الطويل.

4 التحديات الشائعة في عملية انضمام البائعين

إدارة علاقات الموردين

تتطلب إدارة العلاقات مع الموردين بشكل فعال التنسيق عبر نقاط اتصال متعددة طوال دورة حياة المورد. تتضمن إدارة العلاقات القوية مع الموردين التفاوض على شروط تعاقدية مواتية، ووضع توقعات أداء واضحة، والحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة أثناء عملية الإلحاق، وتعزيز الشراكة بمرور الوقت. عندما تكون عمليات الإلحاق غير واضحة، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بالعلاقة مع المورد منذ البداية؛ فقد يشعر الموردون بالإحباط بسبب الطلبات المتكررة للمعلومات، أو التأخير في الردود، أو عدم وضوح الخطوات التالية، مما قد يؤدي إلى توتر الشراكات أو حتى ضياع الفرص مع الموردين ذوي الجودة العالية.

التحقق من شهادات الموردين

اعتمادًا على مجال عملك، قد يحتاج الموردون إلى شهادات أو اعتمادات محددة قبل أن يتمكنوا من التعامل معك. تعد معايير ISO مثل ISO 9001 لإدارة الجودة أو ISO 27001 لأمن المعلومات متطلبات شائعة في العديد من القطاعات. قد تشمل الاعتمادات الخاصة بالصناعة الامتثال لمعيار SOC 2 لموردي التكنولوجيا، وشهادات OSHA لموردي مواد البناء، وتسجيلات FDA لموردي المواد الغذائية والأدوية، أو الامتثال لمعيار ITAR لمقاولي الدفاع. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية أو متطلبات التجديد إلى زيادة التعقيد.

بالنسبة للشركات التي تبحث عن بنية تحتية للدفع تتوافق مع معايير مورديها، تتبع Slash اللوائح مثل KYC و KYB و AML، وتحافظ على شهادة SOC 2 Type II لحماية أموال العملاء وضمان أمن المعاملات.

إدارة الموردين الخارجيين

يمكن أن يتيح لك شراء البضائع من الخارج في بعض الأحيان الحصول على أسعار أفضل أو مواد متخصصة غير متوفرة في منطقتك. ومع ذلك، فإن هذا يأتي مصحوبًا بمتطلبات أكثر تعقيدًا فيما يتعلق بالامتثال، وتحويلات العملات الأجنبية، وإدارة علاقات الموردين بما يتوافق مع لوائح البلدين ولغاتهما وثقافاتهما. قد يطلب البائعون الدوليون وثائق ضريبية مختلفة، ويلتزمون بقوانين خصوصية البيانات المتنوعة، ويعملون عبر مناطق زمنية مختلفة، ويتوقعون الدفع بعملتهم المحلية.

يمكن لـ Slash تبسيط المعاملات عبر الحدود من خلال دعم قنوات الدفع المتنوعة، بما في ذلك التحويلات البنكية عبر شبكة SWIFT إلى أكثر من 180 دولة أو الدعم الأصلي للتحويلات السريعة والفعالة من حيث التكلفة للعملة المستقرة بالدولار الأمريكي.⁴

المشتريات

غالبًا ما يكون الشراء هو الإجراء الأول في دورة حياة المورد. يشير الشراء إلى العملية الاستراتيجية الشاملة لتوريد وشراء السلع والمواد اللازمة لأعمالك. بالنسبة للشركات الصغيرة، قد يكون شراء السلع من الموردين أمرًا بسيطًا مثل الاتصال بمستودع في المدينة. من ناحية أخرى، تعتمد الشركات الكبيرة بانتظام على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمساعدة في توريد المواد من جميع أنحاء العالم بطريقة متوافقة وفعالة وموثوقة.

قد تشمل تحديات المشتريات أثناء عملية التهيئة التنسيق بين العديد من الأطراف المعنية التي لكل منها أولويات مختلفة، ودمج الموردين الجدد في أنظمة المشتريات الحالية دون تعطيل سير العمل، وإدارة هياكل الموافقة الهرمية التي قد تؤخر تفعيل الموردين، أو الحفاظ على دقة بيانات الموردين عبر منصات غير متصلة.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account
Slash business banking

كيفية تحسين عملية انضمام الموردين: 6 أفضل الممارسات

يتطلب إنشاء سير عمل متوافق وقابل للتطوير لإدخال الموردين مزيجًا من العمليات الواضحة والتكنولوجيا الحديثة والتعاون الديناميكي. يمكن أن تساعدك أفضل الممارسات التالية في إنشاء نظام يعمل مع جميع أنواع الموردين والمزودين مع الحفاظ على التحكم والإشراف اللذين تحتاجهما شركتك:

1. إنشاء قائمة مرجعية موحدة للتأهيل

تضمن قائمة مراجعة شاملة للتأهيل الاتساق في جميع العلاقات مع الموردين وتقلل من خطر إغفال خطوات مهمة. يجب أن تتضمن قائمة المراجعة ما يلي:

  • معلومات أساسية عن البائع: الاسم التجاري القانوني، رقم التعريف الضريبي، عنوان العمل، تفاصيل الاتصال الخاصة بالحسابات المستحقة الدفع وأي معلومات أخرى ذات صلة بالشراكة.
  • الوثائق القانونية ووثائق الامتثال: نماذج 1099 أو W-9 أو W-8 للأغراض الضريبية، وشهادات التأمين، وتراخيص الأعمال التجارية، والشهادات الخاصة بالصناعة، وإثبات الامتثال للوائح ذات الصلة.
  • الإعداد المالي والدفع: معلومات الحساب المصرفي لـ ACH أو التحويل البنكي أو طرق التحويل الأخرى، وشروط وطرق الدفع المفضلة، وتفضيلات العملة للموردين الدوليين. إذا كنت تستخدم Slash للدفع، ففكر في استخدام العملات المستقرة للدفع في هذه المرحلة، خاصة إذا كنت تتعامل مع موردين في الخارج.
  • الاتفاقات التعاقدية: مسودات أوامر الشراء واتفاقيات عدم الإفصاح واتفاقيات مستوى الخدمة.
  • الوصول إلى النظام والتكامل: تنظيم بيانات اعتماد البوابة، وإعداد نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المشتريات، وتفضيلات الاتصال، وجهات الاتصال للتصعيد.

2. ضمان الامتثال للوائح الصناعية ذات الصلة

تختلف متطلبات الامتثال بشكل كبير حسب القطاع، ولكن يجب على كل شركة التحقق من أن الموردين يستوفون المعايير التنظيمية المعمول بها قبل بدء العمل. يجب على المؤسسات المالية التأكد من التزام الموردين باللوائح المصرفية ومتطلبات مكافحة غسل الأموال؛ على سبيل المثال، Slash هي منصة متوافقة مع Soc 2 Type II تتبع جميع لوائح KYC و KYB و AML اللازمة للمدفوعات المحلية والدولية. يجب على شركات الرعاية الصحية التحقق من امتثال HIPAA لأي مورد يتعامل مع معلومات صحية محمية. يمكن للمقاولين الحكوميين التأكد من استيفاء الموردين للوائح الشراء الفيدرالية ومتطلبات التصريح الأمني حيثما ينطبق ذلك.

3. إنشاء نظام لإدارة الموردين

يمكن لنظام إدارة الموردين المركزي أن يحول عملية التسجيل من عملية يدوية عرضة للأخطاء إلى سير عمل مبسط يتناسب مع حجم أعمالك. توفر بعض أنظمة إدارة الموردين الحديثة ميزات مثل بوابات الموردين متعددة اللغات التي تستوعب الموردين الدوليين، وفرض الامتثال التلقائي من خلال عمليات التحقق المدمجة، والمساعدة في المشتريات من خلال أدوات الطلب والموافقة المتكاملة، والمزيد.

4. التأكيد على الملكية الواضحة بين أصحاب المصلحة

قد يتطلب ضم موردين جدد مشاركة عدة فرق مختلفة: المشتريات، والمالية، والشؤون القانونية، والأمن، وتكنولوجيا المعلومات، والعمليات. من المهم تحديد علاقة كل فريق بالموردين الجدد من خلال وضع إجراءات الموافقة ومركزية الاتصالات بحيث يمكن لعدة فرق إدارة الموردين دون تكرار الجهود.

5. صياغة اتفاقات شاملة بشأن مستوى الخدمة

تحدد اتفاقيات مستوى الخدمة التوقعات المتعلقة بالأداء ووقت التشغيل وجداول التسليم والمساءلة. تحمي اتفاقية مستوى الخدمة المصاغة جيدًا كلا الطرفين من خلال وضع معايير قابلة للقياس تحكم الشراكة وتوفر إطارًا لحل النزاعات. قد تشمل العناصر الرئيسية لاتفاقية مستوى الخدمة الفعالة ما يلي:

  • مقاييس وأهداف الأداء المحددة
  • جداول التسليم ومدد التسليم
  • معايير الجودة ومعايير القبول
  • أوقات الاستجابة لطلبات الدعم أو حل المشكلات
  • عواقب عدم الالتزام بالمعايير المتفق عليها
  • إجراءات الإبلاغ والتصعيد والمراجعة.

6. أتمتة سير العمل اليدوي

بمجرد انضمام الموردين، فإن الاعتماد على العمليات اليدوية لإرسال المدفوعات وتسجيل المعاملات وتوثيق الفواتير يمكن أن يزيد من احتمالية حدوث أخطاء في سلسلة إدارة الموردين ويبطئ العمليات التي يمكن تحسينها.

يتيح Slash للشركات إمكانية الاستفادة من مجموعة كبيرة من عمليات الأتمتة لإدارة مدفوعات الموردين، مع توفير أدوات لزيادة دقة سجلات المعاملات وتعزيز الرؤية عبر عملياتك المالية. تتضمن بعض الإمكانات التي يتيحها Slash والتي يمكنها تبسيط إدارة الموردين ما يلي:

  • أتمتة الدفع المجدول: بالنسبة للمدفوعات المتكررة للموردين، يمكنك جدولة التحويلات على أي من قنوات Slash المتاحة للتخلص من المعالجة اليدوية وضمان سداد المدفوعات في الوقت المحدد في كل دورة.
  • الحسابات الافتراضية: فصل قنوات التدفق النقدي المختلفة عبر الفرق والكيانات المختلفة باستخدام حسابات افتراضية متعددة، والتي يمكنها فصل مجموعات الأموال لتحسين الرؤية والتحكم في الإنفاق المتعلق بالموردين.
  • تتبع الدفع في الوقت الفعلي: راقب جميع مدفوعات الموردين الصادرة في الوقت الفعلي، وتتبع حالات الدفع، وحافظ على رؤية كاملة للتدفق النقدي لمنع المفاجآت وتحسين التوقعات.
  • إدارة الفواتير: يتم طرح Slash الآن، وسيمكن المستخدمين من إنشاء فواتير من معلومات الاتصال المخزنة لديهم وإدارة مدفوعات الفواتير المستحقة من داخل لوحة تحكم Slash.

اكتشف حلول إدارة الموردين الأكثر ذكاءً مع Slash

على الرغم من أن Slash ليست أداة مستقلة لإدراج الموردين أو الشراء، إلا أنها منصة مصرفية تجارية شاملة يمكنها تحسين جانب الدفع في إدارة الموردين بشكل كبير. بمجرد إدراج الموردين، يسهل Slash الدفع لهم بسرعة وبتكلفة فعالة وبرؤية أكبر لتدفق النقد الصادر من شركتك.

تقدم Slash خيارات دفع متنوعة وأدوات مالية مصممة لتبسيط عمليات الدفع للموردين:

  • طرق دفع متنوعة: يمكنك الوصول إلى تحويلات ACH العالمية والتحويلات الدولية إلى الموردين في أكثر من 180 دولة والمدفوعات في الوقت الفعلي عبر RTP أو FedNow. يمكنك التحكم في الإنفاق اليومي باستخدام بطاقة Slash Visa Platinum Card، التي توفر استرداد نقدي يصل إلى 2% على الإنفاق. اختر الطريقة الأكثر كفاءة لكل مورد بناءً على الموقع والضرورة والتكلفة.
  • دعم العملات المشفرة الأصلية: احصل على أكثر عمليات التحويل كفاءة وفعالية من حيث التكلفة باستخدام العملات المستقرة المربوطة بالدولار الأمريكي USDC أو USDT. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تدير قاعدة موردين عالمية ذات متطلبات دفع متنوعة. يدعم التشفير الأصلي تجاوز رسوم المعالجة التقليدية ورسوم صرف العملات الأجنبية مع توفير أوقات تسوية أسرع.
  • التحليلات في الوقت الفعلي: يمكن أن تتيح معلومات الدفع المتزامنة لفرق الشؤون المالية تتبع الإنفاق عبر الموردين ومراقبة حالات الدفع والحفاظ على رقابة أكثر صرامة على الشؤون المالية للشركة من خلال لوحة التحليلات الشاملة الخاصة بنا.
  • المحاسبة المتكاملة: اتصل بسلاسة مع QuickBooks، مما يقلل من أعمال التسوية اليدوية ويضمن دقة السجلات المالية في جميع معاملات الموردين.
  • حسابات الخزانة عالية العائد: استثمر أموالك غير المستخدمة من خلال صناديق أسواق المال المتكاملة من BlackRock وMorgan Stanley، واكسب عائدًا سنويًا يصل إلى 4.1٪ مع إمكانية الوصول إليها لدفع مستحقات الموردين عند الحاجة.⁶

من خلال تبسيط عملية الدفع وتحسين الرؤية المالية، تساعد Slash الشركات على تحسين عمليات إدارة الموردين. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة slash.com اليوم.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

الأسئلة المتكررة

كيف تعمل أدوات تهيئة البائعين على تبسيط عملية التهيئة؟

توفر أدوات تأهيل الموردين عادةً أدوات لتركيز الوثائق وأتمتة عمليات التحقق من الامتثال وتوفير الرؤية لجميع الأطراف المعنية. ويمكنها تقليل العمل اليدوي وخلق الاتساق بين فرق الشركة المختلفة.

كم من الوقت يستغرق عادةً ضم موردين جدد؟

تختلف الجداول الزمنية للتسجيل حسب درجة التعقيد ومتطلبات الامتثال، حيث تتراوح بين بضعة أيام للعلاقات البسيطة وعدة أسابيع للموردين المعقدين.

ما هي طرق الدفع الأفضل للمدفوعات الدولية للموردين؟

تعمل مدفوعات الموردين الدوليين بشكل أفضل عندما يكون لديك العديد من خيارات السكك الحديدية للاختيار من بينها. توفر التحويلات البنكية عبر SWIFT نطاقًا عالميًا واسعًا، بينما توفر العملات المستقرة بالدولار الأمريكي مثل USDC أو USDT بدائل أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة تتجاوز الرسوم المصرفية التقليدية وزيادات أسعار صرف العملات الأجنبية. تدعم منصات مثل Slash كلا الطريقتين، مما يمنحك المرونة في اختيار السكك الحديدية المثلى للدفع لكل مورد بناءً على موقعه والعملة المفضلة ومتطلبات الاستعجال.

اقرأ المزيد منا