هل يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الحسابات الدائنة؟ دليل عملي لاتخاذ القرار الصحيح
إذا كان فريقك المالي غارقًا في الفواتير غير المدفوعة، ويكافح لتلبية احتياجات الموردين، ويتأخر في مهام إدخال البيانات، فقد تفكر في الاستعانة بمزود خارجي لإدارة حساباتك الدائنة.
قد تبدو مزايا الاستعانة بمصادر خارجية واضحة في البداية: تقليل عبء العمل على فريقك، وعدم الحاجة إلى توظيف موظفين إضافيين، والوصول إلى خبرة متخصصة في مجال الحسابات الدائنة. ومع ذلك، قبل أن تلتزم بدفع تكاليف خدمة الحسابات الدائنة الخارجية، من المهم أن تعرف ما الذي ستدخل فيه. يأتي الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات حسابات الدفع الخاصة بك مع بعض المقايضات: انخفاض السيطرة على أموالك، ووجود وسيط بينك وبين مورديك، وتكاليف معالجة عالية لأعمال يمكن في كثير من الأحيان التعامل معها داخليًا باستخدام الأدوات المناسبة.
قد يؤدي استكشاف البدائل إلى تحقيق نتائج أفضل على المدى الطويل. يمكن أن يساعدك استخدام برنامج مالي داخلي مثل Slash في تبسيط عمليات الحسابات المستحقة الدفع دون فقدان السيطرة على أموالك. باستخدام Slash، يمكنك جدولة المدفوعات المتكررة، والحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول تدفقك النقدي، والوصول إلى قنوات دفع عالمية حديثة لمساعدتك في توفير المال وتلبية تفضيلات مورديك.¹ يمكن أن يساعدك فهم الاختلافات الحقيقية بين خدمات الاستعانة بمصادر خارجية وبرامج الأتمتة في اتخاذ القرار الصحيح لاحتياجات عملك وإعداد فريقك المالي لتحقيق نجاح مستدام.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية للديون المستحقة الدفع؟ التعريف والفوائد الرئيسية
قبل مناقشة الاستعانة بمصادر خارجية لدفع الذمم الدائنة، من المفيد تعريف الذمم الدائنة نفسها. تشير الذمم الدائنة (AP) إلى الالتزامات قصيرة الأجل التي تدين بها الشركة مقابل السلع والخدمات التي تلقتها. على سبيل المثال، إذا قدمت طلب شراء بقيمة 10,000 دولار لمواد تصنيع من مورد، يتم تسجيل مبلغ 10,000 دولار في الذمم الدائنة حتى يتم سداد الفاتورة.
الحسابات الدائنة هي النظير للحسابات المدينة (AR). في حين أن الحسابات الدائنة تمثل الأموال التي تخرج من شركتك، فإن الحسابات المدينة تمثل الأموال التي تدخل إليها. تتكون الحسابات المدينة من المبالغ قصيرة الأجل المستحقة لشركتك من العملاء مقابل البضائع أو الخدمات التي تم تسليمها ولكن لم يتم دفع ثمنها بعد.
يتضمن الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الحسابات الدائنة التعاقد مع مزود خدمات خارجي لإدارة بعض أو كل وظائف الحسابات الدائنة في شركتك. عادةً ما يتولى هؤلاء المزودون مهام مثل:
- معالجة الفواتير
- معالجة الدفع
- ترميز الفواتير وإدخال البيانات في أنظمة المحاسبة
- إدارة الموردين نيابة عن مؤسستك
عندما تقوم بتعهيد هذه المهام إلى مزود خدمات AP، فإنه يصبح في الأساس امتدادًا لفريقك المالي، حيث يشرف على معالجة الفواتير اليومية ومدفوعات الموردين وفقًا لعمليات الموافقة والضوابط الداخلية الخاصة بك.
تساعد سير العمل الفعال في قسم حسابات الدفع على ضمان سداد مستحقات الموردين في الوقت المحدد، ومطابقة أوامر الشراء والفواتير بشكل صحيح، والحفاظ على دقة تتبع النفقات. في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية هي إحدى الطرق لتلبية هذه الاحتياجات، يمكن للعديد من الفرق أيضًا حل مشكلة ضغوط قسم حسابات الدفع من خلال تحسين العمليات الداخلية أو اعتماد أدوات أتمتة قسم حسابات الدفع التي تقلل من عبء العمل على فريقك دون التخلي عن السيطرة.
مقارنة بين الاستعانة بمصادر خارجية لدفع الحسابات المستحقة وأتمتة دفع الحسابات المستحقة
يتمتع الاستعانة بمصادر خارجية بمزايا بالنسبة لبعض المؤسسات، لا سيما تلك التي لديها متطلبات امتثال معقدة أو أحجام معاملات هائلة. ومع ذلك، فإنه لا يناسب دائمًا جميع الأعمال. قبل الالتزام بمزود خدمات الاستعانة بمصادر خارجية، قد يكون من المفيد فهم كيفية مقارنة الاستعانة بمصادر خارجية ببرامج الأتمتة قبل تقييم الخيار المناسب لك:
مقارنة التكاليف
أكبر اعتبار، وأحد أكثر الاعتبارات تقييدًا، هو التكلفة. يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية في مجال حسابات الدفع مكلفًا، حيث تدفع مقابل مهام يمكن في كثير من الأحيان إنجازها داخليًا. تفرض العديد من شركات الاستعانة بمصادر خارجية في مجال حسابات الدفع رسوم خدمة شهرية يمكن أن تتراوح بين مئات وآلاف الدولارات شهريًا. قد يتم أيضًا فرض رسوم ثابتة على كل فاتورة، والتي يمكن أن تتجاوز 10 دولارات لكل فاتورة تتم معالجتها.
قارن ذلك بحل AP الآلي مثل Slash. ضمن الخطة المجانية، يمكنك إنشاء فواتير احترافية وإدارة الفواتير المستحقة حسب الحالة وتتبع مدفوعاتك من خلال الإرسال المجدول وتسجيل المعاملات. في الخطة الاحترافية مقابل 25 دولارًا شهريًا فقط، يمكن لشركتك إرسال واستلام عدد غير محدود من المدفوعات المحلية عبر ACH أو التحويلات البنكية أو المدفوعات الفورية دون أي تكلفة إضافية.
الرقابة والإشراف
عندما تقوم بتعهيد حسابات الدفع الخاصة بك، فإنك تعهد إلى طرف ثالث بمهمة الحفاظ على سياسات شركتك وإدارة علاقاتك مع الموردين دون أي رقابة مباشرة على العملية. على الرغم من أن مزودي خدمات التعهيد مدربون على تلبية احتياجات حسابات الدفع الخاصة بك، إلا أنه لا يوجد ضمان حقيقي بأنك ستتمكن من حل المشكلات بسهولة دون إشراف مباشر. إذا كان لدى المورد سؤال حول توقيت الدفع أو كان لديه اعتراض على فاتورة، فسيتعين عليه التواصل مع مزود الخدمة الخاص بك بدلاً من التحدث مباشرة مع فريقك. قد يؤدي ذلك إلى حدوث تأخيرات وقد يوتر العلاقات مع الموردين الرئيسيين.
قابلية التوسع
نظرًا للتكاليف المرتفعة المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية في عمليات الحسابات الدائنة، فإن هذه الخدمات مخصصة عمومًا للشركات الكبيرة التي تمتلك الموارد المالية اللازمة لدعم خدمة متخصصة أو للصناعات الخاضعة لرقابة صارمة والتي تحتاج إلى دعم خبراء في مجال المشتريات.
بمعنى آخر، الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة حسابات الدفع ليست خدمة ستساعدك على تنمية أعمالك من الصفر، بل هي خدمة مخصصة للشركات التي وصلت بالفعل إلى مرحلة نمو ناضجة. من ناحية أخرى، Slash هو حل لأتمتة حسابات الدفع مصمم ليتناسب مع نمو أعمالك. وهو متاح للشركات في أي مرحلة من مراحل النمو، سواء كنت تتعامل مع 50 فاتورة شهريًا أو 5000 فاتورة.
الجدول الزمني للتنفيذ
اعتمادًا على حجم عملياتك، قد يستغرق الاستعانة بطرف ثالث لإدارة حساباتك الدائنة من أسابيع إلى شهور. ستحتاج إلى تقديم وثائق مفصلة عن عملياتك الحالية، وتدريب فريق الاستعانة بمصادر خارجية على سير العمل الخاص بك وتسلسلات الموافقة، وترحيل بيانات الموردين، ووضع بروتوكولات الاتصال، وإجراء اختبارات قبل البدء في العمل. قد تؤدي هذه الفترة الانتقالية إلى تعطيل دورات الدفع العادية وتحتاج إلى مشاركة كبيرة من فريقك المالي.
في المقابل، يمكن تنفيذ حل AP مثل Slash بسرعة أكبر بكثير من ترتيبات الاستعانة بمصادر خارجية. يوفر Slash واجهة سهلة الاستخدام لفرق الشؤون المالية، ويتكامل مع أنظمة المحاسبة الشائعة، ويتيح أتمتة المدفوعات دون الحاجة إلى عملية إدماج طويلة.
الشفافية المالية
هل تريد معرفة الفواتير التي يتم معالجتها هذا الأسبوع أو موعد دفع مبلغ معين لمورد معين؟ هل تريد التحقق مما إذا تمت تسوية فاتورة متنازع عليها؟ سيتعين عليك الاتصال بمزود الخدمة وانتظار الرد. هذا النقص في المعلومات الفورية قد يجعل تخطيط التدفق النقدي أمراً صعباً ويجعلك تعتمد على التقارير المجدولة أو الاستفسارات اليدوية.
يمنحك Slash رؤية في الوقت الفعلي لكل جانب من جوانب أموالك. يمكنك الاطلاع على الفواتير المستحقة والدفعات المجدولة وسجل المعاملات وتوقعات التدفق النقدي في لمحة من لوحة التحكم الخاصة بك. لا داعي للاتصال بأي شخص أو انتظار التحديثات؛ فجميع بياناتك المالية متاحة متى احتجت إليها.
Slash business banking
Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.
مزايا وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع
عند تقييم ما إذا كان يجب الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الحسابات الدائنة، يجب أن تضع في اعتبارك كيف سيؤثر مزود خدمة الحسابات الدائنة الخارجي على عملياتك التجارية وعلاقاتك مع الموردين وعملياتك المالية بشكل عام.
يمكن أن تشمل مزايا الاستعانة بمصادر خارجية تقليل عبء العمل على فريقك الداخلي، والوصول إلى الخبرة المتخصصة في معالجة الفواتير وإدارة الموردين، والقدرة على التعامل مع أحجام المعاملات المتزايدة دون الحاجة إلى تعيين موظفين إضافيين. ومع ذلك، يمكن أن تؤدي الاستعانة بمصادر خارجية أيضًا إلى مقايضات كبيرة فيما يتعلق بالرقابة وأمن البيانات وتكاليف المعالجة وقدرتك على الحفاظ على رؤية واضحة للتدفق النقدي:
فوائد الاستعانة بمصادر خارجية في إدارة الحسابات الدائنة
- الوصول إلى الخبرات المتخصصة: توظف شركات التعهيد الخارجي متخصصين مدربين في مجال الحسابات الدائنة الذين يفهمون أفضل الممارسات ومتطلبات الامتثال واللوائح الخاصة بالصناعة التي قد يفتقر إليها فريقك الداخلي.
- التركيز على الأنشطة التجارية الأساسية: يتيح الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بالمهام الروتينية المتعلقة بحسابات الدفع لفريقك الحالي التركيز على المبادرات الاستراتيجية مثل التخطيط المالي والتحليل وتطوير الأعمال.
- تقليل الحاجة إلى الموظفين الداخليين: يمكنك تجنب تكاليف وتعقيدات توظيف وتدريب وإدارة موظفين ماليين إضافيين للتعامل مع أحجام الفواتير المتزايدة.
- شبكات البائعين الراسخة: بعض مزودي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لديهم علاقات قائمة مع معالجي الدفع والموردين، مما قد يسهل إجراء المعاملات بشكل أكثر سلاسة.
سلبيات الاستعانة بمصادر خارجية في إدارة الحسابات الدائنة
- الرسوم المرتفعة وتكاليف المعالجة: يمكن أن تتجاوز رسوم الخدمة الشهرية ورسوم الفواتير والتكاليف الإضافية للمدفوعات العاجلة أو الطلبات الخاصة التقديرات الأولية بسرعة وتجعل وضع الميزانية أمراً صعباً.
- فقدان السيطرة المباشرة: أنت تتنازل عن الإشراف على العمليات المالية الهامة، مما يجعل من الصعب تطبيق سياسات الشركة، أو الاستجابة للاستثناءات، أو تعديل سير العمل بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، فإن إضافة وسيط بينك وبين مورديك يمكن أن يبطئ التواصل ويخلق توتراً مع شركاء العمل.
- مخاطر أمن البيانات والخصوصية: إن مشاركة المعلومات المالية الحساسة وتفاصيل الحسابات المصرفية وبيانات الموردين مع مزود خارجي يزيد من تعرضك لخطر انتهاكات أمن البيانات أو الاحتيال أو سوء الاستخدام.
- رؤية محدودة في الوقت الفعلي: لن تتمكن من الاطلاع الفوري على حالة الدفع والفواتير المستحقة والتدفق النقدي، مما يتطلب منك طلب تحديثات من مزود الخدمة بدلاً من الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
- عملية تنفيذ طويلة: قد يستغرق بدء استخدام خدمة الاستعانة بمصادر خارجية أسابيع أو شهورًا، ويتطلب ذلك توثيقًا مكثفًا وتدريبًا وتخطيطًا للعمليات قبل البدء في العمل.
- انخفاض المعرفة التنظيمية: عندما تنتقل وظائف إدارة الحسابات إلى خارج شركتك، يفقد فريقك الإلمام بأنماط الدفع وتفضيلات الموردين والفروق الدقيقة في العمليات التي تساعد في اتخاذ قرارات مالية أفضل.
- الالتزامات وتكاليف التحويل: يمكن أن تقيدك اتفاقيات الخدمة طويلة الأجل بترتيبات لم تعد تخدم احتياجاتك، كما أن الانتقال إلى مزود جديد أو إعادة الوظائف إلى داخل الشركة يستغرق وقتًا طويلاً ويكلف الكثير.
الاستعانة بمصادر خارجية لدفع الحسابات المستحقة: كيف تقرر ما إذا كان ذلك مناسبًا لشركتك
يعد الاستعانة بمصادر خارجية لدفع الحسابات المستحقة الدفع أمراً منطقياً للغاية بالنسبة لمجموعة معينة من الشركات:
- يمكن للشركات الكبيرة التي تعالج عشرات الآلاف من الفواتير شهريًا في عدة بلدان وعملات أن تستفيد من البنية التحتية المتخصصة والانتشار العالمي الذي يوفره مقدمو خدمات التعهيد المعروفون.
- قد تحتاج الشركات العاملة في قطاعات تخضع لرقابة صارمة، مثل الرعاية الصحية أو العقود الحكومية، إلى الخبرة في مجال الامتثال التي يوفرها مقدمو خدمات AP المتخصصون.
- قد تجد الشركات التي تمر بمرحلة انتقالية كبيرة (عمليات اندماج أو استحواذ أو إصلاحات جذرية للنظام) أن الاستعانة بمصادر خارجية مؤقتة أمر مهم للحفاظ على سير العمليات خلال فترات التغيير الكبير.
بالنسبة للغالبية العظمى من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، لا يعد الاستعانة بمصادر خارجية الخيار الصحيح في ظل وجود أدوات الأتمتة الحديثة. إذا كانت اهتماماتك الأساسية تتمثل في تقليل الإدخال اليدوي للبيانات، وتحسين دقة الدفع، والحفاظ على رؤية أفضل للتدفق النقدي، أو توسيع نطاق عمليات حسابات الدفع الخاصة بك مع نمو شركتك، فإن أتمتة عمليات حسابات الدفع يمكن أن توفر هذه المزايا دون عيوب الاستعانة بمصادر خارجية.
توفر حلول مثل Slash تحسينات في الكفاءة دون التضحية بالسيطرة على أموالك أو علاقاتك مع الموردين أو شفافية الأسعار مع نمو أعمالك.
بسّط عمليات حساباتك الدائنة باستخدام Slash
سواء كنت شركة ناشئة تقوم بمعالجة أول مدفوعات للموردين أو شركة راسخة تدير مئات الفواتير شهريًا، فإن Slash مصمم ليكون متاحًا في أي مرحلة من مراحل نموك.
يمكن لمنصة Slash أتمتة عمليات الحسابات المستحقة الدفع من خلال ميزات مثل المدفوعات المجدولة التي تضمن دفع مستحقات الموردين في الوقت المحدد، في كل مرة. تعمل أدوات إدارة الفواتير الشاملة على تنظيم الفواتير المستحقة حسب الحالة حتى تتمكن من متابعة كل دفعة مستحقة. بفضل إمكانات الدفع العالمية التي تشمل عملات متعددة وقنوات دفع، بما في ذلك دعم العملات المشفرة الأصلية، تعمل Slash على تسريع أوقات المعالجة مع خفض تكاليف المعاملات.⁴ مع Slash، يمكنك الاستفادة من كفاءة الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات المستحقة الدفع دون التخلي عن السيطرة على أموالك.
بالإضافة إلى تبسيط الحسابات المستحقة الدفع، يقدم Slash مجموعة كاملة من أدوات الإدارة المالية لدعم أعمالك:
- طرق دفع متنوعة: أرسل واستقبل المدفوعات بالطريقة التي تناسبك أنت ومورديك، سواء محليًا أو عالميًا. يدعم Slash التحويلات المصرفية العالمية عبر شبكة SWIFT إلى أكثر من 180 دولة، والتحويلات الفورية مثل RTP و FedNow، والمدفوعات بالعملات المشفرة باستخدام عملات مستقرة مربوطة بالدولار الأمريكي عبر ثماني سلاسل بلوكشين مدعومة.
- أدوات الخدمات المصرفية التجارية الحديثة: قم بجدولة المدفوعات المتكررة، وإدارة نفقات الشركة من خلال ضوابط دقيقة للبطاقات، والوصول إلى رأس المال العامل لتحسين السيولة عند الحاجة.⁵ أنشئ حسابات بنكية افتراضية منفصلة للأعمال التجارية لتقسيم التدفقات النقدية وتحسين الرؤية عبر مختلف مجالات عملياتك، مع تحليلات في الوقت الفعلي تغطي أنشطة الحسابات الدائنة والتدفقات النقدية عبر جميع المدفوعات والحسابات.
- خزانة عالية العائد: استثمر أموالك غير المستخدمة في حسابات خزينة مدعومة بصناديق أسواق المال من Morgan Stanley و BlackRock، واكسب عائدًا سنويًا يصل إلى 3.86٪.⁶
- بطاقة سلاش فيزا بلاتينيوم: احصل على استرداد نقدي يصل إلى 2٪ على جميع نفقات بطاقة الشركة؛ وقم بتعيين قواعد الإنفاق حسب الفئة أو التاجر أو الفريق؛ وقم بإصدار بطاقات افتراضية غير محدودة للمدفوعات المتكررة للموردين أو للوصول المراقب للموظفين.
- التكامل المحاسبي: قم بمزامنة المعاملات مباشرة مع QuickBooks للحفاظ على تحديث دفاترك تلقائيًا. يتصل Slash أيضًا عبر Plaid ويدعم استيراد البيانات من أدوات مثل Xero، مما يسهل التكامل مع سير عمل المحاسبة الحالي.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
كيف تتكامل أدوات أتمتة AP مع أنظمة الأعمال الأخرى؟
تتكامل أدوات أتمتة حسابات الدفع من خلال مزامنة بيانات الدفع والفواتير والموردين مباشرة مع أنظمتك المالية الحالية، مما يقلل من عمليات إدخال البيانات يدويًا وأعمال التسوية. يوفر Slash مزامنة ثنائية الاتجاه مع QuickBooks ويدعم استيراد البيانات من Xero، مما يسمح للشركات بدمج أتمتة حسابات الدفع في سير العمل المحاسبي والمصرفي المعمول به.
كيف يضمن مقدمو الخدمات الامتثال والإبلاغ في أنشطة الحسابات المستحقة الدفع؟
يدعم مزودي الخدمات المالية الامتثال وإعداد التقارير من خلال فرض إجراءات الموافقة، والحفاظ على سجلات التدقيق، وتوحيد عمليات الفواتير والدفع. تقوم Slash بدمج هذه الضوابط مباشرة في منصتنا، مما يوفر للفرق الأدوات التي يحتاجونها للحفاظ على اتساق التقارير والسجلات المركزية اللازمة لعمليات الامتثال والتدقيق.
