دليل أتمتة حسابات الدفع للشركات الصغيرة
تتعامل الفرق الصغيرة مع الكثير من المهام بموارد محدودة. بدون حلول أتمتة ذكية، يمكن أن تتراكم المهام الروتينية وتستهلك وقتًا ثمينًا وتجعل إدارة التدفق النقدي أكثر صعوبة. يمكن للأدوات المناسبة أن تساعد شركتك في تحميل الأعمال المالية والتشغيلية من خلال تحويل المهام اليدوية إلى سير عمل مبسط مع أوقات إنجاز أسرع وأخطاء أقل وكفاءة عامة أفضل.
هناك عدة طرق يمكنك من خلالها أتمتة عملياتك التجارية. إحدى الطرق الرئيسية هي أتمتة الحسابات الدائنة. تتعلق الحسابات الدائنة (AP) بخصومك الحالية والأموال التي تدين بها للموردين، مما يجعلها عملية مالية وقيمة أساسية لعملك. في هذا الدليل، سنركز على أتمتة الحسابات الدائنة: ما هي، وكيف تعمل، وكيف يمكنها توفير الوقت والطاقة لعملك.
ما هي أتمتة الحسابات الدائنة ولماذا تعتبر مهمة للشركات الصغيرة؟
تشير الحسابات الدائنة (AP) إلى الأموال التي تدين بها شركتك للموردين أو المزودين بعد شراء واستلام سلعة أو خدمة. الحسابات الدائنة هي في الأساس عكس الحسابات المدينة (AR) التي تعكس ما يدين به العملاء والزبائن لك بعد تزويدهم بسلعة أو خدمة. كلاهما قيمتان مهمتان في ميزانيتك العمومية، ولكن يمكن أن تصبح معقدة مع معالجة الفواتير والموافقات وإغلاق المدفوعات في الوقت المحدد.
تعد الحسابات الدائنة التزامًا حاليًا لشركتك، ومن المهم مراقبتها ومعالجتها بشكل صحيح ودفعها للموردين في المواعيد المتفق عليها. لذلك، قد يكون الاعتماد على المعالجة اليدوية محفوفًا بالمخاطر، مما يجعل شركتك عرضة لأخطاء مكلفة ويحد من الوقت الذي يمكنك قضاؤه في مهام أساسية أخرى. ستساعد الحلول الآلية المتعلقة بالحسابات الدائنة في تبسيط العملية برمتها عن طريق تقليل العمل اليدوي في عدد من المجالات:
أهم مهام الحسابات الدائنة التي يمكنك أتمتتها
تعمل أتمتة حسابات الدفع على تبسيط الأعمال اليدوية المتكررة، وتقليل الأخطاء، وتوفير سير عمل أكثر نظافة. فيما يلي بعض المجالات الرئيسية التي ستلاحظ فيها فوائد الأتمتة:
- مطابقة الفواتير. استخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتعلم الآلي لاستخراج البيانات (الموردين والتواريخ والمبالغ والضرائب وما إلى ذلك) من المستندات الرقمية والفواتير والإيصالات الورقية الممسوحة ضوئيًا. يمكن بعد ذلك إدخال البيانات تلقائيًا لمعالجة هذه المعلومات نيابة عنك وتسريع عملية التسوية.
- التسوية التلقائية. على غرار مطابقة الفواتير، تقوم المطابقة الآلية بتصنيف نفقاتك تلقائيًا لزيادة الكفاءة.
- العلاقات مع الموردين. إخطار الموردين تلقائيًا عند استلام الفواتير أو الموافقة عليها أو جدولتها للدفع. في كثير من الأحيان، يمكنك أيضًا أتمتة عملية تصحيح الفواتير والتذكير وإنشاء النماذج والفواتير للموردين.
- مسار الموافقة. يمكن لأتمتة عمليات الموافقة أن تساعدك في فحص التطابقات، مما يجعل العملية أسهل. يمكن أيضًا استخدام الأتمتة لتتبع عمليات الموافقة. وهذا مفيد في عمليات التدقيق أو تتبع سجل الموافقات بشكل عام.
- جدولة الدفع. تتيح لك الأتمتة جدولة إرسال المدفوعات بحيث يمكنك تحسين التدفق النقدي مع ضمان عدم تفويت مواعيد الدفع المهمة.
- معالجة الدفع. حدد الشروط وقلل عدد الموافقات اليدوية التي يتعين عليك إصدارها، مما يسهل مهمة المصادقين.
أهم التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة في مجال الحسابات المستحقة الدفع
الصداع أمر شائع بالنسبة للفرق الصغيرة التي تتولى إدارة سير العمل التنظيمي المتعلق بالفواتير واتفاقيات الموردين وغير ذلك. إن معرفة التحديات التي يمكن توقعها عند التعامل مع الحسابات المستحقة الدفع سيساعدك على تحسين سير العمل الآلي للحسابات المستحقة الدفع بشكل أفضل:
- إدخال البيانات يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً. يعد إضافة التواريخ والمبالغ والضرائب وغيرها يدويًا عملية شائعة في حسابات الدفع. لحسن الحظ، فإن تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والأدوات الآلية الأخرى تجعل هذه المهمة الصعبة أسهل بكثير. كما أن الميزات الرقمية القائمة على السحابة تقلل من الصعوبات المتعلقة بتخزين الإيصالات أو المستندات المادية والحفاظ عليها.
- المدفوعات المتأخرة أو المتأخرة. قد يؤدي عدم سداد المدفوعات إلى تكبد رسوم باهظة، والإضرار بالائتمان والعلاقات مع الموردين، والتأثير على سير العمل المحاسبي بشكل عام. يمكن أن توفر لك أتمتة جداول المعاملات مخاطر عدم سداد المدفوعات في المستقبل.
- عدم التكامل مع أدوات المحاسبة. عندما تكون المحاسبة منفصلة عن معالجة الحسابات المستحقة الدفع، فقد يترتب على ذلك الكثير من الأعمال اليدوية والمسك الدفتري الفوضوي. توفر منصات الإدارة المالية مثل Slash¹ أدوات مزودة بوظائف مدمجة لتتبع النفقات ومعالجة الفواتير والتكامل مع أدوات المحاسبة. وبفضل لوحة تحكم واحدة، يتم تبسيط المسك الدفتري والحسابات المستحقة الدفع لفرق المحاسبة لديك لتسهيل عملها.
- صعوبة إدارة التدفق النقدي. من الشائع أن تصل الفواتير بشكل غير منتظم، أو أن تتأخر الموافقات، أو أن تفوت الخصومات، أو أن تؤدي المدفوعات في اللحظة الأخيرة إلى فرض رسوم. تعمل الأتمتة على مركزية الفواتير، وإظهار ما هو مستحق ومتى، وجدولة المدفوعات تلقائيًا لتتم في الوقت المناسب. سيساعدك ذلك ليس فقط على تحسين التدفق النقدي، ولكن أيضًا على تجنب رسوم التأخير واحتمال الحصول على خصومات.
الفوائد الرئيسية لأتمتة الحسابات الدائنة.
- معالجة الفواتير والموافقات بشكل أسرع. قد تستخدم الأتمتة تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتعلم الآلي لقراءة المستندات الورقية الرقمية والممسوحة ضوئيًا لاستخراج البيانات وتخزينها.
- انخفاض عدد الأخطاء أدى إلى تحسين الدقة. من المتوقع حدوث أخطاء. يمكن للأدوات الآلية اكتشاف الأخطاء مثل التكرار والتناقضات والاحتيال. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام أدوات أتمتة حسابات الدفع لمنع الأخطاء قبل حدوثها، مما يوفر التقاطًا موحدًا للبيانات ومطابقة البيانات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) أو التعلم الآلي من الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء.
- رؤية أفضل للتدفقات النقدية. توفر أنظمة الإدارة المالية مثل Slash لوحات معلومات يمكنك من خلالها عرض الالتزامات الحالية والمستقبلية ومواعيد السداد وحالة التدفق النقدي الحالي، مما يمنحك صورة أوضح عن مكان أموالك الآن والمكان الذي يجب أن تكون فيه في المستقبل.
- علاقات أقوى مع الموردين. تحسن المدفوعات المنتظمة والمنتظمة وإشعارات الدفع الآلية من التواصل وتقلل من النزاعات، مما قد يؤدي إلى شروط أفضل بمرور الوقت.
- تكامل المحاسبة. تضمن المزامنة الثنائية مع دفتر الأستاذ العام مواءمة سجلات الموردين والفواتير والمدفوعات والحفاظ على سجل تدقيق كامل.
- عائد استثمار ملموس ووفورات طويلة الأجل. تساهم تكاليف المعالجة المنخفضة، ورسوم التأخير الأقل، وتحسين الحصول على الخصومات، وتقليل العمل في تحقيق وفورات على المدى الطويل. يمكن رؤية النتائج الملموسة لأتمتة حسابات الدفع في جوانب أخرى:
النتائج الملموسة لأتمتة AP
من خلال تقليل العمل اليدوي وتقصير أوقات الإنجاز، توفر أتمتة AP عددًا من المزايا الملموسة لشركتك. فيما يلي قائمة بالطرق التي يمكن لشركتك من خلالها تحقيق مزايا ملموسة، مما يؤدي إلى توفير المزيد من الوقت والمال والطاقة لفرق العمل لديك:
- تقليل مدة دورة الفواتير بنسبة تصل إلى 80%. ستؤدي عمليات التوجيه الآلي والتذكير والمشتريات ومطابقة الفواتير إلى تقليل وقت معالجة الحسابات المستحقة الدفع في جميع المراحل، بدءًا من أمر الشراء إلى الفاتورة إلى الاستلام إلى الموافقة إلى الدفع إلى البائعين السعداء.
- قم بتوسيع نطاق المدفوعات دون زيادة حجم فريقك. يمكن أن تؤدي أتمتة AP إلى زيادة حجم العمل الذي يمكن أن تتعامل معه فرق العمل ذات الحجم نفسه، مما يوفر لك تكاليف العمالة.
- الوقت. بفضل الأتمتة، أصبح معالجة الحسابات الدائنة أسهل وأسرع وأكثر كفاءة. ببساطة، هذا يعني المزيد من الوقت لك.
كيفية تنفيذ أتمتة الحسابات الدائنة في شركتك
الخطوة 1: تقييم سير العمل الحالي في قسم الحسابات المستحقة الدفع
أولاً، احصل على صورة واضحة عن العملية الحالية. للقيام بذلك، قد يكون من المفيد تقسيم الخطوات في سير عمل معالجة الحسابات الدائنة النموذجي:
- المدخلات: يمكن تسليم الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو ملفات PDF أو بشكل مادي أو عبر طريقة أخرى. حدد المكان الذي تستمد منه بيانات الفواتير والمكان الذي تخزنها فيه.
- مراجعة: تحقق من المعلومات، وأضف أمر الشراء، ومعلومات المورد، والمشروع، والمزيد من المعلومات ذات الصلة.
- المباراة: طابق الفواتير مع الإيصالات أو أوامر الشراء وقم بتمييز أي اختلافات.
- الموافقة: الموافقة على المدفوعات بعد إدخال جميع المعلومات والتأكد من صحتها.
- الراتب: حدد تاريخ الدفع والجدول الزمني الأمثل أو أرسل المدفوعات الصحيحة عبر التحويلات المدعومة، عادةً ACH أو التحويلات البنكية أو RTP أو الشيكات الورقية.
- تقرير: تخزين البيانات لأغراض التدقيق الضريبي وتقديم الإقرارات الضريبية في المستقبل.
الخطوة 2: تحديد المهام المتكررة أو المعرضة للخطأ
إذا كان فريقك يتخلف عن السداد، أو يسيء إدارة المطابقة، أو يواجه صعوبات في خطوة أخرى من العملية، فمن المهم تحديد مكان المشكلة حتى تتمكن من المضي قدمًا باستخدام الأتمتة المناسبة.
الخطوة 3: اختر البرنامج الذي يناسب حجم عملك وتكاملاته
هناك عدد من أدوات الإدارة المالية والأتمتة المتاحة لك. Slash هو أحد الخيارات كمنصة مالية تتكامل مع أدوات المحاسبة، وتوفر تتبع الفواتير، وتحويلات ACH وتحويلات بنكية سهلة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك تصميم Slash ذو لوحة التحكم الواحدة إدارة الخطوات المختلفة في عملية AP بسهولة، بحيث يمكنك تحديد مجالات المشاكل وتنفيذ الأتمتة المناسبة عند الحاجة.
الخطوة 4: ضمان انضمام الفريق وتدريبه
لا يمكن للأتمتة أن تصل بفريقك إلا إلى حد معين. من الضروري العثور على الأشخاص المناسبين لمراقبة وإدارة حسابات الدفع وغيرها من العمليات المالية. بمجرد تشكيل فريقك، زوده بالأدوات المناسبة والوصول اللازم حتى يتمكن من تحقيق النجاح. ستساعد النتائج شركتك على تقليل المخاطر وتجنب عدم سداد المدفوعات.
الخطوة 5: مراقبة الأداء وتحسينه بانتظام
ليس من المتوقع أن تجد الحلول المناسبة لعمليات AP وغيرها من العمليات المالية على الفور. إن التحلي بالصبر ومراقبة الأداء باستمرار وتنفيذ الحلول الجديدة عند ظهورها هي طرق ممتازة للبقاء على اطلاع على أمورك المالية ومواصلة تحسين سير عملك.
Get started with Slash today
Gain AP automation, accounting tools, real-time expense tracking, and much more
أفضل أدوات أتمتة AP للشركات الصغيرة
يمكن أن تكون برامج أتمتة حسابات الدفع مفيدة للغاية. لحسن الحظ، هناك عدد من الأدوات التي تتضمن أدوات أتمتة حسابات الدفع، وفيما يلي نظرة عامة على بعض أفضل الخيارات المتاحة حاليًا:
1. QuickBooks
العروض الرئيسية: نظام محاسبة مع خيارات إدارة الفواتير ومعالجة المدفوعات.
تتبع الفواتير، والموافقات الأساسية، المتكاملة مع أدوات AP و AR مثل Quadient. مدعومة بشكل شائع من قبل منصات مصرفية تابعة لجهات خارجية مثل Slash التي توفر تكامل Quickbooks مع برامج الإدارة المالية العامة.
2. Xero
العروض الرئيسية: أنظمة محاسبة مع فواتير وموافقات وإدخال بيانات آلي.
الحماية من الاحتيال (الكشف عن التكرار، التحقق من صحة البائع)، تتبع الفواتير، متكامل مع الأدوات ومدعوم من منصات مصرفية تابعة لجهات خارجية مثل Slash.
3. NetSuite
العروض الرئيسية: نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كامل، إدارة الحسابات الدائنة، إعداد التقارير على السحابة.
تقدم مجموعة واسعة من الخدمات المالية، بما في ذلك برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج حسابات الدفع. توفر هذه الأخيرة خدمات تتبع أوامر الشراء والفواتير، والمدفوعات الآلية، وسجلات الموردين.
4. قطع
العروض الرئيسية: تكامل المحاسبة، بطاقات الشركات²، تتبع النفقات.
تكامل المحاسبة مع QuickBooks و Xero مع توفير برامج إدارة مالية، وتتبع آلي للمصروفات، وأدوات عملات مستقرة³، ودعم مصرفي مع Column، N.A.
الخدمات المصرفية الذكية، مبسطة: لماذا تختار Slash للمدفوعات الآلية
Slash هي منصة تكنولوجية مالية مصممة لتقديم أدوات مالية مخصصة لقطاعك. تشمل العروض الرئيسية لـ Slash تكامل المحاسبة، وبطاقات الائتمان، وسجلات البطاقات التفصيلية وتتبع سجل النفقات، والحسابات التجارية.
تم تصميم المنصة المالية لتجعل مهام إدارة أموالك والمحاسبة، مثل AP، أسرع وأسهل وأكثر آلية. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية لـ Slash التي تساعدك على العمل بشكل أكثر ذكاءً وسرعة باستخدام الأدوات الآلية:
- إدارة النفقات. على لوحة تحكم Slash، يمكنك إصدار بطاقات مادية وافتراضية، وتعيين حدود الإنفاق وضوابط التجار، ومراقبة المعاملات في الوقت الفعلي باستخدام أدوات الدفع الآلي وكشف الاحتيال.
- طرق الدفع. تتيح لك أدوات الدفع الآلية والقائمة على السحابة إمكانية تفويض التحويلات عبر ACH و RTP و stablecoin على لوحة تحكم Slash.
- المحاسبة. يعمل Slash على أتمتة عملية AP الخاصة بك من خلال سير عمل أفضل وأدوات تكامل محاسبية. على نفس لوحة التحكم، يمكن للمستخدمين أتمتة عمليات الموافقة، وجدولة المدفوعات، وتتبع النفقات، ونسخ البيانات إلى صفحة المحاسبة الخاصة بك، المدمجة مع QuickBooks. معًا، يجعل برنامج المحاسبة Slash الاستخدام سهلاً وفعالاً.
بالنسبة للشركات الصغيرة ورجال الأعمال والمحاسبين المستقلين وحتى المحاسبين القانونيين المعتمدين، يمكن أن يساعدك Slash في تتبع دفاترك وإكمال مهامك بسهولة أكبر وبقلق أقل من حدوث أخطاء.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
¹ Slash Financial, Inc. هي شركة تكنولوجيا مالية وليست بنكًا. الخدمات المصرفية مقدمة من Column N.A.، عضو FDIC.
² بطاقة Slash Platinum Card هي بطاقة ائتمان Visa® صادرة عن Column N.A.، بموجب ترخيص من Visa U.S.A. يخضع الموافقة على البطاقة لشروط الأهلية. يجب سداد رصيد الحساب بالكامل يوميًا. قد يتم تطبيق رسوم عضوية شهرية. قد تكون مشتريات البطاقة مؤهلة للحصول على استرداد نقدي، لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms.
³تقدم Bridge خدمات تحويل العملات المشفرة وتحويلها وحفظها، وليس Column، N.A. أو Slash. لا يتم حفظ العملات المشفرة في أي بنك، ولا تخضع لتأمين FDIC، وقد تتقلب قيمتها، وتكون عرضة للخسارة. تطبق الشروط والأحكام.
الأسئلة المتكررة
ما الفرق بين الحسابات الدائنة والحسابات المدينة؟
الحسابات الدائنة (AP) هي الأموال التي تدين بها شركتك للموردين والموردين مقابل البضائع أو الخدمات التي تلقتها. تظهر كالتزامات متداولة في ميزانيتك العمومية. الحسابات المدينة (AR) هي العكس - الأموال التي يدين بها العملاء والزبائن لك مقابل البضائع أو الخدمات التي قدمتها. تظهر الحسابات المدينة كأصول متداولة.
ما هي مهام AP التي يمكن أتمتتها؟
تشمل المهام الرئيسية التي يمكن أتمتتها في مجال إدارة الحسابات الدائنة ما يلي: التقاط بيانات الفواتير ومطابقتها، والمطابقة الثلاثية (أمر الشراء، والإيصال، والفاتورة)، وسير عمل توجيه الموافقات، وجدولة المدفوعات ومعالجتها، وإشعارات الدفع للموردين، والتسوية التلقائية مع أنظمة المحاسبة. تقلل الأتمتة من أخطاء إدخال البيانات يدويًا وتسرع من أوقات المعالجة.
إلى أي مدى يمكن لأتمتة AP أن تقلل من وقت معالجة الفواتير؟
يمكن لأتمتة AP أن تقلل من مدة دورة الفواتير بنسبة تصل إلى 80% مقارنة بالمعالجة اليدوية. من خلال التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات وأتمتة عمليات الموافقة وجدولة المدفوعات، يمكن للشركات معالجة الفواتير في غضون أيام بدلاً من أسابيع. كما يساعد هذا التحسن في السرعة على الحصول على خصومات الدفع المبكر وتجنب غرامات التأخير في السداد.
ما هي الفوائد الرئيسية لأتمتة الحسابات الدائنة للشركات الصغيرة؟
وتشمل المزايا الرئيسية ما يلي: معالجة الفواتير والموافقة عليها بشكل أسرع، وتقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات، وتحسين رؤية التدفق النقدي والالتزامات المستحقة، وتقوية العلاقات مع الموردين من خلال السداد في الوقت المحدد، والتكامل السلس مع برامج المحاسبة مثل QuickBooks و Xero، والقدرة على توسيع حجم الذمم الدائنة دون زيادة عدد الموظفين.
اقرأ المزيد منا
