كيفية إعداد فاتورة: دليل لإنشاء فواتير احترافية بسرعة وسهولة
أنت تحاول إنشاء فاتورة احترافية لعميل ذي قيمة عالية، ولكن المشاكل الصغيرة تبدأ في التراكم. كدت تنسى إدراج رقم حسابك، كما أن التنسيق لا يبدو صحيحًا تمامًا. بمجرد إرسال الفاتورة، يتم حفظها ونسيانها. بعد أسابيع، تدرك أن الدفع لم يتم، وتضطر إلى إعادة تتبع خطواتك لمعرفة السبب.
الفواتير أكثر أهمية مما تعتقد. الفاتورة الجيدة لا تقتصر على طلب الدفع فحسب، بل إنها توفر سجلاً واضحاً لاتفاقك وتساعدك على الحصول على الدفع في الوقت المحدد. وغالباً ما تكون الفاتورة أول وثيقة رسمية يراها عميلك، مما يعني أنها يمكن أن تؤثر بشكل كبير على انطباعه عن شركتك.
في هذا الدليل، سنشرح ما هي الفاتورة، وما هي المعلومات التي يجب أن تتضمنها، وكيفية إنشائها خطوة بخطوة. سنغطي أيضًا كيف يمكن لبرنامج الفوترة الآلي تبسيط طريقة إنشاء الفواتير وإرسالها وتحصيلها. على طول الطريق، سنسلط الضوء على ميزة الفوترة الجديدة في Slash ونوضح كيف تساعد الشركات على إنشاء فواتير متسقة، وتتبع الأرصدة المستحقة، وتحصيل المدفوعات ضمن منصة الخدمات المصرفية التجارية الشاملة الخاصة بنا.¹
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي مستند يستخدم لطلب الدفع من العميل مقابل سلع أو خدمات. إلى جانب الغرض الصريح منها، تلعب الفواتير أيضًا دورًا مهمًا في إدارة الحسابات المستحقة القبض والحفاظ على سجلات مالية دقيقة للضرائب وإعداد التقارير.
توضح الفاتورة تفاصيل المعاملة في شكل قائمة مفصلة. يمثل كل بند منتجًا أو خدمة مقدمة، إلى جانب كمية البضائع وسعرها. يعكس المجموع الفرعي قيمة جميع البنود. قد تتضمن الفواتير أيضًا الضرائب المطبقة أو الرسوم الإضافية أو الخصومات المطبقة، والتي تنعكس جميعها في الرصيد النهائي المستحق.
يجب أن تتضمن كل فاتورة معرفات رئيسية وتعليمات الدفع. يساعد رقم الفاتورة الفريد كل من الشركة والعميل على الرجوع إلى المعاملة، بينما توضح شروط الدفع المحددة بوضوح كيف ومتى يجب دفع الفاتورة. قد تتوافق الفواتير أيضًا مع أوامر الشراء (POs)، وهي مستندات يقدمها العملاء عند طلب السلع أو الخدمات. تساعد مطابقة معرفات الفواتير وأوامر الشراء على الحفاظ على توافق السجلات داخل برنامج إدارة الحسابات المستحقة القبض.
بعد إصدار الفاتورة، يتم إرسالها إلى العميل — عادةً عبر البريد الإلكتروني أو برنامج إصدار الفواتير أو بوابة العملاء — لبدء عملية الدفع رسميًا.
كيفية إنشاء فاتورة: دليل تفصيلي
إن إنشاء فاتورة ليس بالأمر المعقد، ولكنه يتطلب بعض التفاصيل الأساسية التي يجب القيام بها بشكل صحيح. توضح الخطوات التالية كيفية إنشاء فاتورة واضحة ومهنية يسهل على العملاء فهمها ودفعها:
1. اختر نموذج فاتورة وتنسيقها
ابدأ باختيار نموذج فاتورة يناسب احتياجات عملك. يمكن أن يساعد استخدام نموذج واحد لجميع فواتيرك في ضمان الاتساق في سجلاتك ومنع إغفال التفاصيل الأساسية. يمكنك إنشاء فاتورتك كوثيقة رقمية باستخدام معالج نصوص أو برنامج محاسبة أو منصة مصرفية للأعمال مثل Slash. تقوم العديد من الشركات بحفظ الفواتير وإرسالها كملفات PDF، مما يحافظ على التنسيق الأصلي ويمنع التعديلات.
2. أضف معلومات عن نشاطك التجاري
في الجزء العلوي من الفاتورة، اذكر بوضوح معلومات شركتك، بما في ذلك اسم الشركة وعنوانها وبريدها الإلكتروني ورقم هاتفها. هذا يسمح للعميل بالتعرف بسرعة على المرسل ومعرفة كيفية الاتصال بك لطرح الأسئلة. في الجزء السفلي من الفاتورة، أدرج تعليمات دفع واضحة للعميل، مثل تفاصيل الحساب المصرفي للإيداع وأي ملاحظات حول طرق الدفع المقبولة.
3. قم بتضمين تفاصيل عميلك
بعد ذلك، أضف اسم العميل واسم الشركة وعنوان الفواتير في أعلى الفاتورة. إن تضمين تفاصيل دقيقة عن العميل يضمن توجيه الفاتورة إلى الشخص أو القسم الصحيح، مما يمنع أيضًا حدوث تأخير في المعالجة أو الدفع.
4. قائمة بالسلع أو الخدمات المقدمة
قم بإنشاء قائمة مفصلة بالسلع أو الخدمات التي قدمتها. يجب أن يصف كل بند في القائمة المنتج أو الخدمة والكمية أو الساعات المفوترة والسعر.
5. احسب الإجماليات والضرائب والتعديلات
بمجرد إدراج جميع البنود، احسب المجموع الفرعي، ثم قم بتطبيق أي ضرائب أو رسوم أو خصومات مطلوبة. اعرض بوضوح كيف يؤثر كل تعديل على المجموع النهائي حتى يتمكن العميل من فهم كيفية حساب المبلغ المستحق بسهولة.
6. مراجعة الفاتورة وحفظها وإرسالها
قبل الإرسال، راجع الفاتورة للتأكد من دقتها واكتمالها. بمجرد الانتهاء من ذلك، أرسل الفاتورة إلى عميلك عبر البريد الإلكتروني أو برنامج الفوترة أو بوابة العملاء لبدء عملية الدفع.
كيفية إنشاء فاتورة باستخدام Slash
يتيح لك منشئ الفواتير المدمج في Slash إنشاء الفواتير وتتبعها وإرسالها مباشرة من لوحة التحكم الخاصة بك. يتم تخزين تفاصيل العملاء ومبالغ الفواتير وتواريخ الاستحقاق في مكان واحد، مما يساعد على تبسيط عملية إصدار الفواتير ويقلل من إدخال البيانات يدويًا أو المتابعة. يمكن إنشاء الفواتير وتسليمها في بضع خطوات فقط، مع حفظ السجلات تلقائيًا في دفاترك. وإليك كيفية استخدامه:
- انتقل إلى صفحة الفواتير في لوحة التحكم Slash، حيث يمكنك عرض جميع فواتيرك المستحقة والمدفوعة، إلى جانب المبالغ وتواريخ الاستحقاق.
- لإنشاء فاتورة، انقر على "فاتورة جديدة" في الزاوية العلوية اليمنى. سيُطلب منك أولاً تحديد مستلم. يمكنك اختيار مستلم باستخدام معلومات الاتصال والمعلومات المصرفية المحفوظة الخاصة به، أو إضافة تفاصيل عميل جديد يدويًا.
- سيُطلب منك بعد ذلك إضافة بنود إلى الفواتير، بما في ذلك الكميات والأسعار. يقوم Slash تلقائيًا بتعيين رقم فاتورة فريد للحفاظ على تنظيم سجلاتك. خلال هذه الخطوة، يمكنك أيضًا تطبيق ضريبة المبيعات أو الخصومات حسب الحاجة.
- بعد ذلك، اختر تاريخ الاستحقاق وحساب الإيداع. يمكنك أيضًا إدخال مذكرة تحتوي على وصف للفاتورة أو أي تعليمات دفع إضافية.
- بمجرد إدخال جميع المعلومات، يمكنك مراجعة نموذج لفاتورتك قبل إنشائها وإرسالها. بعد النقر على "إنشاء فاتورة"، يتم تخزين نسخة من الفاتورة في لوحة معلومات Slash الخاصة بك وإرسالها تلقائيًا إلى عنوان البريد الإلكتروني للمستلم.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
الفواتير اليدوية مقابل برامج الفواتير: الإيجابيات والسلبيات والمفاضلات
تشرح الأقسام أدناه كيفية تعامل برامج الفوترة مع التنسيق والتسليم والدفع والتتبع بطرق لا تستطيع الطرق اليدوية القيام بها:
يمكن للفواتير الرقمية تبسيط عملية الدفع
تعمل الفواتير الرقمية على تبسيط عملية إصدار الفواتير من خلال تقليل الاحتكاك بين إرسال الفاتورة واستلام الدفع. تسمح بعض الأدوات، مثل Slash، للمستلمين ببدء الدفع مباشرة من الفاتورة نفسها، مع خيار واضح للدفع في أسفل المستند. كما أن تتبع جميع الفواتير في مكان واحد يجعل من السهل معرفة المدفوعات التي لا تزال مستحقة، مما يساعد الفرق على إدارة الحسابات المستحقة القبض بشكل أكثر كفاءة.
يمكن إنشاء قوالب الفواتير تلقائيًا
عند إنشاء فاتورة في معالج نصوص أو جدول بيانات، من السهل أن تتعطل التنسيقات. قد تتغير موضع الجداول، وقد تصبح المسافات غير متسقة، وقد لا يتم حساب الإجماليات بشكل صحيح. يزيل Slash هذه الخطوة من خلال التقاط تفاصيل الفاتورة المطلوبة مسبقًا وإدخالها تلقائيًا في فاتورة احترافية ذات تنسيق متسق ورسالة بريد إلكتروني مصاحبة.
التكامل مع برامج الخدمات المصرفية للأعمال التجارية وحسابات القبض
إذا لم تكن عملية إصدار الفواتير مرتبطة بمنصتك المصرفية، فمن المحتمل أنك تقوم يدويًا بالتحقق من حسابك المصرفي لتأكيد المدفوعات ثم تسجيل الأنشطة في أنظمة منفصلة. مع Slash، يتم سرد جميع مستندات الفواتير في لوحة التحكم، ويتم تضمين المدفوعات الواردة تلقائيًا في تحليلاتك للحصول على عرض في الوقت الفعلي للتدفق النقدي.
يمكن مطابقة أرقام الفواتير وأوامر الشراء تلقائيًا
يمكن لبعض برامج المحاسبة والفوترة مطابقة أرقام الفواتير تلقائيًا مع أوامر الشراء المقابلة لها إما من خلال المطابقة الثنائية (الفاتورة مع أمر الشراء) أو المطابقة الثلاثية (الفاتورة وأمر الشراء والدفع أو الإيصال). عندما تتم مزامنة الفواتير والمدفوعات من أداة مثل Slash إلى QuickBooks، يمكن لنظام المحاسبة الخاص بك الاحتفاظ بسجلات أوامر الشراء والفواتير والمدفوعات مرتبطة ببعضها البعض، مما يقلل من الحاجة إلى التسوية اليدوية.
تحسين الدقة باستخدام معلومات المستلم المحفوظة
غالبًا ما يتطلب إصدار الفواتير يدويًا البحث في رسائل البريد الإلكتروني أو السجلات السابقة للعثور على تفاصيل العميل الصحيحة. تخزن برامج إصدار الفواتير مثل Slash معلومات الاتصال والدفع الخاصة بالمستلم، بحيث يتم استخراج كل فاتورة جديدة من البيانات التي تم التحقق منها. يمكن أن يقلل ذلك من احتمالية حدوث أخطاء في الإدخال، ويضمن بشكل أفضل إرسال الفواتير إلى الوجهة الصحيحة، ويساعد في الحفاظ على اتساق عملية إصدار الفواتير مع نمو قائمة عملائك.
ما هو أفضل برنامج مجاني لإنشاء الفواتير؟
تختلف برامج إنشاء الفواتير المجانية بشكل كبير من حيث النطاق والوظائف. فيما يلي، نقارن بين الخيارات المجانية الرائدة ونحدد الأدوات التي توفر إمكانيات إصدار الفواتير الأكثر شمولاً:
الأفضل بشكل عام: Slash
تقدم Slash منصة مالية موحدة تجمع بين الفواتير والخدمات المصرفية للأعمال وإدارة الإنفاق في نظام واحد. تشمل خطتها المجانية الوصول إلى الميزات الأساسية مثل بطاقات الشركات، وأنظمة الدفع العالمية، وتتبع النفقات، والتحليلات المالية، والتكامل المباشر للمحاسبة — وهي إمكانيات غالبًا ما تكون مدفوعة الثمن مع مزودي الخدمات الآخرين.
تدعم الفواتير التي يتم إنشاؤها في Slash معالجة الدفع المدمجة، مما يسمح للمستلمين بالدفع مباشرة من الفاتورة بينما يتم تسجيل المدفوعات تلقائيًا في لوحة التحكم الخاصة بك. يمكن للشركات مراقبة الحسابات المستحقة القبض وتتبع حالة الفواتير جنبًا إلى جنب مع معاملات الشركة الأخرى. مع الدعم المرتقب للمدفوعات المشفرة مباشرة من الفواتير إلى حساب Slash، يتم توسيع خيارات الدفع دون تغيير طريقة إنشاء الفواتير أو إدارتها.
مايكروسوفت وورد
Microsoft Word هو محرر مستندات، وليس برنامج فوترة، مما يعني أنه يجب إنشاء الفواتير وصيانتها يدويًا. وتتمثل ميزته الرئيسية في مرونة التصميم، خاصة للمستخدمين المعتادين على Microsoft Office والذين يرغبون في التحكم الكامل في التخطيط والتنسيق. ومع ذلك، لا يوجد أتمتة، ولا تتبع للمدفوعات، ولا تذكيرات، ولا حسابات، ولا تكامل مع معالجات الدفع، مما يجعله أقل كفاءة وأكثر عرضة للأخطاء في الفوترة المنتظمة.
موجة
يجمع Wave بين الفواتير وأدوات المحاسبة الأساسية، مما قد يكون مفيدًا للمستقلين والشركات الصغيرة التي تدير شؤونها المالية البسيطة. لكن المشكلة هي أن Wave يكسب المال من خلال رسوم معالجة الدفع المرتفعة: 2.9٪ + 60 سنتًا للمعاملات بالبطاقة و 1٪ للتحويلات ACH. بالإضافة إلى ذلك، فإن ميزة مسح الإيصالات في Wave هي ميزة إضافية مدفوعة مقابل 8 دولارات شهريًا. يقتصر دعم العملاء للمستخدمين المجانيين على مقالات المساعدة وروبوت الدردشة، مما قد يكون مقيدًا عند ظهور مشكلات.
فواتير PayPal
تم تصميم PayPal Invoicing في المقام الأول كأداة لتحصيل المدفوعات وليس كنظام شامل لإصدار الفواتير. يمكن للعملاء الدفع باستخدام أرصدة PayPal أو بطاقات الائتمان أو Venmo أو خيارات Pay Later، ولكن الشركات مقيدة بنظام الدفع الخاص بـ PayPal وهيكل الرسوم. رسوم المعالجة مرتفعة نسبيًا حيث تبلغ 3.49٪ + 49 سنتًا لمعظم المعاملات التجارية، بينما تبلغ تكلفة المدفوعات الدولية 4.49٪ بالإضافة إلى رسوم ثابتة إضافية، مما قد يؤدي إلى زيادة التكاليف بشكل كبير بمرور الوقت.
فاتورة Zoho
يوفر Zoho Invoice مجموعة واسعة من الميزات لمنتج مجاني، بما في ذلك تتبع النفقات ومعالجة المدفوعات. ومع ذلك، فإن الخطة المجانية تأتي مع بعض القيود الهامة: لا يمكن أن يضم كل حساب Zoho Invoice أكثر من ثلاثة مستخدمين، وتقتصر على 1000 فاتورة سنويًا، كما تفتقر النسخة المجانية إلى الميزات الأكثر تقدمًا مثل سير عمل الموافقة وتخصيص الفواتير الموسع.
فواتير مربعة
يتكامل Square Invoices مباشرة مع نظام نقاط البيع (POS) من Square، مما يجعله مناسبًا للشركات التي تعمل بالفعل ضمن نظام Square. تتضمن الخطة المجانية معالجة الدفع الأصلية وإدارة المشاريع الأساسية، ولكن رسوم المعالجة قد تكون مرتفعة: 1٪ للتحويل المصرفي ACH و 3.5٪ + 15 سنتًا للإدخال اليدوي أو البطاقات المسجلة. كما أن دعم العملاء محدود، حيث لا يتوفر الدعم عبر الهاتف ما لم تقم بالترقية إلى Square Premium (149 دولارًا شهريًا).
بسّط عملية إصدار الفواتير باستخدام Slash
تقتصر معظم أدوات إصدار الفواتير المجانية على إنشاء المستندات. تتيح بعضها للعملاء الدفع عبر بوابة إلكترونية، ولكن بتكلفة معالجة عالية. تركز أدوات أخرى على التخصيص، بينما تتجاهل الأدوات اللازمة لإدارة الفواتير على المدى الطويل.
يتبع Slash نهجًا مختلفًا من خلال ربط الفواتير مباشرةً بكيفية إدارة أموال شركتك. يمكنك إنشاء فواتير غير محدودة في Slash وإدارتها جنبًا إلى جنب مع بطاقات الشركات والحسابات المصرفية والمدفوعات وغير ذلك، دون أي تكلفة. مع وجود جميع أموالك في مكان واحد، يصبح من السهل معرفة ما تم تحريره من فواتير وما تم دفعه وما زال مستحقًا.
بالإضافة إلى إصدار الفواتير، يوفر Slash مجموعة كاملة من الأدوات المصممة لدعم الإدارة المالية اليومية والنمو:
- خدمات مصرفية للأعمال مصممة لتوفير المرونة: افتح عدة حسابات افتراضية لفصل أموال التشغيل أو الاحتياطيات أو ميزانيات المشاريع، مما يمنح الفرق رؤية أوضح للتدفقات النقدية. قم بإدارة عدة كيانات تجارية أو مواقع أو شركات تابعة من لوحة تحكم واحدة، مع تقارير موحدة ورؤية واضحة عبر الحسابات.
- بطاقة Slash Visa® Platinum: بطاقة ائتمان للشركات تمنحك استرداد نقدي يصل إلى 2% على نفقات الشركة، مع قواعد إنفاق قابلة للتكوين، وضوابط للبطاقة، ومراقبة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، وحماية من الاحتيال بمستوى تشفير.
- طرق الدفع الديناميكية: يدعم Slash مجموعة واسعة من طرق الدفع، بما في ذلك الإنفاق بالبطاقات، والتحويلات المصرفية العالمية (ACH)، والتحويلات البنكية الدولية إلى أكثر من 180 دولة عبر SWIFT، والمدفوعات المحلية في الوقت الفعلي عبر RTP و FedNow.
- التكامل المحاسبي: قم بمزامنة المعاملات مباشرة مع QuickBooks للحفاظ على تحديث الدفاتر تلقائيًا. يتصل Slash أيضًا عبر Plaid ويدعم استيراد البيانات من أدوات مثل Xero، مما يسهل ملاءمته مع سير عمل المحاسبة الحالي.
- دعم العملات المشفرة الأصلية: تحويل الأموال إلى عملات مستقرة مربوطة بالدولار الأمريكي مثل USDT أو USDC لإرسال التحويلات على blockchain، مما يوفر طريقة دفع بديلة يمكن أن تقلل التكاليف وأوقات التسوية.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة المتكررة
هل لدى Google أداة لإنشاء الفواتير؟
لا تقدم Google أداة مخصصة لإنشاء الفواتير، ولكن يمكنك إنشاء الفواتير باستخدام قوالب Google Docs أو Google Sheets. تتطلب هذه القوالب إعدادًا يدويًا ولا تتضمن تتبعًا مدمجًا للمدفوعات أو سير عمل لإنشاء الفواتير.
هل يمكن لـ ChatGPT إنشاء فاتورة؟
يمكن لـ ChatGPT المساعدة في صياغة نموذج فاتورة أو إنشاء نص فاتورة، ولكنه لا يمكنه إرسال الفواتير أو قبول المدفوعات أو تتبع حالة الفواتير. علاوة على ذلك، قد يكون الاعتماد على ChatGPT لإدخال بنود أو معلومات الدفع غير موثوق به.
هل أحتاج إلى شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) لإنشاء فاتورة؟
لا، لا تحتاج إلى شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) لإنشاء الفواتير أو إرسالها. يمكن لأصحاب الأعمال الفردية والمستقلين والمقاولين المستقلين إصدار فواتير طالما أنها تتضمن معلومات دقيقة عن الأعمال والضرائب. يمكن للأفراد أيضًا إرسال فواتير لإنشاء سجل ورقي للمدفوعات بين الأقران مثل الإيجار أو المرافق.
