รายงานค่าใช้จ่าย: วิธีการติดตาม จัดการ และลดความซับซ้อนของค่าใช้จ่าย

คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ

การจัดการรายงานค่าใช้จ่ายอาจเป็นงานที่กินเวลาและไม่สนุกนักในธุรกิจของคุณ (ลองถามนักบัญชีของคุณดูสิ) ระหว่างการติดตามใบเสร็จรับเงินกระดาษ, สเปรดชีต, การคืนเงิน, และอื่น ๆ ทีมการเงินของคุณอาจถูกกดดันจากกระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายที่น่าเบื่อ, มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาด, และมักสับสน

โชคดีที่เครื่องมือรายงานค่าใช้จ่ายและการจัดการค่าใช้จ่ายของ Slash สามารถช่วยแบ่งเบาภาระนี้ได้ โดยนำเสนอโซลูชันอัตโนมัติเพื่อลดความยุ่งยากในการติดตามเอกสารจากใบเสร็จรับเงินกระดาษ สเปรดชีต และการเบิกจ่ายที่ขาดหายไป Slash กำลังคิดใหม่เกี่ยวกับวิธีจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ โดยเปลี่ยนจากการติดตามด้วยตนเองเป็นระบบอัตโนมัติที่ชาญฉลาดกว่า ซึ่งทำให้การรายงานค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องง่าย แม่นยำ และ (แทบจะ) ไม่ต้องออกแรงเลย - เพียงแค่คลิกปุ่มไม่กี่ปุ่มบนแดชบอร์ดของ Slash ของคุณ

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นส่วนสำคัญของการบริหารการเงินของคุณ ในคู่มือนี้ เราจะช่วยให้คุณเข้าใจว่ารายงานค่าใช้จ่ายมีไว้เพื่ออะไรสำหรับธุรกิจของคุณ และทำไมเครื่องมือสมัยใหม่เช่น Slash จึงสามารถสร้างความแตกต่างให้กับทีมการเงินของคุณได้

รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร?

รายงานค่าใช้จ่ายคือเอกสารที่ใช้บันทึกค่าใช้จ่ายของพนักงานที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานหรือทำกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน (เช่น การเดินทาง, การเยี่ยมลูกค้า, และอื่น ๆ) นี่คือวิธีที่บริษัทติดตามว่ามีการใช้จ่ายอะไร, ใช้จ่ายไปกับอะไร, และทำไม

ตามประเพณีแล้ว พนักงานจะกรอกรายงานเหล่านี้ด้วยมือหรือในสเปรดชีต พร้อมแนบใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทาง อุปกรณ์สำนักงาน หรือการประชุมกับลูกค้า จากนั้นรายงานเหล่านั้นจะถูกส่งผ่านสายการอนุมัติก่อนที่จะมีการคืนเงินให้พนักงาน

ระบบรายงานค่าใช้จ่ายสมัยใหม่ทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติหรือในขั้นตอนที่น้อยลงมาก พนักงานอัปโหลดรูปภาพใบเสร็จรับเงิน และซอฟต์แวร์จะดึงรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ และจำนวนเงินโดยอัตโนมัติ ค่าใช้จ่ายจะถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติและเพิ่มลงในรายงานแบบละเอียดเพื่อตรวจสอบ

หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทั่วไปประกอบด้วย:

• การเดินทางและการขนส่ง
• อาหารและเครื่องดื่มพร้อมความบันเทิง
• อุปกรณ์สำนักงานและเครื่องใช้
• การซื้อที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหรือโครงการ
• ซอฟต์แวร์และการสมัครสมาชิก

ด้วย Slash การรายงานค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ การซื้อที่ทำผ่านบัตรเครดิตของบริษัทจะถูกป้อนเข้าสู่ระบบที่คุณสามารถซิงค์กับ QuickBooks ได้1 แต่ละรายการจะถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ และใบเสร็จสามารถจับคู่ได้ทันทีผ่านการอัปโหลดผ่านมือถือหรือการสแกน

รายงานค่าใช้จ่ายใช้เพื่ออะไร?

รายงานค่าใช้จ่ายมีวัตถุประสงค์สำคัญหลายประการที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความรับผิดชอบและเป็นระเบียบ:

• การเบิกคืนค่าใช้จ่ายของพนักงาน: รายงานค่าใช้จ่ายช่วยให้พนักงานได้รับการเบิกคืนอย่างรวดเร็วและถูกต้องสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จ่ายไปเอง
• การติดตามงบประมาณ: โดยการติดตามค่าใช้จ่าย คุณจะได้รับมุมมองที่โปร่งใสและเรียลไทม์ และป้องกันการใช้จ่ายเกินก่อนที่มันจะเกิดขึ้น
• การหักลดหย่อนภาษี: รายงานค่าใช้จ่ายที่มีการบันทึกไว้อย่างดีช่วยให้บริษัทสามารถเรียกร้องการหักลดหย่อนภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมายในช่วงฤดูยื่นภาษี
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความพร้อมสำหรับการตรวจสอบ: การรายงานค่าใช้จ่ายสามารถให้หลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ช่วยรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดและช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบและการกระทบยอดทางภาษี
• การมองเห็นทางการเงิน: เมื่อข้อมูลค่าใช้จ่ายเป็นปัจจุบัน ทีมการเงินสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณ การใช้จ่าย และความสัมพันธ์กับผู้ขาย

Slash เปลี่ยนรายงานแบบดั้งเดิมเหล่านี้ให้กลายเป็นข้อมูลทางการเงินแบบเรียลไทม์ แทนที่จะใช้สเปรดชีตที่นิ่ง เครื่องมือจัดการค่าใช้จ่ายของ Slash เชื่อมต่อโดยตรงกับซอฟต์แวร์ธนาคารและบัญชี ทำให้ทุกการรายงานเป็นมุมมองการใช้จ่ายของบริษัทคุณแบบเรียลไทม์

รายงานค่าใช้จ่ายประกอบด้วยอะไรบ้าง?

รายงานค่าใช้จ่ายจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อมีรายละเอียดครบถ้วนแต่เข้าใจง่าย แต่ละส่วนจะบอกเล่าเรื่องราวการใช้จ่ายในแง่มุมต่างๆ:

วันที่ของค่าใช้จ่าย

รายการค่าใช้จ่ายเริ่มต้นด้วยวันที่. ซึ่งช่วยให้สามารถจัดหมวดหมู่รายการ, ติดตามและตรวจสอบความสอดคล้องของระยะเวลา, และทำให้การหักเงินอยู่ในช่วงเวลาการรายงานที่ถูกต้อง.

หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย

แต่ละรายการควรติดป้ายกำกับภายใต้หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม: ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง, ค่าอาหาร, หรืออุปกรณ์สำนักงาน การจัดหมวดหมู่อย่างสม่ำเสมอ หรือก่อนที่จะมีการใช้จ่ายด้วยกลุ่มบัตรที่จัดหมวดหมู่แล้ว จะช่วยให้การวิเคราะห์แนวโน้มและระบุค่าใช้จ่ายที่สามารถหักลดหย่อนภาษีได้ง่ายขึ้น

จำนวนและสกุลเงิน

ยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวมทั้งหมดจะถูกแสดงรายการไว้ จากนั้นจำนวนเงินนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการคืนเงินอย่างถูกต้องและการรายงานที่แม่นยำ

รายละเอียดผู้ขายหรือผู้ค้า

การบันทึกข้อมูลผู้ขายช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้และทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างง่ายดาย ในระบบเช่น Slash ข้อมูลผู้ขายจะถูกดึงมาจากธุรกรรมบัตรโดยอัตโนมัติ

วัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือการให้เหตุผล

ช่องนี้อธิบายสาเหตุที่เกิดค่าใช้จ่าย เช่น อาหารกลางวันกับลูกค้า การเดินทางเพื่อธุรกิจ หรือการต่ออายุซอฟต์แวร์

ใบเสร็จหรือเอกสารแนบ

ไม่ว่าจะอัปโหลดในรูปแบบดิจิทัลหรือสแกนจากใบเสร็จกระดาษ ใบเสร็จก็ทำหน้าที่เป็นหลักฐานการซื้อ

ในสเปรดชีตแบบดั้งเดิม คุณจะต้องป้อนข้อมูลในแต่ละช่องเหล่านี้ด้วยตนเอง แต่ใน Slash ข้อมูลเหล่านี้จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติผ่านการติดตามค่าใช้จ่ายและการเชื่อมต่อกับบัตรต่าง ๆ ช่วยประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลหลายชั่วโมงและมั่นใจได้ว่าทุกค่าใช้จ่ายได้รับการบันทึกครบถ้วน

วิธีการกรอกรายงานค่าใช้จ่าย (ขั้นตอนต่อขั้นตอน)

1. รวบรวมใบเสร็จและรายละเอียดค่าใช้จ่าย

รวบรวมใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และรายละเอียดสนับสนุนทั้งหมดสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจล่าสุด ซึ่งอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ค่าอาหารกลางวันกับลูกค้า หรือค่าซอฟต์แวร์ที่ต้องชำระเป็นประจำ

2. บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในหมวดหมู่ที่ถูกต้อง

กรอกรายการแต่ละรายการลงในเทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ โดยเลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม ความสม่ำเสมอในการจัดหมวดหมู่รายการเหล่านี้จะช่วยให้การหักลดหย่อนภาษีและการจัดทำงบประมาณมีความถูกต้องแม่นยำ

3. เพิ่มวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

ทุกการลงทะเบียนควรมีคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ — "เหตุผล" ที่อยู่เบื้องหลังการซื้อ

4. แนบใบเสร็จหรือเอกสารประกอบ

แนบใบเสร็จรับเงินของคุณในรูปแบบดิจิทัล หากคุณยังคงใช้ใบเสร็จรับเงินกระดาษ นี่คือจุดที่คุณต้องสแกนหรืออัปโหลด เครื่องมือเช่น FreshBooks หรือ QuickBooks ผ่าน Slash ทำให้กระบวนการนี้ราบรื่น

5. ส่งให้ผู้จัดการหรือฝ่ายการเงินอนุมัติ

เมื่อรายงานของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ส่งเพื่อตรวจสอบ กระบวนการทำงานอัตโนมัติจะเร่งความเร็วขึ้นโดยแจ้งผู้อนุมัติโดยตรงและรับรองการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท

6. ติดตามสถานะการเบิกคืน

หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว ให้ติดตามเมื่อค่าใช้จ่ายได้รับการชดเชย ใน Slash พนักงานจะเห็นการชดเชยที่ถูกโอนเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ทำให้ทีมการเงินและพนักงานมีความสอดคล้องกัน

ตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่าย

แบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมมักมีลักษณะเป็นตารางคำนวณที่มีคอลัมน์สำหรับวันที่, ผู้ขาย, ประเภทของค่าใช้จ่าย, ยอดรวมย่อย, ภาษี, และยอดรวม. แต่ละบรรทัดจะถูกจัดหมวดหมู่ภายใต้หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องพร้อมเอกสารกำกับ.

ตัวอย่างที่ 1: รายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนอาจรวมถึงอุปกรณ์สำนักงานที่ซื้อในไตรมาส ค่าเดินทางที่เบิกคืน และค่าใช้จ่ายในการประชุมกับลูกค้า แต่ละรายการค่าใช้จ่ายจะระบุผู้ขาย วันที่ วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และใบเสร็จรับเงินประกอบ ทั้งหมดนำไปสู่ยอดรวมสุดท้าย

ตัวอย่างที่ 2: รายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางอาจรวมถึงค่าโดยสารเครื่องบิน, โรงแรม, อาหาร, และค่าขนส่งท้องถิ่น รายงานจะระบุค่าใช้จ่ายที่สามารถขอคืนได้แต่ละรายการ, จัดหมวดหมู่ตามประเภท และติดแท็กเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบในระหว่างการตรวจสอบบัญชี

แทนที่จะจัดการสิ่งเหล่านี้ด้วยตนเองใน Excel, Slash with QuickBooks สร้างรายงานค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ, เชื่อมโยงธุรกรรม, ใบเสร็จรับเงิน, และข้อมูลการอนุมัติไว้ในแดชบอร์ดเดียว.

การรายงานค่าใช้จ่ายอัตโนมัติด้วย Slash

การรายงานค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเจ้าของธุรกิจและทีมการเงิน ด้วยการขจัดงานป้อนข้อมูลด้วยมือ ทำให้เกิดความถูกต้องแม่นยำ ประหยัดเวลา และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด พร้อมทั้งทำให้บันทึกของคุณพร้อมสำหรับฤดูยื่นภาษี

ด้วย Slash การทำงานอัตโนมัติเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ ทุกการซื้อที่ทำผ่านบัตรองค์กรหรือบัญชีธนาคารที่เชื่อมโยงจะถูกป้อนเข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติ ธุรกรรมจะถูกจัดหมวดหมู่พร้อมใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติและรายงานใน QuickBooks ภายในไม่กี่วินาที

ไฮไลท์สำคัญบางส่วนของ Slash ได้แก่:

• การเชื่อมต่อโดยตรงกับ QuickBooks, Xero และแพลตฟอร์มบัญชีอื่น ๆ
• รองรับหลายหน่วยงานสำหรับการดำเนินงานทางการเงินที่ซับซ้อน
• การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ที่แสดงว่าเงินของคุณถูกใช้ไปที่ใดบ้างในแต่ละโครงการและหมวดหมู่
• บัตรองค์กรพร้อมระบบติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ กลุ่มบัตร และการแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้คุณทราบข้อมูลอยู่เสมอ

ด้วย Slash การรายงานค่าใช้จ่ายก้าวข้ามการเป็นเพียงเอกสาร กลายเป็นมุมมองที่เชื่อมโยงถึงสุขภาพทางการเงินของบริษัทคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมว่า Slash สามารถช่วยตอบสนองความต้องการในการรายงานค่าใช้จ่ายของคุณได้อย่างไรที่ slash.com.

คำถามที่พบบ่อย

ควรมีอะไรบ้างในรายงานค่าใช้จ่าย?

รายงานค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วย: วันที่ของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ, หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย (การเดินทาง, อาหาร, วัสดุอุปกรณ์, เป็นต้น), จำนวนเงินและสกุลเงิน, ข้อมูลผู้ขายหรือร้านค้า, วัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือเหตุผลที่อธิบายว่าทำไมค่าใช้จ่ายนี้จึงจำเป็น, และเอกสารใบเสร็จหรือเอกสารที่สนับสนุน. การจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจนและการจัดทำเอกสารช่วยให้การอนุมัติและการคืนเงินเป็นไปอย่างรวดเร็ว.

ฉันจะกรอกรายงานค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมใบเสร็จรับเงินและรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมด บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในหมวดหมู่ที่เหมาะสม เพิ่มวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยสังเขปเพื่ออธิบายค่าใช้จ่ายนั้น แนบใบเสร็จหรือเอกสารประกอบ และส่งให้ผู้จัดการหรือฝ่ายการเงินอนุมัติ หลังจากส่งแล้ว ให้ติดตามสถานะการเบิกจ่ายของคุณ การใช้ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายสามารถช่วยให้กระบวนการนี้อัตโนมัติได้มากขึ้น

หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่พบบ่อยในรายงานค่าใช้จ่ายมีอะไรบ้าง?

หมวดหมู่ทั่วไปได้แก่: ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (ตั๋วเครื่องบิน, โรงแรม, รถเช่า), ค่าอาหารและบันเทิง, อุปกรณ์สำนักงาน, ซอฟต์แวร์และค่าสมาชิก, การพัฒนาและฝึกอบรมวิชาชีพ, ค่าชดเชยระยะทาง, และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า การใช้หมวดหมู่ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณจะช่วยให้ติดตามรูปแบบการใช้จ่ายและงบประมาณได้อย่างแม่นยำ

ฉันจะทำการรายงานค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติได้อย่างไร?

การรายงานค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติใช้ซอฟต์แวร์ในการจับภาพใบเสร็จ จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และซิงค์ธุรกรรมโดยตรงจากบัตรองค์กรไปยังระบบบัญชี ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสแกนใบเสร็จอัตโนมัติ การติดตามธุรกรรมแบบเรียลไทม์ และกระบวนการอนุมัติแบบบูรณาการ ช่วยขจัดงานป้อนข้อมูลด้วยตนเองและลดเวลาในการประมวลผล แพลตฟอร์มอย่าง Slash เชื่อมต่อธุรกรรมบัตรกับซอฟต์แวร์บัญชีโดยตรงเพื่อการติดตามค่าใช้จ่ายที่ราบรื่น