ควบคุมการใช้จ่ายของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย 6 กลยุทธ์เหล่านี้
ในการบริหารความเสี่ยง มีกรอบแนวคิดที่เรียกว่ากฎ 10–80–10: 10% ของคนจะปฏิบัติตามกฎเสมอ, 10% จะละเมิดกฎหากมีโอกาส, และอีก 80% จะอยู่ตรงกลางระหว่างสองกลุ่มนี้ การจัดการการใช้จ่ายของพนักงานไม่ใช่แค่การจับตาดูพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมเท่านั้น แต่เป็นการวางมาตรการป้องกันไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คนส่วนใหญ่ไม่มีโอกาสทำความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการกำหนดกฎพื้นฐานบางประการ
บริษัทของคุณอาจมีนโยบายค่าใช้จ่ายอยู่แล้ว อาจเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดครบถ้วนพร้อมกฎเกณฑ์เฉพาะของแต่ละแผนกและขั้นตอนการเบิกจ่ายที่เป็นทางการ หรืออาจเป็นเพียงแนวทางที่ไม่เป็นทางการที่ทีมงานของคุณปฏิบัติตามอย่างหลวม ๆ ไม่ว่าจะในรูปแบบใด นโยบายเพียงอย่างเดียวก็ไม่เพียงพอหากไม่มีการบังคับใช้
ด้วยบัตร Slash Visa® Platinum ทีมการเงินสามารถแปลงนโยบายค่าใช้จ่ายให้เป็นการปฏิบัติได้¹ บัตรองค์กรได้รับเงินคืนสูงถึง 2% ในขณะที่สนับสนุนการควบคุมการใช้จ่ายอย่างละเอียดซึ่งสามารถป้องกันการใช้งบประมาณที่ไม่ได้รับอนุมัติก่อนที่มันจะเกิดขึ้น กำหนดกฎการใช้จ่ายตามบุคคล ทีม หรือหมวดหมู่ ปรับวงเงินบัตรเพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกินกำหนด และเพิ่มประสิทธิภาพในการมองเห็นสถานะการเงินทั้งหมดของบริษัทคุณด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ การแจ้งเตือน และการตรวจสอบโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่า Slash ช่วยให้ธุรกิจบังคับใช้นโยบายการใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอในขณะที่ขยายตัวได้อย่างไร
การจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงานคืออะไร และทำไมมันถึงสำคัญ?
การจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงานหมายถึงกระบวนการที่บริษัทใช้เพื่อติดตาม ควบคุม และอนุมัติค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงาน
ขั้นตอนแรกคือการกำหนดนโยบายค่าใช้จ่ายของบริษัท แนวทางเหล่านี้ควรถูกบันทึกในรูปแบบที่ง่ายต่อการแบ่งปันในระหว่างการอบรมและง่ายต่อการอ้างอิงในภายหลัง นโยบายค่าใช้จ่ายที่เป็นประโยชน์มักจะครอบคลุมถึงประเด็นต่อไปนี้:
- ความคาดหวังของฝ่ายบริหาร: อธิบายว่าทำไมกฎการใช้จ่ายจึงมีอยู่และจะบังคับใช้อย่างไร การให้บริบทที่ชัดเจนสามารถช่วยให้พนักงานเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังการควบคุมและลดความสับสนเกี่ยวกับการบังคับใช้
- วงเงินการใช้จ่ายของพนักงาน: หากพนักงานใช้บัตรของบริษัทหรือยื่นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเพื่อขอเบิกคืน ให้กำหนดจำนวนเงินที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายก่อนถึงขีดจำกัด ขีดจำกัดอาจถูกกำหนดเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ผ่านค่าเบี้ยเลี้ยงรายวันหรือการควบคุมบัตร โดยมีเกณฑ์ที่แตกต่างกันตามบทบาท ทีมงาน หรือแผนก
- นโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย: การเดินทางมักเป็นหนึ่งในหมวดค่าใช้จ่ายตามดุลยพินิจที่ใหญ่ที่สุด จัดทำแนวทางปฏิบัติสำหรับการเดินทางและค่าใช้จ่าย (T&E) ที่สมดุลระหว่างวินัยด้านต้นทุนกับความยืดหยุ่นที่พนักงานต้องการในการเข้าร่วมประชุมกับลูกค้า การประชุมสัมมนา และกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
- ช่องทางการเบิกจ่ายและอนุมัติ: การซื้อของบริษัทบางรายการอาจต้องได้รับการอนุมัติเป็นพิเศษ กำหนดผู้อนุมัติ (เช่น หัวหน้าฝ่ายการเงินหรือผู้บริหาร) เพื่อตรวจสอบและอนุมัติค่าใช้จ่ายที่มีมูลค่าสูงหรือมีความเสี่ยงสูง การดำเนินการนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับกระบวนการจัดซื้อหรือช่องทางการเบิกจ่ายที่ต้องมีการยื่นหลักฐานการรับเงิน
นโยบายค่าใช้จ่ายกำหนดขอบเขตในการใช้เงินของบริษัท แต่ผลกระทบของมันไม่ได้จำกัดอยู่แค่เอกสารหรือการอนุมัติเท่านั้น วิธีการจัดการการใช้จ่ายส่งผลโดยตรงต่อความคาดการณ์ของกระแสเงินสด ความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความมั่นใจของพนักงานในการตัดสินใจซื้อของในชีวิตประจำวัน Slash ทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น ด้วยการรวมเครื่องมือการจัดการค่าใช้จ่ายเข้ากับแพลตฟอร์มการธนาคาร การติดตามค่าใช้จ่าย การคลัง และการชำระเงินทั่วโลกในที่เดียว⁶
ด้านล่างนี้คือผลลัพธ์บางส่วนที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายที่ออกแบบมาอย่างดี:
การควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้น
ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายช่วยให้บริษัทสามารถบริหารการใช้จ่ายได้อย่างเชิงรุก แทนที่จะแก้ไขปัญหาหลังจากเกิดธุรกรรมขึ้นแล้ว สามารถกำหนดวงเงินการใช้จ่ายให้สอดคล้องกับความต้องการเงินสดในปัจจุบัน จำกัดการซื้อให้อยู่ในหมวดหมู่ที่ได้รับอนุมัติ และมองเห็นรายละเอียดธุรกรรมในระดับรายรายการ เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าเงินของบริษัทถูกใช้อย่างเหมาะสม สิ่งเหล่านี้ช่วยให้การควบคุมงบประมาณและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปอย่างราบรื่นเมื่อต้องชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการ
เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน
ระบบอัตโนมัติช่วยลดการประสานงานด้วยมือที่เกี่ยวข้องกับการบังคับใช้นโยบายค่าใช้จ่ายได้มาก ทีมการเงินสามารถกำหนดกฎการใช้จ่ายและขั้นตอนอนุมัติล่วงหน้าได้ ทำให้ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เป็นกิจวัตรสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องตรวจสอบด้วยมือ ธุรกรรมที่อยู่นอกนโยบายจะถูกทำเครื่องหมายหรือบล็อกโดยอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบใบเสร็จและการติดตามผลในขณะที่ยังคงรักษาการกำกับดูแลที่เหมาะสม
สร้างความไว้วางใจและวัฒนธรรมองค์กร
การจัดการกับการใช้จ่ายที่อยู่นอกนโยบายหลังจากที่เกิดขึ้นแล้วอาจสร้างความตึงเครียดที่ไม่จำเป็นได้ การมีแนวทางที่ชัดเจนควบคู่กับระบบที่สม่ำเสมอ จะช่วยกำหนดความคาดหวังร่วมกันทั่วทั้งองค์กรและลดการคาดเดาในการตัดสินใจ เมื่อพนักงานเข้าใจขอบเขตและเชื่อมั่นว่ากฎถูกนำมาใช้อย่างเท่าเทียม การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถมีส่วนช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีขึ้นได้
วิธีควบคุมการใช้จ่ายของพนักงาน: 6 กลยุทธ์สู่ความสำเร็จ
การบันทึกนโยบายของบริษัทเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญ แต่กฎที่เขียนไว้เพียงอย่างเดียวอาจไม่สามารถนำไปใช้ได้ไกลนัก เมื่อมีการกำหนดความคาดหวังไว้แล้ว ธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบที่สามารถนำกฎเหล่านั้นไปใช้ในทางปฏิบัติได้เป็นประจำในการตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน กลยุทธ์ต่อไปนี้มุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนนโยบายค่าใช้จ่ายให้กลายเป็นระบบการควบคุมที่สามารถนำไปใช้ได้ในวงกว้าง:
กำหนดและบังคับใช้งบประมาณ
การสร้างงบประมาณต้องมีความสมดุล การใช้จ่ายควรมีความระมัดระวังเพียงพอที่จะปกป้องกระแสเงินสด แต่ยืดหยุ่นพอที่จะสนับสนุนการเติบโต การติดตามรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำ การประเมินสภาพคล่อง และการจัดการบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้สามารถช่วยให้การจัดทำงบประมาณมีความแม่นยำมากขึ้น เครื่องมือเช่นแดชบอร์ดวิเคราะห์ของ Slash ช่วยเปิดเผยแนวโน้มการใช้จ่ายในบัญชี การชำระเงิน บัตรบริษัท และกิจกรรมทางการเงิน ซึ่งสามารถทำให้ง่ายต่อการสังเกตเห็นรูปแบบที่นำไปสู่การใช้จ่ายเกินได้
จำกัดการซื้อเฉพาะผู้จำหน่ายที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้น
การจำกัดการใช้จ่ายให้อยู่ในรายชื่อผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติแล้วสามารถลดความเสี่ยงของการทุจริตและทำให้การตรวจสอบง่ายขึ้น พนักงานที่มีสิทธิ์ในการชำระเงินอาจโอนเงินไปยังผู้รับที่ไม่ได้รับการยืนยันหรือไม่เหมาะสม ไม่ว่าจะโดยเจตนาหรือความผิดพลาดก็ตาม Slash ช่วยให้ทีมการเงินสามารถกำหนดเส้นทางการอนุมัติล่วงหน้าสำหรับการชำระเงินขาออก เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ขายได้รับการตรวจสอบ ยืนยัน และสอดคล้องกับนโยบายของบริษัทก่อนการโอนเงิน
ออกบัตรองค์กรที่มีการควบคุมการใช้จ่ายในตัว
บัตรองค์กรสมัยใหม่ช่วยให้ทีมการเงินสามารถกำหนดกฎการใช้จ่ายล่วงหน้าให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัทได้ ด้วยบัตร Slash Card คุณสามารถกำหนดกฎได้ตามหมวดหมู่การใช้จ่าย ประเภทธุรกิจ จำนวนเงิน หรือบทบาทของพนักงาน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการใช้บัตรเป็นไปตามการใช้งานที่ได้รับอนุมัติ นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องคืนเงินให้พนักงานโดยการติดตามใบเสร็จรับเงินกระดาษอีกต่อไป ทีมของคุณสามารถเข้าถึงเงินของบริษัทได้โดยตรง พร้อมการควบคุมที่ป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ
ดำเนินการตรวจสอบแบบเรียลไทม์
บัตรเครดิตหลายใบมีการแจ้งเตือนการฉ้อโกงขั้นพื้นฐาน แต่การแจ้งเตือนเหล่านั้นมักจะทำงานแยกจากกิจกรรมทางการเงินอื่น ๆ ของบริษัท การตรวจสอบแบบเรียลไทม์มีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อการใช้จ่ายผ่านบัตร การโอนเงินผ่าน ACH การโอนเงินผ่านธนาคาร และประเภทการชำระเงินอื่น ๆ สามารถเห็นได้ในที่เดียว Slash รวมการชำระเงินและการทำธุรกรรมบัตรไว้ในแดชบอร์ดเดียว ทำให้ทีมการเงินสามารถมองเห็นกิจกรรมการใช้จ่ายได้ทันทีเมื่อเกิดขึ้นพร้อมกับการควบคุมการแจ้งเตือน
ใช้ข้อมูลเชิงลึกจากการรายงานเพื่อปรับการควบคุมให้เหมาะสมตามเวลา
เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นและรายได้เพิ่มขึ้น รูปแบบการใช้จ่ายก็จะเปลี่ยนแปลงไป การรายงานค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ทีมการเงินสามารถระบุได้ว่านโยบายใดที่อาจจำเป็นต้องเข้มงวดขึ้น ขยาย หรือปรับสมดุลใหม่ รายงานเช่น งบกำไรขาดทุน สรุปค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ และการวิเคราะห์การใช้จ่ายกับผู้ขายให้บริบทที่จำเป็นในการปรับปรุงการควบคุม ด้วยระบบเชื่อมต่อ QuickBooks ของ Slash ข้อมูลค่าใช้จ่ายจะถูกส่งตรงเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองซึ่งช่วยให้รายงานมีความถูกต้อง
ตรวจสอบและตรวจสอบการใช้จ่ายเป็นประจำ
การทบทวนเป็นระยะช่วยยืนยันว่าการควบคุมต่างๆ ทำงานตามที่ตั้งใจไว้และนโยบายต่างๆ ยังคงสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ การตรวจสอบภายในสามารถเปิดเผยข้อยกเว้นที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กฎการอนุมัติที่ล้าสมัย หรือหมวดหมู่การใช้จ่ายที่ต้องการการดูแลอย่างใกล้ชิด ด้วย Slash เอกสารที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบภายในจะถูกบันทึกและรวบรวมไว้ในที่เดียวโดยอัตโนมัติ รวมถึงใบเสร็จ รายละเอียดธุรกรรม B2B ใบแจ้งหนี้ และข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ซิงค์เข้ากับ QuickBooks สำหรับการรายงานอย่างเป็นทางการ
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
ควบคุมการใช้จ่ายนอกนโยบายก่อนที่มันจะเกิดขึ้นด้วย Slash
กฎ 10–80–10 อธิบายว่าทำไมนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรและความตั้งใจที่ดีเพียงอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอในการจัดการการใช้จ่ายของพนักงาน แม้แต่พนักงานที่มีเจตนาดีซึ่งอยู่ในกลุ่ม 80% กลางก็สามารถทำการซื้อที่ไม่เป็นไปตามนโยบายได้ เมื่อระบบต้องพึ่งพาการตรวจสอบด้วยมือหรือการบังคับใช้หลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้นแล้ว
ด้วย Slash การควบคุมการใช้จ่ายจะถูกนำไปใช้ ณ จุดทำธุรกรรม ซึ่งหมายความว่า 100% ของการใช้จ่ายของบริษัทจะผ่านชุดกฎ การอนุมัติ และการมองเห็นเดียวกันทั้งหมด แทนที่จะตอบสนองต่อข้อยกเว้น ทีมการเงินสามารถตัดสินใจล่วงหน้าได้ว่าอะไรที่อนุญาตและให้ระบบบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอ
ด้วยการรวมบัตรและกิจกรรมการชำระเงินไว้ในแดชบอร์ดเดียว Slash ช่วยให้การบังคับใช้นโยบายเป็นเรื่องง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มภาระงานของคุณ ทีมการเงินสามารถกำหนดเส้นทางการอนุมัติสำหรับการชำระเงินขาออกผ่านเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ใช้การควบคุมการใช้จ่ายอย่างละเอียดบนบัตรองค์กร และจัดระเบียบเอกสารธุรกรรมเพื่อการตรวจสอบ เมื่อถึงเวลาปิดบัญชี การเชื่อมต่อกับ QuickBooks ของ Slash ช่วยให้คุณสามารถส่งออกข้อมูลค่าใช้จ่ายได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้การรายงานและการเตรียมการตรวจสอบเป็นไปอย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Slash ทำได้มากกว่าการตรวจสอบค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ. ด้านล่างนี้คือความสามารถเพิ่มเติมหลายประการที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานทางการเงินในชีวิตประจำวัน:
- วิธีการชำระเงินแบบไดนามิก: การเข้าถึงการชำระเงิน ACH ระดับโลก, การโอนเงินผ่านธนาคารไปยังกว่า 180 ประเทศ, และระบบชำระเงินแบบเรียลไทม์ภายในประเทศ
- การรองรับสกุลเงินดิจิทัลแบบดั้งเดิม: ส่งและรับสเถียรคอยน์ผ่านบล็อกเชนที่ได้รับการสนับสนุน 8 เครือข่าย เพื่อชำระค่าบริการได้ในไม่กี่นาที และลดค่าธรรมเนียมการประมวลผลของธนาคาร.⁴ ทางเข้าสู่ระบบและออกจากระบบสำหรับ USDC, USDT, และ USDSL พร้อมค่าธรรมเนียมการแปลงต่ำกว่า 1%.
- บัญชีเงินฝากคลังผลตอบแทนสูง: รับผลตอบแทนสูงสุดถึง 3.87% ต่อปีจากเงินลงทุนที่ไม่ได้ใช้งานผ่านกองทุนตลาดเงินของ Morgan Stanley หรือ BlackRock ที่ได้รับการค้ำประกันโดยพันธบัตรรัฐบาลสหรัฐฯ
- บัตรสแลช วีซ่า® แพลทินัม: ออกบัตรเสมือนได้ไม่จำกัด จัดระเบียบบัตรตามทีม กำหนดวงเงินใช้จ่ายส่วนบุคคล และจำกัดหมวดหมู่ที่ไม่ได้รับอนุมัติ พร้อมรับเงินคืนสูงสุด 2%
- บัญชีสกุลเงินดอลลาร์สหรัฐทั่วโลก: อนุญาตให้เจ้าของธุรกิจต่างชาติเข้าถึงระบบชำระเงินและคริปโตของ Slash ได้โดยไม่ต้องจัดตั้งบริษัท LLC ที่จดทะเบียนในสหรัฐอเมริกา ทำให้สามารถชำระเงินด้วย USD ได้ทั่วโลก³
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
คำถามที่พบบ่อย
คุณบันทึกค่าใช้จ่ายสวัสดิการพนักงานอย่างไร?
ค่าใช้จ่ายสวัสดิการพนักงานมักบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานในหมวดหมู่ที่เหมาะสม เช่น ค่าจ้าง ค่าประกัน หรือสวัสดิการพนักงาน ขึ้นอยู่กับประเภทของสวัสดิการที่มอบให้ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกติดตามผ่านโปรแกรมเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล หรือซอฟต์แวร์บัญชี เพื่อให้แน่ใจว่าการรายงานมีความถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนด
คุณตรวจสอบค่าใช้จ่ายของพนักงานอย่างไร?
การตรวจสอบค่าใช้จ่ายของพนักงานเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบรายการธุรกรรมตามนโยบายของบริษัท, การตรวจสอบเอกสารประกอบเช่นใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้, และการระบุรูปแบบหรือข้อยกเว้นที่ต้องการการติดตามเพิ่มเติม
ควรทบทวนค่าใช้จ่ายของพนักงานบ่อยแค่ไหน?
การตรวจสอบค่าใช้จ่ายสามารถดำเนินการได้เป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและปริมาณการใช้จ่าย การนำซอฟต์แวร์บริหารจัดการค่าใช้จ่าย เช่น Slash ที่ช่วยติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์มาใช้ จะช่วยให้สามารถตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ และปรับมาตรการควบคุมให้เหมาะสมเมื่อรูปแบบการใช้จ่ายเปลี่ยนแปลง
