การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติทำให้การใช้จ่ายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบง่ายขึ้นอย่างไร
เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การจัดการค่าใช้จ่ายประจำวันสำหรับทีมของคุณอาจกลายเป็นเรื่องซับซ้อนมากขึ้น พนักงานมากขึ้นกำลังทำการซื้อมากขึ้น: การเดินทาง, ซอฟต์แวร์, อุปกรณ์, อาหาร, ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ก่อนที่คุณจะรู้ตัว รายละเอียดของธุรกรรมจะกระจายอยู่ทั่วใบแจ้งยอดบัตรเครดิต, กล่องจดหมายอีเมล, และใบเสร็จรับเงินกระดาษ ทำให้ยากที่จะเห็นว่าเงินของบริษัทคุณถูกใช้ไปอย่างไรจริงๆ
หากไม่มีระบบการจัดการค่าใช้จ่ายที่ติดตั้งไว้ ทีมของคุณจะต้องค้นหาเอกสารค่าใช้จ่ายในบัญชีธนาคาร ติดตามใบเสร็จที่ซ่อนอยู่ในกล่องจดหมาย และคัดลอกข้อมูลการซื้อขายด้วยตนเองลงในตารางคำนวณ การอนุมัติที่สำคัญอาจถูกมองข้าม ใบเสร็จอาจไม่ถูกส่งมา และเมื่อเวลาผ่านไป การจัดการค่าใช้จ่ายจะกลายเป็นงานที่ตอบสนองต่อปัญหาแทนที่จะป้องกันปัญหา
ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติสามารถนำโครงสร้างมาสู่กระบวนการได้ แทนที่จะพึ่งพาเครื่องมือที่แยกจากกันและขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเอง ธุรกิจสามารถรวมการคืนเงิน บัตรองค์กร การบังคับใช้นโยบายค่าใช้จ่าย และกระบวนการอนุมัติไว้ในระบบเดียว ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการนำระบบจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติมาใช้ เราจะอธิบายเครื่องมือที่ช่วยในการทำให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติ และวิธีการปฏิบัติจริงในการติดตามประสิทธิภาพของระบบเมื่อเวลาผ่านไป
แพลตฟอร์มเช่น Slash นำหลักการเหล่านี้มาใช้ผ่านระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายที่รวมเป็นหนึ่งเดียวและใช้ในทุกวัน ด้วยบัตร Slash ธุรกิจสามารถตั้งค่าการควบคุมการใช้จ่ายอย่างละเอียด บันทึกใบเสร็จรับเงินโดยอัตโนมัติ ณ จุดซื้อ และจัดหมวดหมู่ธุรกรรมในเวลาจริง¹ ทุกกิจกรรมจะถูกส่งไปยังแดชบอร์ดของ Slash ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินมีมุมมองที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับการใช้จ่าย และสร้างข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งสามารถซิงค์โดยตรงกับซอฟต์แวร์บัญชี อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติคืออะไร?
การจัดการค่าใช้จ่ายครอบคลุมกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กร รวมถึงการรายงานค่าใช้จ่าย การอนุมัติ การเบิกคืน การบังคับใช้นโยบาย และอื่น ๆ การทำให้การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นระบบอัตโนมัติจะรวมกิจกรรมเหล่านี้เข้าด้วยกันด้วยซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อช่องทางการใช้จ่ายของบริษัทกับระบบควบคุมที่มีอยู่ในตัว ทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอมากขึ้น
ในทางปฏิบัติ การบริหารจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติไม่ได้เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงการผสานเครื่องมือที่เชื่อมโยงกัน เช่น บัตรองค์กร ธนาคาร และการคลัง เข้าไว้ในระบบเดียว เพื่อช่วยให้การบริหารจัดการทางการเงินเป็นไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ ตัวอย่างเช่น การซื้อที่ทำผ่านบัตรบริษัทสามารถตรวจสอบกับกฎการใช้จ่ายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้; หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว ใบเสร็จรับเงินและรายละเอียดการทำธุรกรรมจะถูกอัปโหลดไปยังแดชบอร์ดการจัดการค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ; จากนั้นธุรกรรมนั้นสามารถส่งออกไปยังซอฟต์แวร์บัญชีได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบรายละเอียดใดๆ ใหม่
ข้อดีบางประการของการนำระบบการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีโครงสร้างดีมาใช้ ได้แก่:
- ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติและการสแกนใบเสร็จสามารถขจัดความจำเป็นในการคัดลอกรายละเอียดธุรกรรมจากใบเสร็จและบัตรองค์กรลงในสเปรดชีตได้ ซึ่งสามารถประหยัดเวลาการทำงานด้วยมือหลายชั่วโมงและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดเช่นการบันทึกซ้ำ
- การส่งค่าใช้จ่ายที่รวดเร็วขึ้น: พนักงานสามารถยื่นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จ่ายเองได้โดยการอัปโหลดใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะถูกสแกนและนำไปบันทึกในบันทึกธุรกรรมของบริษัทในวงกว้าง
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการบังคับใช้นโยบายที่ดีขึ้น: ระบบอัตโนมัติบังคับใช้นโยบายของบริษัท ณ จุดขายผ่านบัตรองค์กรที่มีการควบคุมในตัว การใช้จ่ายที่นอกเหนือจากนโยบายสามารถถูกบล็อกได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น ในขณะที่ธุรกรรมที่ผิดปกติจะถูกทำเครื่องหมายเพื่อตรวจสอบ ซึ่งช่วยเสริมความเข้มแข็งทั้งในด้านความสอดคล้องและการป้องกันการทุจริต
- การมองเห็นการใช้จ่ายและการรายงานที่ได้รับการปรับปรุง: ธุรกรรมทั้งหมดถูกรวมศูนย์ผ่านทุกช่องทาง ตั้งแต่การใช้บัตรไปจนถึงการโอนเงินออกจากบัญชีธนาคาร รายการค่าใช้จ่ายจะถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ แยกตามวิธีการชำระเงิน และสามารถจัดระเบียบได้อย่างง่ายดายเพื่อนำเข้าสู่งบดุลและงบกำไรขาดทุนสำหรับการตรวจสอบทางการเงินเป็นประจำ
- การประหยัดเวลาสำหรับทีมการเงินและบัญชี: โดยการซิงค์ข้อมูลทางการเงินกับระบบบัญชีหรือระบบ ERP ที่ผสานรวมกัน ธุรกิจสามารถปรับปรุงการกระทบยอด การรายงาน การยื่นภาษี และการเตรียมการตรวจสอบให้มีความคล่องตัวมากขึ้น
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
6 องค์ประกอบหลักของการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ
การจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบต้องใช้เครื่องมือหลายอย่างที่เชื่อมโยงกัน เมื่อทำงานร่วมกัน เครื่องมือเหล่านี้สามารถสนับสนุนวงจรชีวิตของค่าใช้จ่ายทั้งหมด ตั้งแต่การซื้อ การอนุมัติ ไปจนถึงการกระทบยอด พร้อมทั้งลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองสำหรับทั้งพนักงานและทีมการเงิน ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติหลักและเครื่องมือบางประการที่มีอยู่ในระบบจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติ:
การจับภาพใบเสร็จดิจิทัลและ OCR
การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) จะดึงรายละเอียดจากภาพใบเสร็จรับเงินและป้อนข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่ระบบจัดการค่าใช้จ่ายของคุณโดยตรง เมื่อพนักงานอัปโหลดใบเสร็จรับเงิน ระบบจะอ่านชื่อร้านค้า วันที่ และจำนวนเงินโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ค่าใช้จ่ายสามารถจัดหมวดหมู่และส่งเพื่อขออนุมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำให้ทีมการเงินสามารถมุ่งเน้นไปที่ข้อยกเว้นแทนการทำธุรกรรมตามปกติ
การบังคับใช้นโยบายและการควบคุมการใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ
เมื่อบัตรเครดิตองค์กรถูกผสานรวมกับซอฟต์แวร์บริหารจัดการค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้จ่ายสามารถนำไปใช้ได้ในจุดที่ซื้อสินค้า ด้วย Slash สามารถออกบัตรเสมือนที่มีขีดจำกัดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หมวดหมู่ผู้ค้าที่ได้รับการอนุมัติ และข้อจำกัดตามหมวดหมู่ได้ ธุรกรรมที่ละเมิดนโยบายของบริษัทสามารถถูกบล็อกก่อนเกิดขึ้นได้ ป้องกันการใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามนโยบายแทนที่จะถูกทำเครื่องหมายในภายหลังระหว่างการตรวจสอบความถูกต้อง
กระบวนการอนุมัติและการกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข
กระบวนการอนุมัติกำหนดวิธีการที่ธุรกรรมต่างๆ จะเคลื่อนผ่านองค์กรของคุณเพื่อการตรวจสอบ ระบบอัตโนมัติสามารถกำหนดเส้นทางค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์จำนวน หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย แผนก หรือรหัสโครงการไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสม การซื้ออุปกรณ์สำนักงานมูลค่า 50 ดอลลาร์อาจได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ ในขณะที่การเช่าอุปกรณ์มูลค่า 5,000 ดอลลาร์จะถูกส่งไปยังผู้จัดการแผนก หลักการเดียวกันนี้ใช้กับการดำเนินการทางการเงินอื่นๆ เช่น การโอนเงินออกจากธนาคาร การหักบัญชี และธุรกรรมอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการบังคับใช้นโยบายอย่างสม่ำเสมอในธุรกรรมต่างๆ
การผสานรวมกับระบบบัญชีและเครื่องมือ ERP
ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มบัญชีเช่น QuickBooks หรือ Xero รวมถึงระบบ ERP อย่าง Oracle NetSuite การผสานการทำงานเหล่านี้ช่วยให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่จัดหมวดหมู่แล้วสามารถซิงค์กับบัญชีแยกประเภททั่วไปได้โดยอัตโนมัติ ลดการกระทบยอดด้วยตนเองและรักษาบันทึกทางการเงินให้ทันสมัยอยู่เสมอ Slash ผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มชั้นนำเช่น QuickBooks และ Xero เพื่อการแบ่งปันข้อมูลระหว่างระบบการเงินและบัญชีของคุณอย่างไร้รอยต่อ
แดชบอร์ดและวิเคราะห์แบบเรียลไทม์
แดชบอร์ดการจัดการค่าใช้จ่ายสามารถรวบรวมข้อมูลจากบัตรองค์กร การโอนเงิน การเบิกจ่ายคืน และวิธีการชำระเงินอื่นๆ เข้าไว้ในมุมมองเดียว ด้วยกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในที่เดียว คุณสามารถใช้เครื่องมือวิเคราะห์ในตัวเพื่อติดตามรูปแบบการใช้จ่ายเพื่อระบุผู้ค้าที่มีมูลค่าสูงสุด ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น และพนักงานหรือทีมที่ใกล้ถึงงบประมาณสูงสุด การมองเห็นกระแสเงินสดนี้ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเชิงรุกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณ การปรับปรุงนโยบาย และการควบคุมค่าใช้จ่าย
ระบบการเบิกคืน
พนักงานบางครั้งอาจต้องจ่ายค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจากกระเป๋าตัวเอง การมีระบบการทำงานสำหรับการคืนเงินที่มีโครงสร้างชัดเจนช่วยให้การตรวจสอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้ตามนโยบายของบริษัทเป็นไปอย่างง่ายดาย และช่วยให้การคืนเงินเข้าสู่บัญชีธนาคารของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น ด้วยคุณสมบัติการคืนเงินของ Slash พนักงานสามารถเชื่อมโยงบัญชีธนาคารส่วนตัวของตนเข้ากับแดชบอร์ดได้โดยตรง เมื่ออัปโหลดใบเสร็จรับเงิน ระบบ OCR จะจับข้อมูลการทำธุรกรรมและกรอกลงในรายงานค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบการคืนเงินที่ยังไม่ได้รับการชำระและอนุมัติการคืนเงินเพื่อโอนเข้าบัญชีของพนักงานได้โดยตรง
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการนำระบบอัตโนมัติด้านค่าใช้จ่ายมาใช้
การจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติต้องการมากกว่าการนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้เท่านั้น องค์กรที่เห็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุดมักจะใช้เวลาในการกำหนดนโยบายที่ชัดเจน ปรับแต่งระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน และทำให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจวิธีการใช้เครื่องมือใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยเพิ่มประโยชน์สูงสุดจากการใช้ระบบอัตโนมัติในขณะที่ลดการหยุดชะงักระหว่างการเปลี่ยนผ่าน:
มาตรฐานหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายและนโยบาย
หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนสามารถช่วยให้การวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย การบังคับใช้งบประมาณ และการเตรียมการยื่นภาษีเป็นไปได้ง่ายขึ้น หมวดหมู่ควรสอดคล้องกับบัญชีแยกประเภทและข้อกำหนดทางภาษีของคุณ โดยแยกแยะระหว่างค่าใช้จ่ายที่สามารถหักลดหย่อนได้ เช่น การเดินทางและค่าอาหารทางธุรกิจ ค่าใช้จ่ายในการลงทุนสำหรับอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถหักลดหย่อนได้ หมวดหมู่ที่เป็นมาตรฐานยังช่วยให้มั่นใจในความสอดคล้องกันระหว่างแผนกต่างๆ ทำให้การเปรียบเทียบการใช้จ่ายและการระบุโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่ายเป็นไปได้ง่ายขึ้น
กำหนดกฎและขีดจำกัดอัตโนมัติล่วงหน้า
ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมีการกำหนดกฎเกณฑ์อย่างละเอียดตั้งแต่เริ่มต้น ใช้เวลาในการวางแผนการควบคุมการใช้จ่าย กำหนดเกณฑ์การอนุมัติ และขั้นตอนการดำเนินการก่อนออกบัตรหรือเริ่มใช้งานระบบ กฎเกณฑ์ที่ชัดเจนจะช่วยลดความจำเป็นในการตรวจสอบด้วยตนเองและสามารถช่วยป้องกันการละเมิดนโยบายก่อนที่มันจะเกิดขึ้น
ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการทำงานอัตโนมัติ
สร้างเอกสารที่ครอบคลุมซึ่งอธิบายนโยบายค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อสื่อสารกับทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการบังคับใช้กฎเพื่อกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้จ่าย นอกจากนี้ ให้รวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของกฎการจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติพร้อมคำแนะนำขั้นตอนต่อขั้นตอนสำหรับงานทั่วไป เช่น การส่งใบเสร็จ การขอคืนเงิน หรือการใช้บัตรองค์กร
ติดตามผลการดำเนินงานและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
การอัตโนมัติค่าใช้จ่ายไม่ใช่การตั้งค่าแล้วลืมไป การติดตามตัวชี้วัดที่ถูกต้องสามารถช่วยระบุจุดที่เกิดปัญหาติดขัด นโยบายที่อาจเข้มงวดหรือผ่อนปรนเกินไป และจุดที่อาจต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม การตรวจสอบรูปแบบการใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอสามารถเผยให้เห็นหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่มักเกินหรือต่ำกว่างบประมาณ ช่วยให้ทีมสามารถปรับการควบคุมและกระบวนการก่อนที่ปัญหาเล็กน้อยจะกลายเป็นปัญหาใหญ่
การวัดความสำเร็จ: ตัวชี้วัดและเมตริก
ส่วนสำคัญของการบริหารค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพคือการติดตามประสิทธิภาพของระบบของคุณตลอดเวลา การติดตามตัวชี้วัดที่สำคัญช่วยให้ทราบว่าระบบของคุณสนับสนุนนโยบายค่าใช้จ่าย ลดความล่าช้า และขยายตัวตามการเติบโตของธุรกิจของคุณหรือไม่ ด้านล่างนี้คือตัวชี้วัดที่พบบ่อยที่ธุรกิจใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของนโยบายการบริหารค่าใช้จ่ายและการทำงานอัตโนมัติ:
- ระยะเวลาการประมวลผลค่าใช้จ่าย: วัดระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินการค่าใช้จ่ายตั้งแต่การยื่นคำขอจนถึงการบันทึกอย่างสมบูรณ์ในระบบบัญชีของคุณ ตัวชี้วัดนี้เน้นให้เห็นถึงการประหยัดเวลาที่ได้จากการใช้ระบบอัตโนมัติ และควรมีการติดตามอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากความล่าช้าอย่างกะทันหันอาจบ่งชี้ถึงปัญหาในการรับข้อมูลการรายงานหรือการส่งต่อเพื่อการอนุมัติ
- อัตราการปฏิบัติตามนโยบาย: ติดตามเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายที่เป็นไปตามนโยบายของบริษัทเทียบกับค่าใช้จ่ายที่ต้องข้อยกเว้นหรือถูกทำเครื่องหมายว่าละเมิดนโยบาย อัตราการปฏิบัติตามนโยบายต่ำอาจบ่งชี้ว่านโยบายไม่ชัดเจน ขีดจำกัดการใช้จ่ายเข้มงวดเกินไป หรือหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายบางประเภทต้องการการปรับปรุง
- อัตราข้อผิดพลาดหรือข้อยกเว้น: วัดความถี่ที่ค่าใช้จ่ายมีข้อผิดพลาด ข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง อัตราข้อผิดพลาดที่สูงอาจบ่งชี้ถึงปัญหา เช่น คุณภาพของใบเสร็จรับเงินไม่ดี กฎการจำแนกประเภทไม่ชัดเจน หรือความจำเป็นในการฝึกอบรมพนักงานเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานในการส่งเอกสาร
- ระยะเวลาการคืนเงิน: ติดตามระยะเวลาที่พนักงานรอระหว่างการยื่นค่าใช้จ่ายส่วนตัวและการได้รับเงินคืน แม้จะเกี่ยวข้องกับระยะเวลาการประมวลผลค่าใช้จ่าย แต่ตัวชี้วัดนี้มุ่งเน้นเฉพาะการเบิกคืนและสะท้อนทั้งความเร็วในการอนุมัติและความพยายามในการบริหารจัดการ
- ค่าใช้จ่ายต่อรายการ: คำนวณค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการการดำเนินการรายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ รวมถึงเวลาของพนักงานและค่าใช้จ่ายของระบบ การเปรียบเทียบตัวชี้วัดนี้ระหว่างประเภทค่าใช้จ่ายต่างๆ สามารถช่วยระบุได้ว่าการอัตโนมัติมีผลกระทบมากที่สุดที่ใด และที่ใดที่อาจปรับปรุงกระบวนการทำงานเพิ่มเติมเพื่อลดค่าใช้จ่าย
การเลือกโซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติที่เหมาะสม
แพลตฟอร์มการจัดการค่าใช้จ่ายไม่ได้มีความสามารถเหมือนกันหรือเหมาะกับทุกรูปแบบธุรกิจ โซลูชันที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท รูปแบบการใช้จ่าย ระบบบัญชีที่มีอยู่ และระดับการควบคุมที่คุณต้องการสำหรับค่าใช้จ่ายของพนักงาน แต่มีคุณสมบัติสำคัญบางประการที่ควรพิจารณาไม่ว่าคุณจะตั้งค่าปัจจุบันอย่างไร เมื่อประเมินตัวเลือกต่างๆ ให้มองหา:
- การออกบัตรเครดิตองค์กรได้อย่างง่ายดายพร้อมกฎการใช้จ่ายที่บังคับใช้นโยบายของบริษัทโดยอัตโนมัติ
- การมองเห็นธุรกรรมแบบเรียลไทม์ พร้อมด้วยแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยปรับปรุงการกำกับดูแลทางการเงิน และระบบแจ้งเตือนที่ช่วยตรวจจับการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น
- การจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติที่สามารถระบุผู้ขายและรายละเอียดค่าใช้จ่ายเพื่อนำไปใช้แท็กที่สอดคล้องกันในทุกธุรกรรม
- กระบวนการเบิกจ่ายที่ช่วยให้การยื่นเอกสารค่าใช้จ่ายของพนักงานง่ายขึ้น และการตรวจสอบและดำเนินการของทีมการเงินสะดวกยิ่งขึ้น
- การผสานระบบกับระบบบัญชีและระบบ ERP เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการกระทบยอด, การรายงาน, และการเตรียมภาษี.
- กระบวนการอนุมัติที่สามารถปรับแต่งได้ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการซื้อสินค้าประจำ ในขณะที่ส่งต่อธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงขึ้นเพื่อการตรวจสอบเพิ่มเติม
อัตโนมัติการจัดการค่าใช้จ่ายด้วย Slash
การจัดการค่าใช้จ่ายทำงานได้ดีที่สุดเมื่อการใช้จ่าย การตรวจสอบ และการรายงานเกิดขึ้นในที่เดียว Slash ช่วยให้ธุรกิจจัดการการใช้จ่ายของพนักงานโดยการรวมบัตรองค์กร การจับภาพใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ และการควบคุมนโยบายไว้ในระบบเดียว แทนที่จะต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายหลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้นแล้ว ทีมการเงินสามารถติดตามธุรกรรมในขณะที่เกิดขึ้นเพื่อการกำกับดูแลที่ชัดเจนยิ่งขึ้นและมีปัญหาน้อยลงที่ต้องแก้ไขในภายหลัง
Slash ผสานการทำงานอัตโนมัติเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานการธนาคารธุรกิจที่ครบถ้วน มอบระบบเดียวให้กับทีมการเงินเพื่อควบคุมการใช้จ่าย ติดตามค่าใช้จ่าย และโอนเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความสามารถหลักประกอบด้วย:
- บัตรสแลช วีซ่า แพลทินัม รับเงินคืนสูงสุด 2% พร้อมการควบคุมการใช้จ่ายอย่างละเอียด, กำหนดวงเงินได้ตามต้องการ, ระบบจับภาพใบเสร็จอัตโนมัติ และการออกบัตรให้พนักงานได้ไม่จำกัดจำนวน
- การตรวจสอบการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์: ระบบตรวจสอบที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์จะแจ้งเตือนกิจกรรมที่ผิดปกติ ป้องกันการใช้จ่ายที่นอกนโยบายก่อนเกิดขึ้น และส่งการแจ้งเตือนโดยตรงไปยังผู้ดูแลระบบ
- กระบวนการอนุมัติ: กำหนดเส้นทางชำระเงินและการหักบัญชีสำหรับธุรกรรมขนาดใหญ่หรือธุรกรรมที่ละเอียดอ่อนไปยังผู้จัดการที่เหมาะสมก่อนที่เงินทุนจะถูกโอน
- เครื่องมือการคืนเงิน: จัดระเบียบใบเสร็จและรายละเอียดค่าใช้จ่ายส่วนตัว และส่งการโอนเงินโดยตรงไปยังบัญชีธนาคารของพนักงานที่เชื่อมต่อไว้
- การผสานระบบบัญชี: ซิงค์ข้อมูลธุรกรรมกับ QuickBooks โดยอัตโนมัติ เชื่อมต่อกับเครื่องมือเพิ่มเติมผ่าน Plaid หรือนำเข้าข้อมูลจาก Xero เพื่อทำให้การกระทบยอดและการรายงานง่ายขึ้น
- วิธีการชำระเงินที่หลากหลาย: ส่งการชำระเงินผ่าน ACH ทั่วโลก, การโอนเงินระหว่างประเทศผ่าน SWIFT ไปยังกว่า 180 ประเทศ และระบบโอนเงินภายในประเทศแบบเรียลไทม์ เช่น RTP และ FedNow รวมถึงการรองรับสกุลเงินดิจิทัลแบบเนทีฟเพื่อแปลงเงินเป็นเหรียญที่ผูกกับ USD เช่น USDC หรือ USDT สำหรับการโอนผ่านบล็อกเชน⁴
- ตราสารหนี้รัฐบาลที่ให้ผลตอบแทนสูง รับผลตอบแทนสูงสุดถึง 3.86% ต่อปีผ่านกองทุนตลาดเงินที่ได้รับการสนับสนุนโดย BlackRock และ Morgan Stanley⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
คำถามที่พบบ่อย
ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุดคืออะไร?
ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ ปริมาณธุรกรรม และระบบทางการเงินที่มีอยู่ของคุณ โซลูชันที่แข็งแกร่งเช่น Slash ผสานรวมการติดตามค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ การควบคุมนโยบาย บัตรองค์กร และการเชื่อมต่อกับระบบบัญชี เพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองในขณะที่เพิ่มการมองเห็นและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
โดยปกติแล้วการนำระบบการจัดการค่าใช้จ่ายไปใช้ต้องใช้เวลานานเท่าไร?
ระยะเวลาในการดำเนินการอาจแตกต่างกันไปตามความซับซ้อน แต่แพลตฟอร์มสมัยใหม่หลายแห่งสามารถตั้งค่าได้ในเวลาเพียงไม่กี่วันแทนที่จะเป็นเดือน ระบบบนคลาวด์ที่มีการผสานระบบบัญชีไว้ล่วงหน้าและกระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้ช่วยให้ทีมสามารถเริ่มการอัตโนมัติค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานอย่างใหญ่หลวง
ระบบใดบ้างที่ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายควรเชื่อมต่อด้วย?
ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายควรสามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีเช่น QuickBooks และ Xero หรือแพลตฟอร์ม ERP เช่น Netsuite หรือ Sage Intacct ได้ สำหรับผู้ประกอบการอีคอมเมิร์ซ ควรค้นหาแพลตฟอร์มเช่น Slash ที่มีบริการสำหรับผู้ค้าสำหรับตลาดใหญ่เช่น Shopify หรือ Amazon
